Создание базы данных в Microsoft Access

Министерство образования и науки России

Федеральное агентство по образованию

Костромской Государственный Технологический Университет

Кафедра вычислительной техники

К У Р С О В А Я    Р А Б О Т А

по информатике на тему:

Создание базы данных в Microsoft Access

                                                                                                              Выполнили:

                                                                                                                       ИУЭФ

                                                                                                                 гр.10-Э-4а                                                                                                       

Студентки: Иванова К.П

Гладкова А.В

                                                                                             Научный руководитель:

                                                                                                            к.т.н., доцент

                                                                                     Шаблова Галина Леонидовна

Кострома 2011

СОДЕРЖАНИЕ

Введение___________________________________________________________________3

1. Таблицы. Проектирование и создание новой базы данных________________________9

1.1 Понятие о таблицах_________________________________________________9

1.2 Создание таблицы для БД «Мафии»____________________________________10

1.3 Ввод данных в таблицу______________________________________________12

2. Модели данных и создание связей между таблицами____________________________14

2.1 Основные понятия              ______________________________________________14

2.2 Создание инфологической и логической моделей данных для БД «Мафии»__16

3. Технология создания запросов_______________________________________________19

3.1 Понятие о запросах__________________________________________________19

3.2 Формирование запросов для БД «Мафии»_______________________________20

4. Технология создания отчетов________________________________________________23

4.1 Понятие об отчетах_________________________________________________23

4.2 Создание отчета для БД «Мафии»_____________________________________23

5. Технология создания форм__________________________________________________25

5.1 Понятие о формах___________________________________________________25

5.2 Создание формы для БД «Мафии»_____________________________________25

6. Создание кнопочного меню__________________________________________________27

6.1 Понятие о кнопочном меню_________________________________________________27

6.2 Создание кнопочного меню для БД «Мафии»__________________________________27

7. Сортировка данных отбор данных с помощью фильтра___________________________30

Заключение_________________________________________________________________32

Список литературы___________________________________________________________33

Приложения_________________________________________________________________34

ВВЕДЕНИЕ

Цель любой информационной системы — обработка данных об объектах реального мира. В широком смысле слова база данных               это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области.

Под предметной областью принято понимать часть реального мира» подлежащего изучению для организации управления и в ко­нечном счете автоматизации, например, предприятие, вуз и т д.

Создавая базу данных, пользователь стремится упорядочить информацию по различным признакам и быстро извлекать выборку с произвольным сочетанием признаков.

Microsoft Access - это система управления базами данных (СУБД), предназначена для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к данным и их обработки.

База данных (БД) представляет собой организованную структуру, используемую для хранения данных, т.е. для любых сведений о явлениях, процессах, действиях и т.д. данные несут в себе информацию о событиях, происходящих в материальном мире и, по сути, являются зарегистрированными сигналами, возникшими в результате этих событий. Данные становятся информацией, если пользователь обработает их и осмыслит, применив при этом адекватные этим данным методы. Сегодня большинство СУБД размещают в своих структурах не только данные, но и методы (программные коды), поэтому можно утверждать, что Microsoft Access - это СУБД, предлагающая широкий диапазон средств для хранения информации и эффективного управления этой информацией.

Базы данных содержит различные объекты, основными из которых являются таблицы. Структура простейшей базы данных соответствует структуре ее двухмерной таблицы, содержащей столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи.

Поле — элементарная единица логической организации данных, которая соответствует неделимой единице информации — реквизиту. Для описания поля используются следующие характеристики:

Имя, например. Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения;

Тип, например, символьный, числовой, календарный;

Длина, например, 15 байт, причем будет определяться максимально возможным количеством символов;

точность для числовых данных, например два десятичных знака для отображения дробной части числа.

Запись — совокупность логически связанных полей. Экземпляр записи отдельная реализация записи, содержащая конкретные значения ее полей.

В MS Access допустимыми являются данные следующих типов:

Текстовый — тип данных, используемый для хранения простого неформатированного текста, число символов в котором не должно превышать 255;

Числовой - тип данных для хранения чисел;

Денежный — тип данных для хранения денежных значений (длина поля 8 байт);

Счетчик - предназначены для хранения данных, значения которых не редактируются, а устанавливаются автоматически при добавлении каждой новой записи в таблицу;

Даты/времени - использование для хранения дат и времени полей;

Логический - используются для хранения данных, которые могут принимать одно из двух возможных значений да или нет;

Поле MEMO - специальный тип данных, применяемый для хранения больших объемов текста (до 65535 символов)

Поле объекта OLE - позволяет хранить в таблицах изображения и другие двоичные данные (например, электронную таблицу MS Excel, документ MS Word, рисунок звукозапись), связанный или внедренный в таблицу Microsoft Access

Мастер подстановок - запускает мастер подстановок, который создает поле, в котором предлагается выбор значений из раскрывающегося списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы.

