Синтетический и аналитический учёт расчётов с покупателями и заказчиками

При отражении в учете этой задолженности большое значение имеет понятие истечения срока исковой давности. В соответствии со ст. 196 ГК общий срок исковой давности установлен в три года. Однако законодательством предусмотрены и специальные сроки исковой давности, как сокращенные, так и более длительные по сравнению с общим сроком. Так, при операциях с векселями применяется срок исковой давности от полугода до трех лет в зависимости от того, кем в вексельном обороте является сторона, исчисляющая срок исковой давности. Так, например, исковые требования векселедержателя против индоссантов погашаются с истечением одного года со дня протеста.

Необходимо отметить, что отсчет срока исковой давности начинается не с момента возникновения дебиторской задолженности, а только с момента, когда задолженность перейдет в разряд просроченной исходя из условий договора.

При заключении договора следует специально оговорить сроки расчета или встречной поставки, так как именно с этого момента начинается отсчет срока исковой давности. В случае же отсутствия в договоре условий по срокам оплаты фиксация производится через предъявление претензии должнику, течение срока исковой давности начинается через семь дней.

В соответствии со ст. 203 ГК срок исковой давности может прерываться в случаях:

•  предъявления иска в установленном порядке;

• совершения обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга.

После перерыва течение срока исковой давности начинается заново, т.е. время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок.

Согласно п. 12 ПБУ 10/99 «Расходы организации», суммы дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, других долгов, не реальных для взыскания, относятся к прочим расходам [18]. Данная дебиторская задолженность, согласно п. 14.3 ПБУ «Расходы организации» включается в расходы организации в  сумме, в которой задолженность была отражена в бухгалтерском учете организации.

Как было показано, выше, задолженность неплатежеспособного дебитора можно списать с баланса в двух случаях:

1) если истек срок исковой давности (срок исковой давности составляет три года с момента возникновения задолженности);

2) если должник признан банкротом.

В бухгалтерском учете предприятий списание неистребованной дебиторской задолженности отражается проводкой:

Д 91-2 «Прочие расходы» - К 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Если ранее под эту задолженность был создан резерв по сомнительным долгам, то бухгалтерская запись будет такой:

Д 63 «Резервы по сомнительным долгам» - К 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» - ранее признанная задолженность списывается за счет созданного резерва.

Списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эта задолженность должна отражаться за балансом на счете 007 «Списанная в задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника. Принятие к учету на забалансовый счет списанной неистребованной дебиторской задолженности отражается записью:

Д 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов».

По истечении пяти лет при списании задолженности с забалансового учета делается запись:

К 007 - списана задолженность с забалансового учета.

Задолженность неплатежеспособного должника может быть списана со счета 007 и ранее этого срока. Это может произойти в двух случаях: должник погасил задолженность либо организация-должник ликвидирована.

На суммы, поступившие в порядке взыскания с должника раннее списанной в убыток задолженности, делается запись:

Д 51 «Расчетные счета», Д 50 «Касса» - К 91-1 «Прочие доходы».

Одновременно на указанные суммы кредитуется забалансовый счет 007.

Если организация-должник ликвидирована, списание задолженности отражается записью:

К 007 - списана задолженность в связи с ликвидацией организации-должника.

Аналитический учет по счету 007 ведется по каждому должнику, чья задолженность списана в убыток, и по каждому списанному в убыток долгу.

Глава 2. Синтетический и аналитический учёт расчётов с покупателями и заказчиками.

2.1. Аналитический учет.

Аналитический учет по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказ­чиками» ведется по каждому предъявленному покупателям (заказчи­кам) счету, а при расчетах плановыми платежами - по каждому покупателю и заказчику. На практике часто говорят «счет – в счет». При ручной обработке данных это была так называемая линейная запись. При этом построение аналитического учета должно обеспечивать возможность получения необходимых данных по:

•       покупателям и заказчикам по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;

•       покупателям и заказчикам по не оплаченным в срок расчетным документам;

•       авансам полученным;

•       векселям, срок поступления денежных средств по которым не наступил;

•       векселям, дисконтирован­ным (учтенным) в банках;

•       векселям, по которым денежные средства не поступили в срок.

Однако самым главным, что связано с этим счетом, как и со многими другими счетами расчетов, следует признать то обстоятельство, что открытые позиции по дебету этого счета не должны сальдироваться с открытыми позициями по его кредиту, ибо дебиторская задолженность не может автоматически перекрывать кредиторскую оттого, что покупатель А должен вам 300 000 руб., совсем не следует, что ваша задолженность покупателю Б в 400 000 руб. составляет 100 000 руб.

В балансе нельзя показать кредиторскую задолженность в 100 000 руб., а дебиторскую задолженность не показывать вовсе. Такое сальдирование называется вуалированием, т.е. в данных о расчетах скрывается финансовое положение предприятия, но, в отличие от фальсификации, учетные исходные числа сами по себе не искажаются.

Кроме того, аналитический учет по счету 62 «Расчеты с покупате­лями и заказчиками» должен обеспечивать возможность формировать в балансе информацию о задолженности покупателей и заказчиков по сроку ожидаемого платежа после отчетной даты - в течение 12 месяцев или более 12 месяцев.

Первичными документами к счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» являются счета-фактуры, дорожно-транспортные накладные, акт приемки-передачи работ/ услуг. Регистром бухгалтерского учета данного счета служит ведомость, совмещающая синтетический и аналитический учеты, в которой в разрезе корреспондирующих счетов в хронологической последовательности должна быть систематизирована и накоплена информация о хозяйственных операциях

Если предприятие ведет наличные расчеты со своими покупателями и заказчиками (населением, юридическими лицами), то оно должно в обязательном порядке использовать контрольно-кассовые машины (ККМ). При этом организация должна выдавать покупателю кассовый чек, подтверждающий прием наличных денег. Копии чеков (контрольные ленты) и другие подобные документы организация хранит в течение 15 дней после проведения последней инвентаризации и проверки товарных отчетов. Организации мелкорозничной торговли с ручных тележек, лотков и т.п.; ведущие деятельность в отдаленных и труднодоступных районах; выдающие населению квитанции, путевки, билеты, талоны, знаки почтовой оплаты и т.п., относящиеся к бланкам строгой отчетности, могут не использовать ККМ для расчетов с населением [10].

2.2. Синтетический учет.

Отражение на счетах синтетического учета расчетов с покупателями и заказчиками зависит от ряда факторов, в там числе от условий договора и факта исполнения сторонами своих обязательств. Среди существенных условий договора выделяют момент перехода права собственности и условия оплаты.

Согласно ГК РФ, переход права собственности по договору купли-продажи происходит в момент передачи вещи покупателю, т.е. в момент отгрузки со склада поставщика. Кроме того, Гражданский кодекс допускает возможность установить другой, отличный от общепринятого, порядок перехода права собственности, рассмотренные выше.

Договором может быть предусмотрена оплата денежными средствами, либо иным имуществом. Особым условием договора может быть предусмотрена предварительная оплата (аванс). Конкретный порядок отражения в бухгалтерском учете расчетов с покупателями в каждом конкретном случае будет зависеть от вышепе­речисленных условий и, следовательно, будет существенно отличаться.

Для обобщения информации о расчетах с покупателями и заказчиками предназначен счет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Счет 62 - активно-пассивный, счет расчетов. По дебету счета 62 отражается задолженность покупа­телей и заказчиков на суммы, на которые предъявлены им расчетные документы и по которым признан доход. По кредиту счета 62 - суммы поступивших платежей (включая сум­мы полученных авансов, предварительной оплаты) в счет по­гашения задолженности.

К счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» могут быть открыты субсчета:

62-1 «Расчеты в порядке инкассо»

62-2 «Расчеты плановыми платежами»

62-3 «Векселя полученные»

62-4 «Расчеты с прочими покупателями и заказчиками»

На субсчете 62-1 учитываются расчеты с покупателями при акцептной форме; на субсчете 62-2 – при расчетах в порядке плановых платежей.

На субсчете 62-3 отражаются векселя, полученные от покупателей вместо прямой оплаты за проданную продукцию.

На субсчете 62-4 учитывают расчеты с разными организациями за проданную продукцию, расчеты с населением, прочие расчеты с покупателями и заказчиками за выполненные работы и услуги.

Все расчеты организаций с покупателями строятся на основании заключаемых с ними договоров-контрактов, где указаны сроки и условия поставки, порядок оплаты и т.д. Документами по возникновению расчетных взаимоотношений с покупателями являются приемные квитанции, формы которых различны в зависимости от вида реализуемой продукции. Приемная квитанция является основанием для записи в учетные регистры по расчетам с покупателями.

Учет расчетов с покупателями и заказчиками по группам взаимосвязанных организаций, о деятельности которых составляется сводная бухгалтерская отчетность, ведется на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»  обособленно.  Учет операций по счету ведут в журнале-ордере № 11. В конце месяца в нем подсчитывают обороты по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и сверяют их с данными этого счета, отраженными в других учетных регистрах. После сверки кредитовый оборот по счету 62 переносят в главную книгу.

Типовые проводки по дебету:

Д62 К46 – Списана оплаченная заказчиком стоимость этапов выполненных работ (по окончании всех работ целиком)

Д62 К50 – Возвращены из кассы организации излишне уплаченные покупателем денежные средства

Д62/ав К50 – Возвращен из кассы аванс, ранее полученный от покупателя

Д62 К51 – Возвращены с расчётного счета излишне уплаченные покупателем денежные средства

Д62/ав К51 – Возвращен с расчетного счета аванс, ранее полученный от покупателя

Д62 К52 – Возвращены с валютного счета излишне уплаченные покупателем денежные средства

Д62/ав К52 – Возвращен с валютного счета аванс, ранее полученный от покупателя

Д62 К55 – Возвращены со специального счета в банке излишне уплаченные покупателем денежные средства

Д62/ав К55 – Возвращен со специального счета аванс, ранее полученный от покупателя

Д62 К57 – Покупатель получил почтовый перевод

Д62/ав К62 – Сумма ранее полученного аванса зачтена в счет погашения задолженности покупателя

Д62 К76 – Произведен зачет встречных однородных требований

Д62 К79 - Головное отделение организации получило средства от покупателя продукции, проданной филиалом, выделенным на отдельный баланс (в учете головного отделения организации); Филиал, выделенный на отдельный баланс, получил средства от покупателя продукции, проданной головным отделением организации (в учете филиала)

Д62 К90 – Отражена продажная стоимость отгруженных товаров, сделанных работ, оказанных услуг, относящихся к обычным видам деятельности

Д62 К91 - Отражена продажная стоимость отгруженных товаров, сделанных работ, оказанных услуг, не относящихся к обычным видам деятельности

Д62/ав К91 – Сумма аванса, полученного от покупателя, включена в состав прочих доходов в связи с истечением срока исковой давности

Типовые проводки по кредиту:

Д50 К62 – Оприходованы в кассу организации наличные денежные средства, поступившие от покупателей

Д50 К62/ав – Покупатель внес в кассу аванс за предстоящую поставку готовой продукции (товаров), выполнение работ, оказание услуг

Д51 К62 – Денежные средства, полученные от покупателя, зачислены на расчетный счет

Д51 К62/ав - Покупатель перечислил на расчетный счет аванс за предстоящую поставку готовой продукции (товаров), выполнение работ, оказание услуг

Д52 К62 – Денежные средства, полученные от покупателя, зачислены на валютный счет

Д52 К62/ав - Покупатель перечислил на валютный счет аванс за предстоящую поставку готовой продукции (товаров), выполнение работ, оказание услуг