Выбор программы автоматизации для туристского офиса

Система реализована  на платформе LotusNotes. Благодаря этому вдобавок к функциям «БОСС-Референт» пользователи получают в свое распоряжение все богатство функциональности самой среды LotusNotes, включая электронную почту, репликацию данных, возможность удаленной работы и т.д. «БОСС-Референт» является наиболее открытой во всех смыслах системой – она поставляется вместе с полными исходными текстами. К ней дополнительно прилагается инструментарий разработчика с полным описанием функций прикладного программного интерфейса. 

На «БОСС-Референт»  стоит обратить внимание в первую очередь тем организациям, которые  уже используют LotusNotes. Остальные должны отдавать себе отчет в том, что, выбирая эту систему, они получают и LotusNotes в качестве основы своей информационной инфраструктуры и должны приобрести лицензию LotusNotes на каждое рабочее место. 

«Дело» 

Система «Дело», которая  до недавнего времени называлась «Дело-96», является типичным представителем систем автоматизации делопроизводства и именно в этом качестве приобрела  популярность у нас в стране. Она  последовательно поддерживает все  правила делопроизводства, принятые в России. Разработчик – компания «Электронные офисные системы» (ЭОС, http://www.eos.ru) взял курс на пересмотр концепции  продукта в сторону создания полноценной  системы документооборота. Продукт  поддерживает идеологию делопроизводства, суть которой в следующем: чтобы  было совершено любое действие в  организации, нужен документ, к которому «приделываются ноги», то есть обеспечивается его движение. Движение документов (при том, что физически они, естественно, не перемещаются) происходит за счет изменения учетных записей о документах в базе данных. 

Для хранения документов компания ЭОС недавно представила  отдельный продукт, интегрированный  с системой «Дело», обеспечивающий функции электронного архива. В системе  реализованWeb-интерфейс, что удобно для организации удаленного доступа и построения интранет-порталов. Система имеет API, позволяющий интегрировать ее с различными приложениями. «Дело» хранит учетные записи средствами промышленной СУБД – Oracle или Microsoft SQL Server; осуществляет полное протоколирование действий пользователей с документами. Последняя версия интегрирована с системой распознавания FineReader для занесения в нее данных с бумажных документов. 

Продукт в первую очередь интересен для организаций, которые сталкиваются с необходимостью внедрения формализованного делопроизводства. 

«Евфрат» 

«Евфрат» является простым электронным архивом  с базовыми возможностями контроля исполнения. Разработан компанией CognitiveTechnologies (http://www.cognitive.ru). Компания предлагает спектр продуктов для организаций различного масштаба – от версии для малого офиса до варианта для крупных компаний. В нашем случае речь пойдет о втором варианте, называемом «Евфрат Клиент-сервер», в котором в качестве клиентской части используется «Евфрат-Офис», являющийся самостоятельным продуктом, который может работать независимо от серверного компонента системы. 

«Евфрат» построен в парадигме «рабочего стола» с папками. Документы раскладываются по папкам, которые могут иметь  любую степень вложенности. Собственного хранилища файлов «Евфрат» не имеет  – система хранит только ссылки на файлы или на страницы в Internet. Для хранения реквизитов документов используется СУБД собственной разработки. В комплект продукта входят утилиты, позволяющие уплотнять и архивировать базу данных этой СУБД. 

Отличительной особенностью является возможность открыть и  просмотреть любой документ поддерживаемого  системой формата с помощью встроенной программы просмотра, правда, без  форматирования и иллюстраций, что, в прочем, не составляет проблемы, так  как документ можно открыть во внешнем «родном» приложении. К сожалению, «Евфрат» не дает возможности отслеживать  получение и возврат документов (check-out, check-in) и хранение версий, что может усложнить коллективную работу с документами. Система позволяет описать категории документов и приписать любой из категорий любые реквизиты. 

Для ввода информации с бумажных носителей в комплект продукта входит система потокового ввода, основанная на другом продукте компании – системе распознавания  текстов Cuneiform. По сути, «Евфрат» представляет собой средство сканирования, распознавания, регистрации документов, присвоения им реквизитов, индексации, полнотекстового поиска, назначения заданий, связанных с документом, и контроля их исполнения. Это недорогое решение, которое может оказаться полезным в малом офисе или на предприятиях, не предъявляющих высоких требований к масштабируемости информационной системы. 

электронный документооборот  туристический информация

Проблемы внедрения  системы документооборота 

Существуют общие  практически для любых организаций  проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении  систем электронного документооборота. Ниже перечислены основные из них. 

Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться  и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения  системы электронного документооборота. 

Фактор директора  «советского типа» – нежелание  непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать  документы. 

Постоянные структурные  изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов. 

Необходимость обеспечения  юридической силы документов (после  принятия закона об электронной подписи  этот фактор начнет терять свою значимость). 

Необходимость взаимодействовать  с внешним «бумажным» миром, в  особенности если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа. 

Кроме этих, существуют специфические для определенных типов организаций проблемы. 

