Создание базы данных в Microsoft Access

(Рис. 3)

Закончив создание структуры таблицы, пользователь закрывает окно конструктора таблиц. При этом Access выдаёт запрос на сохраненные таблицы, и пользователь может задать имя таблицы, после чего на экране появляется окно БД.

1.3 Ввод данных в таблицу

После определения структуры таблицы можно приступить ко второму этапу создания таблицы - вводу в неё данных. Непосредственно ввод данных осуществляется в режиме таблицы. Переход в этот режим осуществляется из окна БД щелчком на кнопке «Открыть» при выделении имени таблицы или двойным щелчком непосредственно на значке таблицы.

Новая таблица не имеет записей, а содержат только наименования столбцов (полей). Для заполнения таблицы данными курсор устанавливается в требуемую ячейку указателем мыши. Переход к следующей ячейке можно выполнить с помощью клавиши [Tab], а в предыдущее поле можно попасть с помощью комбинации клавиши [Tab + Shift]. После заполнения последней ячейки и нажатия клавиши [Tab] курсор переместится в первую ячейку следующей строки и Access автоматически сохранит только что введенную запись. Таким образом, после заполнения таблицы данными сохранять их не надо - Access все введенные данные сохраняет автоматически. Однако если при работе с таблицей происходит изменение её структуры (например, менялась ширина столбцов), то Access попросит подтвердить эти изменения. Для увеличения или уменьшения ширины столбцов в таблице (в режиме ввода данных) необходимо указатель мыши установить в строку заголовка столбцов, на границу между столбцами, и перетащить мышь вправо или влево. При открытии уже заполненной таблицы пользователь может добавить в неё записи, удалить или исправить их. Для удаления записей их предварительно необходимо промаркировать м помощью селекторной колонки, а затем нажать на клавишу [Delete] или выполнить команду Правка —> Удалить (команда Удалить из меню Правка). Данные, занесенные в таблицу, можно копировать в буфер обмена, сортировать по возрастанию или убыванию, проверить орфографию всех текстовых значений полей таблицы и т.д. (Приложение 1.)

2. МОДЕЛИ ДАННЫХ И СОЗДАНИЕ СВЯЗЕЙ МЕЖДУ

ТАБЛИЦАМИ

2.1. Основные понятия

Ядром любой БД является модель данных. Модель данных представляет собой множество структур данных, ограниченной целостности и операций манипулирования данных. С помощью модели данных могут бать представлены объекты предметной области и взаимосвязи между ними.

              Модель данных — совокупность данных и операций их обработки.

СУБД основывается на использовании иерархической, сетевой или реляционной модели, на комбинации этих моделей или на некотором их подмножестве.

Иерархическая структура представляет совокупность элементов, связанных между собой по определенным правилам. Объекты, связанные иерархическими отношениями, образуют ориентированный граф (перевернутое дерево).

К основным понятиям иерархической структуры относятся: уровень, элемент (узел), связь. Узел — это совокупность атрибутов данных, описывающих некоторый объект. На схеме иерархического дерева узлы представляются вершинами графа. Каждый узел на более низком уровне связан только с одним узлом, находящимся на более высоком уровне. Иерархическое дерево имеет только одну вершину (корень дерева), не подчиненную никакой другой вершине и находящуюся на самом верхнем (первом) уровне. Зависимые (подчиненные) узлы находятся на втором, третьем и т.д. уровнях. Количество деревьев в базе данных определяется числом корневых записей.

К каждой записи базы данных существует только один (иерархический) путь от корневой записи.

В сетевой структуре при тех же основных понятиях (уровень, узел, связь) каждый элемент может быть связан с любым другим элементом.

Понятие реляционный (англ. relation — отношение) связано с разработками известного американского специалиста в области систем баз данных Е. Кодда.

Эти модели характеризуются простотой структуры данных, удобным для пользователя табличным представлением и возможностью использования формального аппарата алгебры отношений и реляционного исчисления для обработки данных.

Реляционная модель ориентирована на организацию данных в виде двумерных таблиц. Каждая реляционная таблица представляет собой двумерный массив и обладает следующими свойствами:

      каждый элемент таблицы — один элемент данных;

      все столбцы в таблице однородные, т.е. все элементы в столбце имеют одинаковый тип (числовой, символьный и т.д.) и длину;

      каждый столбец имеет уникальное имя;

      одинаковые строки в таблице отсутствуют;

      порядок следования строк и столбцов может быть произвольным.

Отношения представлены в виде таблиц. строки которых

соответствуют кортежам или записям, а столбцы — атрибутам отношений, доменам, полям.

Поле, каждое значение которого однозначно определяет соответствующую запись, называется простым ключом (ключевым полем). Если записи однозначно определяются значениями нескольких полей, то такая таблица базы данных имеет составной ключ.

Чтобы связать две реляционные таблицы, необходимо ключ первой таблицы ввести в состав ключа второй таблицы (возможно совпадение ключей); в противном случае нужно ввести в структуру первой таблицы

внешний ключ — ключ второй таблицы.

Все информационные объекты предметной области связаны между fefc» собой. Различаются связи нескольких типов, для которых введены следующие обозначения:

      один к одному (1:1);

      один ко многим (1 : М);

      многие ко многим (М : М).

Связь один к одному (1:1) предполагает, что в каждый момент времени одному экземпляру информационного объекта А соответствует не более одного экземпляра информационного объекта В и наоборот.

При связи один ко многим (1 :М) одному экземпляру информационного объекта А соответствует 0, 1 или более экземпляров объекта В, но каждый экземпляр объекта В связан не более чем с 1 экземпляром объекта А. Графически данное соответствие имеет вид.

