Работа на компьютере и организационной технике

  РАЗДЕЛ 3. РАБОТА НА КОМПЬЮТЕРЕ И ОРГАНИЗАЦИОННОЙ  ТЕХНИКЕ

  Тема 3.1. Использование в работе средств  оргтехники, средств связи и передачи информации

  3.1.1. Значение средств оргтехники, средств  связи и передачи информации  для качественного и оперативного  решения управленческих задач, грамотного и современного оформления документов

  Оргтехника (организационная техника) – это  комплекс технологических средств  для подготовки документов их копирования, обработки, хранении и автоматического поиска для чертежных работ и счетных операций внутриучрежденческой связи и т.д., используемых в целях механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ. Оргтехника – это комплекс технических средств для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.

  К средствам оргтехники относят: приборы, устройства и машины от авторучек  и карандашей, до пишущих машин, принтеров, сканеров и т.д. Применение средств  оргтехники способствует росту производительности управленческого труда и повышению  эффективности управления. Управленческий труд  неразрывно связан с обработкой информации основным носителем, которой является документ. Поэтому механизация наиболее массовых и трудоемких процессов, как (составление документа, копирование, хранение и поиска документа) дает особенно ощутимые результаты. Для составления деловой документации широко используют электрифицированные пишущие машины, диктофоны и т.д. Средства копирования документов включает обширную группу устройств и аппаратов для факсимильного от одной до нескольких копий.

  В повышении производительности труда  работников сферы управления, особое место имеет механизация и  автоматизация обработки данных, хранения и поиска информации.

  Вычислительная  техника является мощным средством  обработки информации, обеспечивающей оперативность, точность и надежность управления сложными системами. Устройства и приспособления индивидуального пользования, облегчающие труд работников занятых в сфере управления обычно называют малой оргтехникой. К средствам малой оргтехники относятся: дыроколы, скоросшиватели, карандаши, авторучки, нумераторы.

  Классификация средств оргтехники

                                                                                                                                                        
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                 Рис   . Классификация средств оргтехники

  3.1.2. Средства связи и передачи  информации: аппараты факсимильной  связи, офисная автоматическая  телефонная станция, автоответчик, радиотехника

  К средствам коммуникационной техники относятся: средства стационарной и мобильной телефонной связи, средства и системы телеграфной связи, средства и системы факсимильной передачи информации, средства и системы спутниковой связи.

1. Средства и системы телефонной связи. Телефонную связь можно разделить на следующие виды:

- телефонная  связь общего пользования (городская,  междугородняя);

- внутриучрежденческая  телефонная связь.

  2) Телеграфная связь -  передача на расстояние буквенно-цифровых сообщений – телеграмм с обязательной записью их в пункте приёма, осуществляется электрическими сигналами, передаваемыми по проводам или радиосигналами.

  3) Факсимильная связь - передача по телефонным каналам с помощью телефакса изображений, писем, фотографий, документов на бумажных носителях.

  4) Спутниковая связь – один из видов радиосвязи, основанный на использовании искусственных спутников земли в качестве ретрансляторов. Спутниковая связь осуществляется между земными станциями, которые могут быть как стационарными, так и подвижными.

  Весьма разнообразны офисные АТС, от простейших (микро АТС), до крупных станций. Предназначенные, для гостиниц и бизнес центров (линии АТС и миди АТС). Основным достоинством современных офисных АТС является их автоматическая работа и практически бесплатное использование внутренней телефонной связи. Конфигурация АТС определяется отношение количества ее внешних абонентских линий, количеству внутренних абонентских линий.

  Компьютерной  телефонией называется технология, в  которых компьютерные ресурсы принимаются  исходящих и приема входящих телефонных звонков, и для управляющих телефонными соединениями.

  Радиотелефонная связь. Среди радиотелефонных систем можно выделить следующие: система сотовой телефонной связи, система транкинговой радиотелефонной связи, телефоны с радиотрубкой, системы персональной спутниковой связи, системы пейджинговой связи.

1. Сотовая система радиотелефонной связи обслуживает территорию разделенную на много небольших зон – СОТ, каждая из которых обслуживается своим комплексом радиооборудования. Границы СОТы определяется зоной устойчивой радиосвязи и зависят от мощности приемно-передающего радио устройства, топологии местности и частного диапазона системы.
2. Транкинговая связь – это вид мобильной связи максимально эффективный для координации подчиненных групп абонентов. Радиус действия от 20 до 120 километров. Система транкинговой связи включает в себя базовую станцию и абонентские рабочие станции.
3. Пейджинговая связь - это способ передачи сообщений абонентам сети персонального радиовызова с с помощью комплекса технических средств оператора пейджинговой связи и пейджеров абонентов.  
   Основные функции пейджинговой связи:

   - передача сообщений через операторское бюро компании с возможностью задания алгоритма отправки;

  - передача сообщений через автоматический канал (e-mail, WWW-сервер, тональный набор);

  - передача централизованных информационных сообщений (финансы, погода, кросс-курсы валют, обмен валюты, заторы на дорогах, программы ночных клубов и дискотек, культурные и спортивные новости, анекдоты, гороскоп на неделю и т.д.);

  - передача любых информационных сообщений, создаваемых по запросу корпоративных клиентов;

  - передача автоматических сообщений, инициализируемых по определенному событию;

  - выделение группового номера для быстрого оповещения большого количества абонентов одним сообщением;

  - присвоение нескольких номеров одному абоненту.

