Анализ  внутреннего документооборота деятельности отдела доставки

В начале, в отдел, отвечающий за доставку готовой  продукции, начальнику отдела доставки со стороны отдела продаж поступает  непосредственно заявка на доставку, содержащая всю необходимую информацию (наименование, количество товара) о  единицах товара, требуемого к доставке и распоряжение о выдаче продукции. Отдел предоставляет так же различные  сопроводительные к заявке документы, содержащие информацию о местах, в  которые необходимо доставить товар  и временные интервалы. Также  предоставляется подтверждение  оплаты товара и услуги доставки заказчиком и некоторая дополнительная информация по доставке, содержащая данные о заказчике, его реквизиты и другую сопроводительную информацию. Наличие всех вышеперечисленных  документов у руководителя отдела доставки свидетельствует о том, что можно  начинать непосредственно процесс  организации доставки готовой продукции. Начальник отдела доставки оформляет  товарно-транспортную накладную. После  чего он планирует маршрут и график доставки. Затем определяет участников доставки, формируя группы доставки, и  назначает её руководителя. После  завершения планирования доставки подтверждение  оплаты товара передается начальнику одного из складов, после чего он выдает чек и отпускает товар группе доставке на основании распоряжения о выдаче продукции. Товар сопровождается транспортной накладной, чеком об оплате товара и документом с паспортными  данными получателя. Продукция транспортируется до потребителя. Клиент подписывается  документ о получении продукции, уведомляющий о том, что все условия  доставки были соблюдены должным  образом. Документ предоставляется  руководителем группы доставки. После  доставки продукции все документы  передаются в бухгалтерию, где происходит закрытие товарных и транспортных документов. Бухгалтер предоставляет отчет о доставленной продукции начальнику отдела доставки, где он анализируется на предмет замечаний и рекомендация по усовершенствованию доставки.

Анализ  ситуации показывает, что внедрение  единого хранилища информации по доставкам в новой ИС может  значительно упростить доступ к  различной информации. Так же в  системе стоит предусмотреть  автоматическую генерацию всех сопроводительных документов к доставляемой продукции

Анализ  информационных потоков  и информационного  взаимодействия с  внешними объектами

Отделу  доставки множество различных данных по доставке предоставляется извне  – отделом продаж. Данную информацию необходимо своевременно доставлять, в противном случае ее актуальность будет утеряна. Переход к автоматизированной обработке данных, а также единому  хранилищу данных позволит осуществлять доступ к нужной информации в необходимое  сотруднику время, а также сократить  время подготовки данных, отправляемых в другие отделы.

3. Концепция  проекта

3.1.   Бизнес – требования

3.1.1 Исходные данные, возможности бизнеса и нужды клиента

      Отдел доставки мебельной фабрики является одним из ключевых отделов на предприятии. Отдел ответственен за своевременную  доставку продукции клиентам, выполненную  надлежащим образом. Несмотря на кажущуюся  простоту, организация доставки является достаточно сложным процессом.

      В настоящее время процесс доставки организован таким образом, что  начальник отдела подвергается очень  большой нагрузке, а сама доставка производится не самым оптимальным  путем. Начальнику отдела доставки необходимо постоянно связываться с отделом  продаж на предмет появления новых  заказов. Много времени занимает оформление сопроводительных документов на товар, производимое начальником  отдела вручную. Начальнику отдела необходимо так же разрабатывать маршрут  и график доставки и определять участников группы доставки. Неэффективность данного процесса заключается в увеличении его длительности из-за работ, связанных с обработкой различной информации, производимой вручную, а также из за неэффективного планирования маршрута и графика доставки, что повышает её стоимость и не позволяет реализовывать продукцию в максимально возможных объемах.

      Таким образом сотрудникам необходимо иметь некую автоматизированную информационную систему с хранилищем данных, позволяющую эффективно взаимодействовать  нескольким отделам между собой, а также позволяющую автоматизировать множество задач, выполняемых начальником  отдела доставки тем самым оптимизируя  сам процесс доставки и затраты, связанные с ним.

