Применение электронного документа в библиотечной сфере

Содержание

Введение

Глава 1 Электронный документ как объект законодательства

1.1 Понятие определения «электронный документ», его типология

1.2 Определение юридической силы электронного документа

Глава 2 Электронные документы и библиотека – грани взаимодействия (на примере Брянской областной универсальной научной библиотеки им. Ф.Т.Тютчева)

2.1 Характеристика деятельности библиотеки

2.2 Применение электронных ресурсов как одного из видов инновационного обслуживания пользователей

Заключение

Список литературы

Введение

Формирующееся информационное общество оказывает существенное влияние на состояние и перспективы развития библиотечного дела. В первую очередь это обусловлено становлением электронного документного пространства, необходимостью для библиотек определить в нем свое место, гармонизировав традиционные и компьютерные технологии.

Сегодня современные информационные технологии позволяют сохранять и распространять информацию в электронной форме. Электронная форма позволяет хранить информацию надежно и компактно, распространять ее оперативно и широко. Основные средства реализации этих возможностей – электронные документы.

Современные информационные технологии – это процессы получения, накопления, хранения, поиска, обработки и передачи информации в цифровом виде, использующие телекоммуникационные и мультимедийные средства.

Внедрение информационных технологий в библиотеке позволило организовать доступ пользователей к локальным электронным ресурсам, как созданным самой библиотекой, так и приобретенным. Кроме того, это дало возможность использовать ресурсы удаленного доступа.

На сегодняшний день электронные документы заняли достойное место в фонде каждой библиотеки. Более того, все большее количество библиотек самостоятельно выпускают электронные издания.

Таким образом, использование библиотекой электронных документов относятся к наиболее перспективным направлениям библиотечной деятельности в целом. Они не заменят собой всю информацию на бумажных носителях, но будут способствовать сохранности и обеспечению оперативного доступа к фондам библиотек.

Целью исследования является обоснование применения электронных документов в информационно-библиографическом обслуживании.

Задачи:

      обосновать понятие «электронный документ», выявить его основные характеристики;

      проанализировать сущность электронного документа как объекта законодательства;

      определить перспективные направления создания и использования электронных ресурсов на примере Брянской областной универсальной научной библиотеки им. Ф.Т.Тютчева.

Объектом исследования является электронный документ как составная часть информационно-библиографического обслуживания.

Предметом выступает инновационная деятельность библиотеки по созданию и использованию электронных ресурсов.

При выполнении работы был использован метод изучения и анализа учебной литературы и публикаций в периодических изданиях по данной теме.

Глава 1 Электронный документ как объект законодательства

1.1 Понятие определения «электронный документ», его типология

Несмотря на сравнительно небольшой период времени, прошедший с момента появления самого понятия «электронный документ», уже появились отдельные монографии и статьи, посвященные этой теме.

Одно из первых определений электронного документа было дано и Ф.С. Воройским. В словаре Ф. С. Воройского документ представляется «материальным носителем информации, зафиксированной вне па­мяти»[1].

Наиболее широкое понятие документа, на наш взгляд, дает профессор Ю. Н. Столяров. Он определяет понятие «документ» с нескольких точек зрения: «...документ в субстанциональном смысле – информация, закрепленная на материальном носите­ле способом, созданным человеком, могущая служить единицей в процессе социальной коммуникации: документ в функцио­нальном смысле – материальный объект, используемый для получения необходимой информации, т. е. выполняющий функцию субстанционального документа»[2].

Очень важным для осмысления и усвоения является опреде­ление понятия «документ», приведенное в Федеральном законе «О библиотечном деле» № 78-ФЗ от 29 декабря 1994 г.: «Доку­мент – материальный объект с зафиксированной на нем ин­формацией в виде текста, звукозаписи или изображения, пред­назначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования»[3].

В работах Земскова А.И. и Шрайберга Я.Л. «Электронный документ – это преднамеренно (искусственно) созданный и ограниченный во времени и в пространстве (то есть имеющий начало и конец) массив информации, зафиксированный на машиночитаемом носителе»[4].

Наиболее детальный анализ всех подходов к понятию  «электронный документ» сделала Т. В. Майстрович в своей монографии «Электронный документ как объект библиотечного дела». «Электронный доку­мент – это форма документа, созданного в целях передачи со­общения, зафиксированного средствами компьютерных техно­логий, позволяющих адекватно воспроизводить его содержа­ние»[5].

Необходимо отметить большой разброс мнений в отношении свойств и функций электронного документа. Основным концептуальным положением, высказываемым в работах Р.С. Гиляревского является отождествление электронного документа только с мультимедийным изданием, имеющим развитую систему гиперсвязей. Данная позиция не стала предметом широкой научной дискуссии, что негативно сказывается на динамике теоретических разработок в области электронного документа.

На сегодняшний день существует ряд определений понятия «электронный документ».

Электро́нный докуме́нт – это:

      Информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования.

      Форма представления информации в целях ее подготовки, отправления, получения или хранения с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе.[6]

      Документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.[7]

      Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи.[8]

Необходимо отметить тот факт, что даже используемая терминология находится еще в крайне неустойчивом состоянии. Дискуссии ведутся, в том числе, и вокруг терминов, внесенных в государственные стандарты и законодательные акты.

