Работа на компьютере и организационной технике

  Microsoft PowerPoint (полное название — Microsoft Office PowerPoint) — программа для создания и проведения презентаций.

  Microsoft Office Access (или просто Microsoft Access) — реляционная СУБД корпорации Microsoft. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных.

  3.2.2. Система команд Microsoft Word

  Outlook – планирование событий и работы с календарем. Мощное приложение для организации личной работы в офисе. Он обладает огромными возможностями: переписка по электронной почте, записная книжка с адресами и телефонами, помощь в отслеживании выполнения работы. Данная программа используется для составления планов и обеспечения их выполнения.

  Различают два типа планируемых  мероприятий:

  1.Встреча - это мероприятие, имеющее определенную продолжительность, время начала и окончания. Для встреч в календаре отводится время.

  2.Событие - это мероприятие, имеющее неопределенную продолжительность и назначенное на один или несколько дней подряд.

  3.2.3 Система команд MS Word: для работы с деловой документацией в соответствии с государственными стандартами по делопроизводству и др

  Шрифты

  Шрифты  могут характеризоваться начертанием: обычный, полужирный, курсив, полужирный- курсив, сжатый ,узкий, растянутый, капитель. В качестве выделения также может использоваться подчёркивание. Различают между собой наклонный шрифт и курсив, первый представляет собой наклонённый (skew – скос) обычный шрифт, курсив представляет собой шрифт, похожий на рукописный.

  Шрифты  можно разделит на несколько групп  – с засечками (серифами) и без. Типичным представителем шрифта с засечками является шрифт Times New Roman. Засечки создают иллюзию слитности букв в слове и облегчают восприятие текста психологически, глаз «глотает» слово целиком. Шрифт с засечками применяют обычно для написания (документов, отчетов, приказов и т.д.).  Для написания плакатов и очень мелких тестов (на визитках) используют  безсерифные шрифты, т.к. при очень сильном уменьшении серифы сливаются и текст становится нечитаемым.

  Отдельно  можно выделить  декоративные шрифты, используемы для художественного  оформления поздравлений, рекламы и  символьные шрифты, используемые для  графического оформления документов или  для написания формул (шрифт Symbol).

  Шрифты  можно разделить по следующим технологиям: растровые, контурные и векторные. Растровые шрифты являются одними из самых старых. Ранее растровые шрифты жестко «зашивались» в символьные дисплеи, знакогенераторы графических дисплеев и принтеров, использовались (и используются) в консольных программах (MS DOS). Растровые шрифты хранятся в файлах как точечные рисунки. Контурные шрифты, которые все обычно называют векторными по аналогии с векторной и растровой графикой, при изображении формируются с помощью прямых и кривых линий. Внутри контура шрифт заполняется (может не заполняться) цветом, сам контур обычно не отображается. Для контурных шрифтов допускается масштабирование и поворот. Используются контурные шрифты технологий TrueType, Type 1 и OpenType. Изображение векторных шрифтов формируется из математических моделей, эти шрифты преимущественно используются для плоттеров. При выводе на устройство отображения контурные шрифты «растрируются», т.е. преобразуются в растровое изображение (матрицу), операционной системой или самим устройством отображения.

  Параграфы

  Ряд элементов форматирования применяется  не к шрифту, а к абзацу. Это  выравнивание, межстрочный интервал, отступы, нумерация. Рассмотрим их подробнее. Выравнивание применяется для расположения текста по ширине листа специальным образом: выравнивание по левому краю – все слова максимально прижаты к левому краю, правый край не выравнивается, применяется обычно для выравнивания списков, когда выравнивание по ширине может привести к неопрятному виду документа. Выравнивание по центру - обычно применяется для выравнивания заголовков и подписей к объектам. Выравнивание по правому краю - текст и объекты выравниваются по правому краю колонки, выравнивание по левому краю не производится, применяется обычно для размещения нумерации формул или в некоторых случаях для надписи объектов. Выравнивание по ширине (полное выравнивание) – выравнивание текста и объектов как по правому, так и по левому краю. Достигается за счёт увеличения интервала между. Используется для набора основного текста. Отступы - левый, правый и первой строки. Отступ первой строки абзаца обычно устанавливается для документов от 0,75 до 1,25см. Интервалы – межстрочный, перед абзацем и после него. Межстрочный интервал определяет расстояние между строками. Интервал перед и после абзаца может использоваться для отделения абзацев, для выделения заголовков, подписей к объектам и т.д. При печати документации с двух сторон и использовании дешёвой неплотной бумаги, обычно используют однородный межстрочный интервал ко всем абзацам и не используют отступы до и после абзаца для того, чтобы строки текста на оборотных сторонах листа совпадали по высоте и не просвечивались сквозь бумагу, создавая грязный вид страницы. Современные редакторы позволяют установить следующие настройки, влияющие на качество текста: запрет висячих строк, не разрывать абзац, не отрывать от следующего, с новой страницы. Для создания интервала между некоторыми абзацами вместо пустого абзаца желательно применять свойства абзаца «отступ перед абзацем» и «отступ после абзаца». Эти свойства желательно установить для соответствующих стилей и применять стили к тексту.

  Для перечисления и создания списка используют нумерацию и маркеры. Формат нумерации может быть различным (численным, буквенным, многоуровневым).

  Шаблоны

  Для автоматизации рутинной работы часто  используют шаблоны. Шаблоны подобны  бланкам, в которые нужно вписать  текст, который меняется от документа  к документу, остальные составляющие остаются неизменными. В учебном  учреждении с помощью шаблонов удобно создавать титульные листы, листы заданий, ведомости, отчёты успеваемости и др., в офисе с помощью шаблонов создаются приказы, отчёты, поздравления, деловые письма, приглашения и т.д.

  Стиль – набор настроек формирования документа. Использование стилей значительно упрощает работу с документами. Стили различают для шрифта и для абзаца.

  Пробелы между словами не нужно ставить более одного пробела. Для более легкого восприятия предложения после точки можно поставить два пробела.

    Пробел  не ставится между предшествующим числом и показателем степени, подстрочным индексом, перед дробной частью чисел, знаками процента, градуса, минут, секунд, внутри инициалов.

  Расстановка знаков препинания

  - знаки препинания и символы  должны быть слитны с предыдущим  словом 

  - несколько закрывающих знаков пишутся слитно

  - десятичная часть в числах  отделяется запятой

  - если все предложение заключено  в скобку, то за скобкой знаки  препинания, касающиеся этого предложения,  не ставятся

  - если в скобки берется поясняющая  часть предложения, то после закрывающей скобки знак препинания ставится

  - не ставятся в обозначении  систем мер

  - если общепринятого сокращения  не существует, тогда в сокращении  ставится.

    Дефис - тире, соединительный знак, знак деления. В некоторых кодировках существует несколько символов, имеющих отношение к дефису: обычный дефис, неразрывный дефис, суррогатный «дефис-минус».Тире применяется для разделения слов в предложении, Обычно окружено пробелами.

    Стандарты документов

  Для одинакового отображения документов на разных платформах и соответствия их стандартов рекомендуется придерживаться некоторых правил оформления Документа: формат листа А4 (редко на листах А5), шрифт TNR(Tines New Roman) размер 12 – 14, межстрочный интервал 1,5 см, отступ первой строки 1 см, выравнивание по ширине документа, отступ 2,5 см слева остальные по 1 см.

  3.2.4. Возможности электронной почты  как системы коммуникаций

  Электронная почта (electronic mail, e-mail) – это сетевая служба, позволяющая пользователям обмениваться сообщениями или документами без применения бумажных носителей. Электронная почта преимущественно используется, для общения между частными лицами и организациями.

  Для работы с электронной почтой нужно  иметь электронный адрес. Электронный  адрес имеет следующий формат: имя пользователя @ имя сервера. Задается самим пользователем, но зависит от сервера, на котором будет размещен почтовый ящик.

  Электронная почта предназначена для переписки  сообщений с компьютера на компьютер, включенный в сеть. Электронная почта предоставляет пользователям следующие возможности: отправлять документы адресатам, входящим в автоматизированную информационную систему; получать подтверждение доставки документов по назначению; выводить на экран дисплея полученные документы, хранить их в памяти ПК и пересылать другому лицу; распечатывать полученные документы в необходимых экземплярах; отправлять документы одному пользователю или группе пользователей системы по списку; расставлять приоритеты, чтобы начинать работу с наиболее важной полученной коресподенцией. 

  Электронный документ, как и традиционный имеет необходимые реквизиты: наименование организации, дату, регистрационный номер, заголовок, должность и фамилию лица подписавшего документ.

  Во  многих компаниях существует единый корпоративный стандарт оформления электронных писем включающие в себя структуру самого письма. В общем виде можно представить следующим образом: «шапка» в корпоративном стиле; приветствие; содержание, цель обращения; прощание; личная подпись с указанием контактов; ссылка на сайт компании; логотип, если это необходимо.

  При оформлении электронного письма в обязательном порядке должны быть заполнены поля «тема», «кому», важность письма «при необходимости».

  При отправке электронных сообщений в поле «кому» - вводится e-mail адреса получателя. В некоторых почтовых программах можно указать степень важности сообщений, это необходимо, если адресат получает большое количество писем каждый день. С пометкой «важное» письмо получает приоритет при проверке почты. Электронное письмо должно быть в два раза короче, чем письмо, написанное на бумаге.

  3.2.5. Этапы составления электронного  письма

  К этапам составления электронного письма относится: набор текста, редактирование текста, поиск адресата и набор адреса.

1. Набор текста. Перед тем, как отправить какое либо сообщение, необходимо набрать текст.
2. После набора текста, его нужно проверить и отредактировать: исправить ошибки, дополнить, убрать лишнее и т.д.
3. Когда текст готов к отправке, нужно выбрать адресата.
4. И последний этап – это набор адреса и отправка документа.

  3.2.6. Порядок отправки и приема  электронного письма

  Получение электронной почты

  Для приема электронных сообщений достаточно знать электронный адрес или  имя пользователя и пароль доступа. Название почтового сервера, соответствует  второй части названия электронного адреса. При получение электронной почты, почтовая программа связывается с pop – сервером (post office protocol server), в процессе чего сверяется пароль доступа каталогу сообщений.

  Отправка  электронной почты

  Для отправки электронного сообщения достаточно знать электронный адрес адресата и название почтового сервера, который позволяет открывать сообщения. Чаще всего воспользоваться сервером провайдера, который предоставляет вам доступ в интернет.