Система управления базами данных Microsoft Access

Щелкнуть правой кнопкой  мыши на любом свободном участке  окна базы данных.

Из контекстного меню выбрать  команду Упорядочить значки (Arrange Icons).

В раскрывающемся меню выбрать  команду автоматически (Auto Arrange). Перед  командой появится метка, свидетельствующая  о том, что режим автоматического  упорядочения включен.

Чтобы отменить автоматическое упорядочение, необходимо снова выбрать  команду автоматически (Auto Arrange) в  меню Упорядочить значки (Arrange Icons). Метка  команды будет удалена, а режим  автоматического упорядочения выключен.

С каждым объектом базы данных можно работать в двух режимах. Первый режим назовем режимом выполнения (условно, т. к. он несколько различается  для разных типов объектов):

для таблиц, запросов, форм и  страниц доступа к данным этот режим означает открытие соответствующего объекта и называется, соответственно, режим Таблицы (для таблиц и запросов), режим Формы, режим Страницы;

для отчета — это режим  предварительного просмотра;

для макроса — это действительно  режим выполнения;

для модуля этот режим отключен.

Второй режим — это  режим Конструктора. Данный режим  применяется ко всем типам объектов и предназначен для создания и  изменения объектов.

 

Выбрать нужный режим можно  с помощью кнопок, которые находятся  в левой части панели инструментов окна базы данных, с помощью команд меню Вид (View) или с помощью кнопок на панели инструментов Access.

На панели инструментов окна База данных (Database) слева имеются  три основных кнопки:

первая кнопка имеет изменяющееся название, в зависимости от того, какой объект выбран. Если выбраны  таблица, запрос, форма, страница или  группа Избранное (Favorites), кнопка приобретает  вид Открыть (Open). Если выбран отчет  — Просмотреть (Preview), если макрос или  модуль — Запустить (Run). При этом значок рядом с названием соответственно изменяется. Название этой кнопки в  каждом варианте наглядно отражает назначение;

вторая кнопка Конструктор (Design) постоянна для всех объектов и предназначена для редактирования ранее созданного объекта;

третья кнопка Создать (New) имеет постоянное название, но при  этом изменяются значки на ней, в соответствии с типом объекта.

Замечание

Для создания новых объектов можно использовать также специальные  ярлыки, включенные в список объектов каждого типа.

Например, открыть таблицу  в режиме Таблицы можно следующими способами:

Выделить ее в списке и  нажать кнопку Открыть (Open).

Перетащить значок таблицы  мышью за пределы окна базы данных.

Дважды щелкнуть кнопкой  мыши по имени таблицы.

Один раз щелкнуть левой  кнопкой мыши по имени таблицы, если установлен флажок Одним щелчком (Single-click ope) в диалоговом окне Параметры (Options).

Чтобы открыть любой объект в режиме Конструктора, необходимо выделить этот объект в списке и  нажать кнопку Конструктор (Design).

Чтобы удалить объект из списка, нужно:

Выделить объект в списке и нажать кнопку Удалить (Delete) в верхней  части окна базы данных или клавишу <Delete> на клавиатуре или щелкнуть правой кнопкой мыши по имени объекта  и из контекстного меню выбрать команду  Удалить (Delete).

В появившемся диалоговом окне, запрашивающем подтверждение  на удаление объекта, необходимо нажать кнопку Да (Yes).

Чтобы переименовать объект, нужно:

Выделить необходимую  таблицу в списке.

Щелкнуть левой кнопкой  мыши на имени таблицы или щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы  и из контекстного меню выбрать команду  Переименовать (Rename).

В поле имени таблицы ввести новое имя.

Нажать клавишу <Enter> или  щелкнуть левой кнопкой мыши на любом  свободном месте в правой части  окна.

Чтобы скопировать или  переместить объект, можно воспользоваться  стандартными программами копирования/вставки. Например, чтобы скопировать таблицу  в буфер обмена (Clipboard), необходимо сделать одно из двух действий:

выделить требуемую таблицу  в списке и нажать на кнопку Копировать (Сору) на стандартной панели инструментов База данных (Database);[ Эта панель отображается на экране, когда активным является окно базы данных. ]

щелкнуть правой кнопкой  мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Копировать (Сору).

