Система управления базами данных Microsoft Access

В Access возможно создание связей между таблицами, что позволяет  совместно использовать данные из разных таблиц. При этом для пользователя они будут представляться одной  таблицей. Реализовать такую возможность  в системах управления электронными таблицами сложно, а иногда просто невозможно.

Устанавливая взаимосвязи  между отдельными таблицами, Access позволяет  избежать ненужного дублирования данных, сэкономить память компьютера, а также  увеличить скорость и точность обработки  информации. Для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбивают  на несколько связанных таблиц.

Excel позволяет работать  нескольким пользователям с одним  документом, однако эти возможности  очень ограничены. Access может поддерживать  одновременную работу с базой  данных 50 пользователей, при этом  все пользователи гарантировано  будут работать с актуальными  данными.

Access имеет развитую систему  защиты от несанкционированного  доступа, которая позволяет каждому  пользователю или группе пользователей  видеть и изменять только те  объекты, на которые ему выданы  права администратором системы,  например можно запретить использование  некоторых команд меню, открытие  определенных форм, изменение данных  в таблицах или формах. Электронные  таблицы тоже позволяют защитить  данные паролем или разрешить  только просмотр данных, однако  эти средства существенно проще.

Таким образом, СУБД Access применяется  в тех случаях, когда прикладная задача требует хранения и обработки  разнородной информации о большом  количестве объектов и предполагает возможность многопользовательского режима. Примером может служить задача ведения складского учета. Электронные таблицы Excel являются удобным средством хранения ограниченного количества табличных данных с широкими возможностями выполнения расчетов и анализа данных. Документы Excel предназначаются, как правило, для индивидуального использования.

Замечание:

Возможности Excel, конечно, не ограничиваются только электронными таблицами, например Excel очень удобно использовать для анализа данных, которые хранятся на сервере базы данных (в частности, Microsoft SQL Server), но в этом случае Excel не является хранилищем данных, а обеспечивает только их обработку.

3. Запуск Access и открытие баз данных

После короткого обзора возможностей Access перейдем к описанию начальных  действий по запуску Access и открытию файлов баз данных.

Замечание

Мы не описываем здесь  процесс установки Microsoft Access 2002, т. к. подробную информацию об установке  можно найти в документации, которая  входит в комплект поставки.

Для того чтобы запустить Microsoft Access 2002, необходимо:

Нажать кнопку Пуск (Start) на Панели задач в нижней части рабочего стола.

Открыть в главном меню пункт Программы (Programms).

Выбрать программу Microsoft Access.

Базой данных Access является файл, который имеет расширение mdb. Этот файл может содержать не только все  таблицы, но и другие объекты приложений Access — запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и  модули.

Замечание

В дальнейшем вы узнаете, что  это не всегда бывает так. Иногда приложение состоит из нескольких файлов, но пока мы рассматриваем простейший вариант.

При запуске Access появляется главное окно Microsoft Access.

Для того чтобы открыть  существующую базу данных, можно воспользоваться  одним из трех способов.

Выбрать в меню Файл (File) из списка ранее открывавшихся файлов требуемый файл (рис. 1.4).

Рис. 1.4. Открытие базы данных из меню Файл

Замечание

Если такой список в  меню Файл (File) отсутствует, нужно с  помощью команды Сервис, Параметры (Tools, Options) открыть диалоговое окно Параметры (Options), раскрыть вкладку Общие (General) и установить флажок Помнить список файлов (Recently used file list).

Выбрать файл из списка в  области задач, которая расположена  в правой части окна приложения (см. рис. 1.4).

Выбрать команду Открыть (Open) в меню Файл (File), и затем выбрать  нужный файл в диалоговом окно Открытие файла базы данных (Open) (рис. 1.5).

В последнем случае в диалоговом окне обычно по умолчанию отображается содержимое папки Мои документы  или Личная (в зависимости от установленной  на компьютере операционной системы). Найдя в списке необходимую базу данных, нужно выделить файл и нажать кнопку Открыть (Open) или дважды щелкнуть по элементу списка. В главном окне Microsoft Access появится окно выбранной базы данных (рис. 1.6).

