Контрольная работа по "Информатика"

Внутренние документы. Данные документы используются для организации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства предприятия. Так же через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию – это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию7.

1.3 Автоматизация делопроизводства

Очень важным для предприятий  является вопрос автоматизации делопроизводства . Но для того, чтобы добиться качественной автоматизации необходимо в начале исследовать документопотоки на предприятии и при необходимости модифицировать документопотоки с целью повышения эффективности их обработки.

Идея автоматизированного  офиса предполагает организацию  работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач в компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники.

В настоящее время  известен целый ряд концепций  построения автоматизированного офиса, например, свои решения предлагают фирма Microsoft , Borland , Lotus . В зависимости от величины бизнеса фирмы (крупный, средний, мелкий) могут использоваться такие продукты как Lotus Notes , StaffWare , DOC Ware , MS Office , а также целый ряд других из числа продуктов, предлагаемых на российском рынке.

Для эффективного доступа к информации и ее использования в современном офисе все чаще используют Системы Управления Электронными Документам (СУЭД). На их базе решаются задачи электронного делопроизводства и документооборота. СУЭД опираются на технологии электронного архивирования документов включающие ввод, создание, хранение и поиск информации в Электронном архиве документов. Электронный архив становится при этом ядром офисных СУЭД, решая проблемы хранения электронных документов, быстрого поиска и распределенного доступа к ним.

На рисунке 3 представлена принципиальная схема электронного архива.

 

Рисунок 3. Принципиальная схема электронного архива

 

Электронный архив документов позволяет решить задачи систематизации, архивации, хранения и управления документами в рамках задач делопроизводства для любого офиса.

Важной проблемой СУЭД, является вовлечение в электронный  документооборот бумажных документов с целью объединения потоков  документов приходящих в твердой  копии и документов, изначально создаваемых в электронном виде или приходящих по электронной почте.

Решить проблему ввода  в СУЭД бумажных документов позволяет  использование сканеров и систем распознавания текстов8.

Система распознавания  текстов CuneiForm позволяет вводить  бумажные документы со сканера и записывать их в графическом виде, для создания электронной копии документа с возможности дальнейшей печати. При необходимости документы могут быть преобразованы в текстовые файлы, пригодные для редактирования. При необходимости организации потокового ввода документов в Электронный архив, возможно использовать CuneiForm OCR Server .

CuneiForm OCR Server обеспечивает  автоматический поиск изображений,  полученных с сервера сканирования, последовательное их распознавание,  удаление и передачу результатов в указанную пользователем директорию в полностью автоматическом режиме. По желанию пользователя изображения могут быть заархивированы и помещены в указанную им директорию, а результаты распознавания сохранены в формате, удобном для редактирования. Это дает возможность независимой работы группы пользователей и создание систем потокового ввода документов в корпоративные базы данных или электронные архивы. Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на технологиях groupware и workflow .

Технологии groupware ориентированы  на небольшие рабочие группы, характеризуются  поддержкой выполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организации работ. Поддержка  ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации с помощью различных методов доступа:

сетевой доступ к файлам и базе данных;

локальная и глобальная электронная почта (включая конференции  и дискуссии);

терминальный доступ, пересылка файлов и электронная  доска объявлений; просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа).

При коллективной работе важно наличие блокировок для  разрешения конфликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование доступа по идентификаторам и  паролям, защита информации с помощью  прав доступа. Дополнительный уровень безопасности обеспечивается методами и средствами шифрации и электронной подписи9.

Технологии класса workflow служат для автоматизации документооборота в средних и крупных офисах и для них характерно:

поддержка многопользовательской  работы с несколькими задачами одновременно;

четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения.

Регламентации взаимоотношений  субъектов документооборота дополняется  заданием безусловной и условной маршрутизация документов (по электронной почте) и времен обработки документа для контроля и учета исполнения.

Обработка информации базируется на методах и средствах офисной  автоматизации:

обработка текста,

электронные таблицы,

деловая и презентационная  графика,

планирование работ  и совещаний,

генерация отчетов из базы данных,

мультимедиа.

Для комплексирования разных видов информации и интеграции пакетов  программ используются несколько методов, среди которых центральное место  занимает методы OLE для связывания и  встраивания объектов.

Вывод информации осуществляют путем печать документов, публикация их на Web - серверах, в общих почтовых папках и электронных досках объявлений или рассылки по телекоммуникациям. Нужно отметить, что Web -технологии помимо гипертекстового протокола HTTP включают в себя ряд других методов доступа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы

Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении  доступа к информации о деятельности государственных органов и органов  местного самоуправления» // Российская газета, 2009. № 4849

Постановление Правительства  РФ от 10.09.2009 г. № 721 «О внесении изменений  в федеральную целевую программу  «Электронная Россия (2002—2010 годы)»» // Российская газета, 2009. № 5004

Распоряжение Правительства  Российской Федерации от 12.02.2001 г., № 207-р «О разработке проекта федеральной целевой программы «Электронная Россия» на 2002-2010 годы» // Собрание законодательства РФ, 2001. № 8

Атоян А. Информационная культура в условиях информатизации общества. - М.: ИЦ Владос, 2008, 390 с.

Ивасенко А.Г. Информационные технологии в экономике и управлении. - М.: КноРус, 2005, 266 с.

Кнорринг В.И. Теория, практика и искусство управления. - М.: ИНФРА-М, 2008, 328 с.

Корнеев И.К. Информационные технологии в управлении. - М.: ИНФРА-М, 2005, 158 с.

Райзберг Б.А. Государственное  управление экономическими и социальными  процессами. - М.: ИНФРА-М, 2008, 384 с.

Семенов М.И. Автоматизированные информационные технологии в экономике. - М.: Финансы и статистика, 2004, 416 с.

Трофимов В.В. Информационные системы и технологии в экономике и управлении. - М.: Высшее образование, 2006, 480 с.

Официальный портал Института  развития свободы информации – www.svobodainfo.org

 

¹ Филимонова Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2009. – с. 115.

² Киселев Г.М., Бочкова Р.В., Сафонов В.И. Информационные технологии в экономике и управлении. – М.: Дашков и Ко, 2009. – с. 27.

³ Благовещенская М.М., Злобин Л.А. Информационные технологии систем управления технологическими процессами. – М.: Высшая школа, 2005. – с. 18.

⁴ Филимонова Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2009. – с. 121.

⁵ Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2009. – с. 47.

⁶ Ленкевич Л.А. Делопроизводство. – М.: Академия, 2009. – с. 38.

⁷ Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2009. – с. 63.

⁸ Киселев Г.М., Бочкова Р.В., Сафонов В.И. Информационные технологии в экономике и управлении. – М.: Дашков и Ко, 2009. – с. 43.

⁹ Михеева Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности. – М.: Академия, 2008. – с. 85.