Чтобы вырезать таблицу в  буфер обмена (Clipboard), нужно осуществить  одну из двух операций:

выделить необходимую  таблицу в списке и нажать на кнопку Вырезать (Cut) на панели инструментов База данных (Database);

щелкнуть правой кнопкой  мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Вырезать (Cut).

Чтобы вставить таблицу из буфера обмена, нужно:

Открыть список таблиц в окне базы данных.

Нажать на кнопку Вставить (Paste) на панели инструментов База данных (Database) или щелкнуть правой кнопкой  мыши на свободном поле в списке таблиц и из контекстного меню выбрать  команду Вставить (Paste).

В появившемся окне Вставка  таблицы (Paste Table As) в поле Имя таблицы (Table Name) ввести имя новой таблицы, в группе Параметры вставки (Paste Option) выбрать вариант вставки таблицы: Только структура (Structure only), Структура  и данные (Structure and Data), Добавление данных в таблицу (Append Data to Existing Table) и нажать кнопку ОК.

Режим вставки Только структура (Structure only) предназначен для копирования  структуры таблиц, т. е. списка полей  таблицы с указанием типа каждого  поля и с его описанием. При  этом не предусматривается копирование  данных. В режиме Структура и данные (Structure and Data) таблица копируется целиком  вместе со своим содержимым. В режиме Добавление данных в таблицу (Append Data to Existing Table) необходимо в поле Имя  таблицы (Table Name) ввести имя существующей таблицы, после чего будет осуществлено добавление данных из таблицы, находящейся  в буфере обмена, в указанную таблицу.

Замечание

При добавлении данных в существующую таблицу структуры таблицы-источника  и таблицы-приемника должны совпадать.

При копировании других объектов базы данных запрашивается только имя  нового объекта.

Чтобы посмотреть свойства объекта, необходимо проделать одну из следующих  операций:

щелкнуть правой кнопкой  мыши на имени объекта и из контекстного меню выбрать команду Свойства (Properties);

выделить объект из списка в окне базы данных и выбрать команду  Вид, Свойства (View, Properties) из главного меню Access.

Рис. 1.18. Окно свойств таблицы

На рис. 1.18 показано окно свойств  таблицы. В нем отражается следующая  информация:

Тип (Туре) — тип объекта (в данном случае Таблица (Table));

Описание (Description) — описание таблицы, определяемое пользователем;

Создан (Created) — дата создания таблицы;

Изменен (Modified) — дата последнего изменения таблицы;

Владелец (Owner) — владелец (создатель) таблицы;

Атрибуты (Attributes): Скрытый (Hidden) — позволяет скрыть таблицу из окна базы данных, Реплицируемый (Replicated) — позволяет управлять реплицируемо-стью объекта (см. разд. "Репликация баз  данных"гл. 18).

Пользователь может изменять в окне свойств только описание таблицы  и значения ее атрибутов.

На панели объектов можно  размещать также папки, которые  содержат ярлыки к различным объектам баз данных. Таким образом, можно  объединять разные типы объектов в  группы. По умолчанию в этой части  панели объектов размещается одна папка  — Избранное (Favorites). Щелкнув мышью  по папке, можно увидеть список объектов, входящих в данную группу (рис. 1.19).

Чтобы добавить новую папку  на панель объектов, нужно:

Щелкнуть правой кнопкой  мыши на панели объектов и выбрать  из контекстного меню команду Новая  группа (New Group).

В диалоговом окне Новая группа (New Group) ввести имя создаваемой папки  и нажать кнопку ОК.

Рис. 1.19. Ярлыки объектов, входящих в группу Поставщики

Самый простой способ добавления ярлыка объекта в группу следующий. Необходимо раскрыть список объектов данного типа, найти в нем нужный объект и перетащить его мышью  в соответствующую папку на панели объектов.

Другой способ добавления объекта в группу:

Откройте список объектов нужного типа в окне базы данных.

Щелкните правой кнопкой  мыши по нужному объекту и из контекстного меню выберите команду Добавить в  группу (Add to Group).

Выберите в раскрывшемся меню нужную папку или создайте новую  папку, выбрав команду Новая группа (New Group).

Замечание

Обратите внимание, что  в группу включаются только ярлыки объектов; сами объекты никуда не перемещаются и видны в своих списках.

Так же как и отдельные  объекты базы данных, группы могут  удаляться и переименовываться. Ярлыки в группе тоже могут удаляться, переименовываться, копироваться. Осуществляется это с помощью соответствующих  команд контекстного меню, которое  появляется если щелкнуть правой кнопкой  мыши по объекту, который нужно удалить, переименовать или скопировать.

 

6. Использование справочной системы

Access содержит обширную  справочную систему и средства  ее визуализации, готовые дать  ответ на подавляющее большинство  вопросов, возникающих у пользователя. При этом сведения, предоставляемые  справочной системой, можно не  только прочесть, но и скопировать  в буфер обмена или вывести  на печать.

Существует несколько  способов получить ответы на свои вопросы.

С помощью специального поля для ввода вопроса в строке главного меню Access.

Вызвав окно Справка Microsoft Access (Microsoft Access Help).

Задав вопрос Помощнику (Office Assistant).

Обратившись за справкой на Web-сервер Microsoft.

 

1. Вызов окна справки

Чтобы вызвать окно справки, выполните одно из действий:

выберите команду меню Справка, Справка Microsoft Access (Help, Microsoft Access Help);

нажмите кнопку Справка Microsoft Access (Microsoft Access Help) на стандартной панели инструментов Access (той, которая отображается в данный момент на экране);

выберите команду Справка Microsoft Access (Microsoft Access Help) в области  задач Создание файла (New File), если она  отображается на экране.

В любом случае вы получите на экране окно Справка Microsoft Access (Microsoft Access Help), которое выглядит так, как  показано на рис. 1.20.

В левой части окна находится  панель, которая содержит три вкладки, соответствующие трем способам поиска информации. В правой части отображается сама справочная информация. В случае необходимости левую панель окна справки можно легко скрыть с  помощью кнопки Скрыть (Hide) на панели инструментов в верхней части  окна справки.[ Если у вас левая  панель не отображается, а видна  только справочная информация, значит она уже скрыта. Тогда нажмите  кнопку Показать (Show).]

Первая вкладка, Содержание (Contents), представляет собой оглавление, которое отображается в виде иерархической  структуры тем и разделов справки. Чтобы открыть нужную тему (она  обозначается значком книги), достаточно дважды щелкнуть на ее значке или один раз на значке плюс (+) слева. На нижнем уровне иерархии размещаются разделы  справки, которые помечаются значком  со знаком вопроса. Щелкнув по заголовку  раздела, вы получите текст этого  раздела справки. Этот текст в  большинстве случаев содержит ссылки на другие разделы, которые называются гиперссылками и выделяются по умолчанию  синим цветом. Текст, скрытый за гиперссылкой, вы можете увидеть, только щелкнув по ней. Причем, если гиперссылка помечена треугольником слева, текст вставляется  прямо в то место, где она расположена (исходный текст раздвигается), что  отличает этот вариант справочной системы  от предыдущих версий, когда выдавались всплывающие подсказки. Щелкните по гиперссылке второй раз, и соответствующий  текст будет убран с экрана.

Рис. 1.20. Окно Справка Microsoft Access

Замечание

Обратите внимание на маленькую  гиперссылку Показать все (Show all), которая  часто присутствует в правом верхнем  углу окна. Щелкнув на ней, вы можете раскрыть сразу все гиперссылки, присутствующие в данном разделе. А  потом точно так же вы можете их все скрыть, щелкнув по гиперссылке  Скрыть все (Hide All).

Вкладка Мастер ответов (Answer Wizard) позволяет найти все разделы  справки, в которых встречается  нужное слово или словосочетание (рис. 1.21).

Вы вводите нужное слово  или предложение в поле Выберите действие (What would you like to do?) и нажимаете  кнопку Найти (Search). Внизу появляется список разделов. Щелкнув на строке списка, в правой части окна, вы получите текст данного раздела. Если вам  не удалось найти нужную информацию, вы можете тут же поискать ее на Web-сервере Microsoft, если нажмете кнопку Поиск  в Интернете (Search on Web).