Рис. 1.5. Диалоговое окно Открытие файла базы данных

Рис. 1.6. Пример базы данных

Замечание

Вы можете спокойно в новой  версии Access открывать файлы баз  данных, созданные в версии Access 2000, и работать с ними так же, как  делали это раньше. Однако, если вы хотите работать с файлами, созданными в  более ранних версиях Access, рекомендуем  вам ознакомиться предварительно с  материалом гл. 19.

Файлы можно выбирать не только из списка, который появляется в  диалоговом окне Открытие файла базы данных (Open) при его открытии. Можно  выбрать нужную папку либо из раскрывающегося  списка Папка (Look in), либо использовать ярлыки, находящиеся на так называемой панели адресов слева. При выборе ярлыка Журнал (History) (см. рис. 1.5) появляется список ярлыков к последним открывавшимся  файлам и папкам. При выборе ярлыка Рабочий стол (Desktop) в диалоговом окне появляется список, содержащий ярлыки папок, и файлы, находящиеся в  данный момент на рабочем столе Windows. Тип файла выбирается в раскрывающемся списке Тип файлов (File of type) в нижней части окна. В папке Избранное (Favorites) можно просмотреть ярлыки к тем папкам и файлам, которые  вы используете наиболее часто. Многие программы позволяют добавлять  ярлыки в папку Избранное (Favorites), в том числе это можно сделать  прямо в окне Открытие файла базы данных (Open). Для этого вы должны выделить в списке нужный файл, щелкнуть мышью  по кнопке Сервис (Tools) на панели инструментов в верхней части окна и выбрать  из списка команду Добавить в папку "Избранное" (Add to Favorites).

Можно открыть файл базы данных, находящийся на сетевом диске. Для  того чтобы подключить сетевой диск, необходимо выполнить команду Подключить сетевой диск (Map Network Drive) из списка команд кнопки Сервис (Tools).

Если вы не можете найти  нужный файл базы данных, его можно  разыскать, задавая критерии поиска в специальном диалоговом окне, которое  появляется, если вы щелкнете по кнопке Сервис (Tools) и выберете из списка команду  Найти (Search).

Замечание

В новой версии Access средства поиска файлов еще более усовершенствованы. Появилась специальная область  — область задач Поиск (Search), которая  может быть использована для обычного и расширенного поиска нужного файла. (Подробнее об этой панели см. гл. 7.)

Открыть файл можно в одном  из четырех режимов:

Открыть (Open) — режим коллективного  доступа. Когда вы открываете файл базы данных в этом режиме, доступ к нему будет разрешен другим пользователям, они могут открыть его и  работать с объектами базы данных одновременно с вами. Причем все  пользователи будут иметь возможность  как просматривать данные, так  и изменять их.

Открыть монопольно (Open Exclusive) — режим монопольного доступа. В  этом случае никто другой не сможет открыть этот файл, пока вы его используете.

Открыть для чтения (Open Read-Only) — режим коллективного доступа  только для чтения. В этом случае вы не сможете изменять ни данные в  таблицах, ни другие объекты базы данных.

Открыть монопольно только для  чтения (Open Exclusive Read-Only) — режим монопольного доступа только для чтения. Вы открываете файл только для чтения и одновременно запрещаете другим пользователям открывать  этот файл.

Выбрать нужный режим вы можете из списка, который раскрывается при  нажатии стрелки справа от кнопки Открыть (Open). По умолчанию (при двойном  щелчке мышью по имени файла или  нажатии кнопки Открыть (Open)) файл базы данных открывается в режиме коллективного  доступа.

Нажать кнопку Открыть (Open) на панели инструментов (рис. 1.7), что  также приведет к открытию диалогового  окна Открытие файла базы данных (Open) (см. рис. 1.5).

Рис. 1.7. Открытие базы данных с помощью кнопки Открыть на панели инструментов

Наконец, можно воспользоваться  областью задач Создание файла (New file) справа (рис. 1.8), где в разделе  Открытие файла (Open a file) помещен список ранее открывавшихся файлов,[ Если вы впервые работаете с Access, это  будет список примеров баз данных из поставки Microsoft Office 2002. ] а также  кнопка Другие файлы (More files). Щелчок мышью  по последней приведет к открытию диалогового окна Открытие файла  базы данных (Open) (см. рис. 1.5).

Рис. 1.8. Область задач Создание файла

 

4. Создание новой базы данных

Для создания новой базы данных необходимо воспользоваться областью задач Создание файла (New file) окна приложения Microsoft Access (см. рис. 1.4). Эта область  появляется справа при первом запуске Access. Если вы уже использовали Access для  работы с каким-либо файлом и после  его закрытия не видите в главном  окне этой области, вы можете:

выбрать команду Создать (New) из меню Файл (File) (см. рис. 1.4);

нажать кнопку Создать (New) на панели инструментов. На рис. 1.7 она  расположена слева от кнопки Открыть (Open).

Любое из этих действий приведет к открытию справа области задач  Создание файла (New file).

Замечание

При создании новой базы данных в процессе работы в Access прежняя  база данных будет автоматически  закрыта. Обратите внимание, что две  базы данных в одном окне приложения Access одновременно открытыми быть не могут!

Создать новую базу данных можно тремя способами:

путем создания новой пустой базы данных;

созданием копии существующей базы данных;

с помощью создания базы данных с использованием шаблона.

 

1. Создание новой пустой базы данных

Чтобы создать базу данных с помощью области задач Создание файла (New file), необходимо:

В этой области из раздела  Создание (New) выбрать элемент Новая  база данных (Blank Database) (см. рис. 1.4). Появится диалоговое окно Файл новой базы данных (File New Database) с содержимым папки Мои  документы (рис. 1.8).

В раскрывающемся списке Папка (Save in) открыть папку, в которой  будет храниться создаваемая  база данных, или выбрать папку  одним из методов, описанных в  разд. "Запуск Access и открытие баз  данных" данной главы (рис. 1 .9).

В поле ввода Имя файла (File name) указать имя создаваемого файла и нажать кнопку Создать (Create). По умолчанию Access присваивает новой  базе данных имя dbl, а если база с  именем dbl уже существует, то db2 и  т. д. После нажатия кнопки появится окно новой базы данных (рис. 1.10).

Дальнейшая работа с таблицами  баз данных описана в гл. 2, в  частности в разд. "Создание таблиц".

Если на вашем компьютере установлена операционная система Windows NT Workstation, то это будет папка  Личная. Папки Личная и Мои документы  по умолчанию предназначены для  хранения документов Microsoft Office, поэтому  их многие используют для хранения рабочих документов.

Рис. 1.9. Диалоговое окно Файл новой базы данных

Рис. 1.10. Окно новой базы данных Access 2002

 

2. Создание копии существующей базы данных

Чтобы создать копию существующей базы данных, необходимо:

Открыть область задач  Создание файла (New file), если она не была открыта (см. разд. "Создание новой  базы данных"данной главы).

Из раздела Создание из имеющегося файла (New from existing file) выбрать  команду Выбор файла (Choose file).

С помощью открывшегося диалогового  окна Создание из имеющегося файла (New from existing file) выбрать файл базы данных, копию которого вы хотите создать. Это  диалоговое окно будет идентично  окну Открытие файла базы данных (Open) (см. рис. 1.5) (см. разд. "Запуск Access и  открытие баз данных" данной главы).

Щелкнуть Мышью по кнопке ОК.

При этом будет открыта  копия выбранного вами файла базы данных, во всем идентичная оригиналу (то есть и по данным, и по структуре  баз данных), которая будет немедленно сохранена под именем <имя файла>1 .mdb.

 

3. Создание базы данных с использованием шаблона

Для создания новой базы данных можно воспользоваться соответствующим  заранее заготовленным шаблоном. Чтобы запустить Мастер шаблонов, нужно:

Открыть область задач  Создание файла (New file), если она еще  не была открыта (см. начало разд. "Создание новой базы данных" данной главы).