3.1.2. Бизнес – цели  и критерии успеха

Создание  ИС должно отвечать поставленным целям  бизнеса (как финансовым, так и  нефинансовым). Для оценки успеха новой  ИС также необходимо ввести критерии успеха.

Финансовые  цели:

• Улучшить использование основных фондов
• Уменьшить условно-постоянные расходы

Нефинансовые  цели:

• Усовершенствовать организацию труда и эксплуатацию транспортных средств
• Достигнуть показателя удовлетворения покупателей, равного по крайней мере 85%, в течение 4-5 месяцев со времени внедрения ИС
• Увеличить долю крупных заказчиков предприятий на 100% за 4-5 месяцев с момента внедрения ИС
• Разработать специальную базовую технологическую основу высокого уровня для управления доставками в организации.

  Критерии  успеха:

1. Все сотрудники отдела доставки, ответственные за планирование и разработку маршрута и графика доставки, должны в течение месяца после первого выпуска системы перейти на работу с ИС.
2. Необходимость поиска новых клиентов для увеличения оборота поставляемой продукции в течении 2-3 месяцев после запуска ИС.

3.1.3. Бизнес – риски

1. Риск длительного  внедрения и адаптации новой  ИС. До внедрения ИС у сотрудников  компании отсутствовала необходимость  в использовании комплексных  ИТ для организации процесса доставки, следовательно не все сотрудники готовы к работе с новой ИС. Потребуются дополнительные временные и финансовые ресурсы на обучение персонала. Вероятность = 0,7.
2. Риск нарушения работоспособности новой ИС. Поскольку в работе внедренной ИС необходимо использование некоторых внешних сервисов (напр. «Яндекс. Пробки») существует возможность отказа в работе этих сервисов. Наша организация не несет ответственности за их функционирование, при этом обладая непосредственной от них зависимостью. Вероятность = 0,1
3. Риск принятия неверного решения относительно компании-разработчика новой ИС. Возможность периодических сбоев системы, прерывающих рабочий процесс, по вине проектировщиков (некачественно спроектированная система). Вероятность = 0,3.

3.1.4. Образ решения

Положение об образе проекта

Для сотрудников  отдела доставки, которым необходимо своевременно доставлять готовую продукцию  потребителям, данный Smart Delivery Manager является информационной системой, которая обеспечит значительное повышение эффективности организации доставки готовой продукции. Система будет самостоятельно планировать и разрабатывать оптимальные маршрут и график доставки. Эта система позволит компании усовершенствовать организацию труда и эксплуатации транспортных средств, а также увеличит приток новых клиентов в связи с повышением оборота поставляемой продукции. Система позволит непрерывно обеспечивать сотрудников функциональных подразделений предприятия адекватной информацией о движении продукции по цепи поставок в режиме реального времени. Smart Delivery Manager обеспечивает прибыльность предприятия за счет оптимизации логистических бизнес-процессов, а организация в системе единого хранилища данных позволит значительно сократить время доступа к различной информации по доставкам. В отличие от действующих сейчас механизмов по планированию маршрута и графика доставки, которые осуществляются вручную, наш продукт будет самостоятельно их генерировать, принимая во внимание множество логистических факторов, а также автоматически распределять и назначать ответственных за доставку, Система также автоматически генерирует свод всех необходимых сопроводительных документов по доставке.

Основные  функции

• Регистрация грузов и документов по доставке в общей системе
• Планирование и разработка оптимального маршрута доставки
• Планирование и разработка оптимального графика доставки
• Автоматическое распределение ответственных лиц за доставку
• Автоматическая генерация сопроводительных документов по доставке
• Просмотр информации по доставкам
• Регистрация движения груза (подтверждение о доставке,  изменения статуса отправления)
• Выдача необходимой информации по запросам пользователя
• Уведомление заказчиков о статусе доставки

3.1.5  Масштабы и ограничения  проекта

В объем  первоначально запланированной  версии продукта будут включены функции  ввода, просмотра и выдачи информации по запросу пользователя об активных и завершенных доставках; планирования и разработки оптимального маршрута и графика доставки; автоматической генерации сопроводительных документов по доставке.

Дальнейшие  версии будут включать в себя дополнительные функции, которые не вошли в первоначальный продукт.

Ограничения

1. Информационная система предназначена только для внутреннего пользования организации
2. Автоматизированная разработка маршрутов системой возможна только в пределах г. Москвы, маршруты с заказами вне города корректируются вручную.
3. Информационная система не предусматривает организацию системы бухгалтерского учета

3.1.6. Бизнес-контекст

К пользователям  данной системы относятся следующие  лица:

1. Начальник отдела доставки. Данный сотрудник является одним из ключевых пользователей системы. При помощи единого хранилища данных Smart Delivery Manager он получает доступ ко всем необходимым для начала организации процесса доставки готовой продукции документам. Быстрота доступа к подобной необходимой информации является одним из важнейших преимуществ данной системы. На основании поступивших документов начальник отдела доставки автоматически формирует всю необходимую сопроводительную документацию для доставляемой продукции. Затем при помощи системы он формирует группу доставки.
2. Руководитель группы доставки. Данный сотрудник при помощи системы осуществляет разработку оптимального маршрута и графика доставки. Так же он изменяет статус доставки.
3. Бухгалтер. Для данного сотрудника ценность ИС заключается в автоматизации некоторых задач, ранее выполнявшихся ими вручную. Основной ценностью системы для бухгалтера является быстрый доступ к данным по доставке.
4. Группа доставки. Группа доставки при помощи системы имеет быстрый доступ к данным по доставке. Так же для группы доставки в системе предусмотрено динамическое обновление маршрута в течение поездки. Каждое транспортное средство оборудовано компьютером с возможностью выхода в интернет на любом участке пути, что позволяет учитывать ситуацию с изменением траффика на дорогах в режиме реального времени, а также возможные изменения статуса заказа (напр. аннулирование, перенос сроков)
5. Специалисты отдела продаж. Данные сотрудники являются инициаторами начала самого процесса доставки готовой продукции. При помощи системы они информируют начальника отдела доставки о необходимости проведения такой процедуры и посылают свод всех необходимых документов для организации доставки.
6. Заказчики. Для клиентов организации в системе предусмотрена система смс-уведомлений о статусе доставки (напр. «ваш заказ №***** в пути», «Ваш заказ №*** прибудет через 10 минут»)

Описание  системы

1. Пользователи системы находятся в городе Москва и большинство из них близко друг от друга на территории мебельной фабрики (группа доставки во время выезда так же пользуется системой для динамического обновления маршрута и графика доставки).
2. Доступ к системе требуется на протяжении всего рабочего дня. Пик использования системы приходится на временной промежуток с 10:00 до 18:00 (время работы службы доставки для клиентов)
3. Данные генерируются на фабрике в отделах службы доставки и продаж, используются отделом доставки и бухгалтерией. Все отделы находятся на одном предприятии. Так же данные используются группой доставки во время выезда.
4. Сотрудникам отдела доставки чрезвычайно важно иметь постоянный  бесперебойный доступ к системе, так как при прерывании доступа к системе, может остановиться процесс доставки.
5. Система должна устранять риск потери данных в результате различных возможных ЧП.
6. Для доступа к системе необходима предварительная установка 1 сервера и 1 хранилища данных  

3.2 Системные  требования

3.2.1 Требования  пользователя

Выделим пользователей проектируемой системы. Результаты предпроектного обследования показали, что к ним относятся: начальник отдела доставки, руководитель группы доставки, группа доставки, бухгалтер, специалисты.

Для каждого  пользователя перечислим варианты использования: