Анализ деятельности ООО «Автопробег»

Далее на шаге «PRSA02.02. Оформление коммерческих предложений» созданное предложение оформляется должным образом. Для этого в его позициях указываются следующие атрибуты:

• идентификационный номер коммерческого предложения;
• содержание коммерческого предложения;
• просьба выслать подтверждение о получении.

При выполнении шага «PRSA02.03. Согласование коммерческих предложений» подготовленное и оформленное соответствующим образом предложение согласуется внутри компании и, в случае необходимости, в него могут быть внесены изменения (например, по условиям предоставления скидок).

На шаге «PRSA02.04. Отправка коммерческих предложений» коммерческое предложение отправляется посредством выбранного информационного канала. Данные об отправке заносятся в журнал регистрации исходящих коммерческих предложений:

• дата отправки;
• идентификационный номер коммерческого предложения;
• ответственный сотрудник;
• наименование получателя;
• информационный канал;
• адрес получателя (в выбранном информационном канале).

Основные участники бизнес-процесса:

• Ответственный за подготовку коммерческих предложений.

Входящее событие  бизнес-процесса:

• Создан список клиентов для отправки им коммерческих предложений.

Входящие документы  бизнес-процесса:

• Список клиентов.

Исходящее событие  бизнес-процесса:

В результате выполнения процесса коммерческие предложения  должны быть отправлены всем потенциальным  клиентам из списка клиентов для отправки предложений.

Исходящие документы  бизнес-процесса:

• Коммерческие предложения.

PRSA03. Обработка  заказов

Описание бизнес-процесса:

Данный бизнес-процесс  включает в себя получение, согласование и регистрацию заказов.

На шаге «PRSA03.01. Получение заказа от клиента» от клиентов, которым были отправлены коммерческие предложения и с которыми заключены договоры, принимаются заказы.

В позициях заказа указывается:

• идентификационный номер заказа;
• наименование клиента;
• юридический адрес клиента;
• контактный адрес клиента;
• дата принятия заказа;
• товар;
• количество;
• цена;
• общая сумма заказа;
• условия поставки;
• валюта.

На шаге «PRSA03.02. Согласование заказа» на основании дополнительных условий (например, наличие дополнительных скидок для клиента или же наличие необходимого товара на складе) в заказ вносятся необходимые изменения, и заказ согласуется с клиентом.

При выполнении шага «PRSA03.03. Регистрация заказа» происходит регистрация заказа.

Основные участники  бизнес-процесса:

• Ответственный за работу с заказами.

Входящее событие  бизнес-процесса:

• Коммерческие предложения отправлены.

Входящие документы  бизнес-процесса:

• Список клиентов;
• Заказ.

Исходящее событие  бизнес-процесса:

• Получены заказы от клиентов.

Исходящие документы  бизнес-процесса:

• Заказ

PRSA04. Выставление  счета-фактуры клиенту

Описание бизнес-процесса:

Данный бизнес-процесс включает в себя подготовку, оформление, согласование и отправку счетов-фактур.

На шаге «PRSA04.01. Подготовка счета-фактуры в соответствии с заказом» в соответствии с заказом клиента и условиями договора подготавливается счет-фактура.

Счет-фактура формируется согласно к Правилам ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. № 914 (в редакции Постановления № 283 от 11.05.2006 г.), и в него включается следующая информация:

Заголовок:

• № счета-фактуры;
• дата выставления счета-фактуры;
• наименование продавца;
• адрес продавца;
• ИНН/КПП продавца;
• наименование покупателя;
• адрес покупателя;
• ИНН/КПП покупателя;
• номер договора.

Сроки и итог:

• наименование товара;
• единица измерения;
• количество;
• цена за единицу измерения;
• стоимость товара, всего без налога;
• налоговая ставка;
• сумма налога;
• стоимость товара, всего с учетом налога;
• страна происхождения;
• номер таможенной декларации;
• всего (общая сумма к оплате по счету-фактуре).

Подписи:

• руководитель организации;
• главный бухгалтер.

Далее на шаге «PRSA04.02. Оформление счета-фактуры» происходит оформление счета-фактуры.

На шаге «PRSA04.03. Согласование счета-фактуры» подготовленный счет-фактура соответствующим образом согласуется (в случае необходимости в его данные могут быть внесены изменения, если, например, клиенту понадобилось большее или меньшее количество товара).

