Создание базы данных в Microsoft Access

Основное различие между отчетами и формами заключается в их назначении. Если формы задуманы преимущественно для ввода данных, то отчеты - для просмотра данных на экране либо на бумаге. В формах используются вычисляемые поля (обычно с помощью вычислений на основе полей в текущей записи). В отчетах вычисляемые поля формируются на основе общей группы записей, страницы записей или всех записей отчета. Все, что можно сделать с формой (за исключением ввода данных), можно сделать и с отчетом. Форму можно сохранить в виде отчета, а затем изменить элементы управления формы в окне конструктора отчета.

4.2 Создание отчета для БД «Мафии»

Для создания отчета:

      Откроем вкладку Отчеты и щелкнем по кнопке Создать.

      В открывшемся окне выберем пункт Мастер отчетов.

      Щелкнем по значку раскрывающего списка в нижней части окна и выберем из появившегося списка запрос "Об объектах с одним адресом"

      В появившемся окне выбираем поля, которые будут присутствовать в отчете. Щелкнем по кнопке Далее (рис. 8);

(Рис. 8)

      В появившемся окне выберем стиль оформления отчета.

      Щелкнем но кнопке Далее. В появившемся окне введем название отчета.

      Щелкнем по кнопке Готово. На экране появится новый отчет. Создадим отчеты на основании ранее созданных запросов.

Они нужны будут для формирования              кнопочной формы. Отчеты обеспечивают более удобный просмотр информации (Приложение 3)

5. ТЕХНОЛОГИЯ СОЗДАНИЯ ФОРМ

5.1 Понятие о формах

Форма — это специальный объект-контейнер для других интерфейсных компонентов, таких как поля ввода для отображения данных, кнопки и др. на форме разработчик располагает компоненты для ввода, корректировки, просмотра и группировки данных, в зависимости от специфики приложения.

Форму также можно создать двумя способами - в режиме конструктора и с помощью мастера. В первом случае разработчик располагает набором компонентов, которые свободно размещает на форме и задает их параметры. В режиме мастера пользователь просто выбирает таблицу, поля и стиль оформления, а форма генерируется автоматически.

5.2 Создание Формы БД «Мафии»

Для создания формы:

      Откроем вкладку Формы в окне БД.

      Щелкнем по кнопке Создать.

      В появившемся окне выбираем пункт Мастер форм.

      Щелкнем по значку списка в нижней части окна и выберем запрос «Вся база».

      В появившемся окне выбираем поля, которые будут присутствовать в форме. В нашей задаче будут присутствовать все поля.

      Щелкнем по кнопке Далее. В появившемся окне выбираем стиль оформления.

      Щелкнем по кнопке Далее. Зададим имя формы «Общая таблица». Щелкнем по кнопке Готово. Откроется форма.

      Для перемещения по записям щелкнем по кнопке в сторону записей с большими номерами.

      Сохраним форму (рис. 9). (Приложение 4).

(Рис. 9)

6. СОЗДАНИЕ КНОПОЧНОГО МЕНЮ

6.1 Понятие о кнопочном меню

Кнопочное меню представляет собой форму, на которой расположены элементы управления — кнопки с поясняющими надписями. Щелчок по кнопке открывает соответствующий, запрос или отчет. При нажатии кнопки, предназначенной для открытия какого-либо отчета/запроса, появится сам отчет/запрос или окно для ввода параметров, необходимых для отчета/запроса.

Меню — это очень удобный инструмент работы с БД, и он практически всегда присутствует в базах, созданных для предприятий или фирм.

Кнопочное меню можно создать вручную (в режиме конструктора) или воспользоваться диспетчером кнопочных форм. Меню, созданное вручную, может обладать большими возможностями и выглядеть более привлекательно, чем меню, созданное диспетчером. Однако, для создания красивого меню вручную требуется достаточно много времени даже для опытного разработчика, а создать простое меню с помощью диспетчера можно за несколько минут, тем более что в последствии в режиме конструктора можно дополнять и изменять это меню. Остановимся на варианте создания кнопочного меню с помощью диспетчера кнопочных форм.

6.2 Создание кнопочного меню для БД «Мафии»

Для создания кнопочного меню:

Заходим в меню формы:

      Создание формы в режиме конструктора.

      На панели инструментов выбираем пиктограмму «Кнопка».

      Рисуем кнопку.

      В контекстном меню выбираем действия с кнопкой (например, требуется просмотреть отчет при нажатии данной кнопки, для этого выбираем Работа с отчетами, Просмотр отчета) (рис. 10).

(Рис. 10)

      Кнопка Далее, выбираем нужный для просмотра отчет Вся база.