Основные типы электронных документов

Полнотекстовые документы с широкими возможностями форматирования текста в произвольном по размеру и по типу шрифте, включения каких-то дополнительных компонентов (иллюстрации, звук, видео и т. д.), возможностями поиска по всему тексту, наличием гиперсвязей (отсылок к сетевым доку­ментам), возможностью автоматического агрегирования, то есть составления персонально ориентированных подборок. Особое место в этом ряду занимают полнотекстовые электронные жур­налы, которые незаметно, понемногу идут на смену традицион­ным печатным журналам.

Таблицы с расширенными функциями обработки данных и демонстрации результатов (спрэдшиты). Эти таблицы позволяют  для однажды введенных данных прово­дить довольно широкий функциональный набор статистиче­ских, арифметических и алгебраических действий, изменять ко­нечный результат автоматически с изменением входных дан­ных, а итоговый продукт представлять самым разнообразным способом — таблицами, линейными или столбчатыми много­мерными и многоцветными графиками, гистограммами, коль­цевыми и круговыми диаграммами и т. п.

Различные базы данных — фактографические, адресные, библиографические, реферативные, полнотекстовые с возмож­ностями поиска по многим точкам доступа (введенным полям или областям) и по всему тексту или содержанию.

Электронные рисунки и изображения с возможностями об­работки файлов по размерам, цвету, пространственным пара­метрам изображения и построения многомерных изображений.

Аудиозаписи и музыка, видео, компьютерная анимация.

Мультимедийные материалы (совмещение разных видов ресурсов, например текста и звука; текста, изображения, звука; текста и анимации и т. д.).

Агрегированные подборки — новый вид электронных пуб­ликаций, которые пока изучены недостаточно. Фактически, это особый вид персональных тематических публикаций, подборка из электронных журналов и других электронных ресурсов, которая рассыла­ется на электронный адрес.

Следует заметить, что термин «электронные документы» мо­жет оказаться чрезмерно расширенным при анализе практиче­ского применения в библиотеках.

Как показывает практика, внутри этого понятия в настоя­щее время существует заметная разница между офлайновыми документами, записанными на физически ощущаемом и пере­носимом носителе, например на СD-RОМ, гибких дисках, кас­сетах и картриджах цифровых магнитофонов и т. п. (хранящих­ся в библиотеке), и онлайновыми (сетевыми) ресурсами. Биб­лиотекари вполне освоили обращение с офлайновыми ресурсами — в службах комплектования, библиографической обработки, хранения и обслуживания[9].

Совсем другие технологии используются в работе с сетевы­ми ресурсами, доступными через локальную сеть или через Ин­тернет и предстоит еще многое сделать по развитию навыков практической работы с ними.

1.2 Определение юридической силы электронного документа

На протяжении многих веков единственным способом создания, хранения и передачи информации был бумажный носитель. С развитием общества и ростом темпов производства растут объёмы документооборота, в связи, с чем возникла необходимость в поиске новых способов и методов создания, хранения и передачи информации. В эпоху информационных технологий на помощь всё возрастающему документообороту пришла развивающаяся электронная техника. Возможность перевода бумажного потока документов на качественно новый уровень, в другую среду существования, на электронные носители позволяет существенно облегчить создание, передачу, хранение и поиск документов, решить многие проблемы документооборота.

Вместе с этим, при переходе к электронным документам возникает проблема придания таким документам юридической силы. Решение проблемы юридической силы электронного документа позволило бы расширить сферу его использования.

Федеральный закон «О библиотечном деле» от 23.11.1994 г., как это указано в его преамбуле, «является правовой базой сохранения и развития библиотечного дела в Российской Федерации». Понятие «документ» определено Законом о библиотечном деле следующим образом: «материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования». Очевидно, что электронный документ как понятие – шире понятия «документ», закрепленного в библиотечном законе.

Рассмотрим понятие «электронный документ». В Законе РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» это понятие отсутствует, при этом в п. 11 ст.2 Закона дано понятие документированной информации: «документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель». В ст.3 Закона РФ «Об электронной цифровой подписи» электронный документ трактуется как «документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме».

Изменения внесённые в Федеральный закон «О библиотечном деле» обоснованы тем, что в законе необходимо четко сказать о библиотечном фонде как о культурном достоянии народов Российской Федерации. Ввели отдельные понятия: «библиотечный фонд», «национальный библиотечный фонд» и «книжный памятник»[10]. Библиотечный фонд должен быть актуальным. Он должен постоянно обновляться, в том числе и электронными документами.

«Библиотечный фонд – совокупность изданий, которые используются для обслуживания читателей». Но при этом часть его, названная «национальный библиотечный фонд», должна храниться постоянно и передаваться от поколения к поколению. Эта часть формируется на основе системы «обязательного экземпляра, и в нее же включены книжные памятники.

«Обязательный экземпляр» был и раньше. Он необходим, чтобы сохранять в определенном количестве экземпляров весь наш национальный книжный репертуар, как это делают все развитые государства.

Понятие «книжный памятник» в закон введено впервые. В этой части библиотечного фонда необходимо сохранить не только содержание, но и форму книги. Речь идет только об особо выдающихся изданиях: редких и рукописных книгах.

Сейчас в законе четко определено, что такое «книжный памятник», сказано, что он находится под охраной государства и что книжные памятники должны регистрироваться. Издание только тогда приобретает статус книжного памятника, когда оно зарегистрировано, когда его статус подтвержден специальным органом.