Официально-деловая письменная речь

 
 

     Употребление предлогов и предложных сочетаний 

 
      

• прямой порядок слов в предложениях официальноделового стиля отличается строгостью и консерватизмом;
• осложнение простого предложения сложными синтаксическими конструкциями с однородными членами, причастными, деепричастными оборотами и уточнениями. Они могут разрастаться (особенно в приказах, постановлениях, распоряжениях) до абзаца, иногда – страницы. Есть жанры, в которых текст равен предложению (служебная записка, телеграмма, приказ, постановление);
• использование цепочек родительных падежей: Участники конференции подчеркнули важность укрепления режима нераспространения ядерного оружия; распоряжение Главы администрации Президента;
• широкое использование простых безличных предложений со значением необходимости, обязательности, приказа, которые исключают различного рода интерпретации и оценки (необходимо создать, поручить выполнение, предоставить документы).
• четкое членение текста на смысловые блоки, обычно с использованием подзаголовков и цифрового оформления пунктов;
• соответствие сокращений слов действующим правилам орфографии и пунктуации. Только в конце предложения при перечислениях можно сокращать слова и т.д., и т.п., и пр. Разрешается сокращать союз то есть – т.е. Могут сокращаться названия ученых степеней и званий, наименование должностей: проф. Иванов, канд. пед. наук Лебедева. Причем сокращения должны заканчиваться на согласную. Сокращение г. (город) не употребляются с наименованиями Москва и Санкт-Петербург.

 
   

2. Деловые бумаги (документы) их функции и правила  оформления.

 

     Документ  – это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической  значимостью.

     Предметная  точность документа – это точность факта или явления. Помимо этого, к документу предъявляется требование коммуникативной точности. Она предполагает адекватность замысла и понимания, что достигается путем четкого отбора языковых средств, отказа от непонятной адресату лексики, строгости в выборе этикетных формул.

     Процесс унификации и стандартизации охватывает все уровни деловых документов – от его оформления до языка. Унификация (единообразие) необходима для сокращения количества документов, типизации их форм, удобства работы с ними. Стандартизация – форма юридического закрепления унификации: для каждого вида документов существуют свои правила оформления, предусмотренные государственным стандартом – ГОСТом. Все это позволяет моделировать любой документ с использованием типовых блоков, которые представляют собой клишированные части текста (представление сторон, предмет договора, порядок расчета, обязанности и права сторон, срок действия договора).

     Выбор жанра документа обуславливает  необходимость знания формы соответствующего документа, который включает три главных параметра: набор реквизитов, их последовательность и расположение.

     Информацию  в документе несут все элементы оформления текста – реквизиты – это обязательные информационные элемент документа, строго закрепленные за определенным местом на бланке, листе (наименование, дата, регистрационный номер, сведения о составителе и т.д.) Они постоянно располагаются в одном и том же месте – первые три в верхней части, а последний – в нижней части листа после подписей. Число реквизитов бывает различным и зависит от вида и содержания документов.

     Совокупность  реквизитов документа называют формуляром.

     Построение  текста документа тоже имеет свои схемы.

     Трафарет (или образец-матрица), для которого характерны следующие параметры: а) набор реквизитов; б) их последовательность; в) их расположение на листе или бланке. Для таких документов существуют готовые бланки (доверенность, справка, договор).

     ^{Тексты-аналоги. Среди них могут быть образцы-модели, в которых фиксируют первые два параметра (заявление), и образец-схема – только первый (объяснительная записка).}

     ^{Линейная запись – запись, обладающая самостоятельностью в оформлении мысли (автобиография, заявление, объяcнительная записка, инструкция).}

     ^{Анкета – перечень ответов на заранее поставленные вопросы.}

     ^{Таблица – совокупность данных, представленная в цифровой или словесной форме и занесенная в графы таблицы (табели, расписания).} 

   

3. Административный  речевой этикет. Этикетные формулы делового письма.

 

     В составлении и оформлении деловой  документации не последнее место занимает административный речевой этикет, некоторые элементы которого требуют особого внимания.

     Следует учитывать, что служебные документы  пишутся в нейтральном доброжелательном тоне, не допускается иронизирование, проявление грубости, использование вычурных оборотов с выражением чрезмерной вежливости и т. п.

     Административный  речевой этикет предусматривает  умение пользоваться местоимением он. Оно может быть средством и  обезличивания, и фамильярности, поэтому требует особой осторожности, даже ограниченности при пользовании им в служебных документах. Вполне очевидно, что в приказе, постановлении, решении, распоряжении, характеристике следует указывать фамилию лица и его инициалы. В характеристике в каждом абзаце повторяются фамилия и инициалы лица, на которое она составляется.

     При оформлении документа или написании  делового письма существует громадное  количество языковых формул этикетного характера. Составителю делового письма очень важно точно знать существующие виды обращений, типичные формулы выражения просьбы, отказа, извинения, претензии и т. д. Грамотное использование формул официально-делового письма определяет культуру деловой письменной речи.

     Например, при обращении к адресату учитываются его служебное положение, служебное положение адресанта, сфера деятельности того и другого и некоторые другие аспекты.

     Наиболее  общей формулой обращения, которая  может использоваться независимо от перечисленных факторов, является:

Уважаемый господин (фамилия)!

Уважаемая госпожа (фамилия)!

Уважаемые господа!

     При обращении к должностным лицам  высших и центральных органов  государственной власти и управления возможно обращение с указанием  должности и без фамилии, например:

Уважаемый господин председатель!

Уважаемый господин мэр!

Уважаемый господин министр!

     В письмах-приглашениях, извещениях и  других письмах допускается обращение  по имени и отчеству:

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Анна Андреевна!

     При обращении к лицам одного профессионального  круга возможно обращение:

Уважаемые коллеги!

     Следует обратить внимание на то, что в последнее  время употребление восклицательного знака после обращения заменяется на запятую по аналогии с английскими  официальными текстами. При этом текст  самого письма, как и принято в русском делопроизводстве, начинается с абзаца, но не с традиционной прописной буквы, а как в английском, со строчной, например:

Уважаемый Сергей Александрович,

обращаемся  к Вам с предложением...

     Правила русского этикета требуют: если текст  документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то и в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости:

С уважением     (подпись).

     Языковые  клише пронизывают в деловой  корреспонденции, как и в другой документации, весь текст. В официальных письмах с помощью определенных языковых формул выражаются самые разные аспекты содержания: извинение, благодарность, просьба, разрешение и т. д. Эти языковые формулы являются нормой современного русского этикета, и нет необходимости "изобретать" собственные этикетные фразы. В качестве примера приведем некоторые из этих формул:

     Формулы, подтверждающие получение  письма или документа.

Мы получили Ваше письмо от (дата)...

Ваше  письмо от (дата) получено нами...

Сообщаем  Вам, что мы (своевременно) получили (такой-то документ) от (дата)...

     Формулы благодарности.

Благодарим  Вас за...

Мы Вам  очень благодарны за...

Заранее благодарим за...

Мы были бы Вам очень признательны, если бы Вы...

     Формулы, объясняющие мотивы поведения.

В связи  с... (тяжелым положением, проведением совместных работ и др.)...

В соответствии с (таким-то письмом, документом, протоколом и др.)...

В порядке  оказания (помощи, поддержки и др.)...

В целях (усиления контроля, расширения возможностей и др.)...

В ответ  на (Вашу просьбу, Ваш запрос и др.)...

В подтверждение (нашей договоренности, нашего телефонного  разговора и др.)...

На основании (подписанного соглашения, принятого  обязательства и др.)...

     Формулы, выражающие просьбу.

Просим (проверить, выслать, принять меры и  др.)...

Убедительно просим (дать ответ,.., не задерживать  решение... и др.)...

Прошу (обеспечить, проконтролировать, сообщить и др.)...

     Формулы, употребляемые при  отправке документов.

Направляем

Высылаем   (договор, документацию, проект Устава и др.)...

Посылаем

     Формулы, выражающие подтверждение.

Подтверждаем  получение...

С благодарностью подтверждаем получение...

Министерство... подтверждает (необходимость создания..., необходимость сотрудничества..., необходимость  развития...и др.)...

     Формулы, выражающие напоминание.

Напоминаем, что (в соответствии с договоренностью, по совместному плану и др.)...

Напоминаем  Вам, что (срок представления проекта, задолженность по оплате и др.)...

     Формулы, выражающие извещение.

Сообщаем, что (...к сожалению, не можем выслать  и др.)...

Ставим  Вас в известность, что (Ваши рекомендации утверждены, Ваше предложение принято  и др.)...

     Формулы, выражающие предложение.

Предлагаем  Вам (приобрести, рассмотреть, утвердить  и др.)...

Мы можем, предложить Вам...