Выбор программы автоматизации для туристского офиса

В России DocsOpen представлена достаточно давно и уже применяется во многих организациях. Дистрибьютором этого продукта в России является недавно созданная компания HBS (http://www.hummingbirdsolutions.com). Docs может эффективно применяться и в крупных организациях с большим числом сотрудников (тысячи человек), и в небольших фирмах, где работает пять-шесть человек. Система в первую очередь позиционируется как предназначенная для организаций, которые занимаются интенсивным созданием документов и их редактированием (головные офисы компаний, консалтинговые компании, органы власти и т.д.). 

Documentum 

Documentum (http://www.documentum.com) – это система управления документами, знаниями и бизнес-процессами для крупных предприятий и организаций. В России ее представляет компания «ДокументумСервисиз» http://www.documentum.ru/. Система только начинает внедряться в России, но уже давно и прочно заслужила позицию одного из лидеров индустрии, и поэтому включена в обзор. Documentum – это платформа, в большей степени, чем готовый продукт, предназначенная для создания распределенных архивов, поддержки стандартов качества, управления проектами в распределенных проектных группах, организации корпоративного делопроизводства, динамического управления содержимым корпоративных интранет-порталов. 

В продукте предусмотрено  все, что нужно крупной организации, – это интегрированная система, позволяющая комплексно решать достаточно широкий спектр задач. Она включает необходимую функциональность для  автоматизации деловых процессов: маршрутизацию, утверждение, распределение, уведомление и контроль исполнения. Documentum достаточно масштабируем, вся информация, которая хранится в системе, управляется выделенным серверным компонентом – хранилищем DocBase. Documentum содержит механизмы, позволяющие управлять хранением информации: она поддерживает управление версиями, публикацией, доступом, местонахождением информации и дает возможность осуществлять архивацию. Система может эффективно работать в распределенной архитектуре в территориально разобщенных подразделениях благодаря реализованным механизмам репликации и синхронизации информации, а также централизованного администрирования. 

Documentum поставляется в нескольких «редакциях», ориентированных на различные задачи: создание порталов, управление знаниями, обеспечение соответствия стандартам / управление качеством, организация B2B (business-to-business) взаимодействия. Важной особенностью для многих отраслей является возможность полного документирования всех событий и жесткого отслеживания выполнения определенных процедур. 

Продукт включает в себя средства, позволяющие создавать приложения в среде Documentum, в том числе Web-приложения. Но для разработки приложений для Documentum и интеграции его с другими приложениями можно использовать и внешние средства разработки: продукт построен на современных открытых технологиях. Благодаря такой открытости для его внедрения в существующую информационную среду не потребуется существенных расходов на модификацию инфраструктуры. Documentum отличается мощной поддержкой форматов и средствами автоматической генерации файлов форматов PDF и HTML из любых хранимых данных. Одним из преимуществ использования этого продукта для промышленных предприятий является возможность его интеграции с ERP и CAD/CAM-системами. 

Documentum имеет относительно высокую стоимость внедрения за счет того, что является «конструктором», из которого собирается необходимая функциональность, и далек от «коробки», а кроме того, сложен в освоении, что является очевидной оборотной стороной его функциональной полноты. Поэтому оснащение этим продуктом отдельных рабочих групп или организаций с числом сотрудников порядка одного-двух десятков имеет мало смысла, разве что в случае, если предполагаются быстрые темпы роста. 

LanDocs 

Система LanDocs в первую очередь ориентирована на делопроизводство и архивное хранение документов. Она состоит из нескольких компонентов: системы делопроизводства, сервера документов (архива), подсистемы сканирования и визуализации изображений, подсистемы организации удаленного доступа с использованием Internet-клиента, почтового сервера. 

