Проектирование реляционной базы данных в среде СУБД MS Access

     Схема данных базы данных автобазы «» представлена в таблице 1.1

 

     

 
 
 
 
 

1.3. Проектирование структуры таблиц базы данных 

     Следующим шагом в построении базы данных будет  ее заполнение, т.е. создание объектов и присвоение последним необходимых  свойств. Какого бы типа ни были Ваши данные, Вам придется хранить их в одной или нескольких таблицах. Таким образом, первым шагом в построении базы данных будет создание таблицы.

       Таблица - это набор записей(строк таблицы), состоящих из отдельных полей(колонок таблицы), в которых хранится информация и составляющая, собственно, содержание базы данных. Таблицы являются основной формой представления информации, содержащейся в базе данных. Без таблицы нельзя спроектировать формуляр, на базе таблиц составляются запросы и отчеты. Создать таблицу можно двумя способами:

     С помощью Конструктора таблиц.

• В окне базы данных щелкните на кнопке Table.
• Выберите кнопку New в окне базы данных. Microsoft Access высветит диалоговое окно New Table.
• Выберите кнопку TableWizards(Конструктора таблиц).
• В диалоговом окне Конструктора следуйте указаниям по добавлению полей в Вашей таблице.

Без помощи Конструктора.

• В окне базы данных щелкните на кнопке Table (или выберите   директиву Tables в меню View).
• Нажмите кнопку New в окне базы данных. Microsoft Access высветит диалоговое окно New Table.
• Нажмите кнопку New Table. Microsoft Access откроет пустое окно проектирования таблицы.

     В этом окне задаются характеристики полей, составляющих запись (блок данных) базы, т.е. вводится спецификация записи. В  нижней части окна Access выдает справочную информацию о допустимых на каждом шаге проектирования действиях. Каждому полю, включаемому в запись, приписывается тип данных, определяющий вид информации, которая будет храниться в данном поле. Тип данных вносится в колонку Data Type, причем его можно выбрать из списка доступных типов. Access различает следующие типы данных полей:

• Text Текстовые поля содержат текст, длина которого не может быть более 255 символов. Реальная длина поля устанавливается с помощью параметра Field Size(размер поля).
• Memo В Memo-полях сохраняется текст длиной до 32000 символов. Поля этого типа данных не могут индексироваться.
• Number Числовые поля содержат произвольные числовые значению. Диапазон допустимых значений определяется параметром Field Size (размер поля).
• Date/Time Поля даты/времени содержат значения даты и времени в диапазоне от 100 до 9999 года.
• Currency В денежных полях можно хранить числа с точностью до 15 разрядов слева от запятой и четырех десятичных разрядов справа от запятой.
• Counter Поле счетчика содержит число, которое автоматически увеличивается Access на 1, когда в таблицу добавляется новый блок данных.
• Yes/No. В таких полях сохраняются значения Да или Нет. Поля данного типа не могут индексироваться.
• OLE Object В OLE - полях помещаются объекты, такие как, например, Excel-таблица или Microsoft Draw - графика, обработанные OLE - сервером. Размер поля может быть до 128 МБ. Поля данного типа не могут индексироваться. Характеристики каждого поля определяются рядом параметров(свойств). Эти параметры объявляют способы обработки, сохранения и индикации данных. Параметры специфицируемого поля перечисляются в режиме проектирования в нижней части окна таблицы. Набор характеризующих поле параметров зависит от типа данных, выбранного пользователем для данного поля.
• Field Size Размер поля устанавливает максимальную длину текстового поля или способ представления чисел в поле типа Number.
• Format Формат определяет способ представления данных. Наряду с предопределенными форматами допускается использование собственных форматов пользователя.
• Decimal Places Десятичные разряды устанавливают количество разрядов справа от десятичной запятой.
• Caption Заголовок определяет надпись, которая будет использоваться в качестве наименования поля в формуляре или отчете. Если для этого параметра не будет задано никакое значение, то в качестве надписи будет по умолчанию использовано имя поля.
• Default Value Значение по умолчанию устанавливает значение, которое будет автоматически введено в поле при генерации блока данных.
• Validation Rule Ограничение ввода - правило, ограничивающее допустимые для ввода в поле данные.
• Validation Text Сообщение о нарушении - текст возникающий при попытке ввести в поле данные, не удовлетворяющие правилу, сформулированному в Validation Rule.

 

2. Ввод и редактирование данных в таблицах базы данных

2.1. Организация  ввода данных в таблицах БД 

     Организация ввода данных в таблицы БД обладает рядом особенностей, которые необходимо учитывать.

     Microsoft Access работает наиболее эффективно, если Вы определили первичный ключ. Первичный ключ таблицы состоит из одного или нескольких полей, которые однозначно идентифицируют каждую запись в Вашей таблице. Вам следует всегда определять первичный ключ т.к. при этом таблица имеет следующие преимущества:

• Мicrosoft Access автоматически создает индекс для первичного ключа. Этот индекс ускоряет процессы запросов и другие операции.
• Когда Вы просматриваете записи, Microsoft Access покажет их упорядоченными по первичному ключу по умолчанию.
• Когда Вы добавляете данные к Вашей таблице, Access не позволит хранить данные с одним и тем же значением первичного ключа. Поэтому Вы можете быть уверены ,что каждая запись уникальна.

     Установка первичного ключа.

• Маркируйте поле, которое Вы хотите использовать в качестве первичного ключа. Для объявления нескольких полей первичным ключом, удерживая клавишу Ctrl маркируйте все необходимые поля.
• В меню Edit выберите директиву Set Primary Key (или нажмите кнопку Set Primary Key в строке пиктограмм). У полей определенных как первичный ключ слева от строки добавится идентификатор в виде ключа.

     Также таблицы, находящиеся в базе данных, созданной другой программой, можно  импортировать в Access, также можно  и экспортировать Access-таблицы, сохраняя их в форматах, понятных другим прикладным программам управления базами данных. 

 

      2.2. Способы и режимы редактирования данных 

     В готовую спецификацию можно вносить  изменения. В частности, можно изменять параметры отдельных полей, добавлять  поля в запись в нужных местах и  удалять лишние.

       Поле - основной элемент структуры БД, предназначенный для хранения значений одного параметра (атрибута) объекта.

       Имя поля - уникальная последовательность символов, соответствующая правилам данной СУБД .

     Переупорядочение  полей:

     Выберите  поле, подлежащее переразмещению, щелкнув кнопкой мыши в селекторной колонке, расположенной на левом краю окна таблицы.

     Щелкните  в селекторной колонке опять  и удерживая правую кнопку мыши нажатой  перетащите указатель мыши в нужную позицию. Microsoft Access расположит маркированное  Вами поле в новом месте.

     Удаление  полей:

     Откройте  таблицу в режиме проектирования.

     Маркируйте  подлежащее удалению поле, щелкнув  кнопкой мыши в селекторной колонке.(Или  используйте клавиши управления курсором и подведя указатель  к соответствующему полю нажмите  комбинацию клавиш Shift+Spacebar).

     Из  меню Edit выберите директиву Delete Row (или  нажмите кнопку Delete Row в строке пиктограмм). Microsoft Access удалит поле и все его  данные из Вашей таблицы.

     Вставка полей:

     Установите  указатель строки к полю, над которым  Вы бы хотели разместить новое поле, с помощью мыши или клавишами управления курсором. · Из меню Edit выберите директиву Insert Row(или выберите кнопку Insert Row в строке пиктограмм). Microsoft Access вставит пустое поле над текущей строкой.

 

3. Построение схемы данных

 

       Схема данных в Access является не только средством графического отображения логической структуры базы данных, но используется в процессе работы с базой данных.

     Access позволяет создавать реляционные  базы данных. В реляционной базе  данных пользователь может описать отношения между несколькими таблицами. Access учитывает эти отношения при поиске взаимосвязанных данных во время обработки запросов, формуляров и отчетов, базирующихся на нескольких таблицах.

     Установка связи между таблицами:

     В меню Edit выберите директиву Relationships, или щелкните мышью на кнопке Relationships в строке пиктограмм. Откроется окно Relationships , затем окно Add Table.

     Если  окно Add Table не появилось, выберите соответствующую  директиву в окне Relationships.

     В строке Table/Query выберите таблицу для которой вы хотите создать связь. Для выбора более чем одной таблицы одновременно, удерживая клавишу Ctrl выберите все необходимые таблицы. Чтобы выбрать все или блок таблиц отметьте первую таблицу, а затем удерживая клавишу Shift укажите последнюю, нажмите кнопку Add. Вы также можете добавлять таблицы перетаскивая их с помощью мыши из окна базы данных в окно отношений.

     Теперь  с помощью мыши перетащите поля первичного ключа первичной таблицы в  соответствующее положение в  связываемой таблице. Microsoft Access выдаст диалоговое окно Relationships.

     Проверьте имена полей подлежащих связыванию, отредактируйте при необходимости. Установите соответствующие опции, например, тип отношения: One(один к одному) или Many(один ко многим).

Нажмите кнопку Create. 

 

Рис. 3 Схема  данных БД «Автобаза»

 

3. Обработка информации в БД

3.1. Запрос  как объект СУБД MS Access 

       Для быстрого доступа к данным есть гибкое и удобное средство – запросы. Для одной и той же таблицы можно создать множество различных запросов, каждый из которых сможет извлекать из таблицы лишь малую часть информации, но именно ту часть, которая в данный момент необходима. В результате работы запроса из общей исходной базы формируется результирующая таблица, содержащая часть общей информации, соответствующая запросу.

       Важным  свойством запросов является то, что  при создании результирующей таблицы  можно не только выбирать информацию из базы, но и обрабатывать ее. При работе запроса данные могут упорядочиваться (сортироваться), фильтроваться, объединяться, разделяться, изменяться, и при этом никаких изменений в базовых таблицах может не происходить.

       И еще одним свойством запросов является их способность выполнять итоговые вычисления. Запрос может не только выдать результирующую таблицу, но и найти, например, среднее (наибольшее, наименьшее, суммарное и т.п.) значение по какому-то полю.

       Существует  немало различных видов запросов, но самые простые из них и, к тому же, используемые наиболее часто – это запросы на выборку. Цель запроса на выборку состоит в создании результирующей таблицы, в которой отображается только нужные по условию запроса данные из базовых таблиц.

       Есть и другие виды запросов, некоторые из них выполняются на базе предварительно созданного запроса на выборку. Например, запрос с параметрами - это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные (условие для возвращения записей) или значение, которое требуется вставить в поле.

 

        3.2. Проектирование запросов к  базе данных