Инструкция пользователю по работе с разработанной информационной системой

ign="justify">     В нашем случае, одному программисту (фамилия, имя отчество) будет соответствовать один набор сведений о нём (язык, продукт, даты договорного и фактического исполнения, зарплата). Т.е. связь будет типа «один к одному».

     Графически  это можно изобразить так:

     

       

                   
 

4. ^{Описание  структуры таблиц БД и видов связей между таблицами}

 

  В реляционной базе данных в качестве объектов рассматриваются отношения, которые можно представить в виде таблиц. Таблицы между собой связываются посредством общих полей, т.е. одинаковых по форматам и имеющихся в данных таблицах. В наших двух таблицах общими полями будут поля «Код программиста» и «Код сведения». 
 

                        

 
 

^{Структура таблицы Арендаторы}

 

^{Структура таблицы Сведения}

 

     ^{В качестве ключевого поля в таблице Программисты задаём поле Код программиста. Во второй таблице ключевого поля не задаём, но в настройках поля Код арендатора в строке Индексированное поле выбираем пункт «Да, совпадения не допускаются». Это нужно для того, чтобы в последующем создать связь между обеими таблицами.} 

     

5. ^{Описание  технологии создания таблиц БД с иллюстрацией экранными формами}

      Сначала создадим БД. Для этого загрузим Access.

- В появившемся окне выбираем пункт «новая база данных».

- В окне «Новая база данных» задаем имя новой БД «Программисты».

- Нажимаем кнопку «Создать».

- Далее создаем саму таблицу БД.

- На рабочем экране автоматически появляется новая таблица, выбираем в верхнем левом углу режим «Конструктор», далее всплывёт окно, где будет предложено назвать нашу таблицу. Чтобы создать вторую таблицу достаточно на панели инструментов выбрать вкладку «Создание» и нажать кнопку «Таблица». После этого на рабочем экране появится новая пустая таблица. Дальнейшие действия аналогичны описанным выше.

      

      В результате проделанных операций открывается  окно таблицы в режиме конструктора, в котором следует определить поля таблицы в соответствие с вышеописанной структурой таблиц:  
 

   

     Закончив  создание структуры таблицы, пользователь закрывает окно конструктора таблиц. При этом Access выдаёт запрос на сохраненные таблицы, и пользователь может задать имя таблицы, после чего на экране появляется окно БД. 
 

^{6. Описание технологии создания схемы данных; обеспечения: целостности данных, каскадного обновления связанных полей и каскадного удаления связанных записей с иллюстрацией экранными формами}

• Чтобы разработать схему данных, мы перейдём на панели инструментов на вкладку «Работа с базами данных» и нажмём кнопку «Схема данных».

• На  экране появились окно «Схема данных».

• Далее нажмём правой кнопкой мыши в окне «Схема данных» и выберем «Добавить таблицу»

• В появившемся  окне будет выделено название одной  таблицы.

• Нажимаем  на кнопку «Добавить».

     Аналогично добавим другую таблицу (Switchboard Item – это созданная нами позднее экранная форма, которой первоначально при создании схемы данных не было).

• Создадим  связь между таблицами Программисты и Сведения. Подведем курсор мыши к полю Код программиста в таблицы Программисты.
• Щелкнем ЛКМ и перетаскиваем курсор на поле Код сведения в таблице Сведения, а затем отпускаем кнопку мыши. На экране откроется окно связи.

• Установим флажок в свойстве «Обеспечение целостности данных», щелкнув по нему.

• Установим флажок в свойстве «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связных записей».

 

• Щелкните  по кнопке «Создать». Связь будет создана.
• Закроем окно схемы данных, ответив «Да» на вопрос о сохранении макета.

 
 
 
 

7. ^{Описание  технологии создания формы для ввода  данных с иллюстрацией экранными формами}

      Форма – это специальный объект-контейнер для других интерфейсных компонентов, таких как поля ввода для отображения данных, кнопки и др. На форме разработчик располагает компоненты для ввода, корректировки, просмотра и группировки данных, в зависимости от специфики приложения.

