Анализ внешней и внутренней среды организации

ВВЕДЕНИЕ: 

     В настоящее время перед Российской экономикой встал ряд проблем. Одной  из самых актуальных является направление  совершенствования системы управления организацией. Управление организаций - сложная работа ввиду того, что  организация - сложный организм, в котором переплетаются и уживаются интересы личности и групп, стимулы и ограничения, дисциплина и свободное творчество, жесткая технология и инновации. У организации есть свой облик, культура, традиции и репутация. Не понимая сущности организации и закономерностей ее развития нельзя ни управлять ей, ни эффективно использовать ее потенциал, ни осваивать современной технологии ее деятельности.

     Полиграфическая промышленность – одна из немногих, стабильно развивающихся сегодня в нашей стране отраслей. Поэтому к полиграфии обращается все больше людей, которые ищут наиболее рациональные современные методы размножения информации – от однокрасочных бланков и листовок до многокрасочных журналов, буклетов, проспектов, открыток и другой высококачественной полиграфической продукции.

     Целью данной курсовой работы является изучение закономерностей существования и развития ОАО «Экспресс-издательства», выявление путей совершенствования системы управления организацией.

     Курсовая  работа состоит из трёх глав. В первых двух главах мы исследуем издательство, как целостную систему. В третьей главе предложения по совершенствованию организационной структуры данной организации. 
 
 
 
 

     Глава 1.Анализ внутренней и внешней среды  организации.  

     1.1.Общая характеристика организации

       Наименование организации: ООО «Экспресс–издательство» - предприятие с завершенным циклом издательских и полиграфических работ.

  Место нахождения: Россия, Забайкальский край, город Чита. Юридический адрес в соответствии с учредительными документами и фактическое место нахождения организации: 672000, Забайкальский край, город Чита, улица Полины Осипенко.

     Характер  деятельности – коммерческий.

     Форма собственности – общество с ограниченной ответственностью.

Виды  выпускаемой продукции: книжно-журнальная, газетная, бланочная и акцидентная продукция (приглашения, открытки, визитные карточки, грамоты, дипломы и т. д.).

     Численность персонала – 47 человек.

     В штате работники следующих специальностей: технолог, программисты, дизайнеры, печатники, переплётчики, работники участка подготовки бумаги и других материалов.

     ООО «Экспресс-издательство», как самостоятельное  предприятие, начало свою работу с 19.05.1991 года. Вначале оно имело иную правовую форму, именовалось ТОО, РИА «Азия», «Экспресс-типография». К началу 2002 года типография располагала современным оборудованием, позволяющим выпускать высококачественную продукцию. Вначале пути деньги зарабатывали на бланочной продукции, постепенно развиваясь, занимали все больше площадей в здании по ул. Костюшко- Григоровича, приобретая новую технику. Вскоре типография переросла в издательство, необходимо было решать вопрос о кардинальных изменениях, создании полного цикла издательско-полиграфических услуг.

     С помощью заработанных денег и  инвестиционного кредита было построено  великолепное здание, где и разместилось «Экспресс-издательство».

     1.2.Внутренняя среда организации

       Основной целью деятельности является извлечение прибыли, быть конкурентно способным предприятием на рынке труда. Для достижения цели ООО «Экспресс-издательство» осуществляет следующие услуги:

        офсетная  одноцветная  печать;

     изготовление  многоцветной  и  полноцветной  печатной  продукции;

     разработка  оригинал-макетов  для  типографий ( для  одноцветной  и полноцветной  печати );

      выполнение  переплетных  работ ( мягкий  и  твердый  переплет );

      выполнение  полного  цикла  полиграфических  работ  от  оригинал-

макета  до  готовой  полиграфической  продукции ( книги , журналы , вестники, сборники , учебные  пособия , дневники , тетради , блокноты , календари и т.д.).

     Для достижения этих целей в издательстве имеется оборудование, отвечающее, современным требованиям, с помощью которого оперативно и качественно выполняются любые заказы клиентов. При соблюдении новейших технологий, сроки изготовления продукции сокращаются до минимума. Используются современные печатные офсетные машины, одно- , двух- и четырех-красочные. Компьютерные технологии набора и верстки, автоматы для цветоделения, современное переплётное оборудование, ниткошвейные машины, клеевое бесшвейное скрепление, крышкоделательные машины для изготовления твёрдого книжного переплёта.

            Техническое оснащение вновь создаваемой типографии зависит от того, какую продукцию в ней собираются печатать. Чем больше задач по изданию разнообразной продукции стоит перед организатором типографии, тем сложнее будут выглядеть варианты её структуры, организации и оснащения. Организационная структура управления, должна, прежде всего, отражать цели и задачи организации, а, следовательно, быть подчиненной производству и его потребностям.

     Формирование  структуры управления надлежит связывать  с определением полномочий и ответственности  каждого работника и органа управления, с установлением системы вертикальных и горизонтальных связей между ними.

     «Экспресс-издательство»  выпускает книжную продукцию, процесс изготовления книги включает в себя множество технологических процессов от набора до заключительного этапа изготовления книги. Поэтому предприятию необходим достаточно большой набор рабочих специальностей.  На предприятии имеются квалифицированные специалисты рабочих специальностей, инженер-технолог полиграфического производства, дизайнеры, но пополнение квалифицированными    кадрами предприятия

осложнено тем, что учебные заведения по подготовке полиграфистов любого уровня   находятся вдали  от    нашего    города.  Предприятие  вынуждено 

                                                                                                         

     

     Рис.1. Структура издательства 

обучать работников непосредственно на рабочих местах. Гораздо сложнее обстоит дело с инженерно-техническим персоналом. Единственный инженер-технолог, работает в переплётном цехе, в качестве мастера. Предприятию такого уровня необходимы квалифицированные работники по издательскому делу, технологи полиграфического производства и, так как полиграфическое оборудование относится к высокоточному  и дорогостоящему оборудованию, необходимы такие специалисты, как   высококвалифицированные инженеры-механики, наладчики  полиграфического оборудования. Директору типографии необходимо всерьёз заниматься подготовкой и обучением кадров.

            Помимо  этого  он  должен  предложить  подходящие  способы  реагирования  на внешние  воздействия.  Организации вынуждены приспосабливаться к своей среде, чтобы выжить  и продолжать  эффективную  деятельность.

      Таким образом, проведя анализ, мы пришли  к  выводу,  что  данная

структура издательства  не  удовлетворяет  его  потребностям,  вследствие  чего структура подлежит реорганизации. Для чего будет  утверждено  новое  штатное расписание,  в котором на    директора дополнительно   будут возложены обязанности инспектора по кадрам. А также будет введена должность менеджера (инженера-технолога полиграфического производства)  и введены новые должности: инженера-механика, редактора-издателя, мастеров-технологов печатного и переплётного участков.

1.3. Внешняя среда организации

К  внешней  среде  организации  относятся следующие элементы:

·        Потребители;

·        Конкуренты;

·        Правительственные  учреждения;

·        Поставщики;

·        Финансовые  организации;

·        Источники  трудовых  ресурсов;

      Для  облегчения  учета  ее  влияния  на  организацию  внешние  факторы разделяют  на  две  группы:  прямого и косвенного  воздействия.

Среда  прямого  воздействия  включает  в  себя  следующие  факторы:

1.    Поставщики (трудовых  ресурсов, материалов);

2.     Потребители;

3.     Конкуренты;

4.     Законы  и  государственные   организации;

Среда  косвенного  воздействия  включает  в  себя  следующие  факторы:

1.     Международные события;

2.     Состояние  экономики;

3.     Научно-технический  прогресс;

4.     Политические  факторы;

5.     Социально-культурные  факторы;

К  основным  ситуационным  факторам внутри  организации,  которые требуют усиленного внимания руководства ,  относятся :

·        Цели;

·        Структура  организации;

·        Задачи;

·        Технология;

·        Люди;

Международные  события  влияют  на  деятельность  организации, так как

основную  часть  сырья  и  материалов  организация  вынуждена  поставлять  из-за границы.

      В  настоящее  время  нестабильность  нашей  экономики ухудшает

эффективность  работы  организации  в  основном   за  счет  нестабильности

национальной  валюты  (т.е.  постоянные  резкие  скачки  курса рубля по

отношению  к  американскому  доллару)   и невозможности в связи с этим

долгосрочного  достоверного  планирования  деятельности  издательства.

      Научно-технический  прогресс  влияет  на  ускорение  морального  старения оборудования  и  технологий  работы.  Новые  технологии расширяют  спектр услуг  и  позволяют  выпускать  качественно новую продукцию.  Однако  те средства,  которые высвобождаются более  экономичными  технологиями, почти полностью  " съедаются "  трудностями  и  затратами, сопряженными  с провозом  оборудования  и  расходного  сырья  и материалов, установкой  оборудования, его  запуском, техническим обслуживанием и эксплуатацией  из-за  отсутствия  квалифицированного  персонала. 

      Факторы  внешнего  окружения  влияют  на  деятельность  организации опосредованно, т.е.  посредством факторов  внутреннего  окружения.

Рассмотрим  внешнюю среду издательства.

     Заказчики предприятия: бюджетные организации, коммерческие предприятия.

     В городе несколько типографий, которые  могут составить конкуренцию  «Экспресс-издательству», но только в части выпуска газет больших тиражей: ОАО «Читинская типография», «Полиграф-сервис». По выпуску книжно-журнальной продукции конкуренцию составляет издательство «Поиск». Конкуренцию по производству акцидентной продукции составляет типография «Палитра» и «Формат». Но в целом, по оснащению полиграфическим оборудованием, этому издательству конкурентов пока нет.

      Основную  часть  расходных  материалов, бумаги  и запасных  частей

Издательство   вынуждено  закупать у  иностранных фирм-поставщиков.  Такая ситуация  сложилась  благодаря  тому, что  оборудование, необходимое для высококачественной  офсетной  и  полноцветной  печати, импортируется в  Россию. К сожелению внутренний  рынок нашей страны  пока  еще не готов  к  производству  качественных  материалов, которые обязательно должны  соответствовать мировым стандартам.