Выбор программы автоматизации для туристского офиса

Российская  Международная академия Туризма

Кафедра Менеджента Информационных технологий международного туризма 
 
 
 
 

реферат

-по специальности « Информационные технологии в туризме» 
 
 

Тема: «Выбор программы автоматизации для туристского офиса» 
 

 

Выполнила студентка:

4 курса  заочной  формы

Гаврюшина И.Ф. 

Руководитель:

Чернецкий С.Р. 
 
 
 
 

Москва 2011Г

Содержание: 

 

Введиние:

Информатизация  – одна из наиболее ярких черт системы  общественных отношений развитых стран. Человечество вступило в такой этап развития цивилизации, в котором  информация, знания играют определяющую роль во всех сферах деятельности людей. При этом информация становится в  современном обществе важнейшим  фактором экономического роста. Очевидно, что технологический прогресс является сегодня не только главным фактором обеспечения благосостояния нации, но и важнейшим условием процесса ее устойчивого развития. При этом приоритетное внимание должно быть уделено  именно информационным технологиям, которые  благодаря их особым свойствам катализатора будут активно содействовать  технологическому прорыву страны не только в информационной сфере, но и  во многих других не менее важных направлениях.

В современном информационном обществе повышается значение информации как товара. Это является следствием общего роста информационных потребностей и выражением развития отрасли информационных услуг. Свидетельство тому – увеличение вклада информационного сектора  в создание национального богатства. Автоматизация и широкое применение электронной техники становятся одной из актуальнейших задач  в отрасли туризма. Создание мощных компьютерных систем бронирования средств размещения и транспорта, экскурсионного и культурно-оздоровительного обслуживания, внедрение новейшей технологии в сферу туризма, информация о наличии и доступности тех или иных видов поездок, маршрутов, туристского потенциала стран и регионов – весь комплекс этих вопросов с учетом развития интеграционных процессов ставится в повестку дня текущей и будущей деятельности Всемирной туристской организации. 

Информация в туристической  отрасли 

Известно, что туризм представляет собой мощную отрасль  по торговле услугами. Основу туристической индустрии составляют фирмы туроператоры и турагенты, занимающиеся туристическими поездками, продажей их в виде путевок и туров; предоставляющие услуги по размещению и питанию туристов (гостиницы, кемпинги и др.), их передвижению по стране, а также органы управления, информации, рекламы по исследованию туризма и подготовке для него кадров, предприятия по производству и продаже товаров туристского спроса. На туризм работают и другие отрасли, для которых обслуживание туристов не является основным видом деятельности (предприятия транспорта, торговли и др.). 

Туризм – информационно  насыщенная деятельность. Существует немного других отраслей, в которых  сбор, обработка, применение и передача информации были бы настолько же важны  для ежедневного функционирования, как в туристической индустрии. Услуга в туризме не может быть выставлена и рассмотрена в пункте продажи, как потребительские или  производственные товары. Ее обычно покупают заранее и вдали от места потребления. Таким образом, туризм на рынке почти  полностью зависит от изображений, описаний, средств коммуникаций и  передачи информации. 

Однако выделяется одна особенность – связующим  центром, удерживающим различных производителей в рамках туристической отрасли, является информация. Именно информационные потоки, а не товары обеспечивают связи  между производителями туристических  услуг; они идут не только в виде потоков данных, но выступают также  в форме услуг и платежей. 

Услуги (например, ночевка  в гостинице, аренда автомобиля, комплексные  туры и места в самолетах) не пересылаются турагентам, которые, в свою очередь, не хранят их до тех пор, пока не продадут потребителям. Передается и используется информация о наличии, стоимости и качествах этих услуг. Точно так же реальные платежи не переводятся от турагентов турпоставщикам, а комиссионные – от турпоставщиков турагентам. 

Можно выделить три  характерные черты туризма. Во-первых, это – разнообразная и интегрированная  торговля услугами. Во-вторых, это –  комплексная услуга, как с точки  зрения производителя, так и потребителя. Наконец, это – информационно  насыщенная услуга. Поэтому туризм – как международный, так и  внутренний, – сфера растущего  применения информационных технологий. 

Система информационных технологий, используемых в туризме, состоит из компьютерной системы  резервирования, системы проведения телеконференций, видеосистем, компьютеров, информационных систем управления, электронных  информационных систем авиалиний, электронной  пересылки денег, телефонных сетей, подвижных средств сообщения  и т.д. При этом необходимо отметить, что эта система технологий развертывается не тур агентами, гостиницами или  авиакомпаниями каждым в отдельности, а всеми ими. Более того, использование  каждым сегментом туризма системы  информационных технологий имеет значение для всех остальных частей. Например, системы внутреннего управления гостиницей могут быть связаны с  компьютерными глобальными сетями, которые обеспечивают, в свою очередь, основу для связи с гостиничными системами резервирования, которые, уже в обратном направлении, могут  быть доступны турагентам через их компьютеры. Следовательно, мы имеем дело с интегрированной системой информационных технологий, которая распространяется в туризме. Из вышеизложенного становится ясно, что в туристической индустрии распространяются не компьютеры, не телефоны, не видеотерминалы сами по себе – здесь функционирует система взаимосвязанных компьютерных и коммуникационных технологий. 

Программное обеспечение  офиса туристического предприятия 

Современный уровень  развития турбизнеса и жесткая конкуренция  в этой области придают особую важность информационным системам туристических  фирм. Функциональные возможности этих систем должны обеспечивать ввод, редактирование и хранение информации о турах, гостиницах, клиентах, о состоянии заявок, предусматривать вывод информации в форме различных документов: анкет, ваучеров, списков туристов, описаний туров, гостиниц, рассчитывать стоимость туров с учетом курса валют, скидок, контролировать оплату туров, формирование финансовой отчетности, экспорт-импорт данных в другие программные продукты (Word, Excel, бухгалтерские программы) и прочие возможности. Эти системы не только ускоряют процесс расчетов и формирования документов, но и могут уменьшать стоимость услуг (турпакета). 

Как известно, программное  обеспечение (ПО) – это компьютерные программы и данные, предназначенные  для решения определенного круга  задач и хранящиеся на машинных носителях. Системное ПО – основа работы компьютера, операционная система (Windows и др.), затем к нему добавляется прикладное ПО – набор различных компьютерных программ, выбор которых зависит от специфики деятельности (текстовые и графические редакторы, программы для работы со звуком и изображением и т.д.). Прикладное ПО обычно делят на стандартное, которое можно использовать на большинстве предприятий независимо от сферы деятельности, и специальное / специализированное ПО. 

К специальному ПО в отрасли туризма относят комплексные системы автоматизации деятельности туристской фирмы. Программные комплексы «Мастер-Тур», «САМО-Тур» и «САМО-ТурАгент», TurwinMultiPro, «Jack», «Сам себе тур», «Туроператор», «Тур1», «1С-Рарус: Турагентство». 

Основной функционал перечисленных программ сводится к  формированию и реализации тура, а  именно: 

• осуществление  разнообразных операций для работы с данными; 

• оптимизация и  автоматизация управления туристическим  предприятием с учетом контроля процесса продаж, изменений конъюнктуры рынка  и т.д.; 

• формирование различных  туристических программ: групповых  или индивидуальных, по одной или  нескольким странам; 

• определение порядка  расчета тура; 

• оперативное оформление заказов; 

• автоматическое комплектование турпакета и формирование прайс-листов; 

• создание справочников по любому сегменту туристского продукта; 

• контроль загрузки рейсов и отелей с учетом квот мест; 

К стандартному ПО относят пакеты офисных программ, а также компьютерные системы, позволяющие автоматизировать внутреннюю деятельность любого предприятия. Для туристической фирмы эти системы позволяют вести справочные базы данных по клиентам, партнерам, гостиницам, транспорту, посольствам, а также вести учет туров и платежей, прием заказов и работу с клиентами, формирование выходных документов, обеспечивать формирование бухгалтерской отчетности и импорт-экспорт данных в специализированные бухгалтерские программы, такие, как 1С и др. 

С течением времени  требования к автоматизации деловых  процессов растут. И если когда-то ставилась задача автоматизации  отдельных участков работы подразделений, что привело к наличию большого количества разрозненных программных  продуктов, то теперь основной вопрос – организация комплексной системы  оперативного управления. Именно этот подход позволяет наиболее эффективно решить задачу автоматизации. 

Документы – это  основные информационные ресурсы любой  организации, не только в сфере туризма, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях  и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот – это непрерывный  процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации  и позволяющий оперативно ей управлять. Горы макулатуры, длительный поиск  нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих  при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях –  полностью парализовать работу организации. 

Эффективный документооборот  является обязательной составляющей эффективного управления в туристской отрасли. Документооборот  исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого  учёта. 

Системы электронного документооборота (системы управления электронными документами) формируют  новое поколение систем автоматизации  предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария. Классифицировать СЭД можно по нескольким признакам (рис. 1). 

Конечных приложений автоматизации документооборота можно  насчитать огромное количество. Вот  несколько примеров: 

регистрация корреспонденции (входящие, исходящие); 

электронный архив  документов; 

согласование и  утверждение ОРД; 

контроль исполнения документов и поручений; 

автоматизация договорного  процесса; 

управление библиотекой  книг (bookmanagement); 

библиотека регламентов  управленческих процедур; 

оформление командировок; 

организация внутреннего  информационного портала предприятия  и его подразделений; 

система контроля выполнения должностных инструкций. 

Рисунок 1. Классификация  СЭД

Обзор основных СЭД в России 

Ниже приведены  главные отличительные черты  основных систем документооборота, представленных в России. В данном обзоре представлены сведения о системах полученные, при  проведении конференций Docflow, организуемых компанией ABBYY. 

Какие-то системы, возможно, не вошли в данный обзор, какие-то – менее распространенные в России – описаны весьма лаконично. Более  подробную информацию о системах можно узнать на сервере конференции  Docflow (http://www.docflow.ru). 

В обзоре сознательно  опущены те свойства систем, без  которых не обходится никакая, даже самая простейшая система документооборота. Это, например, относится к интеграции с приложениями Microsoft Office, генерации отчетов, стандартным средствам поиска. Та или иная стандартная функциональность упоминается в обзоре только в том случае, если она является сильной или, наоборот, слабой, стороной какого-то конкретного продукта. 

DocsFusion и DocsOpen 

Разработчиком этих продуктов является компания Hummingbird (http://www.hummingbird.com/ products/dkm/index.html). Это одна из самых популярных в мире систем, относящихся к классу «электронных архивов». К сожалению, различные поколения и компоненты продукта получили различные названия, и поэтому при ознакомлении с ним возникает определенная путаница. Изначально существовала система DocsOpen – клиент-серверное приложение с «толстым» клиентом. Затем был разработан сервер приложений DocsFusion, позволивший избавиться от необходимости иметь «толстого» клиента, обращающегося напрямую к базе данных. К нему есть два клиента: Windows-клиент PowerDocs и Web-клиент CyberDocs. Перспективной для компании является платформа DocsFusion. Для простоты мы далее будем называть систему словом Docs, имея в виду DocsFusion и клиенты PowerDocs иCyberDocs.