Организация паблик рилейшнз на предприятии

Первая часть  начинается с небольшого выступления  одного из руководителей фирмы, который  дает характеристику своему предприятию, его продукции, рассказывает о планах дальнейшего его развития. Представитель  местной власти города в своем  выступлении может показать значимость, место этого предприятия в общегородской хозяйственной или социальной системе.

После вышеотмеченных выступлений у гостей могут возникнуть вопросы, на которые руководители фирмы  должны дать исчерпывающие, полностью  удовлетворяющие гостей ответы. В процессе презентации может быть предоставлено слово и гостям для выступления с поздравлениями, пожеланиями, с конструктивными замечаниями по дальнейшему совершенствованию деятельности фирмы.

В процессе этих небольших  выступлений или после них при необходимости может быть показан не более чем на 10-минутный рекламный видеофильм о фирме и ее продукции. В зале для участников презентации могут быть размещены крупные фотографии или установлены диапозитивы с изображением и, возможно, краткой технической характеристикой производимой фирмой продукции.

Организаторы презентации  могут предусмотреть в своей  программе вручение рекламных, памятных сувениров, значков и т.п. Кроме  того, может быть предусмотрено распространение  рекламных проспектов, буклетов, каталогов. 
Для этого их размещают на столах в местах, легко доступных для гостей.

Вторая, не столь  официальная часть презентации, может проходить в другом или  в том же помещении, где предусматривается  свободное общение между всеми  участниками презентации в процессе коктейль-вечера. Как правило, вдоль стен помещения размещаются столы с легкими спиртными и безалкогольными напитками, а также легкой закуской в виде бутербродов, салатов и т.п.

Коктейль-вечер  по своей значимости может быть более  важной частью презентации, чем официальная часть. Здесь в непринужденной обстановке участники презентации могут собираться в небольшие группы, переходить от одной группы к другой, знакомиться, обмениваться визитными карточками, обсуждать какие-то вопросы, находить взаимные интересы в бизнесе, договариваться о будущих деловых встречах и т.д. Руководителям предприятия важно установить добрые, неофициальные отношения с руководителями местных властей. Для представителей средств массовой информации должны быть заранее подготовлены, помимо проспектов, подробные материалы о фирме, возможно, короткое, но содержательное телеинтервью.

Конференция –  это средство общения, обсуждения и  решения проблем в научных, политических, профессиональных сообществах. Вместе с тем конференции являются средством делового общения предпринимателей в целях повышения эффективности их деятельности.

Конференции позволяют  предпринимателям реализовывать свои идеи в жизнь, продвигать продукцию, создавать для себя благоприятную  ситуацию в бизнесе.

Конференции могут быть внутренними, участниками которых являются члены коллектива предприятия и внешними, в которых участвуют представители различных учреждений. Конференции могут быть научными, практическими, научно-практическими. Они могут проводиться по любым проблемам: по проблемам политики, образования, бизнеса или, например, по вопросам сотрудничества предприятий в целях роста их конкурентоспособности.

Задолго до начала конференции готовится основной состав выступающих. 
Заранее формируется программа, в которой расписан весь порядок проведения конференции с указанием дней, часов, тем выступлений, докладчиков. По материалам конференции, представляющей интерес для широкого круга, могут издаваться сборники докладов или их тезисов еще до проведения конференции или по ее результатам. В программе конференции могут быть предусмотрены экскурсии, посещения предприятий или их подразделений, коктейль-вечер и т.п.

Для проведения конференции  может быть создан комитет во главе  с председателем, координатором  проведения конференции. В состав комитета входят лица, каждый из которых является ответственным за определенный этап работы конференции: принятие и размещение участников конференции, организацию их питания и проведение коктейль-вечера, связь с представителями СМИ и т.д.

В целях рекламирования конференции и ее организатора-предприятия  необходимо сформулировать тему и содержание конференции таким образом, чтобы  они представляли большой интерес  для широкой деловой общественности, чтобы конференцией заинтересовались средства массовой информации и опубликовали ее материалы. Для этого организаторы конференции должны заранее подготовить и передать журналистам медиа-кит, содержащий: 
- программу конференции; 
- бэкграундер, общую информацию о предприятии-организаторе конференции

(название, виды деятельности, краткая история, структура и т.п.); 
- список участников конференции с краткой характеристикой их; 
- тезисы наиболее важных и интересных для общественности докладов; 
- текст пресс-релиза.

Очень важно, чтобы  конечным результатом проведения конференции была широкая информированность деловой общественности о положительном образе предприятия-организатора, его продукции.

«Круглый стол»  – одно из средств обсуждения проблем, выработки стратегии и тактики, деловой политики фирмы или сообщества предприятий.

Участниками круглого стола обычно являются руководители предприятий или авторитетные специалисты  в соответствующей области предпринимательской  деятельности. Участие в «круглом столе» представителей фирмы помогает не только решить какие-то проблемы, но и при освещении его работы средствами массовой информации позволяет получить достаточно широкую известность среди деловой общественности.

Как и любое  мероприятие в области «паблик  рилейшнз» работа «круглого стола» должна быть заранее должным образом спланирована и подготовлена. 
Заранее подготавливается тема и обсуждаемые вопросы, состав участников. 
Предварительное ознакомление участников «круглого стола» с предлагаемыми для обсуждения вопросами позволяет им уточнить свои позиции, мнения, подготовить аргументы, материалы.

Количество участников такого мероприятия не должно превышать 10-15 человек. Для работы не обязательно  наличие реального круглого стола. 
Участники могут размещаться за столами, расположенными по кругу, прямоугольником, квадратом с тем, чтобы они были обращены лицом друг к другу. На столе перед каждым участником должна стоять табличка- идентификатор, на которой крупным шрифтом указаны их имена, названия фирм и должности.

Работу круглого стола организует ведущий, который  может подготовить заранее согласованный с участниками «стола» сценарий, перечень и последовательность обсуждаемых вопросов, выступлений. Особенно важна такая подготовка, если предполагается, что это мероприятие будет отражено в передачах телевидения. В этом случае, несмотря на наличие обсуждаемых проблем, нерешенных вопросов, участники «круглого стола», его ведущий в процессе этого мероприятия должны отдельными штрихами, фразами тактично, ненавязчиво создать у телезрителей или читателей благоприятное впечатление о своем предприятии или предприятиях-участниках «стола».

Для представителей СМИ следует заранее подготовить  исходный материал, который они могли  бы использовать для информирования своей аудитории об этом событии.

Для многих организаций  и учреждений серьезным средством своего рекламирования, установления связей с общественностью могут служить дни открытых дверей. Для привлечения большего числа абитуриентов ежегодно их широко практикуют, например, высшие учебные заведения.

Для проведения такого мероприятия необходимо заранее детально подготовить сценарий с определением ответственных за каждый элемент мероприятия.

О проведении дня  открытых дверей с указанием даты и часа общественность заранее оповещается  через средства массовой информации и посредством собственных объявлений. В помещениях, коридорах, где будут присутствовать гости, следует разместить плакаты, стенды, различный иллюстративный материал и прочую информацию о работе рекламируемого учреждения.

В точно назначенное  время гости приглашаются в зал, где руководитель учреждения лаконично, сжато преподносит информацию о своей организации, ее преимуществах перед другими, планах дальнейшего развития. Далее выступают руководители подразделений учреждения, информируя гостей об особенностях их деятельности.

После выступления в зале ведущих работников гостям следует показать деятельность всех подразделений организации, работу оборудования, лабораторий, если они имеются и т.д.

Результат проведения дня открытых дверей будет значительно  выше, если само это мероприятие  будет освещено в средствах массовой информации. 
Информация должна преподноситься таким образом, чтобы заинтересовать людей в деятельности этой организации, вызвать желание прямо или косвенно принять участие в ее работе.

Одним из важных средств  паблик рилейшнз являются выставки, которые помогают предприятиям серьезно укрепить свои позиции на рынке. Предприятие может принять участие в выставках, организуемых каким-либо выставочным комитетом, где представлено множество различных фирм. Однако предприятие может и самостоятельно организовать «персональную» выставку, на которой оно будет представлено в единственном числе.

Необходимость проведения выставки может быть определена следующими целями, которые ставит перед собой  предприятие: 
- создание предприятию определенного имиджа; 
- продвижение своей продукции; 
- исследование рынка.

Однако создание, например, имиджа или рост объема продаж можно обеспечить и обычными рекламными средствами. Поэтому участие в  выставке или самостоятельная ее организация требуют в каждом конкретном случае определения ее целесообразности, соотношения затрат и предполагаемых результатов. Вместе с тем, сочетание различных средств укрепления своих позиций на рынке с проведением выставок дает значительный положительный результат.

Таким образом, прежде чем начинать подготовку к работе на выставке, следует определиться с целями ее проведения, а затем уже в соответствии с ними проводить соответствующий комплекс взаимосвязанных работ, направленных на достижение конкретной цели.

Приемы проводятся предприятиями для совместного проведения времени с гостями, сочетая отдых, развлечения с деловым общением. Приемы могут проводиться как самостоятельные мероприятия или в сочетании с деловыми мероприятиями, например, с презентацией. Приемы обычно организуются в случаях: 
- торжественной даты создания предприятия или какого-либо юбилея; 
- посещения предприятия делегацией партнеров, важными лицами; 
- заключения крупной сделки, проведения серьезного мероприятия и т.д.

Прием должен способствовать расширению и укреплению деловых контактов, созданию имиджа предприятия среди деловой общественности. Это мероприятие должно быть тщательно подготовлено. Подготовка приема включает в себя: 
- определение цели приема; 
- выбор формы приема; 
- определение состава участников; 
- составление сценария приема; 
- рассылка приглашений; 
- составление меню; 
- сервировка стола; 
- составление плана рассадки гостей за столом; 
- порядок обслуживания гостей; 
- подготовка тостов и речей.

Приемы можно  классифицировать по разным признакам. Приемы могут быть формальные и неформальные, дневные и вечерние, с рассадкой (заранее распределенными местами участников) и без рассадки.

К формальным относятся  приемы, к которым заранее тщательно  готовятся и приглашающие и приглашенные с соблюдением определенных условностей. 
Неформальные приемы проводятся как бы экспромтом, в рабочей дружественной обстановке. Проводятся она, как правило, на небольших предприятиях. Однако к ним надо быть всегда готовыми.

К дневному приему относятся мероприятия «бокал вина», «завтрак».

«Бокал вина»  – наиболее простая форма приема. Она может проводиться стоя или  с размещением гостей в кабинете руководства за столом заседаний, журнальным столиком и т.п. Для поднятия престижа предприятия гостей следует угощать  редким вином, шампанским, коньяком, а также фруктами, легкими закусками (бутербродами с икрой и т.п.). Это мероприятие не должно затягиваться во времени.

«Завтрак» может  проводиться с утра и до 12 часов, продолжаясь полтора- два часа. Стол не отличается большим разнообразием  блюд. В процессе завтрака могут обсуждаться деловые вопросы, перемежаясь с общими темами.

Указанные мероприятия  предусматривают повседневную одежду.

Вечерние приемы – мероприятия более торжественные. К ним относятся 
«коктейль», «фуршет», «обед», «обед-буфет», «ужин».