Роль казначейства в российских компаниях

Инвестиционная  деятельность связана с покупкой и продажей внеоборотных активов  и других объектов инвестиций, за исключением  высоколиквидных ценных бумаг, приобретенных  для оплаты обязательств по операционной деятельности, например векселей банков, приобретаемых для последующего погашения ими операционной кредиторской задолженности (примеры поступлений и выплат по инвестиционной деятельности: поступления от реализации основных средств, выплаты за приобретенные нематериальные активы и долгосрочные активы, инвестиции в совместную деятельность, расчеты по займам, выданным другим компаниям).  

Финансовая деятельность — деятельность, результатами которой  являются изменения размера и  состава собственного капитала и  заемных средств компании. Финансовая деятельность всегда связана с привлечением или размещением денежных средств (например, поступления от эмиссии акций, выплата дивидендов, получение кредитных и заемных средств посредством выпуска долговых обязательств, выплаты основной суммы задолженности по товарным кредитам).  
 

Критерием качества операционного планирования является своевременное исполнение обязательств компании с нулевым итоговым сальдо по операционной деятельности.  

Необходимым условием составления платежного календаря  является присвоение кодов статьям БДДС, с тем чтобы в процессе оперативного планирования каждому поступлению или платежу был присвоен соответствующий код. Тогда все участники оперативного планирования смогут формировать БДДС на любой период в будущем, а фактический — на момент обработки банковских выписок за предыдущий рабочий день.  

Контроль исполнения бюджета  

Эта функция  — одна из самых важных, так как  казначейство является последним пунктом  на пути движения денежных средств, перед  тем как они покидают компанию. Именно казначейство должно осуществлять бюджетный контроль, то есть проверку соответствия элементов платежного календаря статьям БДДС. Если на момент платежа лимит оплаты по статье исчерпан, заявка на данный платеж в этом периоде либо отклоняется, либо отправляется на дополнительное согласование по установленным процедурам.  

Бюджетный контроль должен проводиться как перед  осуществлением платежей (контроль над  соответствием очередной платежной  заявки размеру статьи бюджета денежных средств на текущий период — контроль на «входе»), так и по факту обработки банковской выписки (контроль над корректным исполнением отправленных на оплату в банк платежей и поступлением денежных средств в соответствии с платежным календарем и бюджетом денежных средств — контроль «на выходе»). Другими словами, это позволяет убедиться в том, что средства в нужном объеме направлены нужным получателям и, наоборот, поступили ли деньги от ожидаемых отправителей. Проверку и занесение данных по банковским выпискам по счетам компаний следует проводить ежедневно, так же как и последующее выяснение причин несвоевременной оплаты дебиторской задолженности контрагентами.  

Организация системы  платежей  

Организация системы  платежей и регламент процедур платежей должны быть зафиксированы в политике казначейства компании, которая также включает последовательность шагов, необходимых для осуществления платежа, систему персональной авторизации на осуществление платежей сотрудников компании, систему разделения ответственности при осуществлении платежей (например, разделение прав на создание платежного поручения, его авторизацию и отправку) и систему информационной безопасности платежей. Что касается технического обеспечения платежей, то по возможности следует предусмотреть интеграцию системы осуществления платежей (системы «Банк—клиент») с автоматизированной системой, предназначенной для ведения управленческого учета и бюджетирования. Это позволяет минимизировать двойной ввод информации о платежах.

Личный опыт  

Вадим Терехов  

В нашей компании казначейство является центром консолидации информации о предстоящих движениях денежных средств. Информация передается в казначейство в форме платежного календаря, в котором представлена детализированная расшифровка предстоящих поступлений и платежей, инициируемых структурными подразделениями компании.  

Ряд функций  казначейство выполняет при взаимодействии с другими подразделениями. Так, решение вопросов о платежах, превышающих  установленные бюджетом лимиты, принимается  совместно с управлением, ответственным  за формирование, исполнение и контроль бюджета. Работу по управлению портфелем ценных бумаг группы казначейство осуществляет при взаимодействии с отделом, формирующим финансовую отчетность группы. Важным шагом в решении задачи повышения оперативности получения и обработки информации для компаний холдингового типа является создание единой информационной среды, например, путем внедрения ERP-системы. Однако внедрение подобного рода продуктов невозможно без создания эффективной структуры финансового блока и четкого разделения полномочий входящих в него служб.  

Обеспечение финансовой и инвестиционной деятельности  

Организация финансовой деятельности осуществляется в случаях, если необходимо погашать запланированный  дефицит (профицит) денежных средств  по результатам работы планово-экономического отдела и казначейства. Партнером по финансовой и инвестиционной деятельности при консервативной денежно-кредитной политике следует избирать проверенный коммерческий банк (в части краткосрочного финансирования до одного года это может быть и расчетный банк). Если в структуре выручки у компании значительный объем составляет иностранная валюта, следует рассмотреть возможность партнерства с российским представителем крупного международного банка либо с российским банком со значительной долей иностранного капитала.  

При первичном  выделении службы казначейства в  структуре компании для снижения операционных расходов финансовую и  инвестиционную деятельность целесообразно  организовать через один обслуживающий  банк.  

Управление оборотным  капиталом  

Управление оборотным капиталом включает работу по минимизации выданных авансов, просроченной и долгосрочной дебиторской задолженности. Эта функция осуществляется в основном путем проведения систем зачетов и реструктуризации задолженности с помощью проведения вексельных схем.  

Следует отметить, что важным источником финансирования оборотного капитала является краткосрочное  финансирование за счет неоплаты кредиторской задолженности поставщикам. Однако такие действия могут повлечь  за собой санкции в виде штрафов и пеней. Поэтому отсрочку оплаты кредиторской задолженности необходимо согласовывать, а неоплаченную кредиторскую задолженность переоформлять в товарный кредит. В любом из этих случаев сумма процентов по кредиту будет меньше суммы выставленных штрафов по факту просрочки.  

Управление рисками  

К ведению казначейства относится управление валютным и  всеми видами финансовых рисков, в  частности риском неплатежеспособности как компании, так и ее контрагентов. Такое управление сводится к хеджированию рисков (приобретению валютных контрактов), а также к разработке и введению лимитов по различным статьям расходов. Например, регулирование риска неплатежеспособности кредиторов предполагает установление лимитов по дебиторской задолженности и лимитов авансов контрагентам, вызывающим подозрение относительно возможной неплатежеспособности1.

Личный опыт  

Марина Воронкова  

В процессе формирования казначейства ИК «Регион» была составлена классификация расходов и доходов  по различным направлениям деятельности, а затем определены размеры бюджетных и операционных расходов по ним. Таким образом были сформированы центры финансового учета. Использование автоматизированной системы контроля платежей по всем компаниям группы позволило реализовать эффективный контроль за бюджетными расходами и систему риск-менеджмента по кредитным и персональным лимитам — для инвестиционной компании это первоочередная задача. Сейчас решения по установлению лимитов принимаются на заседаниях комитета по рискам. Кредитные лимиты определяются исходя из финансового положения заемщика с учетом целей финансовых операций и подразделяются на инвестиционные, торговые и расчетные.  

Организация работы казначейства  

Для повышения  эффективности казначейства в компании должны быть установлены определенные параметры его работы. К ним относятся инструменты, с помощью которых осуществляются операции; банки, которые задействованы в операциях; порядок авторизации; контрагенты; лимит сумм; срочность; минимальный уровень операционного дохода и допустимый риск. Помимо этого должны быть разработаны процедуры, определяющие деятельность казначейства: финансовый мониторинг и бюджетный контроль, порядок формирования платежного календаря и системы организации расчетов, разделение ответственности и порядок авторизации платежных документов, а также процедура разрешения конфликтов между казначействами разных уровней (например, головной компании и дочерних обществ). Эти процедуры должны поддерживаться соответствующими формами документов и фиксированной схемой документооборота. То же касается и отчетности казначейства.  

Кроме того, в  компании должно быть организовано управление казначейством как функциональным подразделением, определено его место  в структуре предприятия, разработаны  служебные инструкции для сотрудников, система мотивации их работы.

