Официально-деловая письменная речь

 

План 

1. Официально-деловой  стиль. Общая характеристика, черты, языковые особенности.
1. Современный официально деловой стиль.
2. Языковые особенности официально-делового стиля.
2. Деловые бумаги (документы) их функции и правила оформления.
3. Административный речевой этикет. Этикетные формулы делового письма.
4. Типичные ошибки в деловых бумагах.
1. Типичные грамматические ошибки.
2. Типичные лексические ошибки.
3. Ошибки при использовании фразеологизмов.
4. Редактирование деловых бумаг.

 
 
 
 

 

Введение 

     Разновидности современного русского литературного  языка, связанные с функционированием языка в той или иной ситуации общения, называют функциональными разновидностями языка. В настоящее время принято выделять следующие основные функциональные разновидности языка: язык художественной литературы, устную разговорную речь и три функциональных стиля, которые по своей языковой организации имеют существенные отличия как от языка художественной литературы, так и от разговорной речи. Назовем эти функциональные стили: публицистический стиль, научный стиль и, наконец, официально-деловой стиль речи.

     Ученый пользуется в своей профессиональной деятельности языком науки, журналист на страницах газет активно использует язык средств массовой информации, писатель повседневно обращается к языку художественной литературы, а государственный служащий составляет деловые бумаги с помощью официально-делового языка. Речь идет о создании специалистом текста определенной функциональной направленности. Поэтому профессионал - госслужащий должен четко представлять себе основные черты официально-делового стиля речи.

     Именно  официально-деловому стилю речи, а точнее официально-деловой письменной речи, посвящена данная работа. В ней даны краткая характеристика самого стиля, его особенности; рассмотрена различные типы документов, приведены их функции и правила оформления; рассмотрены типичные ошибки при написании деловых бумаг; рекомендованы некоторые принятые этикетные формулы делового письма.

 

1. Официально-деловой стиль. Общая характеристика, черты, языковые особенности.

 

   1.1 Современный официально  деловой стиль.

     Зарождение  русской официально-деловой речи начинается с Х в., с эпохи Киевской Руси, и связано оформлением договоров между Киевской Русью и Византией. Важнейший памятник древнерусского права - "Русская правда", сборник законодательных установлений древнерусского государства. Язык договоров и других документов был именно тем языком, из которого позднее выработался литературный язык. В Московской Руси было два параллельных книжных языка: церковнославянский и деловой язык приказов т. е. учреждений, ведавших отдельной отраслью управления или отдельной территорией. В течение XV-XVI вв. Московская Русь пользовалась двумя этими языками в зависимости от жанра речи. В результате длительного процесса их взаимодействия к концу XVII - началу XVIII в. общегосударственный приказный язык становится общим языком письменности Московской Руси, из которого впоследствии и сформировался современный русский литературный язык.

     Современный официально-деловой стиль относится  к числу книжных стилей и функционирует  в форме письменной речи.

     Официально-деловой стиль обслуживает сугубо официальные и чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений: отношения между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, учреждениями и организациями, между личностью и обществом. Фактически от рождения и до смерти человек находится в сфере действия официально-деловой речи.

     Две особенности официально-делового стиля:

• выражаемое официально-деловым стилем содержание, учитывая его огромную важность, должно исключать всякую двусмысленность, всякие разночтения;
• официально-деловой стиль характеризуется определенным более или менее ограниченным кругом тем.

     Эти особенности способствовали закреплению  в нем традиционных устоявшихся  средств языкового выражения  и выработке определенных форм и  приемов построения речи.

Официально-деловой  стиль характеризуется:

• высокой регламентированностью речи (определенный запас средств выражения и способов их построения);
• официальностью (строгость изложения; слова употребляются обычно в своих прямых значениях, образность, как правило, отсутствует, тропы очень редки);
• безличностью (официально-деловая речь избегает конкретного и личного).

     Если  говорить о речевых жанрах, о структуре  официально-делового стиля, то он подразделяется на две разновидности, два подстиля: официально-документальный и обиходно-деловой.

   В первом можно выделить язык дипломатии (дипломатические акты) и язык законов, а во втором - служебную переписку, деловые бумаги.

     Язык  дипломатии имеет свою систему терминов (международные термины). Правила дипломатической вежливости выработали определенные формы начала и особенно концовок различного рода дипломатических приемов. Так, личная нота пишется в первом лице от имени подписывающего ноту. Имеется обращение, обыкновенно с добавлением слова "уважаемый" (но оно факультативно), и заканчивается перед подписью так называемым "комплиментом":

     Прошу Вас, господин Посол, принять уверения в моем весьма высоком уважении.

     Поверенному в делах:

     Прошу Вас, господин Поверенный в делах, принять  уверения в моем глубоком уважении.

     Для синтаксиса языка дипломатии характерны длинные предложения, развернутые  периоды с разветвленной союзной  связью, с причастными и деепричастными оборотами, инфинитивными конструкциями, вводными и обособленными выражениями. Нередко предложение состоит из отрезков, каждый из которых выражает законченную мысль, оформлен в виде абзаца, но не отделен от других точкой, а входит формально в структуру одного предложения. Такое синтаксическое строение имеет, например, преамбула (вводная часть) Устава Организации Объединенных Наций.

     Язык  законов - это официальный язык, язык государственной власти, на котором она говорит с населением. Язык законов требует прежде всего точности. Здесь недопустимы какие-либо двусмысленности, инотолкование. Главное - конкретность выражения мысли.

