Проектирование реляционной базы данных в среде СУБД MS Access

     Выбрать поля, не надо включать все поля таблицы  в запрос.

     Выбрать записи, специфицировать запрос таким  образом что получите данные определенного  вида. Например, цены на товары за определенный месяц.

     Отсортировать записи, просматривать записи в определенном порядке. Например, вывести имена клиентов на экран в алфавитном порядке.

     Запрашивать данные из нескольких таблиц, данные из нескольких таблиц могут обрабатываться вместе и можно просмотреть совмещенные данные. Также Вы можете запрашивать данные из других баз данных, таких как Microsoft FoxPro, Paradox, dBASE, Btrieve и Microsoft или Sybase SQL-серверы.

     Выполнять вычисления, создавать новые поля которые будут содержать результаты вычислений.

     Использовать  запрос в качестве источника данных для формуляров, отчетов и других запросов. Каждый раз, когда открыватся формуляр или печатать отчет, Ваш запрос будет извлекать новейшую информацию из таблиц. Вы также сможете модифицировать существующие данные прямо в формуляре основанном на запросе.

     Изменять  данные в таблицах, можно обновлять, удалять, добавлять группы записей все сразу. можно создать новую таблицу на базе существующей таблицы или группы таблиц.

     Выделяют два типа запросов:

     1. QBE-запросы (Query by Example -Запрос по  образцу). Пользователь дает им  определения, специфицируя отдельные  параметры в окне проектирования  с использованием подсказок(образцов).

     2. SQL - запросы (Structured Query Language -Структурированный язык запросов ). Пользователь формулирует их с использованием инструкций и функций, выстраивая описание.

     QBE-запрос Access легко транслирует в соответствующий  SQL-запрос. Обратная операция тоже  не составляет труда. Вообще  для Access безразлично, с каким типом запроса работает пользователь. Запросы можно создавать с помощью Конструктора запросов. Он ускоряет проектирование нескольких специальных типов запросов:

     Запросы кросс-таблиц. Представляют Ваши данные в компактном суммированном формате.

     Запросы нахождения дубликатов. Находят дубликатные записи в выбранной Вами таблице или запросе.

     Запросы нахождения несоответствия. Находят  все записи в таблице которые  не связаны с записями в другой таблице.

     Запросы архивов. Копируют записи из существующей таблицы в новую и затем удаляют (по желанию) эти записи из таблицы оригинала. Но для большинства обще используемых запросов не нужна помощь Конструктора запросов.

     Создание  запроса без помощи Конструктора запросов:

     В окне базы данных нажмите кнопку Query.

     Нажмите кнопку New. Microsoft Access выдаст диалоговое окно New Query. Нажмите кнопку New. Откроется окно Select Query.

     Если  Ваш запрос основывается на таблицах активизируйте индикатор Tables на панели View. Если на запросах - активизируйте Queries, если на обоих типах объектов выберите Both. В списке Table / Query выберите необходимые для запроса источники. Для выбора более чем одной таблицы/запроса одновременно, удерживая клавишу Ctrl выберите все необходимые таблицы/запросы. Чтобы выбрать все или блок отметьте первый пункт, а затем удерживая клавишу Shift укажите последний . Нажмите кнопку Add. Нажмите кнопку Close.

     Критерии  отбора - это инструкции, посредством  которых пользователь сообщает Access ,какие блоки данных должны отбираться по запросу и индицироваться в Dynaset. Критерии могут задаваться для одного или нескольких полей запроса.

     Спецификация  критерия запроса отбора:

     Войдите в режим проектирования запроса, для этого из меню View выберите директиву Query Design или щелкните мышью на кнопке Design View в пиктографическом меню.

     В нижней части окна проектирования, в строке Criteria в ячейке Category Name введите  выражение критерия отбора. После  того как выражение введено и  нажата клавиша ввода, Access проверяет  корректность выражения по правилам записи критериев и нормализует запись по этим правилам.

     Пользователь  может воспользоваться запросом для проведения вычислений с блоками  данных. Он может задать в каждом поле некоторую функцию, обрабатывающую содержимое этого поля. Результат  обработки выдается в Dynaset. Функция обработки задается в строке Total, которая появляется после нажатия в пиктографическом меню кнопки с греческой литерой “сигма”. Саму функцию можно выбрать в этой строке, развернув список возможных значений. После того как запрос спроектирован, его можно выполнить, щелкнув мышью в строке пиктограмм на кнопке с восклицательным знаком или вызывая в меню Query директиву Run. Access индицирует отобранные по запросу в Dynaset блоки в виде таблицы. С помощью структурированного языка запросов SQL в рамках Access пользователь может сформулировать сколь угодно сложные по структуре критериев и вычислений запросы. Этот же язык позволяет управлять обработкой запросов. SQL-запрос представляет собой последовательность инструкций, в которую могут включаться выражения и вызовы агрегатных функций. Начинающим пользователям рекомендуется создавать запросы в режиме проектирования, выбирая необходимые поля, критерии сортировки и функции в зоне спецификации. Для описания запросов на языке SQL нужен достаточный опыт работы с базами данных не в качестве пользователя, а в качестве программиста. Если пользователь хочет иметь разработанный проект запроса в своем распоряжении и во время следующих сеансов работы, то он должен его сохранить с помощью директивы Save в меню File. Если проект сохраняется впервые, то после обращения к этой директиве появится диалоговое окно Save As. В нем следует назначить запросу имя, под которым он будет сохранен и включен в список запросов в окне банка данных. Имя запроса не должно совпадать с именем таблицы. Если данный запрос уже был однажды сохранен и пользователь выбрал директиву Save, то старая версия будет заменена новым, измененным проектом запроса. Если изменения не должны испортить предыдущую версию, а должны быть сохранены в другом запросе, то следует вызвать директиву Save As и назначить сохраняемому проекту новое имя. Для сохранения табличного представления запроса следует выбрать директиву Save Query в меню File. Эта директива сохраняет изменения в проекте имеющегося запроса и заменяет предыдущую версию запроса на активную версию. Для того чтобы сохранить запрос впервые или создать копию активного запроса, Dynaset которого виден на экране, следует выбрать директиву Save Query As.

     Наряду  с запросами выбора, с помощью Access можно реализовать также запросы действий, параметрические запросы и запросы кросс-таблиц.

     Запросы действия. С помощью запроса действия пользователь может изменять или  переносить данные таблицы, а также  актуализировать добавлять или  удалять группы блоков данных ,изготавливать новые таблицы из набора Dynaset. Различают четыре типа запросов действий: запрос добавления, запрос удаления, запрос актуализации и запрос создания таблицы.

     Параметрические запросы. Часто используются запросы, которые представляют собой незначительно видоизмененные варианты однажды подготовленного базового запроса. Речь может идти, например, о запросе, который позволяет выбирать из базы данных телефоны клиентов определенного региона, причем сам регион задается отдельно, в диалоге. Такие запросы, параметрические, видоизменяются от случая к случаю, но незначительно. Для их реализации проектируется один параметрический запрос, в котором указывается тот критерий (критерии), который может изменяться по заказу пользователя.

     Запросы кросс-таблиц. Если необходимо объединить данные в формате строк-колонок (двумерная таблица), то следует изготовить запрос кросс-таблицы. При проектировании запроса кросс-таблицы можно указать в качестве заголовков для колонок значения некоторых полей или выражений. Запросы кросс-таблиц позволяют более компактно, чем обычные запросы, индицировать данные, объединяя однотипную информацию.

    Для создания запросов необходимо перейти на вкладку Запросы в окне Базы данных. Создание запроса на выборку требует нажатия кнопки Создать, далее следует выбрать Простой запрос, в открывшемся диалоговом окне добавить таблицу МАРШРУТЫ, выбрать все поля. Далее в поле Условие отбора в столбце Способ доставки поставить условие для выборки – «автобус», что значит то, что для отображения отобраны все маршруты со способом доставки -автобус. Далее нужно задать имя запроса «Запрос на выборку» – Способ доставки автобус.

    Аналогично  выполняется запрос на выборку «Трансагенты старше 30 лет». Добавить таблицу ТРАНСАГЕНТЫ, в которой создаётся новый столбец, вычисляющий возраст агента. Для этого с помощью построителя необходимо ввести выражение: 2008-[О транс агенте]![Год рождения]. В поле Условие отбора в новом столбце поставить условие для выборки: >30 . Создание запроса, с параметром требует нажатия Создание запроса в режиме конструктора, затем добавить таблицу ЗАЯВКИ НА ПОЕЗДКУ, выбрать все поля. Далее в столбце № заявки в строке Условие отбора написать [Введите № заявки]. У нас получается параметрический запрос на выборку, где параметром служит № заявки, а условием – вводимый номер заявки. Готовому запросу присваивается имя – «Информация по № заявки». Чтобы создать запрос с расчетами, необходимо выбрать Создание запроса в режиме конструктора, в открывшемся диалоговом окне добавить таблицу АГЕНТЫ, МАРШРУТЫ, ЗАЯВКИ, выбрать поля ФИО агента, № заявки, Код маршрута, Цена в бел.руб. и Скидка %. Свободному полю присваивается имя Зарплата, куда вводится формула после двоеточия ([Маршруты]![Цена в бел руб]-[Маршруты]![Цена в бел руб]*[заявки]![Скидка %]/100)*0,05 .В столбец ФИО в строку Условие отбора вписать  [Введите ФИО]. При переходе к режиму таблицы, в появившемся диалоговом окне ввести фамилию агента.