Олег Данилин, менеджер отдела консультационных услуг  компании «Эрнст энд Янг»  

Некоторые российские компании реализуют сейчас западный подход, для которого характерно выведение  казначейства из подчинения финансового директора (см. рисунок). При этом между генеральным директором и руководителями финансовых подразделений может стоять вице-президент по финансам, который контролирует их работу и решает стратегические вопросы.  

Пример построения корпоративного казначейства  

Процесс организации  казначейской функции в управляющей  компании «Магнезит Огнеупор Групп», осуществляющей централизованные функции  по координации формирования и развития огнеупорного холдинга «Магнезит Огнеупор Групп», начался в 2003 году и проходит в рамках общей реструктуризации стратегической и финансовой политики холдинга. Задачей первого этапа было формирование формализованной структуры собственности группы компаний, выделение и разграничение дочерних и аффилированных компаний. Это требовалось для того, чтобы понять, чьими средствами будет управлять казначейство, и разработать схемы по управлению потоками денежных средств между компаниями. Данный этап является одним из самых сложных, поскольку необходимо разобраться в обязательствах юридических лиц друг перед другом и сократить общее количество этих юридических лиц. В результате проделанной работы руководство управляющей компании «Магнезит Огнеупор Групп» планирует получить холдинг с прозрачной структурой собственности входящих в него компаний. Одновременно был составлен реестр расчетных счетов компании, а их количество сокращено примерно в два раза.  

Затем были подготовлены реестр заемных средств компании и реестр ссудных и депозитных счетов; введена система периодической  отчетности о состоянии кредиторской и дебиторской задолженности по кредитам и депозитам, выданным и полученным займам и прочим финансовым вложениям, начисленным процентам.  

В течение года были проанализированы услуги, предоставляемые  обслуживающими банками, собрана информация по оборотам, средним остаткам на счетах, расходам на обслуживание. Такой анализ помогает распределить счета оптимальным образом, а также является дополнительным аргументом при обсуждении условий банковского обслуживания. В итоге было принято решение о централизации оборотов по счетам компании, финансовой и инвестиционной деятельности (в части краткосрочных инвестиций) в двух обслуживающих банках.  

После создания БДДС и процедуры его корректировки  в течение отчетного периода (года) был сформирован платежный календарь, связанный с БДДС системой кодов статей движения денежных средств, а также разработан порядок его формирования, обновления и исполнения.  

Сейчас казначейство в целом обеспечивает управление денежными потоками компаний холдинга в полном объеме. Составлен перечень возможных источников финансирования с разбивкой по срокам (долгосрочные, среднесрочные, краткосрочные). Для расширения лимита кредитования сформирован кредитный портфель и проведен сравнительный анализ эффективной ставки привлечения внешнего финансирования.  

В заключение хотелось бы отметить, что главная сложность  при создании казначейства состоит  в организации работы сотрудников  холдинга по новым правилам. Для  каждого этапа работы целесообразно  составить соответствующую форму (например, форму с перечнем расчетных счетов), разослать ее по всем компаниям холдинга и настойчиво требовать заполненный документ. То же касается и операционной деятельности в рамках казначейства — все данные о движении денежных средств должны поступать в казначейство своевременно. Добиться этого в компаниях, которые территориально удалены друг от друга и деятельность которых может не пересекаться, сложно даже при условии полной автоматизации.  
 

Централизация казначейства в холдинге  

Олег Данилин, менеджер отдела консультационных услуг компании «Эрнст энд Янг»  

В течение последних  лет во многих российских холдингах  произошли существенные организационные  изменения, в том числе реструктуризация и централизация функций. При  этом независимо от отрасли, в которой работают компании (подобные изменения наблюдались в нефтегазовых, телекоммуникационных, машиностроительных и других холдингах), все они следовали схожим организационно-экономическим моделям реструктуризации, главным элементом которых являлась концентрация активов и централизация управления. Одним из основных объектов централизации является казначейство, причем не только в силу объективных причин, но и вследствие стремления компаний взять на себя контроль над денежными потоками.