Система управления базами данных Microsoft Access

Из раздела Создание с  помощью шаблона (New from template) выбрать  команду Общие шаблоны (General templates). Появится диалоговое окно Шаблоны (Templates) (рис. 1.11).

Рис. 1.11. Диалоговое окно Шаблоны

Замечание

Обратите внимание на вкладку  Общие (General). Здесь предусмотрена  еще одна возможность создавать  пустую базу данных (элемент Новая  база данных (Blank database)), а также новые  объекты: Страницы доступа к данным (Pages) и Проекты (Projects) (см. гл. 12 и гл. 17).

Вкладка Базы данных (Databases) позволяет  использовать в качестве основы один из шаблонов наиболее популярных баз  данных. Для этого выберите ярлык  шаблона, который кажется вам  более всего подходящим для создаваемой  базы данных, и нажмите кнопку ОК. Далее следуйте указаниям Мастера  шаблонов.

При работе с Мастером шаблонов сначала вас попросят задать название новой базы данных, после чего она  будет открыта. Затем приводятся краткие сведения о содержимом базы. Нажмите на кнопку Далее (Next). После  этого вам будут показаны таблицы  и поля, используемые в базе (рис. 1.12).

Рис. 1.12. Диалоговое окно выбора шаблонов и полей таблиц Мастера  шаблонов

Следующие шаги (переход к  каждому следующему шагу осуществляется нажатием кнопки Далее (Next)) позволяют  выбрать стилевое оформление форм (рис. 1.13) и отчетов (рис. 1.14), а также  задать заголовок главного меню новой  базы данных и файл рисунка, используемого  при печати отчетов (рис. 1.15).

Рис. 1.13. Диалоговое окно стилевого  оформления форм Мастера шаблонов

Наконец, на последнем шаге можно уведомить Access об отказе немедленного открытия вновь созданной базы (для  этого необходимо снять флажок Да (Yes) в последнем окне мастера), после  чего нажать кнопку Готово (Finish).

Рис. 1.14. Диалоговое окно стилевого  оформления отчетов Мастера шаблонов

Рис. 1.15. Диалоговое окно Мастера  шаблонов, задающее заголовок базы данных и файл логотипа отчетов

 

5. Рабочая среда Access

Открыв базу данных Access, пользователь видит на экране главное окно Access и окно базы данных. Главное окно Access имеет вид, аналогичный окнам  других приложений Microsoft Office. В верхней  части окна размещается его заголовок, меню и панель инструментов, а в  нижней части — строка состояния. Наиболее важным элементом интерфейса в среде Access является окно базы данных. Это контейнер, содержащий все объекты  базы данных. Доступ к данным объектам возможен только через окно базы данных.

На рис. 1.16 показано главное  окно Access 2002, в котором открыто  несколько таблиц в режиме Таблицы. Ниже мы прокомментируем этот рисунок, а заодно определим используемые термины.

Рис. 1.16. Главное окно Access 2002 с окном базы данных и несколькими  таблицами.

 

1. Окна рабочей среды Access

Каждое запущенное приложение Windows имеет свое окно, в котором  выводятся результаты его работы — окно приложения. В данном случае окном приложения является главное  окно Access. Кроме окна приложения, в Access широко используются еще два типа окон: диалоговые окна и окна документов. Окна приложения и окна документов могут перемещаться по экрану монитора, имеют изменяемые размеры и могут  быть свернуты, развернуты или развернуты до максимальных размеров. Диалоговые окна также можно перемещать по экрану, но они имеют постоянные размеры  и их нельзя свернуть или развернуть.

Строка в верхней части  окна приложения, содержащая название приложения, является заголовком окна приложения. Заголовок окна приложения используется для перемещения окна по экрану (только если окно приложения не свернуто и не развернуто до максимальных размеров). Окно документа, так же как  и окно приложения, имеет заголовок, который содержит название этого  документа.

Строка состояния в  нижней части окна приложения или  документа служит для отображения  подсказок о командах и кнопках  и сведений о выполняемых операциях.

Большинство объектов базы данных Access: таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным и макросы  — выводятся в окнах, которые  в терминологии Windows являются окнами документов. Исключение составляют программные  модули — для их представления  используется специальная среда  программирования (см. гл. 13).