Связь многие ко многим (М:М) предполагает, что в каждый момент времени одному экземпляру информационного объекта А соответствует 0, 1 или более экземпляров объекта В и наоборот.

2.2 Создание информационной и логической модели данных для БД

«Мафии».

Перед разработкой информационно-логической модели реляционной базы данных рассмотрим, из каких информационных объектов должна состоять эта БД.

Каждый объект совершает определенную сделку, поэтому связь между объектами Объекты и Мафиозные организации будет один-к-одному (1:1) Так же, каждая мафиозная организация может утвердить различные ставки платы за объект, поэтому связь между объектами Информация об объектах и Информация мафиозных организациях будет один - ко - одному. В результате получаем информационно - логическую модель базы данных (рис. 4)

(Рис. 4)

В реляционной базе данных в качестве объектов рассматриваются отношения, которые можно представить в виде таблиц. Таблицы между собой связываются посредством общих полей, т.е. одинаковых по форматам и, как правило, по названию, имеющихся в данных таблицах. В таблицах Информация об объектах и Информация о мафиозных организациях таким полем будет Код объекта и код мафиозной организации. В ранее созданных таблицах зададим ключевое поле. В таблице Информация об объектах таким полем будет являться поле Код объекта. Для этого:

1.      Щелкнем по нужному полю и выполним команду Правка, Ключевое поле.

2.      Чтобы разработать схему данных мы выполним команду Сервис, Схема данных.

3.      На экране появились окно Схема данных.

4.      Далее выполняем команду Связи, Добавить таблицу.

5.      В появившемся окне будет выделено название одной таблицы.

6.      Нажимаем на кнопку Добавить.

Аналогично добавим другую таблицу.

1.      Создадим связь между таблицами Информация об объектах и Информация о мафиозных организациях.

2.      Подведем курсор мыши к полю Код мафиозной организации таблицы Информация о мафиозных организациях.

3.      Щелкнем JIKM и перетаскиваем курсор на поле Код объекта в таблице Информация об объектах, а затем отпускаем кнопку мыши. На экране откроется окно связи.

4.      Уставим флажок в свойстве «Обеспечение целостности данных», щелкнув по нему.

5.      Уставим флажок в свойстве «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связных записей».

6.      Щелкните по кнопке Создать. Связь будет создана.

7.      Закроем окно схемы данных, ответив «Да» на вопрос о сохранении макета.

3.      ТЕХНОЛОГИЯ СОЗНАНИЯ ЗАПРОСОВ

3.1 Понятия о запросах

С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, подобном формату электронной таблицы, а также выполнять вычисления над группами записей.

Запросы можно создавать самостоятельно и с помощью мастера. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Самостоятельно разработать запросы можно в режиме конструктора.

В перекрестном запросе отображаются результаты статистических расчетов (такие, как суммы, количество записей, средние значения), выполненных по данным из одного поля таблицы. Эти результаты группируются по двум наборам данных, один из которых расположен в левом столбике таблицы, а второй — в верхней строке.

Запрос на изменение - это запрос, который за одну операцию вносит изменения в несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение: на удаление, обновление и добавление записей, а так же на создание таблицы.

Запрос на удаление удаляет группу записей, удовлетворяющих заданным условием, из одной или несколько таблиц. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее.

Запрос на обновление записей вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц.

Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц. Например, появилось несколько новых арендаторов, а также БД, содержащая сведения о них. Чтобы не вводить все данные вручную, их можно добавить в таблицу Арендатор.

Запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех аля части данных из одной или нескольких таблиц.

Запрос SOL - это запрос, создаваемый при помощи инструкций SQL. Этот тип запросов довольно сложен для начинающих пользователей и используются обычно опытными пользователями, имеющими навыки программирования и общения с серверами БД.

3.2 Формирование запросов для БД «Мафии»

Создание запросов в нашей курсовой работе осуществлялось с помощью мастера запросов и конструктора запросов. Вот пример пошагового создания запроса «Информация о заданной объекте», в котором есть условие отбора.

Запрос «Информация о заданной объекте» был создан с помощью мастера запросов.

В окне БД выбираем создание запроса с помощью мастера. Появляется окно, где выбираем Простой запрос. Далее выбираем таблицы, по записям которых будет выполняться запрос (рис. 5).

(Рис. 5)

Нажимаем Далее, задаем имя запросу и нажимаем кнопку Готово. Открываем созданный запрос с помощью конструктора.

В открывшемся окне, в нижней его части в поле Условия отбора под объектом Название объекта вводим «Введите название объекта» Для расчета фактической оплаты в графе Поле вводим «Оплата: IIf(([Дата фактической оплаты]-[Договорная дата оплаты])=0; [Ставка платы за объект]; IIf (([Дата фактической оплаты]-[Договорная дата оплаты])>0; [Ставка платы за объект]+0,05*[Ставка платы за объект]*([Дата фактической оплаты]-[Договорная дата оплаты])); (рис. 6).

(Рис. 6)

Сохраняем изменения. Выполняем запрос для объекта "Италия-офис". (Рис. 7)

(Рис.7)

Остальные запросы выполнялись аналогично, отличались лишь тем, что для каждого запроса задавалось свое условие, выводимые поля и т.д. (Приложение 2)

4. ТЕХНОЛОГИЯ СОЗДАНИЯ ОТЧЕТОВ

4.1 Понятие об отчетах

Отчеты - это гибкое и эффективное средство для организации просмотра итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы.

После вызова мастера отчетов выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер позволяет быстро разработать макет, служащий основой отчетов. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет. При работе с мастером Access предлагает вам различные варианты макетов отчета.