Особенностей организации современных международных выставок в мировой экономике

Следующим вопросом было сумма финансирования проекта:  командировочные расходы, оплата проживания делегации, оплата выставочной площади в павильоне, оплата предоставляемого выставочного оборудования, оплата информационной площади в выставочном каталоге, доставка и вывоз экспонатов и участников делегации. Сумма постоянно урезалась, и когда сокращать уже было нечего кроме основных статей: командировочные расходы, оплата выставочной площади и информационной статьи в каталоге, которые урезать не имело смысла, смета была утверждена.  Такая экономия сказывается на качестве подготовки проекта, на уровне дизайнерского оформлении выставки, на моральном состояние участников делегации (поедем или не поедем). В результате такой экономии под угрозу ставится весь проект представления Томской области  на международном уровне и в  конечном итоге в мировом масштабе. То есть нет возможности пригласить профессиональных дизайнеров для построения и оформлении экспозиции.

Важным этапом является подборка выставочных экспонатов. Для этого необходимо составить точный перечень экспонатов. Согласовать этот перечень с вышестоящими органами. Подготовить письмо-разрешение на вывоз за пределы области музейных экспонатов и подписать у   руководителей учреждений на чьём балансе находятся предполагаемые экспонаты, если они не стоят на балансе федеральных музейных фондах. Помимо разрешения необходимо было   согласовать и оформить документы в соответствующих органах, на те предметы, которые считаются орудиями охоты: одним из предметов было «пальмо» самодельное охотничье  приспособление для охоты  на медведя, самострел в виде арбалета для охоты на пушного зверя, различные охотничьи  приспособления, но они являются не боевыми орудиями, а  музейными предметами.

В конечном счете, после утверждения сметной документации, списков экспонатов и участников, проведения переговоров с принимающей стороной, самым острым моментом оказалась доставка экспонатов и членов делегации из отдалённых районов  Парабельского и Каргасокского. Доставка  осуществилась вечером, а отправка  в г. Новосибирск рано утром следующего дня. Предметы экспозиции, перечень изделий  и экспонаты были получены за несколько часов до вывоза их за пределы области. От мастерства и умения экспозиционеров, зависит качественное представление  выставочных предметов на выставке. Все участники проекта явились действующими лицами в построении экспозиции. Главная идея состояла в компоновка  предметов по их логическому использованию в реальной жизни.

Работа в проектах такого уровня позволяет показать имеющийся потенциал в данной сфере наладить международные связи для дальнейшего делового сотрудничества и туристического бизнеса.. Для многих международных представителей  посетивших томскую экспозицию в г. Новосибирске, было открытием, что Томская область так обширна, имеет высокий научно-исследовательский потенциал в лице представителей ТГУ,  а в культурно-историческом аспекте, интересна для развития туризма и привлекательна для инвестиционных вложений.

Участие в подобных программах даёт возможность трезво оценить уровень достигнутого и наметить перспективные направления в работе отдела и в развитии межнационального общения и деловых связей.  

С апреля месяца готовился пакет документов для участия в комплексном международном фестивале наивного искусства и творчества аутсайдеров «Фестнаив -2004». Открытие фестиваля состоялось 15 ноября 2004г. в      Москве в Музее наивного искусства. От Томской области ОДНТ «Авангард» заявил двух авторов: А.Ф.Нагина с. Красный Яр Кривошеинского района и Н.А.Строчкову из г. Томска. Работы авторов прошли отборочный тур и вошли в экспозицию и каталог выставки.

В последнее время усиливается интерес у населения и  проявляется чувство патриотизма у молодёжи к историческому и культурному наследию страны.  Новые запросы предъявляются и к организации комплексных мероприятий: повышенный интерес посетителей к подлинности, уникальности экспонатов,  и вместе с тем «массовизация» их посещения, которая связана с просветительской деятельностью учреждения в целом. Определяют особенности реализации функции образования и воспитания через выставочную деятельность. Главный критерий отбора  экспонатов для выставок – отражение регионального аспекта представляемых коллекций. Это позволяет выделить и сравнить между собой региональные специфики отдельных явлений российской культуры.

Межрегиональные проекты являются долгосрочными цикловыми мероприятиями, способными оказывать влияние на формирование культурной политики государства. К таким мероприятиям относятся выставки регулярного проведения, например:

«СЕВЕРНАЯ ЦИВИЛИЗАЦИЯ. РЕГИОН ЭКСПО» - специализированная межрегиональная выставка-ярмарка (проходит раз в два года)  с 06 по 09 апреля 2006 г. в павильоне «Культура» Всероссийского выставочного центра г. Москвы. Цель проекта: оказание общинам коренных малочисленных народов эффективной помощи в продвижении продукции товаров и услуг традиционных видов хозяйственной деятельности. Участниками выставки стали  18 территорий РФ количеством 216 человек.

В делегацию Томской области для участия в выставке-ярмарке вошли представители:

Департамента по работе с территориями

Департамента потребительского рынка

Департамента по культуре

ТВ мастерская «Варламов»

Общий состав делегации 13 человек вместе с руководителем делегации.

На выставке-ярмарке было представлено 380 предметов,  51 автора, 7 предприятий, 43 наименования продукции. Общий вес экспозиции 415 кг.

С 6 по 9 апреля участники делегации проводили мастер классы по традиционным видам народных художественных промыслов и ремёсел коренных народностей: рукоделие (изделия меха, бисера и др.); художественная обработка дерева и бересты; лозоплетение; изготовление предметов труда и быта.

В номинации «коллективная экспозиция» по результатам конкурсной комиссии экспозиция Томской области признана лучшей и награждена Дипломом лауреата выставки-ярмарки «СЕВЕРНААЯ ЦИВИЛИЗАЦИЯ. РЕГИОН ЭКСПО» за наиболее  комплексное представление своей территории  и  высокохудожественный  уровень предметов декоративно-прикладного искусства.

В номинации «экспонат выставки» Диплом лауреата получил мастер А.Г. Варламов (директор «ТВ мастерская «Варламов» из г. Асино) за блюдо «Олень»   как лучший экспонат выставки.

В номинации  «пищевой продукт из натурального сырья» золотой медалью награждено предприятие «Обские деликатесы» за изысканный вкус представленных продуктов.

По результатам выставки можно сделать заключение:

      участие в мероприятиях такого уровня даёт возможность для установления контактов и связей с потенциальными деловыми партнёрами;

      демонстрирует достижения в области социально-экономического и культурного развития Томской области;

      формирует маркетинговую и ценовую политику для продвижения и реализации продукции из натурального сырья;

      расширяет знания российской общественности о жизни и культуре народов Севера, Сибири и Дальнего Востока.

Отдел активно принимал участие в организации и проведении мероприятий, приуроченных к Российско-германским межгосударственным консультациям на высшем уровне 2006 г. В рамках данного мероприятия состоялась выставка «Искусство Сибири», проходившая в залах  томского областного краеведческого музея. Сотрудниками отдела был проведён отбор  работ декоративно - прикладного искусства мастеров  сибирского региона из  Кемерово, Мариинска, Новосибирска, Барнаула для экспозиции в  томском областном краеведческом музее.

«Живая энергия любви» - выставка моногравюры Л.А.Беляковой проходила в Администрации Томской области  (каждый год) с 3  по 8 сентября в 2007 году, в культурных мероприятиях в рамках 16 международного Технологического конгресса «Новые высокие технологии газовой, нефтяной промышленности, энергетики  и связи». На выставке «Живая энергия любви»  были представлены произведения, выполненные в технике гравировки по металлу. Автор Л.А.Белякова показала высокий профессионализм и знание технических приёмов обработки металла, что и легло в основу её работ. В её произведениях отображены темы различного содержания, которые несут в себе  человечность и нежность.

Участие в ежегодной Ганноверской международной выставке-ярмарке  2006 года потребовало выполнения ряд необходимых юридических процедур. Оформление таможенных документов на ввоз и вывоз экспонатов. Для их оформления необходимо пройти специальную экспертизу изделий на предмет ценности изделий. Экспертная лаборатория находится в г. Новосибирске, после подготовки  пакета документов (приказ или письмо–приглашение, на основании чего вывозятся экспонаты, список–перечень вывозимых изделий, цветные фотографии, заполненная таможенная декларация, документы на лицо или организацию, которая является ответственными за сохранность экспонатов  и т.д.). Прежде всего, данная комплексная выставочная экспозиция должна была отражать достижения Томской области по различным направлениям деятельности. К ним относятся: новые технологи, научно-исследовательские разработки, а также  произведения искусства. В каждом разделе были свои кураторы, но для  разноплановых участников было одно требование – для решения общих задач по оформлению выполнять пожелания дизайнеров и художников неукоснительно. 

По результатам Ганноверской выставки 2006 года, можно более качественно подготовиться к вставке 2007 года, учесть все ошибки и недочёты проведённой международной выставки.

2.3.Рекомендации по совершенствованию выставочной деятельности

За последнее десятилетие  прошло большое количество разнообразных выставок различного уровня в  Томске,  Москве, за рубежом. Участниками выставок были организации и предприятия, народные мастера и художники, они же  были или могли быть организаторами и инвесторами как, данных, так и  различных выставочных проектов.  

На основе работы выставочной деятельности ОГУК «ДНТ «Авангард» можно дать рекомендации: во-первых, хотя выставочный процесс  в нашей стране сложный, неоднородный, разнообразный, развивается по различным направлениям и имеет свои особенности, но выставочный процесс, прежде всего, способствует продвижению товаров, обмену достижениями и формирует  представление страны в целом  на мировом рынке. Поэтому необходимо продолжить достойное представление  Томской области как территорию, на различных выставочных уровнях, так как это способствует налаживанию культурных и деловых  связей.

Во-вторых,  хотя организаторами выставок могут быть как органы власти, так и сами предприятия, но контролирование этого процесса необходимо не самим организаторам оргкомитетам или выставкомам, а заинтересованным структурам:

1. Если для налаживания дипломатических соглашений, то  государственным структурам.

2. Если для продвижения товара и других задач, то через заинтересованные негосударственные структуры - Союзы предпринимателей и некоммерческие  организации.

Поскольку сам процесс организаций выставок сложный и многообразный, он состоит из нескольких этапов:

1-                     этап - разработка замысла, идеи, т.е. оформление плановых документов, составление списка участников, предварительной сметы и т.д.;

2-                     этап – подготовительный, по оформлению документов, плана-подготовки,  утверждение состава участников, получение согласия участников, подготовка документов на аренду выставочной площади, оборудование и т.д.;

3-                     этап организация и проведение в указанные сроки, соблюдение целостного единства экспозиции, сохранность экспонатов, монтаж и демонтаж экспозиции и т.д.;

4-                     этап подведение итогов по завершению экспозиции,                                  целесообразность  и выгода участников, общий результат (по заключённым договорам, по проведённым экскурсиям, количество посетителей и т.д.).

Все   перечисленные этапы влияют на конечный результат и поэтому необходимо крайне взвешенно подходить к выбору вида выставки или  ярмарки, к подбору участников, месту расположения стенда, к стране, дате проведения и т.п.              

Таким образом, можно сделать вывод, хотя в  выставочной  деятельности задействованы  3 вида участников: организаторы, экспоненты и посетители, но каждому участнику важно получить то, ради чего он пришёл на выставку.

Поэтому эффективность выставочной деятельности можно представить несколькими показателями:

для частного бизнеса – количество заключенных договоров, соглашений о сотрудничестве и т.д.;

для организаторов – общее количество посетителей, количество VIP –персон, количество экскурсий, освещение в средствах массовой информации и т.д.;

для посетителей возможность увидеть новые виды продукции, для удовлетворения потребности приобщения к различным видам инновационной деятельности, посмотреть на красиво оформленные стенды и т.д.

В  итоге получится результат, показывающий качественное содержание выставки, уровень выставочной экспозиции и вызванный ею  интерес у посетителей.                                          

Для предприятия неудовлетворительная степень достижения целей выставочной и ярмарочной деятельности, равносильна неудаче,  однако это не должно быть поводом для разочарования, а наоборот стать стартовой площадкой для углубленного изучения вызвавших ее причин и условий.              

При этом необходимо отметить две из наиболее распространенных ошибок, в которые впадают многие экспоненты, производя оценку своего участия в ярмарке или выставке, а именно:                                                                                   

1. Выводы делаются ими сразу же после закрытия экспозиции, так что недооценивается возможность заключения так называемых послеярмарочных или послевыставочных соглашений, роль которых, особенно на выставках и ярмарках инвестиционных товаров, очень велика.                                                                      

2. Оценка значимости ярмарки и выставки, в которой участвовали эти экспоненты, производится ими уже с первого участия.                                                        

Если же выбор оказался правильным, и коммерческое предложение предприятия соответствовало требованиям посетителей, практика показывает, что для достижения ощутимых и жизнеспособных результатов рекомендуется принимать участие в конкретной ярмарке или выставке, по крайней мере, в течение трех лет подряд. Только тогда предприятие «вольется» в эту сферу рынка, которая переживает в настоящее время значительные трансформации, связанные с широкомасштабным применением телекоммуникаций, современных средств интерактивной связи, Интернета и др.