Введение режима коммерческой тайны на предприятии

Введение  режима коммерческой тайны на предприятии

Что касается перечня сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, то он законодательно не определён и должен составляться каждой организацией, вводящей режим  коммерческой тайны, самостоятельно, исходя из специфики бизнеса и особенностей самой организации. Исходя из практического опыта в области разработки положений о коммерческой тайне, можно привести следующий примерный перечень:

Информация  об условиях сотрудничества (порядок, форма оплаты, предоставляемые скидки, условия доставки и т. д.) с действительными и потенциальными контрагентами, а также информация, составляющая базу данных о контрагентах предприятия, включая их наименования, адреса, банковские, почтовые, телефонные, телеграфные, отгрузочные и другие реквизиты, имена руководителей, главных бухгалтеров и других должностных лиц, а также их контактные телефоны.

Информация  о сделках (текущих и планируемых), включая сведения о предварительных  переговорах, условиях договоров и  любых дополнениях к ним, порядке заключения и исполнения договоров, а также о достигнутых результатах по сделкам.

Данные  оперативного бухгалтерского учёта  и регистры бухгалтерского учёта, включая  содержание аналитических счетов и  проводок.

Бухгалтерские и планово-финансовые документы предприятия, а также выписки из документов, копии, дубликаты, дополнения и приложения, включая: финансовые планы, сметы, лимиты, нормативы и т. д.

Документы внутреннего и внешнего делопроизводства организации, а также выписки  из документов, копии, дубликаты, дополнения и приложения, включая:

а) организационные  документы предприятия: структуры, процедуры, положения, документы системы  менеджмента качества;

б) распорядительные документы предприятия: приказы, распоряжения и указания, инструкции, задания, поручения, требования;

в) информационно-справочные документы предприятия: протоколы, акты, отчёты, планы, программы, обзоры, сводки, перечни и т. д.

Сведения, раскрывающие содержание программ обучения, программ и материалов семинаров, курсов, методических материалов, предназначенных для служебного пользования, и т. д.

Детализированные  сведения об имуществе, в том числе  и в его стоимостном выражении, включая информацию о наличии  денежных средств на расчётном счёте, а также о его дебиторской  и кредиторской задолженности предприятия.

Сведения, содержащие информацию о методах, средствах  и способах анализа конъюнктуры  рынка, а также данные (полученные и расчётные) по проведённому анализу (спроса, предложения и конкуренции), ценовой политике и планированию цен, анализу потребителей, планированию товаров (услуг), планированию сбыта и продвижения товаров (услуг), определению стратегии и тактики коммерческой деятельности предприятия.

Информация  о методах и средствах поиска новых контрагентов и партнёров (покупателях, поставщиках, посредниках и т. д.).

 Информация  о содержании телефонных переговоров,  переписки, факсимильных и иных  сообщений, имеющих отношение  к хозяйственной деятельности. Информация  о содержании непосредственных  переговоров в устной или любой письменной форме, проводимых администрацией и сотрудниками, с действительными или потенциальными партнёрами и контрагентами.

 Информация  о краткосрочных и долгосрочных  планах, направлениях и прогнозах  по развитию.

 Сведения, раскрывающие систему, средства и методы обработки и защиты от несанкционированного доступа информации на средствах вычислительной техники, а также значения действующих кодов, шифров и паролей.

 Сведения, раскрывающие организацию, силы, средства и методы обеспечения  безопасности, охраны её имущества, а также жизни и здоровья её сотрудников.

 Сведения  о проектировании, разработке, сооружении, установке и эксплуатации специальных  охранных средств, средств пропуска  и безопасности.

 Сведения  о местах расположения, назначении, степени готовности или защищённости объектов (земельных участков, зданий, помещений, складов, гаражей, офисов, кабинетов, подсобных помещений и др.), составляющих инфраструктуру предприятия, а также сведения о планируемых или проводимых изыскательских работах по созданию, приобретению, аренде или переоборудованию таких объектов.

 Сведения  о юридических лицах и индивидуальных  предпринимателях и их коммерческой  деятельности, полученные сотрудниками  организации законным путём, в  процессе организационного, экономического, коммерческого или иного мониторинга и анализа.