      Кнопка Далее, выбираем тип кнопки (можно самим назвать кнопку или обозначить ее с помощью рисунка),

      Аналогично создаем все остальные кнопки, меняя только действия с ними. В результате получим форму следующего вида, (рис. 11);

(Рис.11)

7.      СОРТИРОВКА ДАННЫХ,  ОТБОР  ДАННЫХ С ПОМОЩЬЮ  ФИЛЬТРА

В Microsoft Access существует множество способов отобрать только требуемые данные при выполнении поиска конкретного значения, одной записи или группы записей. С помощью диалогового окна «Поиск» легко найти конкретные записи или определенные значения в полях. При обнаружении каждого вхождения требуемого элемента выполняется перемещение по записям. Если нужно заменить конкретные обнаруженные при поиске значения, следует воспользоваться диалоговым окнам «Замена».

Поиск записей.

Для поиска записей по нужному значению поля нужно выбрать команду «Найти» в пункте меню «правка». При этом курсор целесообразно установить в то поле, где нужно найти информацию. Поиск может осуществляться и по всей таблице.

Отбор записей с помощью запросов.

Запросы дают возможность работать с конкретным выбором записей, которые удовлетворяют условиям, заданным для одной или нескольких таблиц БД. При этом выполнении запроса становится возможной независимая работа с этим набором записей в конкретной форме или в объекте в режиме таблицы.

Запрос на выборку содержит условия отбора данных и возвращает выборку, соответствующую указанным условиям, без изменения возвращаемых данных.

Сходство между запросами на выборку и фильтрами заключается в том, что и в тех и в других производится извлечение подмножества записей из базовой таблицы или запроса. Однако между ними существует различие, которое нужно понимать, чтобы правильно сделать выбор, в каком случае использовать запрос, а в каком - фильтр.

Основные отличия запросов и фильтров заключаются в следующем.

Фильтры не позволяет в одной строке отображать данные из нескольких таблиц, т.е. объединять таблицы.

Фильтры не дают возможности указывать поля, которые должны отображаться в результирующем наборе записей, они всегда отображают все поля базовой таблицы.

Фильтры не могут быть сохранены как отдельный объект в окне БД.

Фильтры не позволяют вычислить суммы, средние значения, подсчитать количество записей и находить другие итоговые значения.

Запросы могут использоваться только с закрытой таблицей или запросом. Фильтры обычно применяются при работе в режиме Формы или режиме Таблицы для просмотра или изменения подмножества записей.

Запрос можно использовать:

      Для просмотра подмножества записей таблицы без предварительного открытия этой таблицы или формы;

      Для того, чтобы объединить в виде одной таблицы на экране данные из нескольких таблиц;

      Для просмотра отдельных полей таблицы:

      Для выполнения вычислений над значениями полей.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Несмотря на особенности СУБД совокупность команд, предоставляемых в распоряжение пользователю некоторой усредненной СУБД, может быть разбита на следующие типовые группы.

      команды для работы с файлами;

      команды редактирования;

      команды форматирования;

      команды для работы с окнами;

      команды для работы в основных режимах СУБД (таблица, форма, отчет, запрос);

      получение справочной информации.

В качестве основных этапов обобщенной технологии работы СУБД можно выделить:

      создание структуры таблиц БД;

      ввод и редактирование данных в таблицах;

      обработка данных, содержащихся в таблицах;

      вывод информации из БД.

В некоторых СУБД в рассматриваемую группу команд введены команды, обеспечивающие возможность экспорта-импорта и присоединения таблиц, созданных другими программными средствами.

Таким образом, СУБД предназначена для централизованного управления БД в интересах всех работающих в этой системе. СУБД обеспечивает эффективный доступ пользователей к содержащимся в ней данным в рамках предоставленных полномочий.

СУБД используется для:

      торговых и прочих ведомостей;

      кадровых и персональных списков;

      информации о транспортах и гостиницах и др.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1.Microsoft Access 2000 / Шаг за шагом. Практическое пособие / Пер. с англ. - М.: ЭКОМ, 2000. - 352с.

1.      Информатика: Учебник. - 3-е перераб. изд. / Под ред.

Н.В.Макаровой. — М.: Финансы и статистика, 2007. - 768 с.:ил.

2.      Информатика: Практикум. / Под ред. Н.В.Макаровой. - М.:

Финансы и статистика, 2007. - 800 с.:ил.

3.      Бакаревич Ю.Б, Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2002. - Спб.: БХВ-Петербург, 2002. - 720с.

4.      Бакаревич Ю.Б, Пушкина Н.В. MS Access 2000 за 30 занятий. - Спб.: БХВ-Петербург, 2001. - 510 с.

Приложение 1. Таблицы

Рис.1 Таблица "Информация об объектах"

Рис.2 Таблица "Информация о мафиозных организациях"

Приложение 2.Запросы

Рис.1 Запрос «Вся база»

Рис.2 Запрос «Информация об объекте»

Рис.3 Запрос «Об объектах контролируемых одной организацией»

Рис.4 Запрос «Об объектах с одним адресом»

Приложение 3. Отчеты

Рис.1 Отчет «Вся база»

Рис.2 Отчет «Информация об объекте»

Рис.3 Отчет «Об объектах контролируемых одной организацией»

Рис.4 Отчет «Заданная дата фактической оплаты»

Рис.5 Отчет «Об объектах с одним адресом»

Приложение 4. Формы

Рис 1. Форма «Общая таблица»

2