Инструкция пользователю по работе с разработанной информационной системой

 

 

     

• Нам необходимо перейти в режим конструктора, чтобы задать параметр выборки – поиск по конкретной фамилии. Для этого кликнем правой кнопкой мыши по нашему запросу, находящемуся на панели «Запросы» (панель выбирается из списка) слева от рабочего экрана. После этого наш запрос появляется в режиме конструктора.

 

     

• Наш параметр выборки – Фамилия программиста, поэтому в строке «Условие отбора» под полем Фамилия пишем в квадратных скобках [Введите фамилию]. И выборка будет осуществляться по введённой фамилии. Можно задавать несколько условий на одно поле и на разные поля, что обеспечивает широкий выбор возможностей.

 

      Остальные запросы создавались аналогично данному запросу. Отличаются лишь количеством  задействованных полей и условиями, нанесёнными на эти поля. 

      Вычисляемые поля в нашей БД мы представили в специфическом виде. Мы не стали включать их в каждый запрос из-за возникающих сложностей составления формул расчёта итоговых данных. Мы создали пять запросов на обновление, которые упорядоченно просчитывают промежуточные данные, занося изменения в исходные таблицы. Первые четыре запроса на обновление: «Обновление если продукт выполнен в срок или досрочно», «Обновление на штраф менее 5-ти дней», «Обновление на штраф от 5-ти до 10-ти дней» и «Обновление на штраф от 10-ти дней» последовательно рассчитывают два промежуточных поля: Число просроченных дней и Штраф.

      Представим  структуру и работу такого типа запросов на примере запроса «Обновление  на штраф от 5-ти до 10-ти дней». Вот вид этого запроса в режиме конструктор:

      Видно, что когда рассчитываемое в этом запросе число просроченных дней ([Дата фактического исполнения]-[Дата исполнения (договорная)]) попадает в промежуток от 5-ти до 10-ти, то полю Штраф присваивается следующее значение: ([Договорная сумма оплаты]/100)*30, где 30 – процент, который берётся как штраф от договорной суммы. Остальные 2 запроса на обновление составлены аналогичным образом, только просчитываемые проценты от договорной суммы различаются по величине в зависимости от числа просроченных дней.

      Теперь  рассмотрим оставшийся запрос на обновление «Расчёт зарплаты». Он вызывается после первых 4-х запросов и рассчитывает фактическую зарплату, которую получит программист. Представим этот запрос в режиме конструктора:

 
 
 
 

      Все формулы для вычисляемых полей  вводятся либо вручную, либо нажатием на строку обновление под нужными полями правой кнопкой мыши и последующим выбором построителя выражений.

 

      Очевидно, что очень долго нажимать последовательно  на все пять запросов. С этой целью  мы создали макрос, включающий все пять запросов, которые выполняются друг за другом. На макрос достаточно нажать всего один раз. В макрос мы занесли запросы в такой последовательности:

«Обновление если продукт выполнен в срок или  досрочно»;

«Обновление на штраф менее 5-ти дней»;

«Обновление на штраф от 5-ти до 10-ти дней»;

«Обновление на штраф от 10-ти дней»;

«Расчёт зарплаты».

 

      Понятно, что такое использование вычисляемых полей крайне рационально, т.к. мы разбиваем сложные, трудоёмкие вычисления на пять простых. 
 

9. ^{Описание  технологии создания отчётов с иллюстрацией экранными формами для своей задачи/для «вычисляемых полей» своей задачи}

      Отчеты – это гибкое и эффективное средство для организации просмотра итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы.

      После вызова мастера отчетов выводятся  диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается  на основании ответов пользователя. Мастер позволяет быстро разработать  макет, служащий основой отчетов. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет. При работе с мастером Access предлагает вам различные варианты макетов отчета.

  Основное различие между отчетами и формами заключается в их назначении. Если формы задуманы преимущественно для ввода данных, то отчеты – для просмотра данных на экране либо на бумаге. В формах используются вычисляемые поля (обычно с помощью вычислений на основе полей в текущей записи). В отчетах вычисляемые поля формируются на основе общей группы записей, страницы записей или всех записей отчета. Все, что можно сделать с формой (за исключением ввода данных), можно сделать и с отчетом. Форму можно сохранить в виде отчета, а затем изменить элементы управления формы в окне конструктора отчета.

      Покажем пример создания отчёта на примере  отчёта по запросу «Запрос на программиста».

     Для создания отчета (на основании запроса):

• Откроем вкладку «Создание» на панели инструментов.

 

     

• Щелкнем по кнопке «Мастер отчётов».

 

     

• Появляется  окно создания отчётов.

• Щелкнем по значку раскрывающего списка в верхней части окна и выберем из появившегося списка «Запрос на программиста».

 

 

• В появившемся окне выбираем поля, которые будут присутствовать в отчете. В нашем отчёте, естественно, будут присутствовать все поля.

 
 

  

     

• Щелкнем по кнопке «Далее».
• Решаем стоит ли добавлять уровни группировки для отчёта.

 

     

• Щелкнем по кнопке «Далее».
• Задаём требуемый порядок группировки для отчёта, если требуется

 

     

• Щелкнем по кнопке «Далее».
• Выбираем вид макета для отчёта.

 

     

• Щелкнем по кнопке «Далее».
• Выбираем требуемый стиль для отчёта.

 

     

• Щелкнем по кнопке «Далее».
• Задаём имя отчёта «Запрос на программиста».

 

     

• Сохраняем отчёт, нажав кнопку «Готово»

 
 

      В отчётах мы не использовали вычисляемые  поля, т.к. в них нет надобности потому, что все наши отчёты строятся на основании запросов, где эти  поля как раз просчитываются посредством  запросов на обновление. Т.е. мы максимально  упростили нашу БД и повысили её производительность. 

^{10. Описание технологии создания кнопочного меню с иллюстрацией экранными формами}

     Кнопочное меню представляет собой форму, на которой расположены элементы управления – кнопки с поясняющими надписями. Щелчок по кнопке открывает соответствующий, запрос или отчет. При нажатии кнопки, предназначенной для открытия какого-либо отчета/запроса, появится сам отчет/запрос или окно для ввода параметров, необходимых для отчета/запроса.

     Меню – это очень удобный инструмент работы с БД, и он практически всегда присутствует в базах, созданных для предприятий или фирм.

     Кнопочное меню можно создать вручную (в  режиме конструктора) или воспользоваться  диспетчером кнопочных форм. Меню, созданное вручную, может обладать большими возможностями и выглядеть  более привлекательно, чем меню, созданное диспетчером. Однако, для создания красивого меню вручную требуется достаточно много времени даже для опытного разработчика, а создать простое меню с помощью диспетчера можно за несколько минут, тем более что в последствии в режиме конструктора можно дополнять и изменять это меню. Остановимся на варианте создания кнопочного меню с помощью диспетчера кнопочных форм.

     Для создания кнопочного меню:

     Заходим в главное меню:

• Нажимаем вкладку «Работа с базами данных».

 

     

• Нажимаем кнопку «Диспетчер кнопочных форм». 
• Появляется окно диспетчера кнопочных форм.

 

• Там с помощью  кнопки «Создать», создаём 3 страницы кнопочной формы: «База данных программисты», «Ввод данных и их обновление» и «Отчёты на печать, вся база».
• При двойном нажатии на первую страницу кнопочной формы мы выходим в новое окно, где создаём 8 кнопок (максимальное число).

  

• Шесть из них – запросы. Седьмая кнопка – это переход ко второй странице кнопочной формы, где можно распечатать отчёты по запросам и просмотреть всю базу. Восьмая кнопка – переход на третью страницу кнопочной формы, где можно ввести новые данные о программисте, либо изменить старые, и где можно обновить все данные с целью проведения расчётов посредством выполнения макроса, содержащего все наши запросы на обновление.     

 

      Рассмотрим пример создания кнопки на примере кнопки «Запрос на просроченные договора». 

• В окне страницы кнопочной формы нажимаем на кнопку «Создать». Появляется окно изменения элемента кнопочной формы с параметрами по умолчанию.

 

• В строке текст набираем название кнопки, которое  будет отображаться в кнопочной  форме. В строке команда выбираем «Открыть форму для изменения».

 

• При выборе команды название нижней строки меняется, т.к. меняется список выбора.

 

• Выбираем  форму «Запрос на просроченные договора».

 

 

• Нажимаем  «Ok», сохраняя тем самым созданную нами кнопку.

 

      Остальные кнопки создаём по аналогии.

Исходная кнопочная форма будет выглядеть так (3 страницы): 

 

 

 
 
 
 
 

^{11. Инструкция пользователю по работе с разработанной информационной системой}

      ^{Централизованная  работа с БД обеспечивается посредством кнопочной  формы, где мы можем  ввести новые данные/изменить старые. При этом после каждого  изменения необходимо обновить данные посредством запуска макроса, запускающего, в свою очередь, пять запросов на обновление. Выборка данных обеспечивается широким спектром запросов, которые, безусловно, будут очень полезны при БД, содержащей большое количество записей.} 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

12.   ^{Приложения}

 

 

 
 
 
 

13.   ^{Список использованной литературы}

1. Microsoft Access 2000 / Шаг за шагом. Практическое пособие / Пер. с англ. – М.: ЭКОМ, 2000. – 352с.

2. Информатика: Учебник. – 3-е перераб. изд. / Под ред. Н.В.Макаровой. – М.: Финансы и статистика, 2007. – 768 с.:ил.