Этика дистанционного общения

    Беседа  должна вестись в доброжелательном, спокойном тоне, не быстро, но и не слишком медленно. Следите за логикой  ваших высказываний, аргументируйте, но без недовольства и агрессии.

    Чтобы избежать лишней траты времени, к  деловому звонку лучше подготовится заранее. Все, что может понадобиться во время разговора, нужно держать  под рукой. Также желательно составить  список вопросов, чтобы не упустить что-нибудь важное и не создавать ненужных пауз.

    Краткие рекомендации по телефонным переговорам:

• Звоня и отвечая на телефонный звонок, назовите свою фамилию, имя, отчество и должность.
• Говорите четко и естественно, чтобы Вас хорошо слышали и понимали.
• Внимательно слушайте собеседника, не прерывайте в середине фразы и не проявляйте нетерпения в разговоре.
• Если Вы не располагаете нужной информацией, переадресуйте звонок к сотруднику, владеющему исчерпывающей информацией по данному вопросу.
• Старайтесь кратко записать в тайм-менеджер, органайзер или журнал наиболее важные моменты разговора (фамилию, имя, отчество, телефон, идею, сроки).
• Следуйте телефонному этикету - разговор завершает человек, позвонивший первым.

    5. Факсимильные и электронные сообщения

    Факсимильная  связь служит для передачи по проводным  телефонным каналам связи текстографической  информации (писем, фотографий, чертежей, рисунков), выполненных различными способами на бумажном носителе. Предполагается, что оба абонента имеют аппараты для этой связи (телефаксы). Переданное сообщение отображается на специальной рулонной термобумаге. Адресат получает точную копию направленных ему документов (например, банковских платежей, контрактов, договоров и т.п.). Передача факсимильного сообщения осуществляется обычным набором номера телефакса вызываемого абонента (внутри страны) или через международный телефонный узел. Необходимо знать код страны и точный код города, куда вы отправляете сообщение.

    Заполнение  факсимильного сообщения:

• дата (день, месяц, год отправки сообщения);
• время отправления сообщения;
• кому (имя и фамилия адресата);
• номер факса адресата;
• организация, которую представляет адресат;
• традиционная формула «количество страниц сообщения, включая первую страницу» - здесь ставится прочерк, который заполняется от руки только после того, как сообщение составлено полностью и подписано;
• «если вы не получили все страницы сообщения, пожалуйста, позвоните по телефону...» (далее вписывается номер телефона) или «передайте по факсу ...» (вписывается номер используемого факса);
• после этого пишется слово comments (комментарии).

    Далее следует текст сообщения на английском языке.

    Деловое письмо, отправляемое по телефаксу, подписывается  от руки, как все прочие виды писем.

    При отправке факсов самое главное требование - краткость. Наилучший вариант - если факс помещается на одном листе формата А4.

    Электронная почта – совершенно особый  вид  коммуникаций,  позволяющий при  желании общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и т.п.  и представляющий как огромные  возможности,  так  и  большие  трудности  из-за специфики  ведения  электронной  переписки.  С  одной  стороны,  электронные письма почти  ничем  не  отличаются  от  своих  обычных  предшественников  – бумажных  писем.  У  электронного  письма  есть  адрес  получателя  и  адрес отправителя, в системных сообщениях "зашиты"  дата  и  время  отправления  и получения сообщения, текст письма и подпись отправителя, сохраняется  строка "Subject" или тема сообщения, есть возможность  послать  копию,  приложенный файл выполняет функции команды Приложение.

    Персональное  имя (не то же самое, что подпись) - произвольная строка, которую многие мэйлеры (программы  электронной почты) позволяют присоединять к вашим сообщениям в качестве текстового комментария. Если ваша система позволяет, всегда пишите персональное имя: оно является для вас лучшей «визитной карточкой», чем адрес e-mail. Используйте осмысленные имена. Выражения типа «догадайся сам» не только мешают определить автора письма, но и оскорбляют интеллект адресата. Если ваша почтовая система позволяет отправлять письма вместе с именами адресатов, используйте эту возможность. Таким образом, администратору сети будет легче найти адресата по имени, если сам адрес окажется ошибочным.

    Простые правила вежливости:

• Не ждите, что вам ответят немедленно. Тот факт, что вы в течение десяти минут не получили ответа на свой вопрос, вовсе не означает, что адресат вас игнорирует.
• Помните об адресате. Вы не единственный человек, который пострадает в случае, если деликатное сообщение попадет в плохие руки.
• Включайте в свое письмо полную информацию по теме, особенно, если рассчитываете на квалифицированный ответ.

    Заключение

    Составление текста делового письма - всегда акт  речевого  творчества, каким бы письмо ни было - регламентированным или  нерегламентированным.  Это труд, предполагающий достаточно  высокий  уровень  языковой  компетентности. Нельзя  научиться  писать  деловые  письма  правильно  и   убедительно,   не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству,  не  зная  особенностей официально-делового и публицистического стилей речи.  Сегодня  увеличивается число  жанровых  разновидностей  деловой  корреспонденции  и   поводов   для составления и  отправления  деловых  писем.   Языковой  стандарт  в  деловой переписке сосуществует с экспрессией и с элементами диалогизации речи.

    Все это требует от менеджера сегодня  большей речевой  подготовки,  чем скажем, десять  лет  назад,  в  эпоху  царствования  типовых  и  трафаретных текстов.  Умение  самостоятельно  мыслить  и   формулировать   свои   мысли, компетентно вести письменный диалог ценится в деловых кругах все больше.

    Русский литературный  язык,  один  из  богатейших  и  выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного делового  общения  бесценный  опыт, представленный   унифицированными   и   трафаретными   языковыми    формами, традициями использования этикетных средств.

    Сегодня важно не  растерять  эти  сокровища,  не  копировать  западные образцы, а с уважением относиться  к  нашим  предкам,  веками  отшлифовавшим форму  и  стиль  делового  письма,  и  плодотворно  развивать  отечественные традиции составления деловой корреспонденции - задача, которая  стоит  перед сегодняшним и будущими поколениями деловых людей в России. 
 
 
 
 

     Список  литературы

1. А.В. Горбатов, О.В. Елескина. Деловая этика. Учебное пособие. – Кемерово: Кузбассвузиздат, 2007.
2. Ботавина Р.Н. Этика деловых отношений: [Учебное пособие по экономическим специальностям]. - М.: Финансы и статистика, 2003. - 206 с.
3. Ботавина Р.Н. Этика менеджмента. – М.: Финансы и статистика, 2008.
4. Ермолаева С.Г. Этика деловых отношений, - Екатеринбург, УГТУ−УПИ, 2006.
5. Кибанов А.Я. Этика деловых отношений: Учебник / Кибанов А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г. - М.: Инфра-М, 2002. - 367 с.