Применение электронных таблиц в экономических расчетах

     AVERAGE(5, 20, 10, 5)

     AVERAGE(B10..B13, B17)

     МАХ(Список) – статистическая функция, результатом которой является максимальное значение в указанном Списке.

     МАХ(В3..В8,А3.,А6)

     IF(Условие, Истинно, Ложно) – логическая функция, проверяющая на истинность заданное логическое условие. Если условие выполняется, то результатом функции является значение аргумента «Истинно». Если условие не выполняется, то результатом функции становится значение аргумента «Ложно».

     IF(B4<100, 100, 200)

     если  ячейка В4 содержит число меньше 100, то функции присваивается значение 100, если же это условие не выполняется (т.е. содержимое ячейки В4 больше или  равно 100), функции присваивается  значение 200.

1.4 Области применения табличных процессоров

     Современные табличные процессоры позволяют  применять многочисленные средства автоматизации решения задач, так что возможным стало даже написание конкретных приложений на их основе. Кроме того, они обладают широкими графическими возможностями. Табличные процессоры особенно широко используются в аналитической деятельности, а также для подготовки документов сложной формы.

     Основное  назначение табличного процессора –  автоматизация Расчетов в табличной  форме.

     Например, в табличном процессоре можно  вести журнал успеваемости. Преподаватели смогут заносить в него оценки учащихся, а встроенные формулы позволят высчитывать средний балл для каждого ученика, общую успеваемость группы по предмету и др. Каждый раз, когда учитель вносит новую оценку, табличный процессор будет автоматически пересчитывать все результаты.

     По  сравнению с бумажной предшественницей электронная т. к. лица предоставляет  пользователю гораздо больше возможностей для работы. В ячейках таблицы  могут записываться различные числа,даты, тексты, логические величины, функции, формулы. Формулы позволяют практически мгновенно производить пересчет и выводить в соответствующей ячейке новый результат при изменении исходных данных. Эта возможность позволяет активно использовать электронные таблицы:

     для автоматизации вычислений;

     для представления результатов вычислений в виде диаграмм;

     для моделирования, когда исследуется  влияние различных значений параметров.

     Табличный процессор получил широкое распространение  во всей экономической системе: в  бухгалтериях фирм и предприятий, в экономических отделах, в коммерческих банках и других организациях, что связано с большим количеством экономических операций и их универсальностью.

     Табличный процессор является неотъемлемой частью прикладного программного обеспечения АРМ экономиста, что связано с его функциональными возможностями.

     Табличный процессор позволяет автоматизировать процесс обработки экономической  информации, осуществлять сложные вычисления, анализировать их и представлять в наглядном виде (графики, диаграммы). В настоящее время, когда клиент все больше обращает внимание на оперативность, наглядность предоставляемой информации, а для экономистов все важнее становится обработка и хранение больших объемов данных, играют большую роль такие функции Excel, как составление списков, сводных таблиц, возможность использования формул, копирование данных, форматирование и оформление, анализ и предоставление данных с помощью диаграмм и сводных таблиц, извлечение информации из внешних баз данных, обеспечение безопасности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Глава 2. Обзор  наиболее популярных  табличных процессоров    

 2.1 Мiсrоsоft Excel

     Документ, созданный в MS Excel, называется рабочей книгой. Рабочая книга состоит из набора рабочих листов. Листов в книге Excel может быть до 255. Каждый рабочий лист имеет имя, по умолчанию Лист1, Лист2, Лист3. Названия листов отображаются в нижней части листа. С помощью ярлычков, на которых написаны имена листов, можно переключаться между рабочими листами, входящими в рабочую книгу. Листам можно давать произвольные имена длиною до 31–го символа, исключая символы * : / \  ?

     Также можно перемещать рабочий лист в  другую позицию в той же рабочей книге.

     Если  пользователю необходимо добавить новый  рабочий лист, он может сделать  это, выполнив команду Вставка / Лист. Для удаления листа следует выполнить  команду Правка / Удалить лист, при  этом необходимо помнить о том, что  удалённый лист восстановить невозможно.