База данных может состоять из нескольких таблиц, содержащих различную информацию. Эти таблицы связаны между собой каким-либо определенным полем, называемым ключевым полем. Ключевое поле позволяет однозначно идентифицировать каждую запись таблицы, т.е. каждое значение этого поля отличает одну запись от другой. Связи между таблицами дают возможность совместно использовать данные их различных таблиц. Например, одна таблица содержит информацию о профессиональной деятельности сотрудников предприятия (таблица Сотрудники), другая таблица - информацию об их месте жительства (таблица Адрес). Допустим, на основании этих двух таблиц необходимо получить результирующую таблицу, содержащую поля Фамилия и инициалы, Должность и Адрес проживания. Причем поле Фамилия и инициалы может быть в обеих таблицах, поле Должность - в таблице Сотрудник, а поле Адрес проживания - в таблице Адрес. Ни одно из перечисленных полей не может являться ключевым, т.к. оно однозначно не определяет каждую запись. В качестве ключевого поля в этих таблицах можно использовать поле Код типа Счетчик, автоматически формируемое Access при создании структуры таблицы, или в каждой таблице задать поле Табельный номер, по которому затем связать таблицы. Таблицы при этом будут связаны так называемым реляционным отношением. Взаимосвязанные двухмерные таблицы, являющиеся объектами СУБД, называются реляционными таблицами, а сами СУБД - реляционными базами данных.

Объекты Microsoft Access

СУБД Microsoft Access ориентированы на работу с объектами шести различных типов; таблицами, запросами, формами, отчетами, макросами, модулями

Таблицы— основные объекты базы данных. С ними мы уже знакомы. В них хранятся данные. Реляционная база данных может иметь много взаимосвязанных таблиц.

Запрос — это специальные структуры, предназначенные для обработки данных базы. С помощью запросов данные упорядочивают, фильтруют, отбирают, изменяют, объединяют, то есть обрабатывают.

Формы — это объекты, с помощью которых в базу вводят новые данные или просматривают имеющиеся.

Отчеты — это формы "наоборот". С их помощью данные выдают на принтер в удобном и наглядном виде.

Макросы — это макрокоманды. Если какие-то операции с базой производятся особенно часто, имеет смысл сгруппировать несколько команд в один макрос и назначить его выделенной комбинации клавиш.

Модули — это программные процедуры, написанные на языке Visual Basic. Если стандартных средств Access не хватает для удовлетворения требований заказчика, программист может расширить возможности системы, написав для того необходимые модули.

Кнопочное меню представляет собой форму, на которой расположены элементы управления - кнопки с поясняющими надписями. Каждой кнопке присвоено определенное действие, о котором можно прочитать в надписи на самой кнопке.

Цель курсовой работы: разработать программное обеспечение информационной системы, включающей следующие функции:

-Создание новой базы данных (БД)

-Ввод новой информации в БД

-Редактирование записей в БД

-Просмотр содержимого в БД

-Вывод на печать документов в заданной форме

В БД должна храниться следующая информация о разделе сфер влияния над объектами города N различных контролирующих организаций:

название объекта; адрес объекта; код объекта; название мафиозной организации, контролирующей объект; ставка платы за объект; срок оплаты; дата фактической оплаты; фактическая оплата.

Обеспечить возможность просмотра записей БД, хранящих следующую информацию:

- об одном объекте (ввод с клавиатуры);

- об объектах, одного типа (ввод с клавиатуры);

-об объектах, контролируемых одной организацией (вводится с клавиатуры);

- вся база с упорядочением названий объектов по алфавиту и выводом фактической оплаты.

Обеспечить расчет фактической оплаты по следующим правилам:

Оплата в срок равна ставке; за каждый день сверх срока – 5% от ставки.

Обеспечить возможность вывода на печать документов, содержащих следующую информацию:

- об одном объекте (ввод с клавиатуры);

- об объектах, одного типа (ввод с клавиатуры);

-об объектах, контролируемых одной организацией (вводится с клавиатуры);

- вся база с упорядочением названий объектов по алфавиту и выводом фактической оплаты.

1. ТАБЛИЦЫ, ПРОЕКТИРОВАНИЕ И СОЗНАНИЕ НОВОЙ БАЗЫ ДАННЫХ.

1.1 Понятие о таблицах.

Таблицы — это основной объект БД, в котором хранятся все данные, имеющиеся в базе, а также структура базы (поля, их типы, свойства).

В Access существует четыре способа создания пустой таблицы:

Использование мастера баз данных для создания всей БД содержащей все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию. Мастер БД создает новую БД, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую БД.

Мастер таблиц позволяет выбирать поля для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц.

Ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы в Access данные анализируются и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат.

Определение всех параметров макета таблицы в режиме конструктора.

Независимо от метода, примененного для создания таблиц, всегда имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы, например для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода. Однако только четвертый метод позволяет сразу задать ту структуру таблицы которая вам нужна, и поэтому далее рассмотрим только этот метод.

1.2 Создание таблицы для БД «Мафии»

Сначала создадим БД. Для этого загрузим Access.

В появившемся окне выбираем пункт «новая база данных».

В окне «Файл новой базы данных» задаем имя новой БД «Мафии».

Нажимаем кнопку «Создать».

Далее создаем саму таблицу БД.

В окне выбираем вкладку таблицы, нажимаем кнопку «Создать с помощью конструктора».

В результате проделанных операций открывается окно таблицы в режиме конструктора, в котором следует определить поля таблицы. Для этого введем в строку столбца «Имя поля» имя первого поля «Код объекта».

В строке столбца «Тип данных» выбираем тип данных «Числовой»

Остальные поля таблица заполняем в соответствии с требованиями аналогично. В соответствии с условиями поставленной задачи создадим таблицы Информация об объектах (рис. 1) и Информация о мафиозных организациях (рис. 2)

( Рис. 1)

(Рис. 2)

Создание таблиц осуществлялось с помощью конструктора (рис. 3). В конструкторе заполнялись имена полей и соответствующие им типы данных. Например, для имени поля Название мафиозной организации задается тип данных - текстовый, для Ставка платы за объект - Денежный, для Договорная дата оплаты, Дата фактической оплаты - Дата/время.