Концепция базы данных

4) свойства (в зависимости от типа данных).

Рис. 2. Окно формирования структуры  таблицы под управлением  Мастера 

Рис. 3. Окно формирования структуры  таблицы 

     Многообразие  типов данных, предопределенных в Access (табл.1), определяет разнообразие информации, которую можно хранить в БД.

Таблица 1

 

     Большинство типов данных в комментариях не нуждаются. Поясним некоторые из них. Тип  «Счетчик» может быть присвоен не более чем одному полю. Данные этого типа являются уникальными номерами записей и не могут быть изменены или удалены. Тип «Денежный» используется для описания данных, над которыми выполняются финансовые операции с высокой точностью вычисления. Точность представления данных этого типа составляет до 15 знаков в целой части и 4 – в дробной. Тип «поле MEMO» используется для полей, содержащих пространную текстовую информацию. Тип «поле объекта OLE» присваивается полям- объектам других приложений Windows (рисунок, фотография, звуковая запись, анимация и т. д.). Тип «Гиперссылка» используется для полей, содержащих адрес удаленного источника данных.

     В нижней части окна на закладке «Общие»  могут быть заданы свойства

полей, которые зависят от типа данных:

1) размер поля (для числовых полей возможна детализация);

2) формат поля (внешняя форма представления данных) при помощи

специальных символов форматирования;

3) маска ввода в виде символов, управляющих вводом данных;

4) подпись – псевдоним поля;

5) значение по умолчанию;

6) условие на значение в виде ограничений на допустимые значения поля;

7) сообщение об ошибке, сопровождающее нарушение условия на значение;

8) обязательное поле – поле, которое не может принимать не определенное значение (т.н. Null-значение);

9) индексированное поле – поле, по которому предполагается упорядочение строк таблицы.

     Несколько слов об управлении вводом и отображением данных таблиц.

     В Access существует два свойства полей, использование которых приводит к похожим результатам: свойство формат поля и свойство маска ввода.

     Свойство  формат поля используется для отображения данных и влияет

только  на отображение значения, но никак  не влияет на значение, хранимое в

таблице. Формат отображения применяется  только после сохранения введенных данных. Если вводом данных необходимо управлять, в дополнение к формату отображения данных или вместо него используется маска ввода. Если требуется, чтобы данные отображались так, как они были введены, свойство формат поля можно не устанавливать. Маска ввода обеспечивает соответствие данных определенному формату, а также заданному типу значений, вводимых в каждую позицию. Маска ввода является удобным средством контроля вводимых значений.

     Если  для поля определены как формат отображения, так и маска ввода, то

при добавлении и редактировании данных используется маска ввода, а формат

поля  определяет отображение данных после  сохранения записи. При этом необходимо следить за тем, чтобы маска и  формат не противоречили друг другу. Управление вводом осуществляется при помощи символов маскирования, которые выполняют специфические функции (табл. 2). 

Управляющие символы маски  ввода

Таблица 2

Основы  технологии работы с  таблицами

     Работа  с таблицей в Access может выполняться  в двух режимах:

1. Режим  Конструктор используется при создании новой таблицы или

при изменении  структуры уже созданной таблицы. Начало работы в окне БД –

по экранным кнопкам или (рис. 1) на закладке Таблицы.

2. Режим таблицы используется для добавления, удаления, изменения и

просмотра данных в таблице. Начало работы в  окне БД – по экранной кнопке (рис. 1) на закладке Таблицы.

Переход из одного режима в другой может  выполняться:

1) по  командам Вид|Конструктор и Вид|Режим  таблицы главного меню;

2) нажатием  экранных кнопок на панели  инструментов конструктора таб-

лиц:

• – режим конструктора;
• – режим таблицы.

 

2.2 Наполнение и редактирование таблицы 

     Пока  таблица не заполнена данными, можно  безбоязненно редактировать

её структуру  в режиме Конструктора:

1. Добавить  новое поле:

1) выделить  мышью в колонке слева от  имени поля строку таблицы

структуры;

2) выполнить  команду Вставка|Строки.

2. Удалить  поле:

1) выделить  мышью в колонке слева от  имени поля строку таблицы

структуры;

2) выполнить  команду Правка|Удалить строки.

3. Переименовать  поле.

1)Размер поля задается в списке свойств поля в нижней части диалогового окна.

2) Свойство «условие на значение

4. Переопределить  тип поля.

5. Определить  ключ (как обсуждалось выше).

     Если  таблица уже заполнена данными, редактирование её структуры может  повлечь за собой потерю данных. Например, если при изменении типа данных конкретное значение невозможно преобразовать к новому типу данных, то оно удаляется и заменяется во всех содержащих это значение полях на пустое значение. Например, если поле преобразуется из типа «Текстовый» в тип «Числовой», то будет удалено любое значение, содержащее одну или несколько букв. При этом выводится предупреждение о числе удаляемых значений, и пользователь имеет возможность отменить преобразование.

     Наиболее  часто встречающиеся преобразования типов данных можно

представить следующими четырьмя категориями: преобразование в текст других типов данных; преобразование текстовых данных в числовые, денежные, логические форматы или в формат дата/время; преобразование денежного типа данных в числовой, текстового в поле MЕМО и наоборот; а также изменение настройки свойства Размер поля для числовых полей. 

3 ФОРМИРОВАНИЕ ЗАПРОСОВ

3.1 Спецификация запросов 

     База  данных представляет собой информационную модель ПО и предназначена для  удовлетворения информационных запросов пользователей, работающих в этой ПО. После того как БД будет наполнена  содержательной информацией, к ней  можно обращаться с запросами. Запрос представляет собой спецификацию условий манипулирования данными, в результате которого создается то или иное представление о хранимой в БД информации. БД является объектом коллективного пользования, и каждый запрос выражает индивидуальное, локальное представление пользователей о структуре информации моделируемой ПО.

     Запросы к БД можно разделить на две  категории.

1. Запросы-выборки осуществляют только извлечение информации из од-

ной или  нескольких связанных таблиц и представление  её в виде виртуальной (несуществующей на самом деле) таблицы. Структура  такого рода таблицы определяется локальным  представлением о ПО конечного пользователя БД в контексте запроса.

2. Корректирующие запросы или запросы на добавление, удаление

и изменение  данных в БД. Это весьма значительные по своим последствиям запросы, так  как их реализация приводит к изменению  хранимой в БД информации. Такого рода запросы соответствуют функциям администрирования БД.

     БД  одной и той же ПО может быть представлена в виде одной таблицы

(«универсального  отношения») или в виде совокупности  связанных таблиц. Наш учебный  пример слишком прост, но и  на нем, как увидим в последствии,  это положение можно продемонстрировать. Построение БД в виде одной

таблицы или в виде совокупности таблиц зависит  от соотношения частот обращения  к БД с корректирующими запросами  или с запросами-выборками. Для первых предпочтительнее совокупность связанных таблиц. В теории БД есть на этот счет специальная методология, называемая нормализацией БД3. Для запросов-выборок предпочтительнее использование одной таблицы.