Цель: Описать текущий процесс управления доставкой готовой продукции со склада покупателю

Точка зрения: Руководитель отдела доставки 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Предпроектное обследование

2.1 Функциональная  модель (бизнес-функции  организации «AS-IS»)

 

Приступим к  графическому изображению контекстной  модели в AllFusion Process Modeler (ранее BPwin) по методологии функционального моделирования IDEF0. Контекстная диаграмма изображена на рис.1.

      рис.1 IDEF0 Контекстная диаграмма

Приступим к декомпозиции объекта. Графическое  представление декомпозиции изображено на рисунке 2.

рис.2 IDEF0 Диаграмма декомпозиции

2.2 Модель  потоков данных (информационные  потоки, обеспечивающие  бизнес-процессы  и бизнес-функции  организации «AS-IS»)

Параллельно любому бизнес-процессу движется поток  информации. Для проектирования нашей  информационной системы именно модель документооборота может оказать  большую помощь. Методология SADT и  AllFusion Modeling Suite позволяют изобразить поток данных в виде DFD диаграммы (рис.3).

      

рис.3 DFD Контекстная диаграмма

Приступим к декомпозиции объекта. Графическое  представление декомпозиции изображено на рисунке 4.

рис.4 DFD Диаграмма декомпозиции

Любые бизнес-процессы выполняются в определённой последовательности. Для проектирования нашей информационной системы рассмотрение последовательности  работ может оказать большую помощь. Методология SADT и AllFusion Modeling Suite позволяют изобразить последовательность выполнения работ в виде IDEF3 диаграммы (рис.5).(Описывается последовательность работ процесса «Запрос и оформление заказанной продукции)

Рис.5 IDEF3 Диаграмма декомпозиции этапа «Запрос и оформление заказанной продукции»

2.3 Система  управления и организационная  структура («AS-IS»)

В нашей  задаче задействованы следующие  сотрудники мебельной фабрики:

• Начальник отдела доставки – сотрудник компании, отвечающий за доставку готовой продукции. Основными задачами начальника отдела доставки являются:

• Организация доставки грузов в соответствии с заявками клиентов  (оптовые предприятия);
• Управление руководителем группы доставки;
• Осуществление регулярной работы с существующими клиентами и развитие их;
• Выполнение бюджета и рациональное его использование;
• Работа с подрядчиками (склады);
• Анализ отчетности по доставке
• При необходимости взаимодействие с контролирующими органами.

• Начальник склада – сотрудник компании ответственный за управление складом и движения товаров на складе. Основной задачей начальника склада является организация приемки, хранения и отпуска товарно-материальных ценностей. Выделяется четыре блока обязанностей:

• Организация эффективного процесса приемки, хранения и отгрузки;
• Поддержание трудовой и технологической дисциплины, соблюдение норм охраны труда и противопожарной безопасности;
• Поддержание в исправном виде зданий, техники, инвентаря и территории склада;
• Обеспечение сохранности материальных ценностей и достоверности их учета.

• Грузчики – сотрудники компании, специализирующиеся на переноске грузов или погрузке и разгрузке товаров. Грузчиком используется преимущественно только мускульная физическая сила человека для выполнения простых рабочих операций: погрузки, выгрузки, кантования, перекатывания и подъёма тяжелых грузов. Это специалисты, способные быстро оценить наиболее оптимальный алгоритм действий при погрузочно-разгрузочных работах и обеспечить максимальную безопасность выполняемого объёма работы. В их основные обязанности входят:

• Погрузка и выгрузка тяжелых или крупногабаритных грузов;
• Доставка, установка, монтаж и демонтаж различного бытового и профессионального оборудования и др;
• Перемещение различных грузов в труднодоступных местах.
• Руководитель группы доставки – сотрудник компании, ответственный за управление группой, осуществляющей доставку, а также за различные операции, связанные с доставкой. Основными задачами руководителя группы доставки являются:

• Управление командой экспедиторов;
• Работа с подрядчиками (склады);
• Разработка оптимальных маршрутов и графиков доставок;
• Оформление необходимой документации на месте доставки.

• Водители – сотрудники компании, управляющие различными транспортными средствами, находящимися в собственности компании. Основной задачей водителей является непосредственная перевозка груза, требуемого к доставке, на транспорте.

• Бухгалтер – сотрудник компании, который выполняет работу по различным участкам бухгалтерского учета, фиксирует состав и источники хозяйственных средств, их движение, осуществляет прием, контроль, обработку первичной документации. Основными задачами бухгалтера являются

• Анализ отчетности по доставке;
• Управление товарной и транспортной документацией;
• Осуществление расчета платежей за перевозку, экспедирование, погрузоразгрузочные работы и другие операции;
• Контроль оплаты счетов за услуги по доставке грузов.

      Выше  были указаны сотрудники, которые  будут обслуживать систему. Система  моделируется с точки зрения руководителя отдела доставки. Однако сотрудники бухгалтерии, склада и отдела продаж ему непосредственно не подчиняются, поэтому в организационную диаграмму необходимо включить руководителей этих сотрудников (заведующего складами, финансового директора, начальника отдела продаж), находящихся на том же уровне управления, что и руководитель отдела доставки. Чтобы диаграмма была полной так же стоит указать подчиненность начальника отдела доставки, заведующего складами, финансового директора и начальника отдела продаж. Они будут подчиняться заместителю директора, находящегося в подчинении у директора нашей мебельной фабрики. Организационная диаграмма отображена на рисунке 6.

Начальник

склада

Заведующий  складами

Начальник отдела доставки

Заместитель директора

Директор

 

 

Сотрудник отдела продаж

Начальник отдела продаж

Финансовый  директор

Бухгалтеры

Главный бухгалтер

Руководитель  группы доставки

 

Грузчики

Грузчики

Водители

 
 

рис. 6 Организационная диаграмма

2.4 Определение  уровня зрелости процессов управления организации

Определим уровень зрелости процессов управления организации согласно модели CMM.

На данный момент предприятие находится на третьем уровне зрелости так же называемом уровнем управляемости. Это объясняется следующими особенностями функционирования организации:

1. Вся деятельность на предприятии четко распределена по отделам, которые отвечают за те или иные функции. Обязанности сотрудников в каждом отделе так же четко установлены;
2. Вся деятельность на предприятии полностью задокументирована. Сотрудники организации строго следуют внутренним регламентам и уставам. Внутренние бизнес-процессы организации также стандартизированы и задокументированы;
3. Информация на предприятии не хранится систематизировано, средства для ее анализа так же отсутствуют;
4. На предприятии отсутствует процесс постановки долгосрочных целей, а планирование основывается на показателях прошлых периодов;
5. Сильно развита организационная структура предприятия. Штат сотрудников содержит в себе работников различных должностей и имеющих самые разные направления деятельности;
6. На предприятии постоянно практикуются программы повышения квалификации сотрудников.

2.5 Состояние  ИТ в организации

• Предприятие не обладает информационной системой, способной в той или иной мере автоматизировать процессы производства и управления. Однако большинство  сотрудников компании имеют в  своем распоряжении персональные компьютеры с предустановленной на них операционной системой Windows и каждое рабочее место обладает пакетом программ, облегчающих работу сотрудников.
• Для эффективной коммуникации между сотрудниками в компании организованна локальная сеть. Так же предприятие обеспечено высокоскоростным подключением к глобальной сети интернет.
• Какой-либо специализированной системой электронного документооборота предприятие не обладает, но данный процесс несколько упрощен за счет наличия локальной сети и негласных правил передачи документов через нее.
• В качестве системы бухгалтерского учета предприятие использует пакет MS Excel.

2.6 Анализ  «узких мест» с  точки зрения бизнес-цели организации

Анализ  функциональной деятельности и функционального  взаимодействия отдела доставки

В нашей  предметной области рассматриваются  следующие основные функции: Запрос и оформление заказанной продукции, транспортировка продукции до потребителя, передача продукции потребителю, закрытие товарных и транспортных документов по доставке, анализ отчетности по доставке

Функция «Запрос и оформление заказанной продукции» помимо обработки заказа на доставку продукцию представляет собой процесс расчета оптимального расчета маршрута и графика доставки с учетом различных факторов. На данный момент не учитывается множество различных факторов, способных оптимизировать время доставки и минимизировать её стоимость. Расчет осуществляется вручную руководителем группы доставки. Необходима информационная система способная автоматически рассчитывать наиболее оптимальный маршрут и график доставки.

Функции «транспортировка продукции  до потребителя» и  «передача продукции  потребителю» осуществляются достаточно большой группой людей, включающих в себя водителя, грузчика и руководителя группы доставки. Чтобы минимизировать расходы по персоналу можно исключить в составе группы грузчиков (если это возможно) и руководителя группы доставки и в конечном итоге использовать только труд водителей-экспедиторов, выполняющих функции 3 работников, а именно – доставка груза к месту получения, донесение груза до получателя, а также оформление всех необходимых документов и накладных. Информационная система должна с учетом всех факторов влияющих на формирования группы доставки автоматически распределять и назначать ответственных за доставку лиц.