 

Тенденции и критерии для отбора СЭД 

Даже в сложившейся  сложной экономической ситуации основными тенденциями для выбора СЭД продолжают оставаться следующие: 

Выбор комплексных  систем управления корпоративным содержанием (ECM). Компании с небольшим бюджетом на IT-решения стремятся извлечь  максимальную пользу от инвестиций во внедрение, поэтому выбирают продукт  с необходимым набором функций, следуя четкой цели оптимизировать бизнес-процессы, а не только упорядочить документооборот; 

Интеграция, адаптация  и масштабирование являются важным условием при вложении средств в систему. Заказчик сегодня не может позволить себе внедрение, чтобы попробовать и не использовать затем систему в работе: она должна быть совместима с имеющимся ПО и обеспечивать единое информационное поле, при этом должна оставаться возможность настроить «под себя» и развить корпоративную систему со временем; 

Доступная стоимость  и окупаемость проекта по внедрению  корпоративной системы. Еще два  года назад важным считалась именно окупаемость, теперь доступность проекта  по стоимости становится лидирующей. 

Таким образом, можно  выделить следующие критерии, которые  являются наиболее значимыми сегодня  при выборе СЭД 

Функционал СЭД. 

Простота работы в СЭД. 

Невысокие затраты  на обслуживание. 

Доступная стоимость. 

 

Обзор российского  рынка СЭД 

Для краткого обзора существующих на российском рынке СЭД  были взяты наиболее известные системы, занимающие лидирующие позиции, активно  развивающие функционал продукта, тем  самым завоевывая новых клиентов. Информацию об этих СЭД можно найти  в различных открытых источниках. 

БОСС-Референт. Разработчик  «БОСС – Референт» входит в  группу компаний АйТи. Предназначена для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Существует на рынке с 1996 года. Преимуществами системы являются использованием платформы IBM Lotus, высокотехнологичной архитектурой и длительным опытом внедрения. 

ДЕЛО. Разработчик  – «Электронные Офисные Системы». Представляет собой промышленное решение  для обеспечения автоматизации  процессов делопроизводства. Выпущена в 1996 году. Первая отечественная система автоматизации документооборота, получившая государственный сертификат наивысшего качества ЦСЦР Госстандарта РФ. 

ЕВФРАТ-Документооборот. Разработчик – «CognititveTechnologies». Система позволяет реализовать разные схемы автоматизации работы с документами и автоматизировать ключевые бизнес-процессы организации. Существует на рынке с 1997 года. К основным преимуществам разработчики относят возможность использовать систему как коробочное, так и проектное решение. 

DIRECTUM. Разработчик  – «DIRECTUM». Представляет собой  систему электронного документооборота  и управления взаимодействием.  На рынке с 2003 года. К преимуществам  относят широкую функциональность  и простые принципы работы. 

DocsVision. Разработчик – «DocsVision», компания выделилась из «DigitalDesign». Система электронного документооборота, позволяющая решить задачи управления документами и процессами. Разрабатывается с 1998 года. Преимущества системы заключаются в разнообразии приложений и возможности развития функционала. 

LanDocs. Разработчик – «Ланит». Технологическая платформа для создания информационно-технологических решений. Разрабатывается с 1996 года. Среди главных преимуществ: функциональность и масштабируемость. 

Эффект Офис. Разработчик  – «ГАРАНТ ИНТЕРНЭШНЛ». Система  электронного документооборота позволяет  обеспечить систематизацию, безопасное хранение и эффективный поиск  документов. Функциональность, надежность, гибкость с относительно невысокой  стоимостью эксплуатации сделало систему  одной из самых популярных российских разработок в сфере электронного документооборота. 

Далее к данным из открытых источников о перечисленных  системах СЭД на рынке России будет  применен информационный подход с целью  выбора программы для автоматизации  офиса турфирмы с учетом изложенных выше критериев отбора.

Применение информационного  подхода к выбору программы для  автоматизации деятельности турфирмы 

Объектом выбора являются программы для автоматизации  делопроизводства турфирмы: 

БОСС-Референт; 

ДЕЛО; 

ЕВФРАТ-Документооборот; 

DIRECTUM; 

DocsVision; 

ЭффектОфис; 

LanDocs. 

Формулирование цели 

Целью выбора программы  для автоматизации деятельности делопроизводства турфирмы является: 

Простота использования; 

Финансовая доступность; 

Сокращение затрат рабочего времени на составление  отчетов; 

Требования к техническому оснащению. 

Анализи отбор значимых факторов 

Начнем знакомиться  с сайтами производителей и описаниями программных продуктов. Выберем  те программы, с которыми имеет смысл  познакомиться поближе, а из них  выберем самую оптимальную. 

Значимые факторы  при отборе программ: 

Стоимость лицензий для одновременной работы 50 пользователей (полный функционал) 

Фактор очень важный, т. к. без его оценки, затраты будут  непредсказуемы и могут сильно ударить  по бюджету турфирмы. Поэтому стоит  проанализировать стоимость продуктов  и определить ценовые планки. 

Использование ЭЦП 

Безусловно, одно из главных условий сохранения целостности  и правомочности электронных  документов. 

Автоматическое сохранение всех редакций документа 

Это условие позволяет  проследить все изменения в документе, которые могут быть и важными, и нет, а также персонифицировать  и датировать эти изменения. 

Системные уведомления 

Функции относятся  к удобству интерфейса, работы с  системой. 

Ведение секретного делопроизводства 

Сохранение коммерческой и служебной тайны, конфиденциальности информации.