Инструкция пользователю по работе с разработанной информационной системой

^{Содержание:}

1.         ^{Введение……………………………………………….……2}
2.         ^{Постановка задачи…………………………………………5}
3.         ^{Описание логической модели БД для поставленной задачи………………………………………………………………6}
4.         ^{Описание структуры таблиц БД и видов связей между таблицами………………………………………………………….6}
5.         ^{Описание технологии создания таблиц БД с иллюстрацией экранными формами……………………………8}
6.         ^{Описание технологии создания схемы данных; обеспечения: целостности данных, каскадного обновления связанных полей и каскадного удаления связанных записей с иллюстрацией экранными формами………………………..…11}
7.         ^{Описание технологии создания формы для ввода данных с иллюстрацией экранными формами………………………...15}
8.         ^{Описание технологии создания запросов с иллюстрацией экранными формами для своей задачи/для «вычисляемых полей» своей задачи дать описание технологии их создания…………………………………………………………...18}
9. ^{Описание технологии создания отчётов с иллюстрацией экранными формами для своей задачи/для «вычисляемых полей» своей задачи……………………………………..……...26}
10. ^{Описание технологии создания кнопочного меню с иллюстрацией экранными формами…………………….….....32}
11. ^{Инструкция пользователю по работе с разработанной информационной системой…………………………………..…37}
12. ^{Приложения………………………………………………...38}
13. ^{Список использованной литературы…………………….41}
1. ^{Введение}

     Цель  любой информационной системы —  обработка данных об объектах реального  мира. В широком смысле слова база данных — это совокупность сведений о конкретных объектах реального  мира в какой-либо предметной области. Под предметной областью принято понимать часть реального мира, подлежащего изучению для организации управления и в конечном счете автоматизации, например, предприятие, вуз и т д.

     Создавая  базу данных, пользователь стремится  упорядочить информацию по различным признакам и быстро извлекать выборку с произвольным сочетанием признаков.

     Microsoft Access – это система управления базами данных (СУБД), предназначена для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к данным и их обработки.

     База  данных (БД) представляет собой организованную структуру, используемую для хранения данных, т.е. для любых сведений о явлениях, процессах, действиях и т.д. данные несут в себе информацию о событиях, происходящих в материальном мире и, по сути, являются зарегистрированными сигналами, возникшими в результате этих событий. Данные становятся информацией, если пользователь обработает их и осмыслит, применив при этом адекватные этим данным методы. Сегодня большинство СУБД размещают в своих структурах не только данные, но и методы (программные коды), поэтому можно утверждать, что Microsoft Access – это СУБД, предлагающая широкий диапазон средств для хранения информации и эффективного управления этой информацией.

     Базы  данных содержит различные объекты, основными из которых являются таблицы. Структура простейшей базы данных соответствует структуре её двухмерной таблицы, содержащей столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи.

     Поле — элементарная единица логической организации данных, которая соответствует неделимой единице информации — реквизиту. Для описания поля используются следующие характеристики:

     имя, например. Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения;

     тип, например, символьный, числовой, календарный;

     длина, например, 15 байт, причем будет определяться максимально возможным количеством символов;

     точность для числовых данных, например два десятичных знака для отображения дробной части числа.

     Запись — совокупность логически связанных полей. Экземпляр записи - отдельная реализация записи, содержащая конкретные значения ее полей.

     В MS Access допустимыми являются данные следующих типов:

     Текстовый – тип данных, используемый для хранения простого неформатированного текста, число символов в котором не должно  превышать 255;

     Числовой – тип данных для хранения чисел;

     Денежный – тип данных для хранения денежных значений (длина поля 8 байт);

     Счетчик - предназначены для хранения данных, значения которых не редактируются, а устанавливаются автоматически при добавлении каждой новой записи в таблицу;

     Даты/времени - использование для хранения дат и времени полей;

     Логический - используются для хранения данных, которые могут принимать одно из двух возможных значений да или нет;

     Поле MEMO – специальный тип данных, применяемый для хранения больших объемов текста (до 65535 символов)

     Поле  объекта OLE - позволяет хранить в таблицах изображения и другие двоичные данные (например, электронную таблицу MS Excel, документ MS Word, рисунок звукозапись), связанный или внедренный в таблицу Microsoft Access

     Мастер  подстановок - запускает мастер подстановок, который создает поле, в котором предлагается выбор значений из раскрывающегося списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы.

     База  данных может состоять из нескольких таблиц, содержащих различную информацию. Эти таблицы связаны между собой каким-либо определенным полем, называемым ключевым полем. Ключевое поле  позволяет однозначно идентифицировать каждую запись таблицы, т.е. каждое значение этого поля отличает одну запись от другой. Связи между таблицами дают возможность совместно использовать данные их различных таблиц. Например, одна таблица содержит информацию о профессиональной деятельности сотрудников предприятия (таблица Сотрудники), другая таблица – информацию об их месте жительства (таблица Адрес). Допустим, на основании этих двух таблиц необходимо получить результирующую таблицу, содержащую поля Фамилия и инициалы, Должность и Адрес проживания. Причем поле Фамилияи инициалы может быть в обеих таблицах, поле Должность – в таблице Сотрудник, а поле Адрес проживания  - в таблице Адрес. Ни одно из перечисленных полей не может являться ключевым, т.к. оно однозначно не определяет каждую запись. В качестве ключевого поля в этих таблицах можно использовать поле Код типа Счетчик, автоматически формируемое Access  при создании структуры таблицы, или в каждой таблице задать поле Табельный номер, по которому затем связать таблицы. Таблицы при этом будут связаны так называемым реляционным отношением. Взаимосвязанные двухмерные таблицы, являющиеся объектами СУБД, называются реляционными таблицами, а сами СУБД – реляционными базами данных.

     Объекты Microsoft Access

     СУБД  Microsoft Access ориентированы на работу с объектами шести различных типов: таблицами, запросами, формами, отчетами, макросами, модулями

     Таблицы — основные объекты базы данных. С ними мы уже знакомы. В них хранятся данные. Реляционная база данных может иметь много взаимосвязанных таблиц.

     Запрос — это специальные структуры, предназначенные для обработки данных базы. С помощью запросов данные упорядочивают, фильтруют, отбирают, изменяют, объединяют, то есть обрабатывают.

     Формы — это объекты, с помощью которых в базу вводят новые данные или просматривают имеющиеся.

     Отчеты — это формы "наоборот". С их помощью данные выдают на принтер в удобном и наглядном виде.

     Макросы — это макрокоманды. Если какие-то операции с базой производятся особенно часто, имеет смысл сгруппировать несколько команд в один макрос и назначить его выделенной комбинации клавиш.

     Модули — это программные процедуры, написанные на языке Visual Basic. Если стандартных средств Access не хватает для удовлетворения требований заказчика, программист может расширить возможности системы, написав для того необходимые модули.

     Кнопочное меню представляет собой форму, на которой  расположены элементы управления – кнопки с поясняющими надписями. Каждой кнопке присвоено определенное действие, о котором можно прочитать в надписи на самой кнопке. 
 
 
 
 

2. Постановка  задачи

     Разработать программное обеспечение информационной системы, включающей следующие функции:

     - создание базы данных (БД),

     - ввод новой информации в БД,

     - редактирование записей в БД,

     - просмотр содержимого БД,

     - вывод на печать документов  в заданной форме.

     Вариант 90.

1. В БД должна храниться следующая информация о программистах: Фамилия, Имя, Отчество; Программный продукт; Язык программирования; Сумма оплаты; Дата исполнения (договорная); Дата фактического исполнения; Зарплата.
2. Обеспечить возможность просмотра записей БД, хранящих

следующую информацию:

  - о программисте;

   - о программистах-однофамильцах;

   - о программистах, работающих на одном языке;

   - договора с одной датой фактического исполнения;

   - просроченные договора;

   - договора, выполненные досрочно.

3. Обеспечить расчёт зарплаты по следующим правилам:

За просроченный договор штрафы:

менее 5 дней – 25%

5-10 дней – 30%

более 10 дней –40%,

4. Обеспечить возможность вывода на печать документов, содержащих следующую информацию: см. перечень в п.2.

ПРИМЕЧАНИЯ:

- БД должна  включать не менее 2-х таблиц,

- должны быть обеспечены: «целостность данных», «каскадное обновление связанных полей» и «каскадное удаление связанных записей»,

- должны  быть использованы формы, отчёты  и запросы,

- должно быть создано кнопочное меню. 
 
 
 

3. ^{Описание  логической модели БД для поставленной задачи}

     Различаются связи нескольких типов, для которых введены следующие обозначения:

- один к одному (1:1);

- один ко многим (1 : М);

- многие ко многим (М : М).

     Связь «один к одному»(1:1) предполагает, что в каждый момент времени одному экземпляру информационного объекта А соответствует не более одного экземпляра информационного объекта В и наоборот.

     Связь «один ко многим»(1:М) предполагает, что одному экземпляру информационного объекта А соответствует 0, 1 или более экземпляров объекта В, но каждый экземпляр объекта В связан не более чем с 1 экземпляром объекта А.

     Связь «многие ко многим»(М:М) предполагает, что в каждый момент времени одному экземпляру информационного объекта А соответствует 0, 1 или более экземпляров объекта В и наоборот.