      Форму также можно создать двумя  способами – в режиме конструктора и с помощью мастера. В первом случае разработчик располагает набором компонентов, которые свободно размещает на форме и задает их параметры. В режиме мастера пользователь просто выбирает таблицу, поля и стиль оформления, а форма генерируется автоматически.

      Рассмотрим  создание формы на примере технологии создания формы «Ввод данных».

     Для создания формы:

• Откроем вкладку «Создание» на рабочей панели.

• Щелкнем по кнопке «Другие формы».

 

• В появившемся  окне выбираем пункт Мастер форм.
• Появляется окно «Создание форм».

 

• Щелкнем по значку списка «Таблицы и запросы» в верхней части окна и, выбирая нужные нам поля для ввода данных последовательно из таблиц Программисты и Сведения, переносим их в колонку Выбранные поля посредством нажатий стрелочки «Вправо». Нам нужны не все поля, т.к. остальные поля рассчитываются посредством вычисляемых полей или являются кодовыми

• Выбираем  внешний вид формы.

• Выбираем  требуемый стиль.

• Сохраняем форму, задав ей имя и нажав  кнопку готово.

 
 

8. ^{Описание  технологии создания запросов с иллюстрацией экранными формами  для своей задачи/для вычисляемых полей своей задачи.}

^{Дать описание технологии их создания}

     С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также  используются в качестве источника  данных для форм и отчетов. Запросы  позволяют вычислять итоговые  значения и выводить их в компактном формате, подобном формату электронной таблицы, а также выполнять вычисления над группами записей.

     Запросы можно создавать самостоятельно и с помощью мастера. Мастера  запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Самостоятельно разработать запросы можно в режиме конструктора.

     В перекрестном запросе отображаются результаты статистических расчетов (такие, как суммы, количество записей, средние значения), выполненных по данным из одного поля таблицы. Эти результаты группируются по двум наборам данных, один из которых расположен в левом столбике таблицы, а второй – в верхней строке.

     Запрос  на изменение – это запрос, который за одну операцию вносит изменения в несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение: на удаление, обновление и добавление записей, а так же на создание таблицы.

     Запрос  на удаление удаляет группу записей, удовлетворяющих заданным условием, из одной или несколько таблиц. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее.

     Запрос  на обновление записей вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц.

     Запрос  на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц. Например, появилось несколько новых арендаторов, а также БД, содержащая сведения о них. Чтобы не вводить все данные вручную, их можно добавить в таблицу Арендатор.

     Запрос  на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц.

     Запрос  SQL – это запрос, создаваемый при помощи инструкций SQL. Этот тип запросов довольно сложен для начинающих пользователей и используются обычно опытными пользователями, имеющими навыки программирования и общения с серверами БД.

     Создание  запросов в нашей курсовой работе осуществлялось с помощью мастера  запросов и конструктора запросов. Вот пример пошагового создания запроса  «Запрос на однофамильцев», в котором есть условие отбора: определённая фамилия программиста.

     Для создания Запроса:

• Откроем вкладку «Создание» на панели инструментов.

• Нажимаем  кнопку «Мастер запросов» и выбираем Простой запрос.

 

  

• Появилось окно «Создание простых запросов»

• Щелкнем по значку списка в верхней части окна и, последовательно выбирая нужные нам поля для данного запроса из таблиц Программисты и Сведения, переносим их в колонку Выбранные поля посредством нажатий стрелочки «Вправо». Нам нужны практически все поля, кроме кодовых полей  и некоторых промежуточных полей, нужных для итогового вычисления поля Зарплата.

 

• Нажимаем  далее и, задав имя запросу, нажимаем кнопку Готово.

• Созданный запрос появляется в режиме таблицы в форме запроса на выборку.