Согласованный счет-фактура на шаге «PRSA04.04. Отправка счета-фактуры клиенту» отправляется клиенту по выбранному каналу связи.

На шаге «PRSA04.05. Регистрация отправки счета-фактуры клиенту» отправленные счета-фактуры регистрируются в журнале счетов-фактур, куда заносится следующая информация:

• номер счета-фактуры;
• клиент;
• товар;
• цена единицы товара;
• количество;
• сумма к оплате;
• дата отправки.

Основные участники бизнес-процесса:

• Ответственный за подготовку счета-фактуры

Входящее событие бизнес-процесса:

• Заказы клиентов должны быть зарегистрированы.

Входящие документы бизнес-процесса:

• Заказ

Исходящее событие бизнес-процесса:

• Зарегистрирована отправка счетов-фактур клиентам.

Исходящие документы бизнес-процесса:

• Счет-фактура

PRSA05. Выполнение  обязательств по договору

Описание бизнес-процесса:

Данный бизнес-процесс  включает в себя оплату клиентом товара и передачу распоряжения на отгрузку товара.

На шаге «PRSA05.01. Получение от клиента уведомления о выполнении условий по оплате» ответственный за работу с клиентами получает от клиента уведомление о выполнении условий по оплате, регистрирует его в журнале оплат и осуществляет контроль выполнения клиентом обязательств по оплате.

В журнал оплат  заносится следующая информация:

• номер счета-фактуры;
• клиент;
• дата отправки;
• сумма;
• дата оплаты;
• дата получения уведомления.

После получения  от клиента уведомления о выполнении условий об оплате на шаге «PRSA05.02 Отправка клиенту уведомления о готовности к отгрузке» происходит отправка уведомления о готовности к отгрузке.

Далее на шаге «PRSA05.03 Контроль выполнения клиентом обязательств по оплате» происходит контроль выполнения клиентом обязательств об оплате и отправка распоряжения на склад об отгрузке товара.

Основные участники  бизнес-процесса:

• Ответственный за работу с клиентами;
• Ответственный за расчеты с клиентами.

Входящие документы  бизнес-процесса:

• Уведомление о готовности к оплате;
• Банковская выписка;
• Договор.

Исходящее событие  бизнес-процесса:

• На склад передано распоряжение об отгрузке.

Исходящие документы  бизнес-процесса:

• Уведомление о готовности к отгрузке.

PRPU01. Подготовка  и оформление заявки на товар

Описание бизнес-процесса:

Процесс «PRPU01. Подготовка и оформление заявки на товар» включает в себя задачи по определению потребности в товаре, ведение справочника товаров и создание, просмотр, редактирование заявок на основании плана потребностей в товарах на определенный период.

При выполнении шага «PRPU01.01. Определение потребности в товарах» происходит определение потребности в товаре исходя из анализа исторических данных о продажах, анализа рыночной ситуации и прогноза спроса. В результате определяются базовые характеристики требуемого товара, необходимое его количество и сроки поставки. На основании данной информации составляется проект заявки на товар и передается в отдел закупок.

На шаге «PRPU01.02. Проверка наличия товара в справочнике» необходимо проверить наличие товаров, которые нужно заказать в общем справочнике. Если товар не найден, необходимо перейти к шагу «PRPU01.03. Заведение нового товара в справочник», иначе - к шагу «PRPU01.04. Подготовка заявки на товар».

На шаге «PRPU01.03. Заведение нового товара в справочник» необходимо занести информацию по новому товару в общий справочник. Нужно внести в систему следующие данные:

• название;
• единица измерения;
• цена единицы;
• себестоимость единицы;
• наименование поставщика.

При выполнении шага «PRPU01.04. Подготовка заявки на товар» на основании проекта заявки на товар составляется список товаров, которые необходимо приобрести. В заявке необходимо указать:

• код товара;
• количество товара;
• дату заказа.

На шаге «PRPU01.05. Согласование заявки на товар» исполнитель, подготовивший заявку на товар, согласует ее содержание с руководителем функционального отдела. Если в процессе согласования потребовалось внести изменения, исполнитель проводит повторную подготовку и согласование заявки на товар. В этом случае необходимо перейти к шагу «PRPU01.04. Подготовка заявки на товар», иначе - к шагу «PRPU01.06. Оформление заявки на товар».