Access 2002 поддерживает интерфейс  множественных документов (Multiple Document Interface — MDI), который позволяет  открыть в рабочем поле окна  приложения несколько окон документов  одновременно.

На рис. 1.16 показаны в рабочем  поле окна приложения окно базы данных и три окна документов, из которых  одно окно развернуто и два —  свернуты.

Окна приложения и все  окна документов Access 2002 по умолчанию  отображаются на Панели задач вашей  операционной системы. Вы можете активизировать любое из этих окон, щелкнув мышью  по соответствующему значку.

Активным окном называется окно, в которое направляются все  сообщения (действия) от мыши или клавиатуры. Заголовок окна активного приложения или документа подсвечивается цветом, выбранным при установке параметров оформления рабочего стола (обычно это  синий цвет). Если окно приложения и  окно документа в нем являются активными одновременно, то все сообщения  от клавиатуры и мыши получает окно документа.

Одновременно могут быть активными только одно окно приложения и одно окно документа в этом приложении. Все остальные окна считаются  неактивными (их заголовок выводится  на сером фоне). Щелчок левой кнопкой  мыши по неактивному окну делает его  активным и переводит на передний план. Если нужное окно целиком закрыто  другими окнами, то сделать его  активным можно, выбрав название документа  в меню Окно (Window).

Чтобы закрыть окно документа  или приложения, необходимо нажать кнопку Закрыть в заголовке окна справа (на ней изображен крестик).

Нажатие кнопки Развернуть в  заголовке окна приложения (на ней  изображен квадратик) позволяет  установить максимальные размеры окна приложения. Нажатие кнопки Развернуть в заголовке окна документа позволяет  максимизировать его в окне приложения. В заголовке развернутого окна (как  документа, так и приложения) вместо кнопки Развернуть появляется кнопка Восстановить (с изображением двух наложенных квадратиков), нажатие которой  вызывает возвращение окну прежних  размеров. Кнопка Свернуть (на ней изображен  знак подчеркивания) позволяет минимизировать окно приложения или документа. Окно приложения при этом сворачивается  в значок на Панели задач вашей  операционной системы, а окно документа  — в значок в нижней части окна приложения. Обратную ей функцию выполняет  кнопка Восстановить. Она позволяет  вернуть окну те размеры, которые  оно имело до применения операций сворачивания.

Максимально развернутое  окно документа занимает все поле окна приложения. Кнопки Свернуть, Восстановить и Закрыть при этом перемещаются в правую часть строки главного меню приложения.

Замечание

Будьте осторожны и  не путайте кнопки окна приложения и окна документа, которые при  этом оказываются близко (друг под  другом), иначе вместо окна документа  вы можете закрыть окно приложения.

 

2. Меню и панели инструментов

В Access 2002 так же, как и  в других приложениях Microsoft Office, используются два типа меню: раскрывающиеся и  контекстные. Контекстное меню появляется на экране при щелчке правой кнопкой  мыши по объекту, с которым вы хотите работать. Оно содержит перечень действий, которые можно выполнять с  данным объектом в данном контексте.

Примером раскрывающегося  меню может служить системное  меню окна приложения или документа. Системное меню окна приложения появляется при щелчке левой кнопкой мыши по значку приложения, который находится  в левой части заголовка окна приложения, или при нажатии комбинации клавиш <АН>+<пробел>. Системное  меню документа открывается после  щелчка левой кнопкой мыши по значку документа, который находится в  левой части заголовка окна документа, или при нажатии комбинации клавиш <Alt>+<—>. Системное меню предназначено  для изменения параметров окна.

Строка под заголовком окна приложения содержит главное меню приложения, с помощью которого можно  получить доступ к командам меню. Вид  главного меню Access 2002 зависит от режима, в котором находится приложение. Например, когда активным окном является окно таблицы (см. рис. 1.16), в главном  меню появляется команда Запись (Record), которая отсутствует в других режимах работы.

Ниже строки меню располагается  панель инструментов, на которой находятся  кнопки. Многие кнопки имеют тот  же внешний вид и назначение, что  и в других приложениях Microsoft Office, но, конечно, большинство предназначено  для выполнения специфических функций Access. Кнопки панели инструментов часто  дублируют команды меню. Access 2002 имеет 27 стандартных панелей инструментов, которые выводятся на экран в  зависимости от того, какой объект активен в данный момент.

