Контрольная работа по "Информатика"

На вкладке Начальная страница в группе Стили щелкните стрелку рядом с пунктом Условное форматирование, а затем выберите пункт Управление правилами.

Будет отображено диалоговое окно Диспетчер правил условного форматирования.

Выполните одно из следующих  действий.

Для добавления условного  форматирования нажмите кнопку Создать правило.

Будет отображено диалоговое окно Создание правила форматирования.

Для изменения условного  форматирования выполните следующие  действия.

Форматирование всех ячеек с использованием набора значков

Набор значков используется для аннотирования и классификации  данных по трем-пяти категориям, разделенным  пороговым значением. Каждый значок соответствует диапазону значений. Например, в наборе значков из 3 стрелок красная стрелка вверх соответствует высоким значениям, желтая стрелка, направленная в сторону, соответствует средним значениям, а зеленая стрелка вниз соответствует низким значениям.

Проблема: условное форматирование, примененное к ячейкам в диапазоне, не отображается.

Если одна или несколько  ячеек в диапазоне содержат формулу, возвращающую ошибку, условное форматирование не применяется ко всему диапазону. Чтобы гарантировать применение условного форматирования ко всему  диапазону, воспользуйтесь функцией «ЕСТЬ» или «ЕСЛИОШИБКА» для возврата значения, отличного от ошибки.

Быстрое форматирование

Выделите одну или  несколько ячеек в диапазоне, таблице или отчете сводной таблицы.

На вкладке Главная в группе Стили щелкните стрелку рядом с кнопкой Условное форматирование и выделите пункт Набор значков, а затем выберите набор значков.

Способ определения  области для полей из области  значений отчета сводной таблицы можно изменить с помощью переключателя Применить правило форматирования к.

Расширенное форматирование

Выделите одну или  несколько ячеек в диапазоне, таблице или отчете сводной таблицы.

На вкладке Начальная страница в группе Стили щелкните стрелку рядом с пунктом Условное форматирование, а затем выберите пункт Управление правилами.

Будет отображено диалоговое окно Диспетчер правил условного форматирования.

Выполните одно из следующих  действий:

Для добавления условного  форматирования нажмите кнопку Создать правило.

Будет отображено диалоговое окно Создание правила форматирования.

Для изменения условного  форматирования выполните следующие  действия.

Убедитесь, что в поле со списком Показать правила форматирования для выбран соответствующий лист, таблица или отчет сводной таблицы.

Выберите правило, а затем нажмите  кнопку Изменить правило.

Будет отображено диалоговое окно Изменение правила форматирования.

В разделе Применить правило к выберите один из следующих вариантов, чтобы изменить выбор полей в области значений отчета сводной таблицы:

только эти ячейки, чтобы выбрать  поля по выделению;

все ячейки <поля значения> с теми же полями, чтобы выбрать поля по соответствующему полю;

все ячейки <поля значения>, чтобы  выбрать поля по полю значения.

В разделе Выберите тип правила выберите пункт Форматировать все ячейки на основании их значений.

В разделе Измените описание правила в списке Формат Стиля выберите пункт Набор значков.

Выберите набор значков. По умолчанию  используется набор 3 сигнала светофора без обрамления. Число значков и операторы сравнения, заданные по умолчанию, и пороговые значения для каждого значка могут быть различны для разных наборов значков.

При необходимости можно изменить операторы сравнения и пороговые  значения. Размеры диапазонов значений по умолчанию для всех значков одинаковы, но их можно изменить в соответствии с определенными требованиями. Убедитесь, что пороговые значения находятся в логической последовательности — от высших к низшим, сверху вниз.

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Автоматизация  работы современного офиса. Используемое программное обеспечения

 

Существует несколько подходов к определению понятия "офис".

Если рассматривать  толкования, приводимые в словарях, то понятие офис может определять канцелярию, справочное бюро (inquiry office), редакцию (editorial office), издательство (publishing office), учреждение (public office), головную контору объединения или предприятия, ведомство, государственный архив (record office), заводоуправление, министерство (см . Foreign Office , UK , Office of Education , USA)1.

Например, Американский словарь английского языка Н.Уэбстера термин "офис" определяет как "место, где совершается служба или деловые  операции. Офис является рабочим местом людей, облеченных доверием и властью". На практике сложилось несколько подходов к определению понятия офиса. В широком смысле, офис - это организация, на входе и выходе которой - "бумаги", являющиеся:

письмом или заключением (или визой), фиксирующим решение, принятое должностным лицом или  организацией в целом в ответ  на запрос к этой организации (письмо или заявление частного лица, распоряжение государственного органа и др.),

договором (контракт, соглашение, дополнительное соглашение и т.п.) с  некоторым юридическим или физическим лицом,

распорядительным или  учетным документом, выпущенным для  фиксации и юридического оформления действий в рамках договора или свободной  инициативы (заказ на покупку, счет на оплату, запрос на оказание услуги и  др.), и т.п.

Более узкий подход к  определению понятия офиса, заключается в следующем. Офис - это организация типа канцелярии, функция которой получать и выпускать документы, а также - отслеживать их движение. Причем данное определение зачастую основывается на толковании понятия документ как любого сообщения, передаваемого между участниками бизнес-процесса. Офисы представляют собой системы деловых связей со сложными потоками информации. Традиционно считается, что главными функциями офиса является организация документооборота и работа канцелярии. Однако, основываясь на том, что в общем случае офис вырабатывает не бумаги, и не траекторию их перемещения, но решения, имеющие ценность для клиента офиса, далее офис будет рассматриваться как полнофункциональное предприятие2. В качестве задач автоматизации офиса часто выделяют задачи, общие для офисов всех видов, т.е. задачи, связанные с "переработкой" документов. К подобным задачам относятся: редактирование (набор, проверка, оформление), печать документов, контроль их прохождения (маршрутизация, мониторинг), контроль исполнения поручений и т.п.

Как уже отмечалось, разнообразия офисов велико (канцелярии, бюро, редакции и т.д.). Исходя из этого, отсутствует  понятие "офисная информационная система" (т.к. это теряет смысл). Совершенно очевидно, что офисная информационная система (ИС) заводоуправления будет иметь мало общего с офисной ИС министерства иностранных дел или издательского дома.

Поэтому такие ИС сложно рассматривать в качестве объектов, составляющих один конструктивно определяемый класс систем. Если же общим для таких ИС является поддержка документооборота, то именно о ней и о других средствах поддержки рутинных операций с документами нужно говорить как о самостоятельном классе функций и соответствующих средствах автоматизации офиса. Однако, часто оказывается, что в современных информационных систем предприятий "офисного типа" сама поддержка документооборота может радикально трансформироваться, чуть ли не исчезнуть совсем. В настоящее время в связи со значительным ростом информационных потоков все большее значение уделяется системам автоматизации документооборота организаций и учреждений. Для того, чтобы эффективно управлять деятельностью любого предприятия, фирмы, организации все имеющие место там информационные потоки должны управляться и отслеживаться. Известно, что фиксирует и регламентирует деятельность на предприятии документ. Понятие структуры информационного обмена является основой документопоток. Документопоток лежит в основе делопроизводства. Делопроизводством конкретной организации принято называть деятельность по организации прохождения документов внутри данной организации3.

Рассмотрим задачи автоматизации  бизнесс-процессов офисов и рассмотрим вопросы построения документооборота.

Основными задачами автоматизации  документооборота и систем доставки информации являются следующие:

интеграция технологий делопроизводства в единый процесс;

ликвидация бумажного  потока, автоматизация рутинных операций;

автоматизация процесса прохождения документов внутри предприятия  и за его пределами;

формирование алгоритмов прохождения документов в соответствии с технологическим циклом (разработка, согласование, утверждение документов);

планирование и управление ресурсами;

автоматизация административно-управленческих функций (оперативное формирование указаний, распоряжений, контроль за их выполнением);

организация и контроль деятельности персонала, учет и планирование рабочего времени;

обеспечение оперативного обмена официальными документами (служебными записками, письмами, заявками, нормативными материалами и т.п.) для организации взаимодействия персонала, отдельных подразделений предприятия;

обеспечение рассылки и  приема документов через внешние  системы (Internet , Telex , Fax , почтовые системы);

формирование и накопление базы данных электронных документов любых типов с возможностями многокритериального поиска как по содержимому документов (включая графические), так и по сложным логическим условиям.

Современные системы  автоматизации документооборота поддерживают единую (интегрированную) технологию обработки  информации, которая содержит следующие компоненты:

многопользовательские СУБД;

средства подготовки документов (текстовых, графических, мультимедийных) в виде отчетов, таблиц, схем, форм, бланков;

локальные сети;

средства внешних коммуникаций - электронная почта, факс;

средства системного администрирования - определение программно-аппаратной конфигурации, задание прав доступа к системе и ее отдельным компонентам, контроль версий и прав доступа, оповещение о нарушениях;

средства макропрограммирования, обеспечивающие расширяемость и настраиваемость систем на конкретные требования и возможности заказчика.

Очевидно, что распределенная обработка информации предполагает наличие коммуникационной среды, обеспечивающей необходимые транзакции, множественный  доступ к общим информационным ресурсам. К коммуникационной системе, выполняющей функции доставки информации, предъявляются следующие требования:

надежность доставки (исключение возможности потери документов);

повышенные вероятностно-временные  характеристики;

достоверность передаваемых документов;

конфиденциальность документов;

контроль доставки сообщений  и регистрация трафика;

возможность доступа  к внешним телематическим услугам  для передачи и приема информации из внешних систем;

отказоустойчивость системы (резервирование ресурсов)4.

Существуют различные системы документооборота, выполняющие в той или иной мере перечисленные функции. При выборе системы необходимо руководствоваться как экономическими, так и техническими критериями. Большое значение имеет преемственность существующих технологий, а также возможность дальнейшего развития и совершенствования системы на основе единой базы. Также существенное значение имеет вопрос менеджмента и администрирования системы.

Основным принципом  документооборота является отсутствие локальных архивов документов (таких  архивов не существует ни у кого). И это обусловливается тем, что  любой входящий документ, не попавший в общий архив документов, вполне реально рискует оказаться неисполненным5. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в сторонние организации типа: "Прошу дать справку по вопросу ... в срок до ..."). Рассмотрим типы документов. Типов документов, используемых в работе предприятия, может быть достаточно много (на отдельных предприятиях их число доходит до 500-600). Некоторые типы документов представлены на рисунке 1.

 

Рисунок 1. Типы документов

 

Однако, представленные типы документов, в свою очередь, могут  быть разделены всего на 3 вида (рис. 2).

 

Рисунок 2. Типы документов

 

Входящие – это  документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные  сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно на входящем документе.

Исходящие документы. Большинство  исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в сторонние организации типа: «Прошу дать справку по вопросу … в срок до …»)6