     Пространство  рабочего листа состоит из строк  и столбцов. По умолчанию каждый рабочий лист имеет 256 столбцов, (каждый столбец имеет имя, озаглавленное  латинской буквой) и 65536 строк (нумерация  от 1 до 65536), таким образом, всего  на листе имеется 16777216 ячеек.

     На  пересечении строк и столбцов образуются ячейки таблицы. Ячейка –  это минимально адресуемый элемент  рабочего листа.  Имя ячейки (адрес) состоит из имени столбца и  номера строки, например, A10 или D23. Адресация ячеек используется при записи формул. Одна из ячеек всегда является активной, и в ней производятся операции ввода и редактирования. Группа ячеек называется диапазоном. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек, расположенных в противоположных углах, например: А5:C20.

     Разные  таблицы могут содержать совершенно разную информацию. Некоторые ячейки таблицы содержат текст, некоторые  – числовые данные. С точки зрения программы Excel ячейка может содержать три вида данных.

     Текстовые данные представляют собой строку текста произвольной длины. Программа Excel воспроизводит такие данные точно в том виде, в каком они были введены. Ячейка, содержащая текстовые данные, не может использоваться в вычислениях. Если Excel не может интерпретировать данные в ячейке как число или как формулу, программа считает, что это текстовые данные.

     Числовые  данные – это отдельное число, введенное в ячейку. Excel рассматривает данные как число, если формат данных позволяет это сделать. Как числа рассматриваются данные, определяющие даты или денежные суммы. Ячейки, содержащие числовые данные, могут использоваться в вычислениях.

     Если  ячейка содержит формулу, значит эта  ячейка вычисляемая, то есть, значение ячейки может зависеть от значений других ячеек таблицы. Содержимое ячейки рассматривается как формула, если оно начинается со знака равенства (=). Все формулы дают числовой результат.

     Формулы в ячейках таблицы не отображаются. Вместо формулы воспроизводится  результат, полученный при ее вычислении. Чтобы увидеть формулу, хранящуюся в вычисляемой ячейке, надо выделить эту ячейку и посмотреть в строку формул. Изменения в формулы вносят редактированием в этой строке.

     Данные  в программе Excel всегда вносятся в текущую ячейку. Прежде чем начать ввод, соответствующую ячейку надо выбрать. Указатель текущей ячейки перемещают мышью или курсорными клавишами. Можно использовать и такие клавиши, как HOME, PAGE UP и PAGE DOWN.

     Для ввода данных в текущую ячейку не требуется никакой специальной  команды. Нажатие клавиш с буквами, цифрами или знаками препинания автоматически начинает ввод данных в ячейку. Вводимая информация одновременно отображается и в строке формул. Закончить ввод можно нажатием клавиши ENTER.В некоторых операциях могут одновременно участвовать несколько ячеек.

     Для выбора целых столбцов или строк  можно использовать маркеры строк  и столбцов по краям рабочей области.

     С выбранным диапазоном в программе  Excel можно работать так же, как с выбранным фрагментом текста в программе Word Ячейки можно удалять, копировать или перемещать. Однако жесткость табличной структуры вносит свои ограничения и дополнительные особенности.

     1. Нажатие клавиши DELETE приводит не к удалению диапазона ячеек, а к его очистке, то есть к удалению содержимого выбранных ячеек.

     2. Для того чтобы реально удалить ячейки выбранного диапазона (что сопровождается изменением структуры таблицы), надо выбрать диапазон и дать команду Правка > Удалить. При этом открывается диалоговое окно Удаление ячеек, в котором можно выбрать направление смещения ячеек, занимающих освобождающееся место. Создать в таблице «дырку», в которую невозможен ввод данных, нельзя.

     3. По команде Правка > Копировать  или Правка > Вырезать ячейки  выбранного диапазона обводятся  пунктирной рамкой.

     Даже  при вырезании ячеек их содержимое продолжает временно храниться в таблице.