  Телефонный  автоответчик - встроенное в телефон или присоединённое к телефону устройство, которое позволяет автоматически записывать входящие звонки в отсутствии абонента.

  Типы  автоответчиков:

• Кассетные с одной кассетой
• Кассетные с двумя кассетами
• Кассетно-цифровые (свое сообщение в ОЗУ, входящие сообщения на кассету)
• Полностью цифровые

  АОН  (автоматический определитель номера) -  представляет собой "безынтервальный пакет" на частотах от 700 до 1700Гц в коде «2 из 6», посылаемый телефонной станцией на междугородную АТС или на аппарат вызываемого абонента в момент снятия -при входящем вызове- абонентом телефонной трубки. Не являлся услугой АТС, поскольку не был предназначен для абонентов. Мог использоваться только при выходе на междугородную связь и для спецслужб, но, практически, выдавался телефонной станцией в момент любого соединения в ответ на "запрос АОН" тоном 500Гц, что сделало возможным использование телефонных приставок определения телефонного номера вызывающего абонента, кстати, также называемых АОНами.

  3.1.3. Средства оргтехники, применяемые  на предприятиях обслуживания: копировально-множительные  машины, степлеры, нумераторы

  Копировальный аппарат (сокр. копир; жарг. ксерокс; копировально-множительный аппарат) — устройство, предназначенное для получения копий документов, фотографий, рисунков и других двухмерных изображений на бумаге и других материалах. В отличие от полиграфических машин может использоваться для изготовления малых тиражей книг, брошюр и т.п. Помимо специальных машин, к копировальным аппаратам можно отнести факсимильный аппарат, Дупликатор и соединённые между собой сканер и принтер.

  Дупликатор   — печатная машина, использующая метод трафаретной печати.

  Сканер (англ. scanner, от scan — пристально разглядывать, рассматривать): в общем смысле — устройство или программа, осуществляющие сканирование, т.е. исследование объекта, наблюдение за ним или считывание его параметров.

  Принтер (от англ. print — печать) — периферийное устройство компьютера, предназначенное для перевода текста или графики на физический носитель из электронного вида. По принципу переноса изображения на носитель принтеры делятся на:

  - литерные;

  - матричные;

  - лазерные (также светодиодные принтеры);

   - струйные;

  - сублимационные;

  - термические.

  По  количеству цветов печати — на чёрно-белые (монохромные) и цветные.

  По  соединению с источником данных (откуда принтер может получать данные для  печати), или интерфейсу:

  - по проводным каналам;

  - через SCSI кабель;

  - через последовательный порт;

  - через параллельный порт (IEEE 1284);

  - по шине Universal Serial Bus (USB);

  - через локальную сеть (LAN, NET).

  Посредством беспроводного соединения:

  - через ИК-порт (IRDA);

  - по Bluetooth;

  - по Wi-Fi.

  Степлер - устройство для оперативного скрепления листов металлическими скобами. Степлеры предназначены как для традиционного скрепления в угол и втачку, так и для изготовления брошюр. Степлеры могут быть ручные и электрические, но ограничением толщины сшиваемой стопы являются характеристики используемых скоб. Как правило, используются обычные и файловые скобы длиной 6 и 8 мм, позволяющие скреплять 10—50 листов.

  Нумератор - аппарат для отпечатывания порядкового номера на билетах, купонах и прочих бумагах.

    3.1.4. Правила пользования средствами  оргтехники, средствами связи и передачи информации 

  Организационное обеспечение представляет комплекс методов и привил организации работы с ИС, а так же описание должностных инструкций пользователей ИС. В сложных ИС этот вид играет важную роль. Он определяет порядок функционирования ИС. Несоблюдение правил пользования ИС и невыполнение должностных инструкций могут привести к неадекватности БД и как следствие принятию неправильных управленческих решений.

  Правовое  обеспечение включает в себя правовые нормы и правила пользователей ИС. Эта подсистема обеспечивает ограничение доступа путем организации парольного доступа.

    Эргономическое обеспечение предполагает разработку рекомендаций и норм организации рабочего места пользователя системы.