Компонент делопроизводства реализован в клиент-серверной архитектуре  на базе промышленной СУБД: Oracle или Microsoft SQL Server. Программное обеспечение для централизованного управления хранением документов в электронном архиве реализовано в виде отдельного сервера. В качестве отдельной опции поставляется модуль полнотекстового поиска документов с учетом правил русского языка. Почтовая служба LanDocs сделана так, что сотрудники, у которых установлен специальный клиентский компонент LanDocs, могут получать сообщения-задания и отчитываться по ним, используя стандартный почтовый ящик MicrosoftExchange или LotusNotes. 

Продукт открыт для  разработчиков – имеется API для  встраивания LanDocs в Windows-приложения сторонних разработчиков. Компонент сканирования и работы с изображениями имеет достаточно продвинутую функциональность: он позволяет фильтровать изображения, исправлять перекос, возникший после сканирования, распознавать текст в случае необходимости. 

Система LanDocs не ориентирована на поддержку коллективной работы и процесса создания документов. 

MicrosoftSharePointPortalServer 

Система является электронным  архивом с развитыми средствами поддержки совместной работы. Это, пожалуй, первый продукт компании Microsoft (http://www.microsoft.com/sharepoint/default.asp), который может претендовать на роль корпоративного. Поддерживает: совместное создание документов, ведение версий документов, изъятие и возврат документов в архив (check-out, check-in). В нем нет Windows-клиента как такового. Для доступа к архиву используется Web-клиент (сторонние разработчики могут дописывать для него свои компоненты) и компонент, интегрированный в WindowsExplorer, что позволяет обращаться к архиву как к набору файлов. 

В систему встроены достаточно мощные средства индексации и поиска. Причем поиск может осуществляться как по внутренним хранилищам информации (файлы, интранет-сайты, базы MicrosoftExchange, базы LotusNotes), так и по внешним (Internet). Система способна индексировать и публиковать документы, которые находятся в файловой системе на серверах локальной сети. В качестве альтернативы документы можно переместить в хранилище самого сервера (которое аналогично хранилищу MS Exchange 2000). Регистрационные данные о документах всегда помещаются в хранилище сервера, при этом нет необходимости в использовании отдельного сервера баз данных. 

Система достаточно открыта, к ней можно добавлять  различные компоненты. Опора на Web-технологии делает такое расширение технологичным. 

Продукт наиболее эффективен в качестве базы информационной инфраструктуры для компаний, которые делают ставку не на иерархическое управление, а  на матричную организацию взаимодействия людей и плоскую структуру  управления. Для традиционных фирм она может стать звеном в интранет-инфраструктуре для «оживления» последней, так как концепции, заложенные в эту систему, позволяют сделать процесс публикации информации на портале частью каждодневной работы с документами, не требующей особо сложных процедур, ресурсов и организационных усилий. 

Система DocsVision – программный продукт, предназначенный для создания автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами. Включает предметно-ориентированную платформу с открытыми интерфейсами прикладного программирования для разработки заказных приложений и готовые типовые приложения с возможностями параметрической настройки. 

Общее назначение, область  применения: 

1. Создание корпоративных  решений по управлению документами  и бизнес-процессами, в том числе:  делопроизводство, документационное  обеспечение управления; контроль  исполнения решений и поручений;

 архив документов  предприятия; согласование документов; обработка заявок на обслуживание  клиентов; другие бизнес-процессы  с участием документов и данных  внешних ИТ-систем; 

2. Интеграция ИТ-систем  предприятия в рамках сквозных  бизнес-процессов и в территориально-распределенной  структуре; 

3. Поддержка современных  методик управления: управление  качеством, знаниями, процессное  управление. 

Состав системы  DocsVision: 

1. Программная платформа  управления документами и бизнес-процессами  – набор программных компонентов,  предоставляющий функции работы  с документами, включает в себя  открытые программные интерфейсы, средства моделирования приложений  и базовые клиентские компоненты. 

2. Стандартные приложения: – «Делопроизводство» – обеспечивает  типичные процессы организационно-распорядительного  документооборота: регистрацию, рассмотрение, исполнение, подготовку, согласование  документов. 

– «Управление процессами»  – полнофункциональная WorkFlow система описания и исполнения сложных процессов обработки информации и взаимодействия с информационными системами. 

