Организация выставок при помощи сети интернет

 

2.2. Классификация выставок

Из мирового опыта следует, что выставки принято  классифицировать по пяти основным признакам:

по  географическому  составу экспонентов  (в зависимости от того, какие страны/регионы они представляют) разделяют на:

• всемирные (международные выставки, на которых страны демонстрируют свои достижения в области экономики, науки, техники и культуры) – в частности, к таким выставкам относятся всемирные универсальные выставки «ЭКСПО»;
• международные (характеризуются участием в них фирм из разных стран, число иностранных участников должно составлять не менее 10% от общего числа экспонентов, выставочное оборудование и предоставляемый набор услуг должны соответствовать международным стандартам) Например: 8-я Китайская Международная выставка авто тюнинга и комплектующих AAIFT 2012 , “Hanover Messe 2012” крупнейшая в мире выставка высоких технологий, инноваций и промышленной автоматизации и др. ;
• с международным участием (с числом иностранных участников менее 10% от общего числа участников) Например: Выставка с международным участием "Православная жизнь", ДАЛЬАГРО. ПРОДОВОЛЬСТВИЕ и др.;
• национальные (с участием фирм отдельно взятой страны) Например: Российская национальная выставка в г. София (Болгария);
• межрегиональные (демонстрирующие продукцию и услуги производителей из нескольких регионов) Например: Пермская ярмарка «Межрегиональная выставка – ярмарка товаров и услуг для охоты и рыболовства»;
• местные (региональные) – с участием фирм только из того города/региона, где проводится выставка. Например: Ленэкспо «Реклама и информация».

По тематическому (отраслевому) признаку бывают:

• универсальные;
• специализированные (многоотраслевые и отраслевые).

По значимости мероприятия для экономики города/региона/страны :

• выставки федерального значения (имеющие значение для страны в целом);
• выставки межрегионального значения (имеющие значение для нескольких регионов страны);
• выставки регионального значения (имеющие значение только для одного региона);
• выставки местного значения (имеющие значение для города, области).

По территориальному признаку (на территории какой страны проводится выставочное мероприятие) делят на:

• выставки, проводимые внутри страны;
• выставки, проводимые на территории других стран.

По времени функционирования (в зависимости от продолжительности работы) бывают:

• постоянно действующие (0,5-1 год и более);
• временные (0,5-5 месяцев);
• краткосрочные (от 1-5 дней до 0,5 месяца).

 

2.3. Планирование проведения выставки

Важно при проведении выставки разработать план ее проведения. Самым рациональным является составление (на планируемый период) проекта  плана участия в выставке, который  строится на основе планов оргкомитетов.

В проекте плана  необходимо определить: перечень выставляемой продукции и ориентировочное количество выставочной площади. После получения информационного письма от оргкомитета с расценками за аренду выставочной площади, услуги и оборудование, вашему отделу рекламы можно будет сразу прорабатывать все организационные вопросы проведения выставки, а не тратить время на получение согласия руководства на участие в ней.

Обычно вопрос об участии в той или иной выставке возникает после получения от оргкомитета информационного письма с приглашением принять участие в ее работе. Если у вас нашлось время в течение трех дней после получения письма обсудить с руководством, заинтересованными отделами и своими сотрудниками все вопросы участия в выставке, а у них, в свою очередь, нашлось время для вас - значит, в вашей фирме рекламная работа поставлена должным образом. К сожалению, многие руководители относятся к вопросам рекламы далеко не должным образом, считая, что «это подождет». «Это» ждет, в результате чего многие вопросы участия в выставке решаются в последний момент и без обстоятельной проработки. Результаты небрежного отношения к вопросам рекламы обычно таковы: фирма не получает ожидаемой прибыли, страдает ее имидж.

Еще один аспект: если вы с уважением относитесь к  деньгам, то помните, что выставка - это деньги, вложенные вами в данное мероприятие, а также деньги, которые к вам могут вернуться в результате работы этой выставки.

Планирование  выставки можно разделить на три  этапа:

• планирование подготовки выставки;
• планирование проведения выставки;
• планирование работы после окончания выставки.

Планирование  подготовки выставки должно включать:

• составление перечня выставляемой продукции;
• составление плана выставочного стенда;
• заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда и заказа на оборудование и услуги;
• изготовление рекламных материалов:

• информационных листов;
• плакатов;
• буклетов;
• проспектов;

• подготовка информационных материалов:

• технических описаний;
• прайс-листов;
• папок стендистов;

• подготовка стендистов и персонала;

• составление сметы затрат.

Планирование  работы выставки включает:

• составление расписания работы персонала; инструктаж персонала;
• закрепление экспонатов за сотрудниками;
• завоз и вывоз оборудования;
• организация переговоров или заключения договоров, продажи продукции;
• организация учета посетителей, интересующихся вашей продукцией.

Планирование работы после окончания выставки включает:

• регистрацию посетителей, покупателей, интересующихся вашей продукцией в результате посещения выставки;
• подведение итогов выставки (затрат, дохода);
• разбор допущенных ошибок при планировании выставки и стенда, анализ оригинальных решений (своих, а также увиденных на стендах других фирм).

Перечень продукции, которую вы собираетесь представить  на выставке, должен соответствовать  тематике выставки, но у стендистов всегда должны быть материалы, отражающие все направления деятельности вашей фирмы»

Составив перечень продукции, вы легко можете составить  перечень необходимых для ее рекламы  материалов. Хорошо, если на каждый вид  выставляемой продукции у вас  разработан информационный лист. В  некоторых случаях для технически сложной продукции целесообразно иметь даже два листа: один с общим описанием назначения и функций, другой, рассчитанный на специалистов в данной области, интересующихся вашей продукцией- с подробными техническими характеристиками.

Несколько видов  товаров, продукций, близких по назначению, можно объединить на одном информационно-рекламном листе.

К российским особенностям подготовки и проведения выставок можно  отнести пока еще недостаточный  сервис услуг. Так, например, ассортимент  проката выставочного оборудования еще весьма скромен: в основном, это стандартные алюминиевые профили и белые стенные панели - вот практически и весь набор. Если вам понадобится выставочный модуль особой конструкции или другого цвета, вам придется заказывать его задолго до начала выставки. Некоторые фирмы поступают так: один раз приобретают необходимые конструкции и перевозят свой собственный оригинальный модуль с выставки на выставку, монтируя его собственными силами.

Очень редки  другие услуги, например, прокат искусственных  цветов.

В последнее  время оргкомитетами выставок предлагается довольно широкий набор выставочной  мебели и витрин, но часто это  оборудование, прошедшее несколько  выставок, выглядит несколько удручающе, стоимость проката при этом очень  велика. Поэтому при заказе того или иного оборудования проверьте заранее, еще до монтажа, выставочного стенда, его внешний вид и пригодность к демонстрации. 

2.4. Оформление выставочного  стенда

Выставочный стенд - это лицо фирмы, поэтому к его оформлению необходимо относиться как можно внимательнее. Почему-то на нашей российской «рекламной ниве» часто встречаются руководители, которые очень требовательно относятся к рекламным объявлениям в газетах и журналах, не жалея сил, корректируют их по нескольку раз, и совершенно бесстрастно относятся к тому, как выглядит их выставочная экспозиция.

Для многих потенциальных  покупателей или партнеров чтение газет с рекламой занятие каждодневное, а посещение выставки и вашего стенда может стать событием. Поэтому  нужно сделать это событие  запоминающимся, приложив к этому смекалку, опыт и интеллект.

Особое, если не главное, значение при проведении выставки играет подготовка выставочного стенда. Обычно оргкомитеты выставок в информационном письме указывают размеры минимального стенда, а также размеры других предлагаемых стендов, описание услуг, и оборудования, полагающихся при аренде площади того или иного размера. На выставках, организуемых иностранными компаниями или с иностранным участием, предлагаются варианты стандартных выставочных модулей разных размеров и конфигураций. Как правило, вы можете заказать стенд по собственным эскизам, при условии, что вы вписываетесь в отведенное вам место и делаете это заблаговременно.

Первый вопрос, который возникает перед фирмой после принятия решения об участии в выставке: какого размера необходим стенд? Размер стенда играет конечно, определенную представительскую роль, но далеко не ту, которую принято у нас ей отводить.

Гораздо большую  роль играет оригинальное оформление экспонатов, привлекательная реклама, слаженная работа стендистов, внимательное отношение к посетителям. Небольшой стенд может успешно представлять и крупную фирму: дело не только в количестве выставочных метров, но в их качестве.

Умение оригинально  оформить ваш стенд, сделать его  интересным для посетителя - это то главное, что должно занимать всех работающих над подготовкой к выставке. Старайтесь шире использовать нестандартные решения и композиции, но не в ущерб обзору и условиям демонстрации экспонатов.

При наличии  у вас нестандартного оборудования, предназначенного для работы или демонстрации продукции, мебели, предусмотрите возможность доставки ею на ваш выставочный стенд.

План стенда, как правило, соотносится с составленным вами перечнем продукции. Остается лишь предусмотреть место для каждого экспоната, место для рекламных и информационных материалов.

Расположение  экспонатов- дело вкуса. Их можно располагать  на одном уровне или на нескольких- все зависит от габаритов экспонатов, их внешнего вида и плана вашего стенда.

Располагая экспонаты, необходимо обратить внимание на следующее:

• прежде чем планировать расположение экспонатов, отследите по плану выставки, как, в каком направлении будет двигаться основной поток посетителей. Обычно он идет от входных дверей к выходу или в направлении следующего зала: экспонаты должны быть расположены так, чтобы были они видны основному потоку посетителей;
• работающие стендисты не должны перекрывать обзор посетителям основных экспонатов; а если у вас, предположительно, есть экспонат или работающая модель, которая во время демонстрации будет привлекать посетителей длительное время, предусмотрите место для данного экспоната так, чтобы группа стоящих и разглядывающих его посетителей не мешала работе остальных стендистов и общему потоку посетителей на вашем стенде;
• поясняющие надписи или плакаты размещайте рядом или над экспонатом, надписи должны легко читаться от границы вашего выставочного стенда.

Всю выставочную  экспозицию можно разделить на несколько  условных зон: