Обзор офисных программ

Microsoft Excel - это идеальное средство для решения учетных задач, обработки экспериментальных данных, составления отчетов и т.п.

Excel был создан Microsoft в 1987 году. Является самым популярным табличным процессором.

Табличный процессор −  это комплекс взаимосвязанных программ, предназначенный для обработки электронных таблиц.

Электронная таблица −  это компьютерный эквивалент обычной  таблицы, состоящей из строк и  граф, на пересечении которых располагаются  клетки, в которых содержится числовая информация, формулы или текст.

Документ Excel называется рабочей  книгой. Книга Excel состоит из листов, представляющих собой таблицы ячеек, в которых может храниться  числовая и текстовая информация. Такая книга служит хорошим организационным  средством. Например, в ней можно  собрать все документы (рабочие  листы), относящиеся к определенному  проекту (задаче), или все документы, которые ведутся одним исполнителем.

Таблицы Excel удобны для хранения и сортировки информации, для проведения математических и статистических расчетов. Помимо работы с числами, в Excel хорошо развиты возможности работы с  текстом, позволяющие создавать  документы практически любой  сложности. Excel располагает большим  количеством шаблонов, с помощью  которых можно быстро оформить самые  разные, в том числе финансовые, документы.

Рис. 4. Окно работы в Microsoft Excel 2007

Microsoft Excel имеет массу встроенных  функций для математических, статистических, финансовых и других вычислений. Одна из важнейших функций  программы - возможность представления  данных в виде разнообразных  графиков, диаграмм и карт.

Excel предлагает мощный  аппарат для решения задач  подбора параметров, статистического  анализа данных и т.д. Программа  имеет возможности доступа к  внешним источникам данных (таблицам  другого формата, базам данных).

За счет поддержки языка XML Microsoft Office Excel 2007 позволяет считывать  данные из любой заданной пользователем XML-схемы. Можно также использовать поддержку языка XML в Microsoft Office Excel 2007 для обновления диаграмм, таблиц и графиков по мере внесения изменений в соответствующем хранилище XML-данных.

Microsoft Office Access или просто Microsoft Access — реляционная системы управления базами данных (СУБД) корпорации Microsoft. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных.

База данных − это один или несколько файлов данных, предназначенных  для хранения, изменения и обработки  больших объемов взаимосвязанной информации.

В базе данных предприятия, например, может храниться:

- вся информация о штатном  расписании, о рабочих и служащих предприятия;

- сведения о материальных ценностях;

- данные о поступлении сырья и комплектующих;

- сведения о запасах на складах;

- данные о выпуске готовой продукции;

- приказы и распоряжения дирекции и т.п.

Даже небольшие изменения  какой-либо информации могут приводить  к значительным изменениям в разных других местах.

Система управления базами данных (СУБД) − это система программного обеспечения, позволяющая обрабатывать обращения к базе данных, поступающие  от прикладных программ конечных пользователей.

Системы управления базами данных позволяют объединять большие  объемы информации и обрабатывать их, сортировать, делать выборки по определённым критериям и т.п.

СУБД дает возможность включать в них не только текстовую и графическую информацию, но и звуковые фрагменты и даже видеоклипы.

Простота использования  СУБД позволяет создавать новые  базы данных, не прибегая к программированию, а пользуясь только встроенными функциями.

СУБД обеспечивают правильность, полноту и непротиворечивость данных, а также удобный доступ к ним.

Основные компоненты MS Access:

- построитель таблиц;

- построитель экранных  форм;

- построитель SQL-запросов (язык SQL в MS Access не соответствует  стандарту ANSI);

- построитель отчётов,  выводимых на печать.

Рис. 5. Окно MS Access.

Они могут вызывать скрипты  на языке VBA, поэтому MS Access позволяет  разрабатывать приложения и БД практически  «с нуля» или написать оболочку для  внешней БД.

MS Access является файл-серверной  СУБД и потому применима лишь  к маленьким приложениям. Отсутствует  ряд механизмов, необходимых в  многопользовательских БД, таких,  например, как триггеры.

Существенно расширяет возможности MS Access по написанию приложений механизм связи с различными внешними СУБД: «связанные таблицы» (связь с таблицей СУБД) и «запросы к серверу» (запрос на диалекте SQL, который «понимает» СУБД). Также MS Access позволяет строить  полноценные клиент-серверные приложения на СУБД MS SQL Server. При этом имеется  возможность совместить с присущей MS Access простотой инструменты для  управления БД и средства разработки.

Microsoft Publisher – это удобная настольная издательская система, предназначенная для бизнес-пользователей, желающих выпускать собственные маркетинговые материалы, не обращаясь за помощью к профессиональным дизайнерам. Microsoft Publisher широко используется на предприятиях малого бизнеса и в домашних условиях, позволяя быстро и без проблем создавать высококачественные бюллетени, объявления, буклеты, веб-узлы и другие публикации. Благодаря расширению возможностей профессиональной печати и усовершенствованию функций печати и работы с Вебом, Publisher может теперь предоставить бизнес-пользователю полный набор эффективных инструментов маркетинга и организации процесса продаж. Кроме того, в рамках программы Publisher Service Provider пользователям приложения Publisher оказывается содействие в поиске типографий, в которых могут печататься материалы, подготовленные с помощью приложения Publisher.

 

Рис. 6. Окно работы в Microsoft Publisher 2007

Publisher позволяет существенно  повысить производительность труда  и упростить работу пользователей.  Этому способствуют следующие  особенности данного приложения:

- включение хорошо знакомых  пользователям средств из пакета Office. Благодаря этому упрощается  освоение данного приложения  пользователями, знакомыми с другими  приложениями Office;

- использование согласованных  друг с другом элементов управления  – пользовательского интерфейса, меню, панелей инструментов и  новой области задач – формирует  привычную для пользователей  среду пакета Office, одновременно поддерживая  уникальные возможности создания  публикаций, имеющиеся в приложении Publisher;

- обеспечение большего  числа вариантов открытия, редактирования  и форматирования основных документов Word в приложении Publisher с помощью  мастера импорта документов Word;

- улучшенная поддержка  вставки текста в документы  Publisher из других приложений Office с  сохранением исходного форматирования  – с помощью буфера обмена Office и смарт-тега параметров вставки.

Microsoft Visio — редактор диаграмм и блок-схем для Windows. Использует векторную графику для создания диаграмм.

Выпускается в двух редакциях: Standard и Professional.

Первоначально Visio разрабатывался и выпускался компанией Visio Corporation. Microsoft приобрела компанию в 2000 году, тогда  продукт назывался Visio 2000, был выполнен ребрендинг, и продукт был включен в состав Microsoft Office.

	Файловые форматы
VSD	диаграмма или схема
VSS	фигура
VST	шаблон
VDX	диаграмма в формате XML
VSX	фигура XML
VTX	шаблон XML
VSL	надстройка

 

Рис. 7. Окно Microsoft Visio.

 

2.2. OpenOffice

OpenOffice.org (OOo, OO.o) − свободный  пакет офисных приложений. Конкурирует  и может заменить Microsoft Office как  на уровне форматов, так и на  уровне интерфейса пользователя. Одним из первых стал поддерживать  новый открытый формат OpenDocument (ISO/IEC 26300). Официально поддерживается  на платформах Linux, Microsoft Windows, Mac OS X Intel/PowerPC (поддержка оболочки Aqua находится  в стадии альфа-тестирования) и  Solaris SPARC/Intel. Существуют порты для  OpenSolaris, FreeBSD и Linux PowerPC.

Основан на коде StarOffice, который  был приобретён, а затем выпущен  с открытым исходным кодом фирмой Sun Microsystems.

Ранее он распространялся  по схеме двойного лицензирования: по лицензиям LGPL и SISSL. Но 3 сентября 2005 года компания Sun Microsystems объявила об отказе от SISSL для всех своих открытых проектов, и пакет с тех пор имеет только лицензию LGPL.

Существует версия пакета OOo для операционных систем семейства Microsoft Windows с возможностью использования  без установки, что позволяет  запускать пакет, например, с флеш-накопителя.

Офисный пакет OpenOffice.org согласно решениям Правительства РФ передан  в 2008 году во все школы России для  обучения информатике и компьютерной грамотности в составе базовых  пакетов программ лицензионного  и открытого программного обеспечения.

Офисный пакет OpenOffice.org может  свободно устанавливаться и использоваться в школах, офисах, вузах, домашних компьютерах, государственных, бюджетных и коммерческих организациях и учреждениях России и стран СНГ согласно GNU General Public License.

Код StarOffice, изначально разрабатываемого немецкой компанией StarDivision в рамках собственнического проекта, был  куплен Sun Microsystems в 1999 году. Бесплатная версия StarOffice 5.2 вышла в свет в августе 1999 года.

19 июля 2000 года Sun Microsystems сообщила  об открытии исходного кода StarOffice одновременно под лицензиями LGPL и SISSL с намерением создать  вокруг программного обеспечения  сообщество для разработки открытого  исходного кода. Новый проект  стал известен как OpenOffice.org, и  его сайт начал своё существование  13 октября 2000 года.

В начале 2003 года началась работа над версией 2.0. Были поставлены следующие цели:

- улучшенное взаимодействие  с Microsoft Office;

- улучшенная производительность  — снижение требований к памяти и увеличение скорости работы;

- улучшение скриптового  языка;

- улучшенная интеграция, в частности с GNOME;

- более лёгкий для использования  интерфейс работы с базами  данных: front-end для создания отчётов, форм и запросов;

- новая встроенная SQL-база;

- улучшенный пользовательский  интерфейс.

Версии StarOffice, начиная с 6.0, базировались на исходном коде OpenOffice.org с некоторыми дополнительными собственническими компонентами, включающими:

- дополнительно включённые  шрифты (в основном восточно-азиатские).

- база данных Adabas D;

- дополнительные шаблоны  документов;

- клип-арт;

- сортировка для азиатских  языков;

- дополнительные файловые фильтры;

- инструменты для упрощения  миграции (в Enterprise Edition).

- утилиты для переноса  макросов (в Enterprise Edition).

- утилиты для управления  конфигурациями (в Enterprise Edition).

OpenOffice.org, в свою очередь,  заимствовал много функций из  оригинального StarOffice, на которых  базировался в том числе и  формат файлов OpenOffice.org XML, который  с версии 2 был заменён на OpenDocument.

В состав пакета входят общие  для всех приложений система записи макрокоманд и средство ускорения  запуска посредством предварительной  загрузки.

Популярность OpenOffice объясняется  не только доступностью, но и «открытым» исходным кодом, который позволяет  видоизменять пакет в соответствии с личными предпочтениями. В русском OpenOffice не просто переведены англоязычные термины – программа практически  переписана заново. Современная отечественная  версия OpenOffice 2.1 включает в себя 6 отдельных  приложений: текстовый процессор Writer, редактор формул Math. Электронные таблицы Calc дополнены конвертером евро, позволяющим автоматически переводить в документах старые национальные валюты стран Евросоюза в общую денежную единицу. Кроме этих составляющих OpenOffice включает в себя мастер презентаций, графический редактор и СУБД. Из всех приложений доступен вывод любого документа в файл формата Adobe Acrobat (PDF). Положительными является качественная локализация, доступность, совместимость с популярными форматами и известный интерфейс. Отрицательным же является ручное рисование таблиц в текстовом редакторе.

 

Рис.8. Окно текстового процессора Writer.

 

Рис. 9. Программа для создания презентаций в OpenOffice.org

Рис.10. Окно электронных таблиц Calc.

                  

Рис.11. Окно редактора формул Math.

        

Рис.12. Окно графический редактор OpenOffice.

                                

2.3. WordPerfect Office

Замечателен тем, что появился примерно в одно и то же время  с Microsoft Word, поначалу он по своей популярности даже превосходил конкурента. В современных  версиях (наиболее «свежая» — X3) отказаться от поддержки популярных форматов оказалось  невозможно. Поэтому при запуске  каждого компонента — редактора  WordPerfect, электронных таблиц Quattro Pro и  мастера презентаций Presentations — производится запрос о запуске режима совместимости  с Word, Excel и PowerPoint. Стоит обратить внимание на оригинальный инструмент Perfect Expert (значок  «снежинка» в меню), доступный во всех приложениях WordPerfect Office X3. Это своеобразный мастер, шаг за шагом подсказывающий новичку порядок создания того или  иного документа.