Придание юридической силы электронным документам

     Технологии  и материальные носители магнитной  записи постоянно совершенствуются. В частности, наблюдается тенденция к увеличению плотности записи информации на магнитных дисках при уменьшении его размеров и снижении среднего времени доступа к информации. 

1.3 Перфорированные  носители информации 

          На перфорированном документе информация записана путем перфорирования (пробивки) отверстий (перфораций) или вырезки соответствующих участков материального носителя.

     В зависимости от назначения документы на перфоносителях подразделяют на три типа:

     1) для управления автоматическими  устройствами при выполнении  различных операций в процессе изготовления и контроля спроектированных изделий;

     2) для управления, обработки, преобразования  информации при проектировании изделий на ЭВМ;

     3) для использования в процессе  обработки и преобразования.

     Запись  информации на перфорированных документах может быть выполнена на непрерывной ленте или на карточках, представляющих собой как бы отрезки такой ленты, или на плоскости, на которой запись информации производится способом перфорирования. Поэтому по материальной конструкции носителя перфорированные документы делят на карточные (перфокарты, апертурные карты) и ленточные (перфоленты).

     Перфокарты  и перфоленты можно сгруппировать  в виды по следующим признакам:

     по  каналу восприятия — перфокарты и перфоленты относятся к визуальным документам;

     по  материальной основе — искусственные, бумажные, реже пластмассовые (перфокарты) и целлулоидные или лавсановые (перфоленты);

     по  предназначенности для восприятия различают машиночитаемые (перфокарты машинной сортировки) и человекочитаемые (перфокарты ручной сортировки);

     по  расположению матрицы различают перфокарты с краевой и внутренней перфорацией;

     по  способу кодирования — вырезные с перфорацией, вырезаемой в процессе кодирования, и пробивные с перфорацией, получаемой при кодировании;

     по  способу обработки — перфокарты ручной и машинной сортировки;

     по  целевому назначению перфорированные документы могут быть разделены на учетные, справочные, библиографические, информационные, диагностические, учебные.

     Перфорационная  карта, перфокарта  — это перфорированный  носитель информации в виде прямоугольной  карточки из тонкого картона, плотной бумаги или пластмассы, предназначенной для записи информации путем пробивки отверстий (перфораций) или вырезки ее соответствующих участков.

     Перфокарты  применяются, в основном, для ввода  и вывода данных в ЭВМ, а также  в качестве основного носителя записи в перфорационных вычислительных комплексах. Существует большое число видов перфокарт, различающихся формой, размерами, объемом хранимой информации, формой и расположением отверстий.

     Перфорационная  лента, перфолента — носитель информации в виде ленты (бумажной, целлулоидной или лавсановой), на которую данные наносятся определенной последовательностью кодовых комбинаций отверстий. Каждая кодовая комбинация кодирует один знак и размещается на ленте перпендикулярно направлению ее движения.⁷

     Перфоленту  можно использовать:

     а) при передаче или приеме телеграфных  депеш;

     б) при работе на вычислительных машинах  и другой организующей технике (пишущей, суммирующей, бухгалтерской,   и  т. д.), на специальных дешифраторах или в выходном устройстве ЭВМ;

     в) как запись информации научного и  технического характера и т. д. на различных машинах и приспособлениях.⁸

2.Придание  юридической силы  электронным документам

2.1 Появление электронного  документа, его  понятие 

             На сегодня в России имеется ряд проблем по вопросам создания и придания юридической силы электронных документов.

Когда появились компьютеры, они заменили гроссбухи и листы, положив начало бумажному документообороту с использованием автономных ПК. На этой стадии ПК используется для подготовки и регистрации документов. Собственно, тогда и возникло понятие электронного документа — документа, хранящегося исключительно в компьютере, или, как говорят, на машинных носителях. Однако преимущества электронного документа при отсутствии локальной сети могут быть реализованы лишь в незначительной степени. Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляются в бумажном виде.

         Итак, электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

        В ГОСТ РФ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» имеется также следующее определение:

       Документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и  способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.⁹

       Вопросы юридической силы электронного документа и применения электронной  цифровой подписи (ЭЦП) тесно связаны между собой. Электронная цифровая подпись – это реквизит необходимый (но недостаточный) для придания элктронному документу юридической силы.¹⁰

       В России понятие электронной цифровой подписи юридически было зафиксировано в Законе РФ «Об информации, информатизации и защите информации», только в 2002 году.¹¹

В сфере государственного управления и в сетях общего пользования электронные документы могут заверяться только ЭЦП с ключами, сгенерированными удостоверяющими центрами. Удостоверяющий центр - юридическое лицо, выдающее сертификаты ключей для использования в информационных системах общего пользования. Деятельность удостоверяющего центра подлежит лицензированию в соответствии с законодательством РФ о лицензировании отдельных видов деятельности.

     Современные предприниматели в большинстве своем признают необходимость электронного документооборота, так как тот обладает рядом преимуществ перед бумажным документооборотом:

- документ просто изменять;

- в документе могут быть использованы не только текст и графика но и  видео, аудио материалы;

- широкие возможности использования шаблонов, заранее заготовленных форм;

- огромная скорость передачи информации с возможностью отсылки практически неограниченному количеству адресатов;

- экономия на оргматериалах (бумага, тонер, пишущие принадлежности)

- компактность документального архива;

- контроль информационных потоков простота ведения статистики;

- огромная скорость и техническая простота при поиске нужных документов;

- возможность защиты  доступа к документам от несанкционированного доступа при наличии физического доступа  сотрудников.¹²

     Кроме того, электронный документооборот существенно снижает количество служб необходимых для работы с документами(курьеров, канцелярских работников и т.п.).

     Огромным преимуществом является возможность  оперативного изменения документооборота как реакции на изменение внешней среды. Существенно уменьшаются затраты на подобные изменения.

Несмотря на то что эффективность электронного документооборота повсеместно признана, сегодня в России можно встретить все виды документооборота. Еще остались организации, которые по-прежнему работают в условиях бумажного делопроизводства, большинство используют в организации документооборота компьютеры и локальные сети, и лишь незначительный процент использует полностью автоматизированные системы управления электронными документами.

     В идеале следствием развития электронного документооборота должны стать полностью безбумажные технологии. Однако сегодня бумажные документы все еще необходимы для соблюдения требований многих норм законодательства — налогового, законодательства о бухгалтерском учете и т.п. Одно из основных назначений документа — это способность удостоверять определенные факты. До последнего времени бумажный документ с необходимыми реквизитами и степенями защиты являлся основным способом доказательства того или иного факта, то есть имел юридическую силу. Бумага как материальный носитель обладает недостатком в том смысле, что не позволяет бесследно стирать и записывать новую информацию, однако этот ее недостаток оборачивается достоинством с точки зрения исключения подделки документа.

    Принятый в январе 2002 года Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» дает организациям возможность создавать системы обмена исключительно электронными документами, при котором электронный документ может выступать оригиналом, не нуждающимся в дублировании твердой копией. Технология ЭЦП позволяет обеспечить идентификацию и аутентификацию документа, однако сегодня легитимность ЭЦП абсолютна только для внутреннего документооборота, где она активно используется, поскольку внутренний документооборот регламентируется инструкцией по документообороту, утвержденной генеральным директором.

   Таким образом, основной причиной наличия смешанного документооборота является то обстоятельство, что вопрос хождения ЭЦП до сих пор не решен на государственном уровне.¹³

     Электронный документооборот может использоваться в организации на некоторых направлениях. К примеру там где не требуется подпись, обмен документами может быть полностью электронным.

Типичный пример — издательства, многие из которых на всех этапах готовят статьи в электронном виде и отправляют материал в типографию также полностью в электронном виде

     Сегодня большинство организаций имеют необходимое программное обеспечение, законодательная база так же уже позволяет вести полностью электронный документооборот. Тем не менее электронный документооборот сегодня в России чаще всего выступает в качестве двойника бумажного документооборота.

Распространенной является практика, когда пересланный по сети электронный документ позже дублируется бумажным дубликатом и пересылается по каналам курьерской почты.

Реализация полностью безбумажного документооборота сдерживается и вопросами информационной безопасности, в частности вопросом введения новых служб обеспечивающих такую безопасность.

     Кроме того, организация электронного документооборота требует решения ряда правовых вопросов. К примеру в процессе передачи электронного документа принимают провайдеры. А их права и обязанности,  ответственности за их невыполнение и т.п.. сфере электронного документооборота в России на сегодняшний день четко не определены.  Отсутствуют единые стандарты (и врят ли появятся в обозримом будущем) по уровню информационной безопасности. Важно правильно определить необходимый уровень надежности системы электронного документооборота.

    Использование криптографических средств во многих случаях требует получения лицензий. Таким образом, полное вытеснение бумажных документов из делопроизводства произойдет, видимо, нескоро: для этого надо решить ряд вопросов, связанных с признанием юридической силы электронного документа, создать механизм электронной подписи, которая могла бы однозначно решить вопрос идентификации и аутентификации документа, а также обеспечить наличие специальных служб ИТ-безопасности и современных методов безопасных электронных коммуникаций.¹⁴

    Выводы: Электронный документ имеет юридическую силу в случае снабжения его электронной цифровой подписью в порядке, установленном Законом РФ «Об электронной цифровой подписи». Вопросы собственности на электронные документы регулируются законом РФ «Об информации, информатизации и защите информации»

Деловая практика, как и законодательство РФ по электронным документам находится в развитии, в обозримом будущем возможно принятие важных нормативных актов, регулирующих данную область.¹⁵