Этика дистанционного общения

    Федеральное агентство по образованию 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Реферат 

на тему: «Этика дистанционного общения» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                             

                                         
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2010

     СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. Этика деловой переписки ……………………………………………...5

2. Виды НЕКОММЕРЧЕСКИХ деловых писем …………………………..7

   2.1. Заявление ……………………………………………………………………7

   2.2. Резюме ……………………………………………………………………….8

   2.3. Служебные письма ………………………………………………………….9

   2.4. Служебные записки ………………………………………………………..10

   2.5. Докладная записка …………………………………………………………10

   2.6. Письмо-просьба ……………………………………………………………10

   2.7. Сопроводительное  письмо ……………………………………………….10

   2.8. Письмо-сообщение ………………………………………………………..10

   2.9. Письмо-подтверждение …………………………………………………...11

   2.10. Письмо-напоминание …………………………………………………….11

   2.11. Письмо-приглашение …………………………………………………….11

   2.12. Письмо-благодарность …………………………………………………..12

   2.13. Гарантийное письмо ……………………………………………………..12

   2.14. Рекомендательное письмо ……………………………………………….12

3. Виды коммерческих деловых писем ……………………………..14

3.1. Письмо-запрос  ………………………………………………………………...14

3.2. Письма-ответы (отказы) ………………………………………………………14

3.3. Письмо-претензия  (рекламация),  ответ  на  него  …………………………..15

4. Этика телефонных переговоров ……………………………………16

5. Факсимильные и электронные сообщения ……………………17

ЗАКЛЮЧЕНИЕ  ……………………………………………………………………19

Список  литературы …………………………………..…………….………20 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

    Деловая переписка, деловое письмо, официальная  корреспонденция - все эти термины  во многом равнозначные и являются одной из письменных форм делового общения. В отличие от невербальных форм общения деловое письмо требует значительно большего времени для предварительных размышлений, иной культуры для отбора материала, а также литературного языка. Не случайно Б. Паскаль сказал: «Извини, дорогой друг, я написал длинное письмо, потому что у меня не было времени написать короткое».

    Культура  деловой переписки определяется такими принципами, как:

• лаконизм;
• информационная достаточность;
• литературный язык;
• логика и последовательность изложения;
• ясность и недвусмысленность сообщения;
• соблюдение светского этикета.

    Деловая или официальная переписка имеет  дополнительные специфические стороны, игнорировать которые недопустимо:

• формализация письма (входящий и исходящий номер, название организации, указание должностного лица, дата отправки и др.);
• ссылка на действующие правовые и юридические нормы;
• использование предусмотренных законом (ГК, ТК, НК, БК) экономических, финансовых, административных санкций за невыполнение договоров;
• соответствие этическим нормам письменного обращения.

    При всем разнообразии официальной корреспонденции  она делится на три основных вида:

1. Официальная переписка между государственными органами различных стран, посольствами и иностранными представительствами (ноты, меморандумы, верительные грамоты и др.). Этот вид корреспонденции используется в дипломатической практике.
2. Деловые (коммерческие, хозяйственные, трудовые) письма, имеющие официальный характер и широко применяемые при организации деловых контактов между предприятиями, организациями, предприятиями и органами власти.
3. Служебные письма (деловая корреспонденция) как неотъемлемый элемент внутрифирменного управления организацией. Они включают письма, служебные, объяснительные и докладные записки, телеграммы, телефонограммы, телефакс, электронную почту и другие новейшие формы бумажной визуальной передачи информации.

    Корреспонденцию принято также подразделять на два  крупных блока:

• входящую, то есть получаемую организацией от своих деловых партнеров, поставщиков, вышестоящих организаций, органов государственного контроля, государственного и местного самоуправления;
• исходящую, формируемую непосредственно в организации и направленную во внешнюю среду (предприятия, организации, учреждения).

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Этика деловой переписки

    При оформлении официальной (деловой) корреспонденции  следует придерживаться нескольких основных правил:

• служебные письма пишутся на чистом бланке или листе бумаге только на лицевой стороне;
• в начале письма указываются исходящий номер и дата, организация и должностное лицо;
• не принято писать длинные письма (более 1 страницы);
• если письмо получилось больше одной страницы, то в конце каждого последующего листа нужно поставить «продолжение следует» («continued over»);
• каждая страница, кроме первой, нумеруется арабскими цифрами;
• служебные письма набираются на компьютере, ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее 30 мм, справа - 10 мм, сверху и снизу - 25 мм. Текст письма печатается через два или полтора интервала. Абзац печатается с красной строки - пять интервалов, а обращение к адресату пишется без абзаца;
• исходящая информация официального характера не должна содержать каких-либо рукописных пометок, в тексте не допускаются исправления;
• конверты должны быть соответствующего размера. Письмо складывается текстом внутрь, вдвое или втрое. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в больших конвертах из плотной бумаги;
• если вы посылаете поздравительные открытки, следует помнить о том, что ставить только подпись принято лишь на официальном поздравлении. Личная открытка должна содержать хотя бы несколько строк;
• в конце письма указывается должность, фамилия и инициалы руководителя организации. Возможно указание почетных званий;
• резолюции на всех видах входящей корреспонденции делаются карандашом или ручкой либо на отдельном листе формата А5, который прикладывается к письму;
• на телеграфный или факсимильный запрос необходимо дать ответ до истечения 3 дней, на письмо - до 10 дней. Если запрос требует детального рассмотрения, то в течение трех дней следует сообщить деловому партнеру или его помощнику (секретарю), что письмо принято к сведению и проблема изучается. Международная практика подтверждает окончательный ответ в таком случае в срок до 30 дней.

    Следует заметить, что в современной России эти несложные правила письменного этикета не всегда соблюдаются даже государственными и муниципальными учреждениями. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Виды НЕКОММЕРЧЕСКИХ деловых писем.

    В повседневной жизни приходится нередко  писать заявления, автобиографию, резюме, служебные письма, служебные записки, докладные записки, акты и справки. Поэтому необходимы умения и навыки в составлении этих документов. Поэтому необходимо знать требования, предъявляемые к этим письмам, а именно: точность, краткость, ясность излагаемого содержания, юридическая обоснованность, единая внешняя форма, общепринятое, стандартное расположение частей текста или реквизитов.

    Реквизиты – обязательные составные части  делового письма или документа.

    К  составным частям документа относятся  заявления, заявки, доверенности и т. д.

1. Кому (название учреждения или должностного лица с указанием фамилии, имени, отчества);
2. От кого (фамилия, имя, отчество в родительном падеже, а также должность);
3. Заголовок (заявление, доверенность, заявка, объяснительная записка, докладная или служебная записка и т. д.);
4. Текст документа (просьба, объяснения, сообщения);
5. Дата (слева) и подпись (справа);
6. Адрес (даётся или сверху после фамилии перед заголовком, или после указания числа снизу).

    Иногда  в документе подробно излагается просьба, её причина, указывается перечень прилагаемых документов (их названия, когда и зачем выданы). Прилагаться могут справки, документ об образовании, автобиография и. т. д.

    2.1. Заявление

     Заявление – это  документ, адресованный организации  или должностному лицу, с просьбой о приёме на работу или увольнение с работы и т.д.

     При написании заявления часто возникают  споры: как следует писать заявление  “Ивановой А. И.” или “от Ивановой А. И.”

     Обычно  предпочитают первую более традиционную форму, без предлога. Но допускается и вторая с предлогом. Это можно объяснить грамматической связью: заявление от кого? так же как, например, письмо кому от кого?

     2.2. Резюме

    Важным  моментом при поиске работы является резюме - краткая форма изложения личных и профессиональных данных и этот  документ содержит информацию биографического характера, которые предъявляет лицо при трудоустройстве

    Вы  отправляете резюме к незнакомым людям, в незнакомую компанию. Какое мнение сложится о Вас у работодателя? и на каком основании они вообще будут делать какие-то выводы?  Очень просто.  На основании тех данных, которые Вы сами предоставили. Поэтому чем полнее изложенная вами информация о профессиональной деятельности и личностных качествах совпадает с требованиями организации, предъявляемыми к потенциальному работнику, другими словами, чем более «профиль сотрудника» совпадает с «профилем вакансии», тем лучше.

    Если  вы адресуете свое резюме нескольким работодателям, корректируйте его  в каждом конкретном случае в соответствии с той вакансией, на которую резюме высылается. В частности, обратите внимание на то, чтобы желаемая должность полностью совпадала с заявленной, а аспекты вашей трудовой биографии соответствовали ей.

    Если  адресат известен, напишите: вниманию г-жи такой-то или г-на такого-то...

    Резюме имеет одну цель - наилучшим образом подать ваши знания, опыт и личные качества работодателю, таким образом, и в той форме, чтобы он обратил на них внимание и пригласил Вас на собеседование. Хорошее резюме может стать поводом для интервью, т.е. личной встречи с представителем работодателя.

    На этапе составления резюме  Ваша цель - добиться, чтобы читающий захотел встретиться с Вами лично. Если внимание привлечь не удалось - значит, резюме не сработало.

    Ознакомление  с резюме занимает немного времени, как правило, менее одной минуты. Поэтому сведения, содержащиеся в нем, должны быть представлены таким образом, чтобы сразу привлечь к себе внимание. Резюме должно умещаться на одной, максимум двух страницах.

    Если  вы претендуете на работу в иностранной компании, резюме следует отправлять в двух экземплярах – на русском и английском (или ином иностранном языке, владение которым является преимуществом работы в данной компании).

    Резюме  должно быть оформлено в едином стиле. Обилие разных шрифтов, злоупотребление спецэффектами не украшает ни один документ.

    Правила составления резюме: