Придание юридической силы электронным документам

2.1Оформление реквизитов электронного документа и придание им юридической силы 

     Доля электронных документов в общем объёме материалов, с которыми работают организации и граждане, неуклонно растет. В связи с этим наиболее остро встает вопрос обеспечения их юридической значимости (юридической силы). Юридическая значимость документа, как бумажного, так и электронного, — это его доказательная сила, например, в арбитражных судах.

      Для того чтобы электронный документ обладал юридической силой, необходимо соблюдать определенные правила при его создании, передаче, обработке и хранении. Согласно ГОСТ Р 51141--98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” юридическая сила документа — это “свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления”.¹⁶

   Что же придает документу — как бумажному, так и электронному — юридическую силу? Во-первых, наличие в нём обязательных реквизитов и соблюдение правил отображения этих реквизитов. Во-вторых, компетентность источника, то есть право автора создавать и подписывать документы такого рода. В-третьих, гарантия целостности и подлинности.

    Требование по оформлению и составу обязательных реквизитов зависит от конкретного вида документа и устанавливается рядом нормативных и правовых актов и регламентов. Это и федеральные законы (например, № 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и защите информации” от 27.07.2006; № 1-ФЗ “Об электронной цифровой подписи” от 10.01.2002), в том числе “профильные” (например такие, как № 129-ФЗ “О бухгалтерском учете”), и различные постановления (скажем, Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”).

      Требования к оформлению отдельных видов документов можно найти в Гражданском кодексе РФ и в различных ГОСТах (например, ГОСТ Р 6.30—2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.¹⁷ Требования к оформлению документов”).

     Кроме того, требования по реквизитному составу и правилам его представления могут регламентироваться внутренними документами организаций, при этом они не должны противоречить действующему законодательству страны.

     Для электронных документов в настоящее время существует ГОСТ 6.10.4--84 “Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения”. Этот стандарт устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, которые придают электронному документу юридическую силу, а также устанавливают порядок внесения в них изменений.¹⁸

     Согласно данному ГОСТ электронный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

-регистрационный номер;

-регистрационную дату;

-подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа или утвердившего документ;

-содержание документа;

-наименование организации - создателя документа;

-местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес.

       Допускается вводить и дополнительные реквизиты, отражающие специфику создания или использования документа. При этом обязательные реквизиты электронного документа следует размещать способом, позволяющим однозначно идентифицировать их.

       Важно помнить, что даже правильно оформленный документ, но изданный некомпетентным органом (то есть не имеющим право издавать документы такого рода), а также анонимный или подписанный не уполномоченным лицом, не принимается в суде и не может служить подтверждением изложенных в нём сведений, удостоверять факты, подтверждать права или обязанности, возникающие на его основании.

      Требования по реквизитному составу и правилам представления юридически значимых электронных документов могут регламентироваться внутренними документами организаций, при этом они не должны противоречить действующему законодательству страны.

       Законодательство требует надежных доказательств целостности и подлинности документа с того момента, когда он был сформирован в окончательной форме.

При оценке доказательственной силы электронного документа учитывается надежность способа, с помощью которого он формировался, хранился или передавался; способа, с помощью которого обеспечивалась целостность информации; способа, посредством которого идентифицировался его инициатор, и любые другие соответствующие факторы.¹⁹

         При этом не следует забывать, что степень надежности оценивается с учетом цели, для которой электронный документ была сформирован. Иными словами, должна быть обеспечена доверенная среда обработки электронного документа, причём доверенная не только для непосредственных участников документооборота, но и для третьей стороны.²⁰

       Доверенная среда может быть реализована следующими способами:

-использование технологии ЭЦП, признаваемой (согласно законодательству) равнозначной собственноручной подписи;

-создание доверенной системы обработки электронных документов/доверенного хранилища.

 

Заключение

 

     Цель  курсового исследования достигнута путём реализации поставленных задач.

     В результате проведённого исследования по теме "Современные материальные носители документированной документации" можно сделать ряд выводов:

Глобальная  информатизация общества, широкое распространение  новых информационных и коммуникационных технологий, постепенное внедрение рыночных механизмов и современного менеджмента привели к усилению роли информации в социально-экономических процессах и осознанию ее как важнейшего стратегического ресурса.

Согласно  российскому законодательству, в информационные ресурсы включаются документированная информация и информационные технологии, т.е. предмет и средства информационной деятельности.

Документирование  информации — обязательное условие  для ее включения в информационные ресурсы — осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

     При помощи документирования информация приобретает  необходимые свойства и в виде документов выполняет свою основную роль в процессах управления, передавая управленческие воздействия от объекта субъекту управления и сигнализируя об обратной реакции.

     В результате документирования информация закрепляется (фиксируется) на носителе, приобретает юридическую силу, возможность идентификации, доказательства ее подлинности. Таким образом, основной формой организации информации в управлении является документ.

     Существует  три основных сущностных подхода  к формулированию понятия документа: как материального объекта; как носителя информации; как документированной информации. В течение, длительного времени главенство в термине принадлежало носителю.

     Современное понимание документа выводит  на передний план информационную составляющую документа и ее правовое обеспечение, позволяющее осуществить идентификацию документа в процессе его функционирования. Включение в понимание документа правовой составляющей позволяет реализовать концепцию управления документацией на всех стадиях ее жизненного цикла.

     Для управленческого документа существенным является носитель информации. Носители документной информации изменяются в ходе технического прогресса. С развитием новых информационных технологий появляются так называемые электронные документы, носители информации которых принципиально отличаются от «бумажных».

     Человек способен воспринимать электронный  документ только с помощью специальных технологических процедур и программных средств. Электронные документы имеют физическую и логическую структуру, не совпадающую с прежними представлениями о документе как жесткой, неизменяемой конструкции информации и ее носителя.

     Под материальной составляющей документа  имеют в виду:

1. материальную основу документа;
2. форму носителя информации;

     3) способ документирования или записи информации.

     Носители  информации самым тесным образом  связаны не только со способами и  средствами документирования, но и с развитием технической мысли. Отсюда – непрерывная эволюция типов и видов материальных носителей.

Список  источников и литературы

Источники

1. Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 25.01.1995 г. № 24-ФЗ (в ред. Федерального закона от 10.01.2003 N 15-ФЗ).
2. Федеральный Закон «Об участии в международном информационном обмене» от 04.07.1996 г. № 85-ФЗ (с изменениями от 30 июня 2003 года).
3. ГОСТ Р51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”. М.: Госстандарт России, 1998.
4. ГОСТ 6.10.4--84 “Унифицированные системы документации.
5. Законе РФ «Об информации, информатизации и защите информации»,  2002 год.

     Литература 

   1.   Андреева В.И. Понятие документа и делопроизводства. // Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера". №8. 2006. С. 22.

   2.  Бачило И.Л. Современные правовые  проблемы документирования информации // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив. М.: ВНИИДАД, 2000. 234 с.

         3 .       Бачило И.Л., Лопатин  В.Н., Федотов М.А. Информационное  право, учебник. Спб.: Юридический центр Пресс, 2001. 225 с.

6. Бройдо В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. М.: Информационно-издательский дом "Филинъ", 2003. 345с.
7. Гедрович Ф.А. Цифровые документы: проблемы обеспечения сохранности // Вестник архивиста. № 1. 2004. С.120-122.
8. Городов О. Комментарий к ФЗ Об информации, информатизации и защите информации. Спб.: Питер, 2004. 167с.
9. Клименко С.В., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин Ю.Л. Электронные документы в корпоративных сетях.  М., 2001. 345с.
10. Копылов В.А. Информационное право: Учебное пособие. М.: Юрист, 2003. 456с.
11. Копылов В.А. Информация как объект правового регулирования // НТИ. Сер. 1. Организация и методика информационной работы. № 8. 1996. С. 2.
12. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Киев: Знание, 2000 .460с.
13. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М: Научная книга, 2001. 137 с.

 
     

14. Ларьков Н.С.  Документоведение. М.: Издательство АСТ, 2006. 427с.
15. Привалов В.Ф. Вопросы сохранности принтерных текстов // Отечественные архивы.  № 1. 2000. С.19.

 
     

16. Стенюков  М.В. Документоведение и делопроизводство: Конспект лекций. Делопроизводство. М.: ПРИОР, 2006. 173с.
17. Тканев А. Электронная подпись: право на жизнь// Газета "Бизнес-Адвокат". № 9. 2005.

     16.Фатьянов  А.А. Правовое регулирование электронного документооборота учебно-практическое пособие (Серия "Библиотечка "Российской газеты").  М.: Издательство: Российская газета. Вып. 21. 2005.