К конфиденциальным сведениям, составляющим коммерческую тайну, может быть отнесена и иная информация, связанная с хозяйственной  деятельностью организации, разглашение  которой может причинить вред интересам организации. Необходимо лишь отметить, что, создавая и вводя режим коммерческой тайны, важно чётко определить, конфиденциальность каких сведений необходимо охранять. «Засекречивание» лишней информации будет создавать неудобства в работе и порождать лишний документооборот, связанный с получением разрешения у руководителя (либо начальника службы безопасности) на использование сведений, составляющих коммерческую тайну. Кроме того, перед тем как создавать и вводить режим коммерческой тайны, необходимо оценить, насколько он вообще актуален для компании в данный момент времени.

Руководство по введению режима коммерческой тайны

Для того, что бы ввести в организации режим  коммерческой тайны, необходимо разработать  определённый пакет документов и  провести ряд организационных мероприятий.

Во-первых, необходимо чётко определить в виде перечня совокупность сведений конфиденциального характера, которые будут составлять коммерческую тайну организации.

Во-вторых, необходимо определить в виде положения, каким образом будет осуществляться защита коммерческой тайны, как будут маркироваться носители коммерческой тайны, кто будет иметь право с ними работать, как это будет учитываться, на кого будет возложена функция контроля, какова будет ответственность за разглашение коммерческой тайны и т. д.

В-третьих, на основе разработанных документов необходимо внести соответствующие изменения в должностные инструкции, положения об отделах (структурных подразделениях) и иную организационно-распорядительную документацию компании. В договоры с контрагентами необходимо внести пункт о том, что все сведения, связанные с договором и его исполнением, являются конфиденциальными и подлежат передаче и разглашению третьим лицам (за исключением государственных (муниципальных) контрольно-надзорных, судебных и других органов) только по обоюдному соглашению сторон.

В-четвёртых, необходимо обеспечить ознакомление под роспись всех сотрудников предприятия (работающих в настоящее время и вновь принимаемых) с разработанными и вводимыми документами и взять у каждого письменное обязательство по сохранению конфиденциальности сведений, составляющих коммерческую тайну, которые стали известны в процессе работы в организации. В этом документе желательно указать обязанность по неразглашению коммерческой тайны как во время работы на предприятии, так и в течение определённого времени после увольнения. 

В-пятых, необходимо создать работникам все необходимые условия для соблюдения установленного компанией режима коммерческой тайны. Как правило, необходимыми условиями являются создание возможности хранить документы, содержащие конфиденциальные сведения в запираемом месте, обеспечение доступа к персональному компьютеру, локальной сети и сети Интернет по персональному логину и паролю и т. д.

В-шестых, весьма желательно сразу после введения режима коммерческой тайны, а также периодически в дельнейшем проводить с работниками обучающие мероприятия, в процессе которых рассказывать и объяснять, зачем нужен режим коммерческой тайны, в чём он состоит, почему он важен и т. д. Весьма полезным также оказывается раздача сотрудникам Памяток о важности сохранения коммерческой тайны организации. Необходимость данных мероприятий обусловлена тем, что многие работники порой с трудом воспринимают новшества, вводимые руководством компании. Кроме того, необходимо помнить, что наличие подписи работника в листе ознакомления с положением о коммерческой тайне (перечне сведений, обязательстве) не гарантирует понимания сути и важности данных документов, а также серьёзного к ним отношения. Практика при этом показывает, что защита конфиденциальных сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, равно как и интересов фирмы в целом, наилучшим образом осуществляется, когда каждый работник чётко понимает требования, содержащиеся в организационно-распорядительных документах компании, и осознает важность их выполнения. В подобном случае можно говорить о наличии у работников высокой деловой и правовой культуры, корпоративного режима конфиденциальности и быть уверенным, что интересы фирмы защищены наилучшим образом.

Последствия разглашения коммерческой тайны

Общие последствия незаконного получения  и разглашения конфиденциальных сведений, составляющих коммерческую тайну, определены действующим законодательством.

В соответствии с ч. 2. ст. 139 Гражданского кодекса РФ лица, незаконными методами получившие информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить причинённые убытки. Такая же обязанность возлагается на работников, разгласивших служебную или коммерческую тайну вопреки трудовому договору, в том числе контракту, и на контрагентов, сделавших это вопреки гражданско-правовому договору.

В соответствии с подп. «в» п. 6 ст. 81 Трудового  кодекса РФ работодатель имеет право  расторгнуть трудовой договор с  работником, в случае разглашения последним сведений, составляющих коммерческую тайну.

Кроме того, возможна и уголовная ответственность  лиц, виновных в незаконном получении  и разглашении сведений, составляющих коммерческую тайну, в соответствии со ст. 183 Уголовного кодекса РФ.

Резюме 

Подводя итоги, важно отметить следующие  ключевые моменты:

введение  режима коммерческой тайны позволяет эффективно защищать конфиденциальность сведений, имеющих для компании коммерческую ценность. Отсутствие в организации режима коммерческой тайны по смыслу законодательства означает отсутствие самой коммерческой тайны;  

введение  режима коммерческой тайны обязательно  сопряжено с разработкой соответствующего пакета документов и проведением  определённых организационных мероприятий;  

необходимо  ознакомление под роспись всех сотрудников с документами, регламентирующими порядок охраны коммерческой тайны компании, и желательно проведение обучающих занятий с целью формирования корпоративной культуры конфиденциальности;  

за незаконное получение и разглашение коммерческой тайны предприятия наступает ответственность в соответствии с действующим законодательством. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Любая компания имеет право установить у себя режим коммерческой тайны. Как правило, в небольших фирмах все заботы по оформлению документов руководитель перекладывает на плечи бухгалтера.

Первоначально организации необходимо определить ту информацию, которая будет составлять коммерческую тайну. Этот перечень руководитель утверждает своим распоряжением. А  главный бухгалтер (или отдел  кадров) должен ознакомить всех сотрудников с этим списком под роспись.

Следующий этап – ограничить доступ к секретным  сведениям. Для этого генеральный  директор должен утвердить порядок  обращения и использования коммерческой тайны. Вячеслав Панкратьев, полковник юстиции, специалист в области связи и информации, рекомендует добавить в устав компании следующий пункт: «Организация имеет право определять состав, объем и порядок защиты сведений, составляющих коммерческую тайну, требовать от сотрудников ее сохранять. Организация обязана обеспечить сохранность коммерческой тайны». Бухгалтер вместе с руководителем также должны составить списки сотрудников, которые допущены к такой информации. Этот список гендиректор утверждает своим распоряжением.

В трудовые договоры со всеми работниками администрации следует добавить запись о неразглашении коммерческой тайны в течение всей работы на предприятии, а также после увольнения (обычно в течение трех лет). К тому же бухгалтер, ответственный за сохранение тайны, должен сделать надпись на всех документах, содержащих секретные сведения: «Коммерческая тайна».

В режиме секретности  кроме внутренних бумаг бухгалтеру не стоит забывать и о внешних. В каждом договоре эксперты советуют указывать, что его предмет и условия составляют коммерческую тайну. Следует прописать, что стороны должны принимать «все необходимые меры для предотвращения разглашения коммерческой тайны». Сюда можно отнести запрет передавать без предварительного согласия контрагента оригиналы (копии) документов и изделий третьим сторонам. В договоре следует предусмотреть и ответственность за разглашение сведений в виде компенсации убытков.

Стоит отметить, что режим коммерческой тайны  на предприятии поможет обезопасить  фирму не только от конкурентов, но и от проверяющих. Ведь компания не обязана давать засекреченные сведения всем желающим по первому требованию 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Построение  защите - шаг за шагом 

Следовательно, приняв решение о необходимости  построения "информационного" защите предприятия, нужно иметь в виду, что не любые сведения о деятельности предприятия априори являются коммерческой тайной. Ею являются лишь сведения, которые юридически оформлены как коммерческая тайна предприятия. К моменту надлежащего оформления их разглашение не тянет за собой никаких юридических последствий.