Придание юридической силы электронным документам

 

СОДЕРЖАНИЕ 

Введение                                                                                                                  3

Глава1. Классификация современных носителей  информаций                         5              

          1.1 Оптические (лазерные) носители информации                                   5

          1.2 Магнитные носители информации                                                      7

          1.3 Перфорированные носители информации                                           9

Глава2. Придание юридической силы электронным документам                    11

          2.1 Появление электронного документа, его понятие                             11  

          2.2 Оформление реквизитов электронного документа и 

     придание  им юридической силы                                                               15

Заключение                                                                                                             19

Список  источников и литературы                                                                        21 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                  

ВВЕДЕНИЕ 

        Высокую степень актуальности  имеет в настоящее время именно  документ. Документы при формировании  единого информационного пространства органов федерального, регионального и местного уровней циркулируют довольно активно (в последнее время – больше в электронном формате).

     Современное состояние документальной среды  обусловлено не только социально-экономическими преобразованиями, но и развитием информационных технологий.

     Большое значение в современном управлении приобретают компьютерные технологии и средства, обеспечивающие на базе действующего законодательства и других правовых норм оперативность фиксации, сбора, обработки, поиска и передачи информации, надежность ее хранения, удаленный доступ, предоставление информации в нужное время, на нужном носителе и в нужной форме, с учетом психологических и эргономических требований.

     Документирование  информации позволяет зафиксировать  ее на определенном носителе, придать ей необходимую организационную форму, удостоверить подлинность и юридическую силу, снабдить необходимыми реквизитами для ее идентификации в целях поиска и использования, а также осуществить полноценную информационную поддержку управленческих процессов и накопить информационный ресурс в целях развития организации и сохранения индивидуальной памяти о ней во времени и пространстве. Исходя из этого, изучение документа как формы организации и представления информации в процессах управления имеет важное самостоятельное научное и практическое значение.

     Открывшийся доступ к мировым информационным ресурсам, переход на электронные документирование, хранение и передачу документов, т.е. переход на принципиально новые способы организации информации и доступа к ней, ставят перед документоведением, принципиально новые научные и прикладные проблемы.

     Понятие «документ» ввёл известный бельгийский  учёный, основоположник документации – науки и практики Поль Отле (1868-1944). Советские документалисты и информатики ограничили содержание документа обязательными атрибутивными элементами: наличие информации и материального носителя (Г.Г. Воробьев).¹ В 1960-е годы А.И. Михайлов, А.И. Черный и Р.С. Гиляревский, помимо названных, вводят функциональный признак документа. Согласно их определению, документ — это материальный объект, содержащий закрепленную информацию, специально предназначенный для ее передачи в пространстве и времени.²

     В России в начале 1990-х годов практически  одновременно, уточняя смысл понятия «документ», О. П. Коршунов (библиографоведение), А. В. Соколов (информатика), Ю. Н. Столяров (библиотековедение) предложили трактовать его как материальный объект – носитель социальной информации.³

     Целью курсовой работы является исследование научной проблемы управления документацией в условиях новых информационных технологий.

     Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

          -изучить литературу по теме исследования;

          -выделить основные способы классификации документов;

          -проанализировать механизм регистрации документов;

          - классификация современных носителей   информаций;

          -выделить особенности юридической силы документам ;

      -осветить особенности электронного документа 

1.Классификация современных носителей  информации

1.1   Оптические (лазерные) носители информации 

     Развитие  материальных носителей документированной  информации в целом идёт по пути непрерывного поиска объектов с высокой  долговечностью, большой информационной ёмкостью при минимальных физических размерах носителя. Начиная с 1980-х годов, всё более широкое распространение получают оптические (лазерные) диски. Это пластиковые или алюминиевые диски, предназначенные для записи и воспроизведения информации при помощи лазерного луча.

     В настоящее время оптические (лазерные) диски являются наиболее надёжными  материальными носителями документированной  информации, записанной цифровым способом.

     Оптический  документ аккумулирует в себе преимущества различных способов записи информации и материалов носителя. Важным достоинством данного носителя информации является, во-первых, его универсальность, т. е. возможность записи и хранения в единой цифровой форме информации любого вида — звуковой, текстовой, графической, видео. Во-вторых, оптический документ дает возможность организации и хранения информации в виде баз данных на едином оптическом носителе. В-третьих, этот документ обеспечивает возможность создания интегрированных информационных сетей, обеспечивающих доступ к таким базам данных.

     Оптический  документ - это интегральный вид  документа, способный вобрать в  себя достоинства и возможности  книги, микро-, диа- и видеофильмов, аудиозаписи и т. д., причем все это одновременно. Он необходим для длительного хранения больших массивов информации.