     Другая  важная черта языка законов - обобщенность выражения. Законодатель стремится  к наибольшему обобщению, избегая  частностей и деталей. Например: "Собственнику принадлежит право владения, пользования  и распоряжения имуществом в пределах, установленных законом".

     Для языка законов характерны также  полное отсутствие индивидуализации речи, стандартность изложения, так как  закон обращается не к конкретному, отдельному человеку, но ко всем людям  или группам людей. Поэтому язык законов абстрагируется от индивидуальных речевых особенностей людей и требует известной стереотипности изложения.

     Однако  и стандартность, и обобщенность, и безличность языка законов  не исключают его выразительности. Она заключается не в образности, не в словесных украшениях, а в полном соответствии языковых средств задачам, назначению речи, в сжатых и точных формулировках мыслей.

     В качестве примера можно привести Французский гражданский кодекс 1804 г., известный также как Кодекс Наполеона. Это, по мнению специалистов, образцовый свод законов буржуазного общества, созданный на основе римского права. Вот некоторые отрывки из него:

Титул V

О БРАКЕ 

Глава I. О качествах и условиях, необходимых  для заключения брака 

144. Мужчины  до достижения полных 18 лет, женщины  до достижения полных 15 лет не могут заключить брака.

146. Нет  брака, если нет согласия.

147. Нельзя  заключить второй брак до расторжения  первого брака. 

288. Женщина  может заключить новый брак  лишь по истечении 300 дней после  расторжения предыдущего брака. 

229. Муж  может требовать развода по  причине прелюбодеяния жены 

и т. д.

     Служебная переписка, или промышленная корреспонденция, относится к обиходно-деловой разновидности официально-делового стиля. Язык деловых писем, вообще служебных документов специфичен. Норма делового письма - краткость и точность. Многословие, языковые излишества - самый большой стилистический недостаток языка деловой переписки.

     Деловые бумаги, к которым относятся: заявление, автобиография, расписка, доверенность, счет, почтовый перевод, справка, удостоверение, докладная записка, протокол, резолюция, письменный отчет о работе и т. д., следует писать коротко и ясно. Сложноподчиненные предложения с большим количеством придаточных в документе неуместны, требуется пользоваться короткими, как правило, бессоюзными предложениями. Союзы и союзные слова, которые обладают оттенком предположительности, условия, должны быть заменены словами, звучащими определенно и конкретно. Должны быть устранены все названия действий или явлений, дублирующие друг друга, и т. п.

     Деловые бумаги составляют по определенной схеме. Каждую новую мысль следует начинать с абзаца. Все слова пишутся  полностью, за исключением принятых сокращений.

     Официально-деловая  речь - один из важнейших стилей русского литературного языка, играющего большую роль в жизни общества. Он строг, официален и по-своему выразителен. Подлинная официально-деловая речь не имеет и не должна иметь ничего общего с канцеляритом. 

   1.2. Языковые особенности  официально-делового  стиля. 

     Важнейшие черты официально-делового стиля проявляются ^{на различных уровнях.}

     ^{На уровне лексики для официально-делового стиля характерно:}

• употребление полных наименований, точных дат;
• использование терминов и профессиональных слов, не имеющих синонимов в общеупотребительной лексике (ответчик, приказ, протокол, налогоплательщик), и канцеляризмов и речевых штампов – воспроизводимых лексико-фразеологических единиц, которые за пределами данного стиля не употребляются (надлежащий, нижеподписавшийся, вышеуказанный; принимая во внимание, в целях обеспечения в соответствии с постановлением). Формула «типовая ситуация – стандартизованная речевая манера» обусловливает использование стандартных средств и помогает обеспечить ту степень точности, которая отличает документ от любой другой бумаги;
• ограничение возможностей лексической сочетаемости слов: служебное письмо – составляется (не пишется, не посылается), приказ – издается, должностные оклады – устанавливаются, контроль – возлагается;
• недопустимость употребления лишних слов и тавтологии: прейскурант цен, в январе месяце;
• умеренное и правильное употребление иноязычной лексики с акцентом на использование русских эквивалентов (например, вместо пролонгировать договор лучше использовать русский эквивалент продлить договор);
• широкое использование аббревиатур;
• запрет на употребление сниженной, разговорной лексики, а также эмоционально окрашенных слов.

     ^{На  уровне грамматики:}

• отсутствие личных местоимений, особенно 1-го и 2-го лица и соответствующих личных форм глагола, вместо которых используются собственные имена, собственные наименования или специальные обозначения (Заказчик, Исполнитель), за исключением таких документов, как заявления, доверенности и приказы, которые составляются от 1 лица (Я, Кузнецова Валентина Михайловна, доверяю..., Приказываю создать комиссию…); в служебных документах не используется местоимение он, так как это может стать показателем неуважения или фамильярности;
• преобладание имен существительных: вкладчик, квартиросъемщик; отглагольных существительных – погашение кредита, выполнение договоренности; собирательных существительных выборы, дети; существительных, называющих лиц по профессии (в мужском роде) и социальному положению – начальник смены Дорохова, служащие). Обратим внимание на необходимость строгого различения категорий одушевленных и неодушевленных существительных. Если пренебречь этими рекомендациями, то тексты получаются нелепыми, например: объявление в маршрутном такси: Разрешается провозить одного ребенка в возрасте до 7 лет на отдельном месте в целях его безопасности (безопасности места?) или объявление в магазине: В продаже имеется антикварный столик для дам с кривыми ножками (!!!);
• большинство форм глагола выступают в значении долженствования (считать, зачислить), а также в значении констатации (комиссия постановила);
• широкое использование сложных предлогов, при этом особенно важно учитывать закрепленность этих предлогов за определенной падежной формой: