Прием посетителей

дата раздела

фамилия, имя и отчество посетителя;

его адрес;

суть вопроса;

фамилия ведущего прием;

результаты рассмотрения вопроса.

Наряду с журнальной формой учет посетителей часто ведется  на регистрационно-контрольных карточках. Технически эта форма более удобна: легко можно менять последовательность приема, при анализе выявлять наиболее часто встречающиеся вопросы  и формы их решения. В настоящее  время регистрация приема посетителей  ведется чаще в электронной форме. Рекомендуется время приема разбивать  на условные интервалы, с некоторым  запасом.

Секретарь имеет право, оговоренное  в должностной инструкции, определять также, с кем руководитель должен встретиться сам, а кто может  быть направлен к его заместителям или другим ответственным работникам. Кроме того, секретарь регулирует прием посетителей с учетом важности вопросов, по которым они пришли: часть вопросов нуждается в первоочередном решении, а другие могут быть решены не столь срочно.

В работе, связанной с приемом  посетителей, особенно важны такие  качества секретаря, как доброжелательность, вежливость, любезность. Все опытные  секретари, как правило, на этапе  составления списка посетителей  исходя, из имеющейся в нем информации в значительной степени умеют  предвидеть напряженные ситуации, связанные  с появлением той или иной персоны. Секретари стараются детально планировать  свою работу в этот момент, применять  имеющийся опыт.

Так, например, взволнованного посетителя не нужно успокаивать, так  как это может лишь усилить  напряженность. Рекомендуется в  такой ситуации оказать ему подлинное  внимание, искреннее уважение. Обращение  за советом, скрытый комплимент помогут  успокоить посетителя. Причинами  откровенно конфликтных ситуаций во время приема посетителей могут  быть неуважительное отношение к  нему, пренебрежение его интересами, грубое поведение, долгое ожидание.

Рассматривая технологию приема посетителей, необходимо подчеркнуть, что секретарь должен помнить  важное для него правило: все посетители могут входить в кабинет руководителя только после доклада секретаря.

О важных посетителях секретарь  должен докладывать лично. Попросив посетителя подождать, он входит в кабинет  руководителя, полузакрыв дверь, и сообщает о посетителе, который ожидает  приема. При докладе о посетителе необходимо четко назвать:

Фамилию, имя, отчество;

Должность или адрес;

Вопрос, по которому прибыл посетитель.

Рекомендуется при этом передать запись сведений о нем или его  визитную карточку.

Если руководитель готов  принять посетителя, то секретарь  приглашает посетителя войти. При этом дверь кабинета широко открывается  и секретарь, придерживая ее, уступает место для прохода. После того как посетитель вошел в кабинет, секретарь плотно, но без стука  закрывает дверь.

Организуя прием сотрудников  своего учреждения по текущим вопросам, секретарь обязан:

Знать круг лиц, имеющих доступ к руководителю в любое время, и пропустить их беспрепятственно;

Довести до сведения всех сотрудников  учреждения часы приема по текущим  вопросам;

Определить регламент  продолжительности посещения и  предупредить о нем посетителя;

Сообщить руководителю о  посетителе с помощью селектора  или местного телефона.

Информация о порядке  приема располагается на видном месте: в виде небольшого объявления или  секретарь заботится о том, чтобы  на дверях приемной была вывешена таблица  с указанием дней и времени  приема посетителей. По просьбе руководителя секретарь должен уметь приготовить  и подать руководителю и посетителям, членам делегации чай или кофе.

Посуда при этом должна быть идеально чистой, готовить чай  или кофе следует в приемной, затем  разлить по чашкам и внести в кабинет  руководителя на подносе. Обычно посетители берут чашки с подноса самостоятельно.

Можно расставить чашки по числу посетителей на столе до их прихода в том случае, если кофе и чай вносят в кабинет  в кофейниках после прихода посетителей  и разливают в их присутствии. На столе должны быть непременно салфетки.

К кофе и чаю подают, как  правило, пирожные, печенье, конфеты. Можно  также поставить на стол бутылки  с минеральной водой и стаканы  по числу посетителей, ключ для открывания бутылок.