     Самым перспективным видом оптического  документа, выделяемым по форме носителя и особенностям пользования, является оптический диск   — материальный носитель, на котором информация записывается и считывается с помощью сфокусированного лазерного луча.

     Компакт-диски изготавливаются из поликарбоната толщиной 1,2 мм, покрытым тончайшим слоем алюминия (ранее использовалось золото) с защитным слоем из лака, на котором обычно печатается этикетка.

     По  технологии применения оптические, магнитооптические  и цифровые компакт-диски делятся на 3 основных класса:

1. Диски, допускающие однократную запись и многократное воспроизведение сигналов без возможности их стирания (CD-R; CD-WORM - Write-Once, Read-Many - один раз записал, много раз считал). Используются в электронных архивах и банках данных, во внешних накопителях ЭВМ.  
2. Реверсивные оптические диски, позволяющие многократно записывать, воспроизводить и стирать сигналы (CD-RW, CD-E). Это наиболее универсальные диски, способные заменить магнитные носители практически во всех областях применения.   
3. Цифровые универсальные видеодиски DVD (Digital Versatile Disk) типа DVD-ROM, DVD-RAM, DVD-R с большой ёмкостью (до 17 Гбайт).⁴

     В настоящее время оптические (лазерные) диски являются наиболее надёжными  материальными носителями документированной информации, записанной цифровым способом. Вместе с тем активно ведутся работы по созданию ещё более компактных носителей информации с использованием так называемых нанотехнологий, работающих с атомами и молекулами. Плотность упаковки элементов, собранных из атомов, в тысячи раз больше, чем в современной микроэлектронике. В результате один компакт-диск, изготовленный по нанотехнологии, может заменить тысячи лазерных дисков.

     Таким образом, внедрение оптической технологии в документно-информационную сферу может рассматриваться как начало новой эры в распространении, хранении, использовании документированной информации.

                 
 

1.2    Магнитные носители  информации

        В настоящее время материальные носители магнитной записи классифицируют:

     - по геометрической форме и размерам (форма ленты, диска, карты и т.д.);

     - по внутреннему строению носителей  (два или несколько слоёв различных материалов);

     - по способу магнитной записи (носители  для продольной и перпендикулярной записи);

     - по виду записываемого сигнала  (для прямой записи аналоговых  сигналов, для модуляционной записи, для цифровой записи).

     К магнитным носителям информации относят магнитную ленту (МЛ), магнитную  карту (МК), магнитный диск (МД) (жесткий и гибкий).⁵

     Из  этой группы в настоящее время наиболее используемыми для работы с документированной информацией являются магнитные диски.

     Магнитный диск — носитель информации в виде диска с ферромагнитным покрытием для записи.

     Магнитные диски делятся на жесткие и  гибкие (дискеты).

     Жесткий магнитный диск (винчестер)— это круглая плоская пластинка, изготовленная из твердого материала (металла), покрытого ферромагнитным слоем. Он предназначен для постоянного хранения информации, используемой при работе с персональным компьютером и устанавливаются внутри него.

     Винчестеры  значительно превосходят гибкие диски. Они имеют лучшие характеристики емкости, надежности и скорости доступа к информации. Поэтому их применение обеспечивает скоростные характеристики диалога пользователя и реализуемых программ, расширяет системные возможности по использованию баз данных, организации многозадачного режима работы, обеспечивает эффективную поддержку механизма виртуальной памяти. 

     Гибкий  диск (флоппи-диск) или дискета — это диск, изготовленный из пластика, покрытого ферримагнитным слоем. Гибкий магнитный диск широко используется в персональных компьютерах и является сменным носителем документированной информации. Он хранится вне компьютера и устанавливается в накопитель по мере необходимости. 

     В настоящее время чаще всего используются дискеты емкостью 1,44 Мбайт. Они позволяют  переносить документ и программы  с одного компьютера на другой, хранить информацию, не используемую постоянно в компьютере, делать архивные копии информации, содержащейся на жестких дисках.

     Широкое применение, прежде всего в банковских системах, нашли так называемые пластиковые карты, представляющие собой устройства для магнитного способа хранения информации и управления данными.⁶

     Пластиковая карта представляет собой документ, выполненный на основе металла, бумаги или пластика стандартной прямоугольной формы, хотя бы один из реквизитов которого находится в форме, доступной восприятию средствами электронно-вычислительной техники и электросвязи.

     Пластиковые карты бывают двух типов: простые и интеллектуальные.

     В простых картах имеется лишь магнитная  память, позволяющая заносить данные и изменять их.

     В интеллектуальных картах, которые иногда называют смарт-картами (от англ. smart –умный), кроме памяти, встроен ещё и  микропроцессор. Он даёт возможность производить необходимые расчёты и делает пластиковые карты многофункциональными.