Информационное, программное, техническое обеспечение компьютерной системы бухгалтерского учета

     Эксплуатационные возможности персональных компьютеров несколько видоизменяют технику применения кодов в бухгалтерском учете. Так, широкое применение находят мнемокоды условное короткое обозначение какой - либо позиции номенклатуры. Например, в некоторых программах первичные документы кодируются мнемокодом следующим образом: платежное поручение - ПП, приходный кассовый ордер - ПКО и т.п.

     В персональных компьютерах часто  применяются буквенные и комбинированные коды; используется автоматическое присвоение кодов позициям номенклатуры, в основном по порядковой системе. Например, ПК может кодировать порядковым номером структурные подразделения предприятия, номера документов. В бухгалтерском учете используется целый ряд разработанных классификаторов (общероссийских, отраслевых, локальных), входящих в Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК).

     Общероссийские  классификаторы (ОК) разработаны в  централизованном порядке и являются едиными для страны (см. гл. З). Эти классификаторы используются в основном для кодирования сводной бухгалтерской отчетности, представляемой во внешние организации, а также кодирования некоторых первичных документов.

     В бухгалтерском учете используются следующие общероссийские классификаторы: ОКПО - предприятий и организаций; ОКВЭД - видов экономической деятельности; ОКУД - управленческой документации; ОКЕИ -единиц измерения; ОКОПФ – организационно - правовой формы; ОКФС - форм собственности; ИНН - идентификационный номер налогоплательщика.

     Как правило, эти коды проставляются  в заголовочной части сводной  бухгалтерской отчетности и не используются при решении бухгалтерских задач  локальных участков учета на предприятии. Необходимость в них возникает  только при компьютерной обработке  сводных бухгалтерских документов.

     Отраслевые  классификаторы используются для кодирования  информации, специфичной для конкретной отрасли. Учитывая, что бухгалтерский  учет ведется во всех отраслях, к  этой группе могут быть отнесены классификаторы, единые для бухгалтерского учета, независимо от отраслевой принадлежности предприятия и организации. Как правило, эти классификаторы являются одинаковыми во всех типовых проектах компьютеризации бухгалтерских задач. К ним относятся коды синтетических счетов бухгалтерского учета, видов оплат и видов удержаний по заработной плате, видов операций движения материальных средств, норм амортизационных отчислений, категорий налогоплательщиков, кассовых операций. Локальные коды индивидуальные, для конкретного предприятия, поэтому их разработка ведется и при приобретении типового проекта. Так, например, коды подразделений должны быть едиными при обработке учетных задач, задач учета кадров, производственном учете.

     Некоторые коды используются только для бухгалтерских  задач; поэтому локальные коды можно разделить на две группы. Первая группа - это коды, единые для предприятия (структурных подразделений, материалов, готовой продукции, деталей, узлов и соединений; коды оборудования, работающих, поставщиков и потребителей, специальностей). Вторая группа кодов используется только при решении бухгалтерских задач: это коды субсчетов, основных средств, материально ответственных лиц, рабочий план счетов.

     Информационное  обеспечение бухгалтерских задач  включает также совокупность данных (взаимосвязанных файлов), расположенных на машинных носителях[1, с. 392].

     Новая информационная технология обработки  экономических задач, организация  автоматизированного рабочего места и вычислительных сетей, типовые и индивидуальные проекты ориентированы на организацию базы данных различной конфигурации: централизованной, распределенной и локальной.

     При этом создаются базовые массивы, общие для предприятия и организации (работающие, материалы, поставщики, покупатели, готовая продукция, нормативы, расценки, справочные данные, подразделения, должности и др.), а также локальная база, используемая только при решении бухгалтерских задач (счета бухгалтерского учета, типовые проводки, журнал хозяйственных операций, лицевые счета, инвентарные карточки основных средств, карточки счета и др.).

     Состав  информационной многоуровневой распределенной базы данных определяется в ходе составления  рабочего проекта корпоративной  информационной системы (КИС) предприятия. Можно отметить еще один момент в  организации базы данных при использовании типовых проектов: несмотря на то, что в таких проектах предусматривается состав базы данных, единых для всех предприятий (план счетов бухгалтерского учета, видов оплат и удержаний по заработной плате, видов операций движения материалов, типовые проводки и др.), пользователь по своему усмотрению может вносить изменения в эти массивы, создавать другие базовые массивы, состав которых определяется конкретным пользователем и заполняется им вручную (подразделения, сотрудники, материалы и др.).

