Анализ деятельности ООО «Автопробег»

Департамент сбыта  состоит из отделов по взаимодействию с клиентами и отдела оформления и контроля договорных отношений с клиентами. В отделе по взаимодействию с клиентами работают начальник отдела, четыре менеджера по продажам и один менеджер по работе с VIP-клиентами, которые занимаются поиском новых клиентов и укреплением связей со старыми, а также принимают заказы на товар. В отделе оформления и контроля договорных отношений с клиентами работают начальник отдела и четыре специалиста, обязанности которых практически совпадают с отделом оформления и контроля договорных отношений с поставщиками, но направлены на клиентов компании.

Департамент маркетинга состоит из отдела рекламы, отдела анализа  рынка и отдела Интернет-коммуникаций. В отделе рекламы работают начальник  отдела и два специалиста. Они  отвечают за присутствие ООО «Автопробег» на различных выставках, разработку и размещение рекламных материалов в СМИ, а также за наружную рекламу. Отдел анализа рынка, в котором работают начальник отдела и один аналитик, занимается изучением и прогнозированием спроса на товары, выявляет новые перспективные рынки сбыта и виды товаров. Отдел Интернет-коммуникаций занимается корпоративным сайтом компании, развивает его, обновляет информацию и т. д. В отделе работают начальник отдела, один редактор и один web-мастер.

Бухгалтерия подразделяется на четыре отдела, возглавляемых начальниками отделов: планово-экономический отдел, отдел учета, отдел отчетности, отдел методологии. В планово-экономическом отделе работают два специалиста, которые занимаются составлением бюджета, его сведением, утверждением и контролем исполнения. Три специалиста отдела учета отвечают за ведение бухгалтерского учета в компании. Три специалиста отдела отчетности отвечают за своевременное предоставление корректной бухгалтерской и налоговой отчетности. Два специалиста отдела методологии формируют внутренние правила учета и контролируют их соблюдение.

Департамент персонала  разделен на три отдела: отдел кадров, отдел подбора персонала и  отдел оценки и мотивации персонала. Во главе каждого из отделов стоит  начальник отдела. Два специалиста  отдела кадров занимаются вопросами оформления приема на работу и увольнения сотрудников, отпусков, командировок, регистрацией больничных листов и пр. Один специалист отдела подбора персонала занимается анализом рынка кадров на предмет наличия специалистов, соответствующих требованиям руководителей, поиском кандидатов на открытые вакансии, проведением интервью и пр. Отдел мотивации персонала определяет политику расчета зарплаты и премий, занимается вопросами медицинского страхования, проведением внутренних конкурсов на звание лучших сотрудников и т. д.

В юридическом  департаменте работают три юрисконсульта, которые решают вопросы составления  договоров с поставщиками и клиентами, представляют компанию на судебных разбирательствах и пр.

ИТ-департамент  состоит из двух отделов: отдела технической поддержки и отдела развития информационных технологий, возглавляемыми начальниками отделов. Два аналитика отдела развития информационных технологий занимаются планированием, проектированием и реализацией изменений информационной инфраструктуры компании, а два специалиста отдела технической поддержки занимаются поддержкой работы сотрудников компании.

Организационная структура управления ООО «Автопробег» представлена в приложении 1.

 

1.2 Характеристика  комплекса задач, задачи и обоснование  необходимости автоматизации

 

1.2.1 Выбор  комплекса задач автоматизации  и характеристика существующих  бизнес процессов

ООО «Автопробег» дорожит своей репутацией на рынке и работает в основном с несколькими оптовыми компаниями, с которыми заключены долгосрочные соглашения о сотрудничестве, составлены планы закупок и определены размеры скидок. Однако компания растет и развивается, а значит, ищет новые рынки сбыта и новых поставщиков. Тем не менее компания осуществляет закупку на условиях предоплаты, поскольку, во-первых, такая форма оплаты наиболее удобна для поставщиков, а во-вторых, не является высокорискованной операцией, т. к. все поставщики тщательно проверяются сотрудниками отдела оформления и контроля договорных отношений с поставщиками. Учет себестоимости приобретенного товара согласно рекомендациям отдела методологии ведется бухгалтерами по методу FIFO (метод оценки запасов по себестоимости первых по времени закупок, «first in - first out» - «первым поступил, первым использован»). В процессе принятия решения о закупке товара менеджер по закупкам сначала формирует черновик заявки, отражающий потребность ООО «Автопробег» в товаре. После согласования с поставщиком заявка может быть скорректирована, например, из-за отсутствия товара на складе у поставщика. После того как заявка согласована с поставщиком и внутри компании, менеджер по закупкам формирует заказ на поставку продукции.

Доставленный  товар размещается на складе с  указанием зоны (сектора) и ячейки хранения.

При продаже  товара менеджеры по продажам сначала  принимают от клиентов заявки на товар, проверяют наличие товара на складе в требуемом количестве и его цену с учетом скидки, после чего заявка клиента может быть скорректирована. После согласования заявки клиент делает заказ на товар, и товар считается зарезервированным для данного клиента и уже не может быть включен в другой заказ. Оплата заказов осуществляется на условиях предоплаты.

На текущий  момент компания не применяет системы  управления предприятием, однако активно  использует программы пакета офисного ПО MS Office: MS Word, MS Excel. При этом в качестве информационных каналов для отправки и получения информации существуют:

• электронная почта;
• факс;
• доставка курьером;
• обычная почта.

Для автоматизации  деятельности ООО «Автопробег» были выделены следующие бизнес-процессы:

• закупки;
• складской учет;
• продажи;
• бухгалтерский учет.

Эти процессы являются ключевыми для ООО «Автопробег», и планируется, что именно их автоматизация принесет основную выгоду от внедрения информационных технологий в управление предприятием.

 

1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание

Схема декомпозиции общего бизнес-процесса приведена в приложении 15. Входом для общей работы магазина являются товар, поступивший от поставщиков, и сопроводительные документы с ним, а также заказы клиентов на товар. Управление осуществляется на основе существующего законодательства и, сложившейся на данный момент, ситуацией на рынке. В качестве механизмов рассматриваются сотрудники и оборудование. Результатом торгово-закупочной деятельности фирмы являются,в первую очередь, проданный товар, прибыль, деньги поставщику за предоставленный товар и оказанные услуги по транспортировке, а также размещение заказов, отчетность и налоги в государственную казну.

Приведем подробное описание описание следующих процессов:

PRSA01. Поиск клиентов

Описание бизнес-процесса:

Данный бизнес-процесс  включает в себя поиск новых клиентов, работу с клиентами, с которыми уже  заключены договоры, отправку информации о товаре потенциальным клиентам, а также сбор и анализ запросов на товар.

На шаге «PRSA01.01. Выбор клиентов, с которыми заключены договоры» производится проверка наличия клиентов, с которыми не истекли сроки заключенных ранее договоров. Клиенты, с которыми имеются действующие договоры, заносятся в список для отправки им информации о новом товаре. По каждому клиенту в списке должна быть отражена следующая информация:

• полное наименование;
• контактное лицо (желательно с должностью);
• юридический адрес;
• контактный адрес;
• имя сотрудника, отвечающего за взаимодействие с этим клиентом;
• выбранный информационный канал для отправки коммерческого предложения;
• адрес (в выбранном информационном канале).

При выполнении шага «PRSA01.02. Поиск новых клиентов» проводится поиск потенциальных клиентов при помощи различных информационных каналов, а также анализ заключенных ранее договоров на поставку с целью поиска клиентов для возобновления сотрудничества. Найденные клиенты и их реквизиты добавляются в список для отправки им информации о новом товаре, а также в общий список клиентов. Общий список должен содержать следующую информацию о клиенте:

• полное наименование;
• краткое наименование;
• юридический адрес;
• контактный адрес;
• телефон (с кодом страны и города);
• список контактных лиц клиента;
• имя сотрудника, отвечающего за взаимодействие с этим клиентом;
• данные по индивидуальным скидкам для клиента (как постоянного клиента);
• дату последнего изменения информации о клиенте;
• все существующие адреса клиента (в различных информационных каналах).

На шаге «PRSA01.03. Ввод новых клиентов в справочник» происходит ввод информации, полученной при выполнении шага процесса «PRSA01.02 Поиск новых клиентов».

Затем, на шаге «PRSA01.04. Подготовка сводного списка возможных клиентов», подготавливается сводный список возможных клиентов, с которыми будет вестись дальнейшая работа.

На шаге «PRSA01.05. Отправка возможным клиентам информации о предлагаемом товаре» информация о предлагаемом товаре отправляется в форме рекламного информационного письма. Как правило, описание предлагаемого товара содержит:

• полное наименование товара;
• артикул товара;
• назначение товара, его технические характеристики, характеристики габаритов; указываются преимущества данного товара перед аналогами, рассказывается о примененных инновациях при разработке и производстве товара;
• описание ассортимента товара (цвет, форма и проч.);
• сведения о производителе товара.

На шаге «PRSA01.06. Получение запросов на товары» ООО «Автопробег» получает запросы на товар от клиентов. Запрос на товар представляет собой сообщение поставщику о заинтересованности и/или потребности в конкретном товаре (часто с точностью до артикула или номера серии). В запросе указывается следующая информация:

• номер запроса;
• дата отправки;
• серия/артикул товара;
• предполагаемое количество товара, которое будет заказано;
• просьба о дополнительном разъяснении заявленных характеристик товаров;
• вопросы о наличии товаров с другими характеристиками.

Запросы, полученные от возможных клиентов, анализируются  с целью изучения потребностей на рынке; также происходит проверка на наличие запрашиваемого товара в доступном для продажи ассортименте, а реквизиты возможных клиентов, приславших запросы, соответствующим образом заносятся в список для отправки им коммерческих предложений.

Далее на шаге «PRSA01.07. Составление списка клиентов, приславших запросы» составляется список клиентов, которые прислали запросы.

Основные участники бизнес-процесса:

• Ответственный за работу с клиентами;
• Ответственный за работу с заказами.

Входящее событие  процесса:

• Необходимость предприятия осуществлять свою основную деятельность.

Входящие документы бизнес-процесса:

• Список клиентов.

Исходящее событие бизнес-процесса:

• В результате выполнения процесса должен быть создан список клиентов для отправки им коммерческих предложений.

Исходящие документы бизнес-процесса:

• Список клиентов;
• Запросы на товары.

PRSA02. Отправка  коммерческих предложений

Описание бизнес-процесса:

Данный бизнес-процесс  включает в себя подготовку, оформление и отправку коммерческих предложений  потенциальным клиентам.

На шаге «PRSA02.01. Подготовка коммерческих предложений» на запрос клиента создается коммерческое предложение. Оно содержит следующую информацию:

• наименование товара;
• доступное количество товара;
• краткое описание товара;
• предварительные сроки исполнения заказа на товар;
• условия скидок (например, в зависимости от приобретаемого количества);
• информация по сопутствующим и заменяющим товарам;
• условия оплаты товара, валюта оплаты;
• возможность получения дополнительных скидок в дальнейшем, после выполнения данного заказа;
• срок действия коммерческого предложения.