Все кнопки панелей инструментов имеют "всплывающие" подсказки, объясняющие  их назначение. Подсказки появляются, если подвести к кнопке указатель  мыши и немного подождать. Если подсказки  не появляются, значит, они отключены. Чтобы включить режим вывода подсказок, выполните команду меню Вид, Панели инструментов, Настройка (View, Toobars, Customize) и в диалоговом окне Настройка (Customize) на вкладке Параметры (Options) установите флажок Отображать подсказки для  кнопок (Show ScreenTips on toolbars).

Панели инструментов могут  фиксироваться вдоль границы  окна приложения, как показано на рис. 1.10, а могут быть плавающими, т. е. перемещаемыми по экрану. В этом случае панель инструментов будет иметь  заголовок и может менять свою форму и размеры. Левый край панели инструментов помечен вертикальной линией. Если подвести указатель мыши к этой линии, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская, потянуть вправо, панель будет перемещаться вдоль границы  окна. А если потянуть вниз, панель инструментов превратится в плавающую. Такую  панель можно перемещать по экрану, зацепив за заголовок.

Меню и панели инструментов по умолчанию отображают лишь наиболее часто используемые команды и  кнопки. Чтобы получить полный список команд меню, необходимо щелкнуть мышью  по двойной стрелке у нижнего  края раскрывающегося меню. Если не все кнопки поместились на панели инструментов, то у ее правого края тоже появляется значок двойной стрелки. Если щелкнуть мышью по нему, будут  показаны оставшиеся кнопки. Если вы использовали какую-то кнопку или команду, которой  не было по умолчанию в соответствующей  панели или меню, то в дальнейшем она будет там видна.

Меню и панели инструментов Access являются настраиваемыми, т. е. можно  изменять состав кнопок, удаляя ненужные или добавляя новые кнопки (см. разд. "Командный интерфейс приложения"гл. 14).

 

3. Окно базы данных

Особым окном в Access является окно базы данных, которое позволяет  получить доступ ко всем объектам базы данных и выбрать режим работы с объектом. В левой части окна находится панель объектов, которая  содержит ярлыки для каждого из объектов Access: Таблицы (Tables), Запросы (Queries), Формы (Forms), Отчеты (Reports), Страницы (Pages), Макросы (Macros), Модули (Modules) (рис. 1.17).

Рис. 1.17. Окно базы данных Access 2002

Щелкнув на ярлыке мышью, в  правой части окна вы откроете список соответствующих объектов. Список объектов может быть представлен четырьмя разными способами (обычными для  папок операционной системы Windows):

в виде мелких значков;

в виде крупных значков (см. рис. 1.17);

в виде списка;

в виде таблицы.

Переключение этих режимов  отображения выполняется с помощью  четырех правых кнопок на панели инструментов, расположенной вдоль верхнего края окна.

При представлении объектов в виде значков эти значки можно  перетаскивать с помощью мыши и располагать внутри окна базы данных любым удобным образом. Если же вы хотите расположить значки так, чтобы  они находились рядом друг с другом, нужно:

Щелкнуть правой кнопкой  мыши на любом свободном участке  окна базы данных.

Из контекстного меню выбрать  команду Выстроить значки (Line Up Icons).

Представление перечня объектов в виде списка не позволяет располагать  значки произвольным образом в окне базы данных, но их можно "перетаскивать" за пределы окна базы данных (это  один из способов активизировать объект, например открыть таблицу). Представление  в виде таблицы позволяет для  каждого объекта посмотреть не только его имя, но и описание (столбец  Описание (Description)), дату и время последнего изменения (столбец Дата изменения (Modified)), дату и время создания (столбец  Дата создания (Created)), а также тип  объекта.

При использовании любого вида представления объектов в окне базы данных их можно упорядочить  по имени, типу, дате создания и дате изменения. Для этого необходимо:

Щелкнуть правой кнопкой  мыши на любом свободном участке  окна базы данных.

Из контекстного меню выбрать  команду Упорядочить значки (Arrange Icons).

Из раскрывающегося меню выбрать способ упорядочения: по имени (By Name), по типу (By Type), по дате создания (By Created), по дате изменения (By Modified).

Чтобы объекты в окне базы данных упорядочились автоматически, необходимо: