Обзор офисных программ

СОДЕРЖАНИЕ

 

1. ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………….2

2. ОФИСНЫЕ ИНТЕГРИРОВАННЫЕ  ПРОГРАММНЫЕ ПАКЕТЫ…..3

2.1 Microsoft Office……………………………………………………3

2.2 OpenOffice…...…………………………………………………….18

2.3 WordPerfect Office………………………………………………...23

2.4 Специализированные офисные  пакеты в бухгалтерии…………23

3. ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………....26

4. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ…………………………………………………27

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ВВЕДЕНИЕ

Интегрированные пакеты включают набор приложений (компонентов), обеспечивающих единообразный подход к управлению различного рода информацией. Каждое приложение, входящее в состав пакета, ориентировано  на выполнение определенных функций, на обработку информации и создание документов определенного типа. В  процессе работы возникает необходимость  обмена информацией между документами, созданными в различных приложениях, создания составных документов, включающих объекты разных типов (например, в  текстовый документ включаются данные, подготовленные с помощью электронных  таблиц или графических редакторов). Наличие одного общего ядра позволяет это сделать, а кроме того упрощает доступ к данным, совместно используемым различными приложениями, разделяемым несколькими пользователями.

Кроме того, обязательной характеристикой  пакета является унифицированный интерфейс  пользователя, снижающий трудоемкость изучения приложений, входящих в пакет, облегчающий переход от работы с  одним приложением к работе с  другим.

Общей характеристикой современных  офисных пакетов является возможность  их конфигурирования и настройки  в соответствии с потребностями  пользователей, расширяемость пакетов.

Одним из широко используемых интегрированных пакетов прикладных программ офисного назначения является офисная система Microsoft Office, базовыми компонентами которой можно считать  текстовый процессор Word и программу  обработки электронных таблиц Excel. В состав пакета включена СУБД Access (профессиональный выпуск), средства планирования работы, обмена почтовыми сообщениями. Последние  версии пакета ориентированы на создание корпоративных информационных систем, в полной мере используют возможности Internet.

Первой отечественной  системой делопроизводства, полностью  оптимизированной для работы в среде Windows, является система Евфрат. Кроме  традиционного ведения электронного архива, Евфрат может работать в  качестве удобной инструментальной оболочки для создания информационных систем малого и среднего класса. В  системе реализована функция  прямого обмена данными с Word. Евфрат интегрируется с системой распознавания  текстов Cuneiform.

 

2. ИНТЕГРИРОВАННЫЕ ОФИСНЫЕ ПАКЕТЫ.

2.1 Microsoft Office.

Самым распространенным в мире офисным пакетом является Microsoft Office. По данным International Data Corporation - одной из крупнейших компаний, работающих в области компьютерной аналитики, это приложение установлено более чем на 95% персональных компьютеров. Базовыми компонентами Microsoft Office являются текстовой процессор Word и программа для обработки электронных таблиц Excel. В состав пакета включены средства планирования работы, обмена почтовыми сообщениями (Outlook). В Office 2003 Professional к ним добавились система управления базами данных СУБД Access, программа для подготовки публикаций Publisher, приложение для создания и заполнения электронных форм InfoPath. Среди дополнительных – для обработки изображений Picture Manager, а также инструменты для сканирования и распознавания текста Document Imaging и Document Scanning. Кроме того, входит поставляемый отдельно редактор Web – страниц FrontPage. Наиболее привлекательной для пользователя особенностью Microsoft Office является полная совместимость его составляющих данные можно копировать из одного приложения в другое без изменения их структуры и внешнего вида. Положительным является широчайшее распространение и известность. Последние версии пакета ориентированы на создание корпоративных информационных систем, в полной мере используют возможности Internet.

Microsoft Word - это многофункциональная система обработки текстов, обладающая полным набором средств, необходимых для быстрого создания и эффективной обработки документов практически любой степени сложности.

Вся текстовая информация, созданная с помощью редакторов текста, храниться в файлах. Текстовая  информация может храниться в  файлах различных форматов. Формат файла определяется программой, создавшей  этот файл. Тип файла можно определить по его расширению. Обычно используются следующие расширения имен текстовых  файлов: TXT – файл, содержащий текст MS-DOS или текст, созданный с помощью простейших программ Windows (стандартной программы «Блокнот»): DOC – документ Word или WordPad; PDF – формат документов Adobe.

Microsoft Word - настолько широко  распространенный текстовый процессор,  что его файловый формат (.doc) стал  стандартом дефакто для всех  разработчиков офисных приложений.

Word обеспечивает редактирование  текста, предоставляя пользователю  разнообразные инструменты форматирования (на уровне символа, абзацев  и разделов).

Форматированием называется изменение внешнего вида текста, при  котором не изменяется его содержание.

На уровне символа программа  обеспечивает символьное форматирование (шрифт, размер шрифта, расстояние между  символами, полужирный текст, курсив, подчеркивание, цвет текста и т.п.).

На уровне абзаца осуществляется форматирование абзаца (способ выравнивания, межстрочные интервалы, обрамление абзацев, заливка абзаца, создание маркированных  списков и т.д.).

Программа также позволяет  форматировать разделы, то есть участки  документа, в пределах которых сохраняют  свой формат колонки, колонтитулы, нумерация  страниц, сноски, поля и некоторые  другие параметры. Совокупность форматирования символов, абзацев и разделов, а  также параметров страницы (размер, фон и т.п.) определяет информацию о макете документа.

Word значительно облегчает  работу при форматировании документа,  предоставляя возможность использовать  стили.

Стиль - это именованный  и сохраненный набор параметров форматирования. Стиль может определять шрифт, его размер, межстрочный интервал, способ выравнивания текста по краям  и т.д. Определив стиль, можно быстро применить его к любому фрагменту  текста документа. Форматировать текст  с помощью стилей намного быстрее, чем изменять вручную каждый элемент  форматирования. Использование стиля  гарантирует единообразие внешнего вида определенных элементов документа. При внесении изменений в определение  стиля весь текст документа, к  которому был применен этот стиль, изменится  в соответствии с новым определением стиля. В Word есть целый ряд заранее  определенных стилей, а также предусмотрена  возможность создавать пользовательские. Кроме того, использование стилей позволяет автоматизировать такие  процедуры, как составление оглавления и указателей.

Как правило, в организациях создается множество повторяющихся (типовых) документов, подготовку которых  можно ускорить, используя специальные  шаблоны. Шаблон позволяет быстро изготавливать  новые, аналогичные по форме документы, не тратя времени на форматирование. Шаблоны могут содержать информацию о стилях, стандартных текстах и даже панели инструментов, что позволяет унифицировать и автоматизировать процесс подготовки документов. В комплект поставки Word входят шаблоны многих стандартных документов.

Таким образом, с помощью  программы Word можно быстро оформить приказ, служебную записку, подготовить  научно-технический отчет, письмо или  любой другой документ, содержащий стандартные элементы.

Word предлагает встроенные  средства графики, позволяющие  включать в текст схемы, чертежи  и диаграммы.

Важной особенностью программы  является возможность поиска и замены фрагментов текста, сравнения версий документов, проверки правописания.

В Word 2007 реализованы также  новые возможности доступа к  дополнительным ресурсам (электронным  словарям, шаблонам, клипартам, учебным  материалам и т.п.), которые собраны  на специальном Web-узле Microsoft Office Online.

 

На рисунке 1. Окно работы в Microsoft Word 2007.

В последнее время появился ряд новых интерактивных служб  на русском языке. В частности, пользователям Office 2007 доступны электронные энциклопедии и системы поиска товаров в  Интернет-магазинах.

Число подобных сервисов будет  постоянно расширяться, открывая пользователям MS Office доступ к новым услугам.

Поддержка в Word 2007 формата  файла XML позволяет сохранять резюме, отчеты и другие документы в этом формате, не нарушая при этом форматирования Word. При сохранении документа Word в  формате XML создается единственный файл, что упрощает организацию общего доступа к файлу и работу с  ним по сравнению с форматом HTML, когда изображения и другие файлы  хранятся отдельно.

Microsoft Outlook представляет собой мощное средство для работы с персональной информацией. Программа объединяет функции электронной почты, личного календаря, средств планирования, управления личной информацией (такой, как контакты и задания), создания специальных приложений для сотрудничества и совместного использования информации. Outlook обеспечивает ведение списка контактов, позволяющего хранить данные об адресатах, а также вести журнал, в котором можно сортировать и находить документы Microsoft Office по времени работы с ними.

Множество людей во всем мире оценили возможности Outlook для  планирования своей работы и контроля выполнения дел. Весьма удобной оказалась  возможность установить для каждого  запланированного мероприятия напоминания  за определенное время. Пользователи могут  увидеть напоминания обо всех запланированных на текущий день делах или получить предупреждение о важном событии за несколько  дней.

Outlook можно использовать  и для планирования групповой  работы. В последней версии (Outlook 2007) программа существенно изменилась. Новый интерфейс обеспечивает расположение сообщений на экране в виде вертикального окна (так называемой газетной колонки).

Появились новые возможности  управления письмами. Функция «интеллектуальной  группировки» почты позволяет упорядочить  письма по времени получения, важности, объему и т.д. В результате пользователь получает краткий список разделов: сегодня, вчера, на этой неделе, в последний  месяц, за последний год. Щелкнув  мышью по любому пункту, можно ознакомиться с письмами, которые соответствуют  определенным критериям.

Рис. 2. Окно Outlook 2007.

Еще одно новшество позволяет  более эффективно сортировать и  обрабатывать почту. Речь идет о виртуальных  папках поиска, отображающих результаты определенных поисковых запросов. При  этом все элементы электронной почты  остаются в своих исходных папках программы Outlook. С помощью папок  поиска легко группировать письма по определенным критериям. В Outlook 2007 появился настраиваемый фильтр спама. Программа фильтрует сообщения с подозрением на спам и автоматически перемещает их в папку «Нежелательная почта» (Junk e-mail folder).

Microsoft Power Point - это популярная программа подготовки презентаций, которая широко используется бизнесменами, преподавателями, лекторами и служащими офисов.

Это программа для создания электронной презентации.

Электронная презентация  – это электронный документ, совокупность данных, предназначенных для восприятия человеком с помощью соответствующих  программных и аппаратных средств. Такой документ может включать текстовую, графическую и звуковую инормацию, иметь не линейную структуру (пользователь может сам определять порядок  просмотра информации, переключаться  с просмотра одной части документа  на просмотр другой по установленным  в документе ссылкам) и включать средства организации диалога с  пользователем. Такой документ создается на основе средств мультимедиа.

Широкое распространение  этой программы изменило само представление  о трудоемкости создания презентации. Всего 15 лет назад доклады и  презентации сопровождались преимущественно  бумажными плакатами, изготовление которых было весьма трудоемким и  часто требовало услуг профессиональных чертежников. Обычно плакаты фотографировались  и с них делались слайды, которые  демонстрировались с помощью  слайд - проекторов. Сегодня благодаря  появлению программ типа Power Point оформление доклада самым качественным иллюстративным материалом занимает считанные минуты.

Power Point позволяет создавать  наглядные презентации, интегрируя  текст, графику, видео и другие  элементы на отдельных страницах,  называемых «слайдами» по аналогии  со слайд - проекторами, вышедшими  сегодня из употребления благодаря  внедрению компьютерных презентаций. Power Point дает возможность создавать слайды, содержащие перемещаемые таблицы и обтекающий текст, а также редактировать, демонстрировать и распечатывать слайды.

Переходы между слайдами при демонстрации презентации с  компьютера могут быть анимированы  различными способами. Можно анимировать  также отдельные элементы на слайдах, чтобы привлечь к ним внимание аудитории. Как и в других программах, входящих в MS Office, Power Point предоставляет  множество готовых вариантов  дизайна и шаблонов содержания.

Microsoft Power Point позволяет транслировать  презентации на широкую аудиторию  через Интернет.

По мере развития Microsoft Office программа приобретала новые  элементы, общие для всех приложений Office.

Рис. 3. Окно работы в Microsoft PowerPoint2007

В Power Point 2007 появилось усовершенствованное  средство просмотра (Power Point Viewer), позволяющее  пользователям, у которых не установлен Power Point, ознакомиться с PowerPoint-презентацией. Авторы презентации могут включить "просмотрщик" (viewer) на этапе записи презентации на CD. Помимо этого, программа приобрела целый ряд новых функций. В частности, появилась возможность просматривать полноэкранные фильмы как Power Point - презентации.