     Все типы разработанных запросов представлены в Приложении. 
 
 
 

 

3.3. Проектирование форм для БД 

    Форма – это средство представления  информации  для просмотра, изменения  или печати данных в виде, удобном  для восприятия пользователями. Использование  форм существенно облегчает ввод и контроль данных.

    Существуют  следующие виды форм:

• анкетная (простая) форма, отображающая одну строку таблицы;
• табличная форма, изображающая несколько записей в виде таблицы;
• составная форма, используемая для представления данных из нескольких (чаще двух) таблиц. Поля главной таблицы расположены в виде анкетной формы, а данные из подчиненной таблицы - в табличном формате;
• кнопочная форма, помогающая перемещаться по базе данных.

    Формы могут быть выведены на экран в  трех видах: режим конструктора, режим  формы и режим таблицы.

    Существуют  следующие способы создания форм:

    1. Создание формы с помощью Автоформы.  После выбора источника записей  и макета формы (в столбец,  ленточная или табличная) Автоформа  создает форму, которая использует  все поля источника записей  (в качестве источника данных  может быть таблица или запрос).

    2. Создание формы с помощью мастера.  Мастер задает подробные вопросы  об источниках записей, полях,  макете, требуемых форматах и  создает форму на основании  полученных ответов.

    3. Создание формы без помощи  мастера или в режиме конструктора, где имеется возможность разрабатывать структуру формы, модифицировать ее, изменять структуру данных и внешний вид формы, добавлять различные элементы управления (поле, надпись, переключатель, флажок, список, кнопка, рисунок, линия, прямоугольник и др.)

    Макет любой формы состоит из 5 разделов в любом сочетании (заголовок  формы, область данных, верхний и  нижний колонтитулы, область примечаний).

    Форма в целом и ее элементы имеют  свойства, которые делятся на несколько  групп:

• свойства данных (источник информации для элемента управления; значения по умолчанию, условия контроля ввода и др.);
• свойства макета (размер, цвет, координаты в форме, шрифт, видимость и т.п.);
• свойства событий, которые позволяют запрограммировать реакцию элемента управления на то или иное событие;
• другие свойства (имя, порядок перехода между элементами управления и др.).

       Для создания формы Пополнение и изменение  банка данных о маршруте нужно выбрать Создание формы с помощью мастера, таблица Маршруты; выбрать все поля. Внешний вид – в один столбец, стиль – Диффузный, название – Маршруты.

       Аналогично  создаётся форма для оформления заявок.

       Для создания кнопочной  формы нужно выбрать на панели управления вкладку Сервис- Служебные программы- Диспетчер кнопочного меню. Подтвердить создание кнопочной формы. Затем необходимо создать свою форму нажатием на кнопку Создать и ввести имя Меню. Создать элементы кнопочной формы, щелкнув по кнопке Создать. В строке Текст ввести поясняющую надпись к первой создаваемой кнопке – Выполнить запрос. В строке Команда выбрать из списка Открытие запроса для изменения. Затем закрывается окно кнопочной формы, нажать на кнопку По умолчанию. Задается имя кнопке. В режиме конструктор добавляется надпись. Для того, чтобы кнопочная форма появлялась при открытии базы данных необходимо выбрать: Сервис- Параметры запуска- Вывод формы/страницы, где нужно выбрать  Кнопочная форма.

       Созданные формы приведены в приложении.

 

                      4. Организация вывода информации БД

4.1. Отчет  как объект  MS Access 

       Отчет является эффективным способом представления данных в виде печатного документа. Отчеты по сравнению с формами предоставляют пользователю больше возможностей в изображении и группировки данных, подсчете итоговых значений.

       Источником  данных для отчета, как и для  формы, является таблица или запрос БД. Запрос используют, когда нужно отсортировать данные или включить в отчет информацию из нескольких таблиц.

       Существует  три режима работы с отчетом: конструктор, предварительный просмотр (вывод  на экран в том виде, как отчет  будет напечатан), просмотр образца (для предварительной оценки макета). Вывод на печать возможен из любого режима.

       Макет отчета состоит из следующих разделов:

•   заголовок документа,
• заголовок и подвал каждой страницы (верхний и нижний колонтитулы),
• заголовки групп данных,
• содержательную часть (область данных),
• итоговую часть (примечания),
• заключительную часть всего отчета (область примечаний отчета).