     К информационному обеспечению бухгалтерского учета с полным основанием можно отнести ряд типовых отечественных информационно-справочных программ: «Консультант-бухгалтер», «Консультант-плюс», «Гарант», «Налоги России», «Юридический справочник» и др. Программа «Консультант-бухгалтер» содержит разъяснения специалистов о порядке применения различных правовых норм. Пополнение информации происходит по Общероссийской сети распространения правовой информации.

     Программа состоит из двух частей:

     1. Информационный банк, который содержит нормативные документы Министерства финансов РФ, Госналоговой службы РФ, законы и указы Президента, Госдумы, инструкции Центрального банка РФ и т.п. Документы систематизируются по темам: налоги, трудовое право, гражданское право, хозяйственное законодательство, внешнеторговая деятельность.

     2. Информационный банк «Вопросы-ответы»,  который содержит официальные  и неофициальные разъяснения  различных организаций, консультации  ведущих юристов, экономистов  и аудиторов. 
 
 

3. Особенности программного  обеспечения бухгалтерского учета

     Программное обеспечение бухгалтерского учета представляет собой совокупность программ, реализующих цели и задачи системы и обеспечивающих функционирование комплекса технических средств[1, с. 394].

      Программное обеспечение должно отличаться простотой использования. Дружественность пользовательского интерфейса определяет такие особенности программы, как удобство работы с меню и экранными формами, их оснащенность системой помощи, подсказками, стандартность и привычность использования клавиатуры и терминологических понятий.

      Полнота и уровень автоматизации функций  в программном обеспечении означает, что отдельные расчетные функции, должны быть реализованы практически в любом пакете. Высокий уровень автоматизации расчетов предполагает перерасчет за любой предшествующий период времени с учетом действовавших на тот момент показателей.

      Программное обеспечение должно быть гибким, открытым и системным. Это означает возможность добавить в него новые данные, не внося изменений в структуру, и предполагает ведение бухгалтерского учета на всех его стадиях.

      Программное обеспечение должно быть универсальным  и надежным. Универсальность системы делает возможным учет особенностей бухгалтерского учета на предприятиях различных отраслей хозяйства. Надежность системы характеризует ее устойчивость к неправильным командам пользователя, отказам технических средств.

      На  рынке компьютерных программ в России представлен широкий спектр вариантов бухгалтерских программ - от самых простейших, способных выполнять минимальный набор операций, необходимый для мелких фирм, до очень разветвленных, осуществляющих расширенный комплекс операций с глубокой аналитикой. Разработка программных продуктов ведется многочисленными отечественными фирмами, наиболее известные из них «1С», «Парус», «БЭСТ», «ИНФОСОФТ», «ДИЦ» и др. Основой классификации функциональных пакетов бухгалтерского учета может служить их ориентация на малое, среднее или крупное предприятие. Многие фирмы выпускают программы в двух вариантах: локальном и сетевом. Следует отметить, что сетевые варианты намного сложнее и дороже, требуют осуществления технологии «клиент-сервер», специального оборудования и операционных систем, а также наличия штата специалистов по обслуживанию вычислительной сети. Как правило, сетевые версии, помимо программ бухгалтерского учета, ориентированы на компьютерную обработку управленческой информации всей фирмы или организации. Можно рассмотреть следующие характеристики функциональных пакетов бухгалтерского учета.

      Пакеты  «Мини – бухгалтерия» предназначены для бухгалтерий с малой численностью, без ярко выраженной специализации сотрудников по конкретным участкам учета. Программы, ориентированные на малый бизнес под общим названием «Проводка - Главная книга - Баланс», выполняют в основном функции ведения синтетического и несложного аналитического учета. Наиболее известные ППП этого класса - базовые варианты программ: «1С: Бухгалтерия», «Турбо-Бухгалтер», «Фолио» и др.

     Программа «1С: Бухгалтерия» - это универсальная система, в основу которой положена базовая модель бухгалтерского учета[5]. Программа поддерживает любые системы и методологии учета, поддерживает несколько планов счетов бухгалтерского учета и может быть представлена как в однопользовательской, так и в сетевой версиях. В качестве операционной системы применяется группа операционных систем Windows.

