Анализ системы управления запасами

 

 

1.4  Планирование товарных запасов

 Основными функциями управления запасами являются планирование, мотивация, организация и контроль сохранности товарных запасов.

На первом этапе планирования товарных запасов необходимо оценить  покупательский спрос, предпочтения и  платежеспособность покупателей, учесть потребности в товарах на основе портфеля заказов, договоров и нарядов  на поставку конкретных товаров покупателям, оценить динамику объема продаж с  целью прогнозирования необходимого объема потребления товаров. Затем  необходимо проанализировать месторасположение  покупателей и поставщиков, мощность и местонахождение складских  помещений, транспортные расходы, а  также имеющиеся возможности  организации в товарных запасах  в зависимости от вида формируемых  товарных запасов. Таким образом, планирование товарных запасов основывается на прогнозируемых показателях объема продаж и анализа  внешних и внутренних факторов, влияющих на формирование товарных запасов.

На основе полученной информации осуществляется разработка плана поставок товаров по ассортименту и срокам.  План поставок товаров представляет собой совокупность планово-расчетных документов, в которых определяются номенклатура поставляемых товаров, требования к ее качеству, количество и сроки поставки, что должно быть отражено в  основных требованиях предъявляемых к товару и существенных условиях заключаемых договоров поставок товара.

Этот план разрабатывается  в натуральных единицах измерениях и является основным документом, в  соответствии с которым торговая организация формирует товарные запасы и тем самым обеспечивает непрерывный процесс реализации товаров и выполняет свои обязательства перед покупателями-потребителями.

Планирование сроков поставок осуществляется в зависимости от норм запасов в днях на всех стадиях  товародвижения: оформление товаро-сопроводительных и таможенных документов, нахождение товара в пути, страховой запас в днях при  транспортировки товаров, погрузо-разгрузочные работы, транспортировка товаров до магазина, предпродажная подготовка, страховой запас в днях на случай непредвиденных задержек в пути, запас в днях на возврат забракованных товаров. Поставка товаров осуществляется заблаговременно таким образом, чтобы до начала прогнозируемого периода  реализации товар успел пройти все предпродажные стадии подготовки и транспортировки. 

Планируемое количество товарных запасов также зависит от ряда критериев: непосредственно необходимого объема товара для удовлетворения потребностей покупателей, то есть прогнозируемого  объема продаж в натуральных единицах измерения по каждому виду товара, а также сверх этого  необходимого количества учитываются товарные потери при транспортировке, хранении и  в результате естественной убыли, порчи, боя, лома, брака.  Однако с целью незатоваривания следует вычитать остатки товаров из переходящих запасов, то есть остатки не реализованных товаров, продажа которых была запланирована в прошлом периоде.[11]

Выделяют следующие методы планирования товарных запасов:

1. Экономико-статистический. Метод основан на сглаживании фактических товарных запасовв днях за ряд периодов. Сглаживание производится на основе скользящей средней для двух близлежащих периодов.
2. Метод удельных приращений. Данный метод основан на расчете коэффициента эластичности, отражающего зависимость изменения товарного запаса (в стоимостном измерении) от изменения объема выручки.
3. Метод на основе модифицированной формулы Уильсона.
4. Расчетно-аналитический метод.
5. Технико-экономический. Как правило применяется на предприятиях розничной торговли. Метод позволяет учесть ассортиментный спрос.

Как уже отмечалось, при  планировании товарных запасов необходимо учитывать  товарные потери, которые возникают на всех стадиях обращения товаров: при транспортировке, хранении и реализации. Вопросы, связанные с товарными потерями для торговых организаций, являются очень важными, так как товарные потери необходимо прогнозировать и формировать заказы и потребности с учетом возможно потерянного в будущем количества товара.

Различают нормируемые и  ненормируемые товарные потери:

1. Нормируемые потери  – это потери, образующиеся в  результате усушки, утряски, раскрошки, разлива и тому подобному, то есть так называемая естественная убыль товаров: уменьшение веса или объема товаров происходит вследствие изменения их физико-химических качеств.

2. Ненормируемые потери: это потери от боя, брака  и порчи товаров, а также  потери по недостачам, растратам  и хищениям. Данные потери образуются  вследствие уменьшения массы  товаров сверх норм естественной  убыли, понижения качества по  сравнению со стандартами, веса  и объема товаров, а также  их порчи из-за неправильных  условий хранения, халатности должностных  лиц. Наличие в торговых организациях  таких потерь является результатом  бесхозяйственности, запущенности  в учете, поэтому такие потери  не нормируются, а считаются  сверхнормативными. К сверхнормативным относятся и потери вследствие стихийных бедствий, а именно: не компенсируемых убытков от пожаров, наводнений, всякого рода аварий и тому подобного, убытков от хищений, виновники которых по решению суда не установлены.[12]

Принимая решение о  размере товарных запасов, необходимо помнить, что складирование товаров  сверх необходимой потребности  имеет свои преимущества и свои недостатки. К преимуществам следует отнести  отсутствие дефицита товаров, непрерывность процесса реализации, стабилизация объема продаж, полное удовлетворение спроса. Вместе с тем эти преимущества компенсируются более значительными недостатками помимо того, что увеличиваются текущие издержки на хранение товаров, способствуя росту складских  и страховых расходов и увеличению расходов из-за товарных потерь, мелких хищений, требуется привлечение финансовых ресурсов, которые просто замораживаются в медленно реализуемых активах -товарах. Основная задача управления товарными запасами заключается в сбалансировании этих преимуществ и недостатков с целью минимизации товарных излишков и, в тоже время, дефицита товаров.

Существуют три уровня запаса:

• минимальный (гарантированный, страховой) запас (Запас ^min),
• запас текущий «точки заказа» (Запас ^TZ) - уровень, при котором к моменту поступления товаров по заказу величина товаров в текущих запасах будет равна нулю,
• максимальный запас (Запас ^max), при котором товарные излишки образуются в пределах нормы и есть полная уверенность их реализации в ближайшем будущем.

С течением времени зависимость  уровней запасов оценивается  неравенством:

Запас^min<Запас^TZ<Запас^max

Рекомендуется сохранять  уровень товарных запасов на максимальном уровне только если ожидается повышение рыночных цен реализации или дефицита товара на этапе производства, выращивания, откорме и так далее. В противном случае уровень максимального запаса должен стремиться к уровню «точки заказа». В условиях значительной инфляции, когда покупательская способность денежной единицы резко падает с течением непродолжительного промежутка времени, уровень запасов должен быть минимальным.

Оптимальный уровень товарных запасов в идеале достигается  в точке равновесия спроса и предложения  ( Рисунок2). При достижении уровня товарных запасов по каждому виду товаров в некотором объеме q‘, можно с полной уверенностью утверждать, что все товары будут полностью реализованы. Рациональное управление товарными запасами достигается в точке равновесия спроса и предложения

Рисунок 2 Уровень товарных излишек в зависимости от спроса и предложения на товар

При выборе стратегии управления товарными запасами главную роль играют издержки управления запасами. Поскольку расходы, связанные с  необходимостью ускорения оборачиваемости, как правило, экономически обоснованы, то максимальное сокращение интервалов между поставками товаров с учетом  плана реализации обеспечит доходность торговой деятельности.[13]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Анализ системы управления запасами

      2.1. ABC, XYZ анализ

В целях  укрепления позиции на рынке руководство  фирмы приняло решение расширить  торговый ассортимент. Свободных финансовых средств, необходимых для кредитования дополнительных товарных ресурсов, фирма  не имеет. Перед службой логистики  была поставлена задача усиления контроля товарных запасов с целью сокращения общего объёма денежных средств, омертвлённых в запасах. Необходимо провести анализ ассортимента по методам АВС и ХУZ,  в результате чего распределить ассортиментные позиции по группам и сформулировать соответствующие рекомендации по управлению запасами.

Торговый  ассортимент фирмы, средние запасы за год, а также объёмы продаж по отдельным кварталам представлены в таблице 1.

Исходные  данные для проведения анализа АВС  и ХУZ, руб:

 

Таблица 1 – Исходные данные для проведения анализа АВС и ХУZ, руб.

Номер позиции	Средний запас за год по позиции	Реализация за квартал
		1-й квартал	2-й квартал	3-й квартал	4-й квартал
1	30	10	10	15	5
2	80	0	20	20	80
3	320	70	50	80	40
4	3600	2900	3160	3200	3300
5	440	100	140	180	140
6	60	10	30	30	10
7	360	80	100	90	90
8	5400	1760	800	560	2280
9	140	10	30	80	40
10	1100	2500	2600	2700	2440

 

1. Необходимо дифференцировать ассортимент по методу АВС, выделив позиции, наиболее значимые с точки зрения занимаемой доли. Для этого рассчитаем долю отдельных позиций ассортимента в общем объёме запаса, разделив средний запас по каждой ассортиментной позиции на общую сумму запасов.

Например,  позиция 1:

30/11530 * 100 % = 0,26 %

Общий объём  запасов – 11530 = 30+80+320+…+5400+140 +1100

Доля  запасов по позиции 1 в общем объёме запасов равно 0,26 %.

Результаты внести в графу 3 таблицы 2.

 

Таблица 2 – АВС и ХУZ – анализ

 

Исходные и расчетные данные				Анализ АВС				Анализ ХУZ
Номер позиции         ассортимента	Средний запас по позиции	Доля позиции в общем запасе, %	Коэффициент вариации спроса по отдельной        позиции ассортимента ,%	Номер позиции в списке, упорядоченном  по признаку доли в общих запасах	Доля позиции в общей сумме  запасов, %	Доля нарастающим итогом, %	Группа	Номер позиции по списку, упорядоченному по   коэффициенту вариации	Значение коэффициента вариации, %	Группа
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
1	30	0,26	35,0	8	46,83	46,83	A	10	3,9	X
2	80	0,7	100	4	31,22	78,05		4	4,7
3	320	2,78	31,9	10	9,54	87,59	B	7	8
4	3600	31,22	4,7	5	3,82	91,41		5	20,2
5	440	3,82	20,2	7	3,12	94,53		3	31,9	Y
6	60	0,52	50,0	3	2,78	97,31	C	1	35
7	360	3,12	8,0	9	1,21	98,52		6	50
8	5400	46,83	51,9	2	0,7	99,22		8	51,9	Z
9	140	1,21	63,8	6	0,52	99,74		9	63,8
10	1100	9,54	3,9	1	0,26	100,00		2	100
Итого	30320	100			100