– Средства настройки  и разработки приложений – дают возможность партнерам и заказчикам создавать собственные прикладные решения на базе платформы и стандартных  приложений. 

– Модуль репликации – предназначен для создания территориально-распределенных решений на базе DocsVision. 

– Шлюзы к другим системам – предназначены для  интеграции DocsVision и других информационных систем: файловая система MicrosoftExchange, MicrosoftSharePoint, MicrosoftDynamics AX, 1С: Предприятие. 

Партнеры и заказчики  могут разрабатывать собственные  шлюзы к другим системам, используя  программные интерфейсы универсального механизма шлюзов DocsVision. 

Общие сведения об архитектуре: 

Система реализована  в 3-х уровневой архитектуре клиент-сервер с использованием web-клиента. Взаимодействие клиента и сервера осуществляется по протоколу SOAP, клиент реализован в виде набора ActiveX компонент. Все системные объекты доступны по URL. Система аутентификации пользователей интегрирована с MicrosoftActiveDirectory и не требует дополнительного ввода имени пользователя или пароля при входе в систему. Централизованное хранилище с возможностью строить распределенные системы. Система поддерживает английский, русский, украинский, латышский, эстонский и казахский интерфейсы. 

OptimaWorkflow 

Хотя система и  называется OptimaWorkflow (http://www.optima.ru/), это больше чем workflow-продукт. Кроме общего механизма организации потока работ, он позволяет хранить на время проведения работ все документы, относящиеся к процессу. Для этого в качестве хранилища используется механизм общих папок Microsoft Exchange. Полезной возможностью является отслеживание критических путей и представление комплекса взаимосвязанных работ в виде диаграмм Ганта. Впрочем, эту работу можно производить и в среде MS Project c использованием всех ее возможностей, так как OptimaWorkflow позволяет экспортировать данные о ходе работ в эту программу. 

Система автоматизирует процессы регистрации документов по правилам делопроизводства, реализует  механизмы аннотирования и сбора  резолюций, доставки отчетов об исполнении поручений. 

Тот факт, что OptimaWorkflov использует в качестве основного хранилища и транспорта MicrosoftExchange, определяет все ее возможности по надежности хранения, защите от сбоев, возможности применения медленных линий связи, синхронизации данных, ограничения доступа к данным. Для регистрации версий документов используется СУБД, к которой осуществляется доступ через ODBC. 

Как уже указывалось  выше при классификации систем, workflow-система удобна для формализации типовых процедур работы с документами в организациях, где такая работа является ежедневной практикой. Так как OptimaWorkflow в качестве сервера использует Exchange, его легко внедрить в тех компаниях, где он уже применяется по своему прямому предназначению – как почтовый сервер. Не нужно рассчитывать на то, что OptimaWorkflow позволит вам задействовать Exchange в качестве электронного архива – для этого есть другие продукты, к примеру описанный выше MicrosoftSharePointPortalServer. OptimaWorkflow хранит документы только в процессе, пока работы, связанные с ним, не завершены. 

«БОСС-Референт» 

Данная система  разработана компанией АйТи (http://www.it.ru). Относится к категории систем, ориентированных на поддержку управления организацией, эффективной работы сотрудников и на накопление знаний, и при этом имеет развитые дополнительные сервисы (о них – чуть ниже). 

Основное применение – создание корпоративной системы, охватывающей деятельность сотрудников  на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие бизнес-процессы. Поддерживает делопроизводство, организационное  управление, согласование документов. Отличительная особенность ее в  том, что, будучи полноценной системой документооборота, она уже обладает всей необходимой функциональностью  для реализации делопроизводства. В  ней с самого начала фигурируют понятия, роли и функции, присущие организациям со сложной иерархической структурой в России. Другая отличительная черта  системы «БОСС-Референт»: в ней  реализованы функции CRM-системы, контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания (в «БОСС-Референт» интегрирована  система FineReader), электронной конференции и доски объявлений.