     4. Для вставки ячеек, копируемых  из буфера обмена, надо сделать  текущей ячейку в верхнем левом  углу области вставки и дать  команду Правка > Вставить. Ячейки  из буфера обмена вставляются  в указанное место. Если выполняется операция перемещения, то после вставки ячейки, из которых перемещаются данные, очищаются.

     5. Копирование и перемещение ячеек  можно также производить методом  перетаскивания. Для этого надо  установить указатель мыши на  границу текущей ячейки или  выбранного диапазона. После того как он примет вид стрелки, можно произвести перетаскивание. Если при перетаскивании использовать правую кнопку мыши, то после ее отпускания откроется специальное меню, позволяющее выбрать производимую операцию.

     Как уже говорилось, таблица может содержать как основные, так и производные данные. Достоинство электронных таблиц заключается в том, что они позволяют организовать автоматическое вычисление производных данных. Для этой цели в ячейках таблицы используют формулы.

     Программа Excel рассматривает содержимое ячейки как формулу, если оно начинается со знака равенства (=). Тем самым, чтобы начать ввод формулы в ячейку, достаточно нажать клавишу «=«. Однако вводить формулы более удобно, если в строке формул щелкнуть на кнопке Изменить формулу. В этом случае непосредственно под строкой формул открывается Палитра формул, содержащая вычисленное значение указанной формулы.

     Не  стоит пугаться слова «формула». Под формулой понимается всего лишь набор чисел и ссылок на числовые ячейки, соединенных знаками математических операций. Чтобы задать ссылку на ячейку, надо указать в формуле ее имя. Это можно сделать вручную или щелчком на соответствующей ячейке по ходу ввода формулы.По окончании ввода формула в таблице не отображается. Вместо нее в ячейке размещается вычисленное значение. Однако если сделать ячейку с формулой текущей, то формулу можно увидеть в строке формул.

     При работе с Excel важно не производить никаких вычислений «в уме». Даже если рассчитать значение, хранящееся в ячейке, совсем нетрудно, все равно надо использовать формулу.

     Абсолютные  и относительные адреса ячеек.

     У каждой ячейки есть свой адрес. Он однозначно определяется номерами столбца и  строки, то есть, именем ячейки.Если нам  захочется подсчитать значение в  следующей ячейке D8,то опять придется записывать формулу D8=B8*C8. Это неудобно для больших таблиц, и процесс можно автоматизировать.Гораздо удобнее было бы записать формулу для всех ячеек столбца D, чтобы в них автоматически записывалось произведение соответствующих ячеек столбцов В и С. Формула тогда выглядела бы так: Умножить значение, находящееся на две ячейки левее данной, на значение, расположенное в ячейке слева от данной. Оказывается, по умолчанию программа Excel рассматривает адреса ячеек как относительные, то есть именно таким образом. Это позволяет копировать формулы методом заполнения.Однако иногда возникают ситуации, когда при заполнении ячеек формулой необходимо сохранить абсолютный адрес ячейки, если, например, она содержит значение, используемое при последующих вычислениях в других строках и столбцах. Для того чтобы задать ссылку на ячейку как абсолютную, надо задать перед обозначением номера столбца или номера строки символ «$».Таким образом, ссылка на ячейку, например А1, может быть записана в формуле четырьмя способами: А1, $А1, А$1 и $А$1. При заполнении ячеек формулой как относительная рассматривается только та часть адреса, перед которой нет символа «$».

     Вычисления, которые позволяет производить  программа Excel, не ограничены простейшими арифметическими операциями. Программа позволяет использовать большое число встроенных стандартных функций и способна выполнять весьма сложные вычисления.

     Задавать  аргументы функции можно в  числовом виде (вручную) или как ссылки на ячейки (вручную или щелчком  на соответствующей ячейке). Некоторые функции могут принимать в качестве параметра диапазон ячеек. При заполнении ячеек формулами, включающими функции, абсолютные и относительные адреса ячеек используются так же, как и в случае простых формул.