Концепция базы данных

Оглавление

Введение……………………………………………………………………………3

1КОНЦЕПЦИЯ  БАЗ ДАННЫХ В ACCESS.....................................................4

1.1 Модель  данных Access ................................................................................4

1.2Создание базы данных..................................................................................5

 2 ПРОЕКТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ ...................................................................7

2.1Разработка структуры таблицы ..................................................................7

2.2 Наполнение и редактирование таблицы....................................................11

3 ФОРМИРОВАНИЕ ЗАПРОСОВ .................................................................12

3.1 Спецификация запросов ............................................................................12

3.2 Проектирование структуры запроса ........................................................13

Заключение……………………………………………………………………….16

Список  использованных источников...............................................................17

 

Введение

     Для решения проблем обработки экономической информации используются современные компьютеры с соответствующим программным обеспечением, системами управления базами данных (СУБД). Лидирующее место среди СУБД в данный момент по праву занимают Microsoft Access. Возможность этой программы очень высока. От обработки текста до управления базами  данных, многообразие функций может поначалу запутать, чем заставить применять на практике. Но по мере приобретения опыта начинаешь по достоинству ценить то, что границ возможностей программы тяжело достичь. За 14-летнюю историю табличных расчётов с применением персональных компьютеров требования пользователей к подобной программе существенно изменились. Наряду с инженерными и бухгалтерскими расчетами организация и графическое изображение данных приобретают все возрастающее значение. Кроме того, многообразие функций, предлагаемое такой расчетной программой, не должно осложнять работу пользователя.  

 

1 КОНЦЕПЦИЯ БАЗ ДАННЫХ В ACCESS 

1.1 Модель данных Access 

     Access представляет собой систему управления  базой данных (СУБД)

офисного  типа и может представлять интерес  для начинающего пользователя благодаря  сравнительной простоте теоретических  концепций и практической работы по проектированию баз данных. Кроме того, Access является разработкой фирмы Microsoft и представляет собой развивающуюся систему. Все это обусловливает широкое распространение этого популярного Windows- приложения.

     Начинающий  пользователь должен знать, что работа с Access выполняется на этапе реализации (рабочего проектирования) системы базы данных. В таком контексте Access представляет собой инструментальную среду, в которой реализуются результаты предшествующих этапов проектирования. Иными словами, не с Access начинается разработка базы данных, и начинающий пользователь должен знать, в какой момент потребуются соответствующие знания и навыки. Для начинающего пользователя особый интерес может представлять инвариантная особенность Access, которая объединяет все версии этого приложения от самых первых до современных. Прежде всего, это модель данных и технология работы в среде пакета.

Основным  интегрированным объектом Access является база данных.

     База  данных (БД) – это организованная на машинном носителе совокупность взаимосвязанных данных, которая представляет сведения об объектах определенной предметной области (ПО), их свойствах и связях между ними.

     Используемым  типом структуры данных является реляционная модель

данных  (РМД). Термин «реляционная» происходит из теории множеств –

теоретической основы баз данных, где обозначает специфический тип структуры  данных, называемый отношением (отношение, по-английски relation, определяет название модели). Как тип структуры данных отношение допускает наглядное представление данных в виде двумерной таблицы.

Итак, основным элементом структуры БД в Access является таблица,

с помощью, которой моделируются объекты и связи между ними. Следовательно, БД в Access представляет собой совокупность взаимосвязанных двумерных таблиц.

     Структура реляционной таблицы  задается её заголовком и определяется

составом  и последовательностью полей-атрибутов, моделирующих свойства

объектов  и связей. Содержание таблицы заключено в её строках. Каждая строка содержит данные об одном экземпляре объекта или связи и называется записью.

     Для однозначного определения каждой записи (экземпляра объекта) таблица должна иметь уникальный ключ (первичный ключ). Ключ может состоять из одного или нескольких полей. Таблицы в БД взаимосвязаны. Связь каждой пары таблиц, в которой одна является «отцом», а другая – «сыном», обеспечивается ключом связи (внешним ключом). Внешний ключ – это первичный ключ таблицы-отца, мигрировавший в таблицу-сына. Связи между таблицами могут быть двух типов: «один к одному» (1:1) или «один ко многим» (1:N).

     Структура реляционной БД задается схемой данных. Схема данных включает в себя определение структуры каждой таблицы и определение связей между таблицами. Схема данных в Access создается специально для использования связей между таблицами при обработке данных из разных таблиц, а также для обеспечения целостности БД. 

1.2 Создание базы данных

Основы  технологии создания базы данных 

     Работа  с MS Access может начинаться по разным сценариям в зависимости от того, создана база данных или ее предстоит создать.

Access предоставляет  два способа создания новой  базы данных: «с нуля»

или под  управлением Мастера таблиц.

     В нотации Access база данных представляет собой составной объект, которому соответствует один единственный файл с расширением.

При создании базы данных возможны разные варианты диалога, отличающиеся к тому же в  разных версиях Access элементами интерфейса.

     В версии Access 2000, например, создание БД возможно по следующему

алгоритму:

1. После  «запуска» Access в диалоговом окне  выбрать «Новая база данных»  и нажать OK.

2. В  диалоговом окне «Файл новой  базы данных» в соответствующих  по-

лях выбрать  имя папки (каталога), ввести имя файла БД и нажать экранную

кнопку  Создать.

Если  вы уже находитесь в среде Access, тогда  возможен такой сценарий:

1. В  главном меню выполнить команду  Файл|Создать. На экране появится диалоговое окно «Создание».

2. На  закладке «Общие» выбрать иконку  «База данных» и нажать OK. На

экране  появится диалоговое окно «Файл новой  базы данных».

3. В  диалоговом окне «Файл новой  базы данных» в соответствующих  по-

лях выбрать  имя папки (каталога), ввести имя файла БД и нажать экранную

кнопку  Создать.

     В обоих случаях на экране появится окно базы данных, подобное приведенному на рис. 1. В заголовке окна указывается  имя БД. Закладки окна БД дают возможность приступить к проектированию объектов БД.

Рис. 1. Окно базы данных Access 

Объекты базы данных

     Таблицы и запросы представляют собой  сами данные в виде реальных

таблиц, т.е. хранимых данных, или в виде виртуальных  таблиц, которые представляются пользователю БД как реально существующие.

     Формы и отчеты представляют собой средства разработки интерфейса конечного пользователя БД.

     Страницы  – средства доступа к данным через Internet.

     Макросы и модули – это средства автоматизации  работы с БД в эргономической среде  пользователя.

     Работа  с БД может быть прервана в любой  момент путем закрытия окна

БД или  файла БД (по команде Файл|Закрыть) и продолжена путем открытия

файла БД (по команде Файл|Открыть).

     Продолжение работы с БД всегда начинается с  окна БД (рис. 1). Для работы с тем  или иным объектом БД нужно выбрать  соответствующую закладку и нажать экранную кнопку:

– для  просмотра результата проектирования объекта;

– для изменения структуры объекта;

– для создания объекта «с нуля». 
 

2 ПРОЕКТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ

2.1 Разработка структуры таблицы 

Основы  технологии формирования структуры таблицы

     Таблицы БД могут быть созданы одним из следующих способов:

1) в  среде Access в режиме конструирования  «с нуля»;

2) как  результат запроса того или  иного типа к уже созданным  таблицам;

3) в  результате импорта таблиц в  форматах других сред.

Рассмотрим  более подробно основной первый способ. Второй способ

рассмотрим  в контексте проектирования запросов. Третий способ просто примем к сведению. Создание таблицы «с нуля» выполняется в два этапа. Сначала разрабатывается её структура. Затем выполняется наполнение таблицы содержательной информацией.

     При нажатии кнопки открывается окно «Новая таблица» с предложением

выбрать способ создания новой таблицы. Наиболее актуальными являются:

     Мастер  таблицы – для формирования структуры таблицы из полей за-

данных  тематических таблиц;

     Конструктор – для создания таблицы «с нуля»(основной способ).

При работе под управлением Мастера в диалоговом окне «Разработка

таблицы» (рис. 2) предлагаются типовые примеры  тематических таблиц в списке «Образцы таблиц» для переноса полей из списка «Образцы полей» для

формирования  структуры новой таблицы в  списке «Поля новой таблицы». Для

переноса  полей в структуру новой таблицы  достаточно выделить соответствующую  таблицу и её поля и нажать экранные кнопки:

> –  для прямого переноса одного  поля;

>> –  для прямого переноса всех  выделенных полей;

< –  для обратного переноса одного  поля;

<< –  для обратного переноса всех  выделенных полей.

     При работе под управлением Конструктора формирование структуры новой таблицы выполняется в диалоговом окне (рис. 3). Для каждого поля в соответствующем столбце предлагается указать:

1) имя поля (набирается вручную в столбце «Поле», можно по-русски);

2) тип данных (выбирается из списка);

3) описание-комментарий (не обязательно);