     Программа обеспечивает возможность ведения  количественного и многовалютного учета, конфигурирования и полной настраиваемости  форм первичных и отчетных документов.

     Бухгалтерские проводки могут вводиться в «Журнал операций» вручную, с помощью типовых операций или на основе документов. Программа позволяет осуществлять два режима расчета итогов: в реальном времени и по запросу. Основным расчетным периодом является квартал с возможностью разбивки по месяцам.

     Система «Турбо-Бухгалтер» является интегрированной  системой автоматизации бухгалтерского учета, объединяющей в рамках одного рабочего места разнообразные возможности учета [5]. Предназначена для автоматизации бухгалтерского учета и делопроизводства, позволяет вести бухгалтерский учет для нескольких предприятий на одном компьютере, обеспечивает ведение синтетического и аналитического учета, как в денежном, так и в количественном выражении. Особенностью системы является понятие «План бухгалтерии», включающее в себя не только стандартный план счетов бухгалтерского учета, но и настройки типовых операций, справочников аналитики и другие виды настроек.

     Подсистемами  оперативного учета в программе  являются: «Склад», «Зарплата», «Касса», «Банк» и др. Совершаемые хозяйственные операции регистрируются в названных подсистемах в форме операционных документов, а также в форме первичных документов.

      Таким образом, пакеты мини - бухгалтерий просты в освоении и работе, рассчитаны на пользователя-непрофессионала. Несмотря на их большое разнообразие, они имеют, как правило, общие характеристики.

     ППП «Интегрированная бухгалтерская система» являются наиболее распространенными. Как правило, они работают локально на одном компьютере или в сетевом варианте на нескольких ПК. Система рассчитана на ведение малого и среднего бизнеса и предназначена для бухгалтерий численностью 2-5 человек. При использовании ППП в локальной вычислительной сети на каждом компьютере находится целиком вся система. Сетевые версии интегрированных бухгалтерских систем могут быть рассчитаны на интеграцию с различными функциями управления. Например, программа «1С: Предприятие»» - инструментальная система, состоящая из трех компонентов («Бухгалтерский учет», «Оперативный учет», «Расчет»), каждый из них в отдельности или их сочетание определяют группы однородных гибких универсальных модулей, из которых строится бухгалтерский комплекс.

     Компонент «Бухгалтерский учет» предназначен для ведения учета на основе бухгалтерских  операций, обеспечивает ведение плана  счетов, ввод проводок, получение бухгалтерских итогов. Компонент «Оперативный учет» предназначен для учета наличия и движения средств в различных разрезах в реальном времени. Компонент «Расчет» содержит механизмы для выполнения периодически выполняемых сложных расчетов и предназначен для расчета заработной платы.

      Интегрированные бухгалтерские системы относятся  к программам, объединяющим и поддерживающим ведение всех основных учетных функций  и разделов. Они реализуются обычно в рамках одной программы, состоящей  из отдельных модулей. Каждый модуль предназначен для обработки отдельных участков учета, где ведется аналитический учет. Например, по финансово-расчетным операциям, учету материалов, учету основных средств, учету товаров, сводному учету. Для учета заработной платы либо создается самостоятельная программа, либо этот модуль может находиться в общей программе.

      Лучшими ППП этого класса признаны программы  корпорации «Парус», фирмы «1С» («1С: Предприятие, версии 7.5, 7.7, 8.0), ИНФИН, «Суперменеджер», «Инфо-бухгалтер», сетевая программа «Интегратор» фирмы «Инфософт», «Турбо-бухгалтер» (версии 4, 5, 6).

     Система «Инфо-Бухгалтер» предназначена для  ведения сложного бухгалтерского учета. Для ведения аналитического учета  используется многоуровневая структура  счетов бухгалтерского учета, а справочники аналитического учета отсутствуют. Количество счетов и субсчетов не ограничено, любой счет может иметь до пяти уровней субсчетов. Данные бухгалтерского учета могут быть представлены в виде графиков и диаграмм. Все формы статистической отчетности в налоговые органы и внебюджетные фонды собраны в одну группу с бланками для заполнения первичных документов.