В небольших, особенно непроизводственных, организациях отпуск материалов на производство продукции и оказание услуг осуществляется без оформления специальными документами. Фактически израсходованные материалы по их вам отражаются в актах или отчетах о выпуске и реализации готовой продукций. Акты составляются, как правило, подекадно работником организации, ответственным за приемку, хранение и продажу продукции. После утверждения руководителем организации акт служит основанием для списания соответствующих материалов.

     2.2. Учет производственных запасов на складах и в бухгалтерии

 

Учет  производственных запасов  на складах 

     Для обеспечения производственной программы соответствующими материальными ресурсами в производственных организациях создаются специализированные склады для хранения отдельных видов производственных запасов (основных материалов, топлива, запасных частей и др.). Кроме центральных складов в различных структурных подразделениях организации могут быть кладовые, выполняющие функции промежуточных складов.

     Каждому складу приказом по организации присваивается  постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся  к операциям данного склада. Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.

     На  складах (в кладовых) материальные ценности размещаются по секциям, а внутри них  - по группам, типо - и сорторазмерам  в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса (лимиту).

     Учет  материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально ответственным лицом. Его принимают на работу по согласованию с главным бухгалтером организации. С кладовщиком заключается по установленной форме типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

     Если  в штатном расписании организации отсутствует должность заведующего складом, то его обязанности могут быть возложены на любого работника организации с его согласия с обязательным  заключением договора об индивидуальной материальной

ответственности. От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту, утвержденному руководителем организации.

     На  каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык, который прикрепляется к месту хранения материалов. В материальном ярлыке указываются наименование материалов, номенклатурный номер, единица измерения, цена и лимит наличия материалов.

Сортовой  учат материалов

Учет  движения и остатков материалов осуществляют в карточках учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку. Такой учет, называемый сортовым, осуществляют только в натуральном выражении.

     Карточки  открывают в бухгалтерии и  записывают в них следующие данные: номер склад», наименование материалов, их марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный номер, учетную цену и лимит; затем передают на склад, где кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов.

     Запись  в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных и т. п.) в день совершения операций, после каждой записи выводя остаток материалов, Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии их запасов. Если остаток материалов будет выше или ниже установленной нормы запасов, заведующий складом обязан сообщить об этом в службу снабжения (менеджеров).

           При небольшой номенклатуре материалов ведение учета материалов допускается также в книге  сортового учета, которая содержит те же реквизиты, что и карточка складского учета.

     В условиях компьютеризации и автоматизированного  складского хозяйства вместо карточек учета материалов применяют систематически, составляемые машинограммы - ведомость  движения и остатков материалов. В  них на основании первичных документов отражают те же данные, что и в карточках учета материалов.

     Однако  в отличие от многочисленных карточек Машинограммы - ведомости ведут лишь по складам и материально ответственным  лицам. Машинограммы используются для  контроля за движением и состоянием материалов на складе и оперативного управления производством.

     Первичные документы после записи их данных в карточки учета материалов передают в бухгалтерию. Лимитно - заборные карты  передают по мере использования лимита, но не  позднее 1-го числа следующего месяца. Сдачу документов оформляют реестром, в котором. указывают наименование и номера сдаваемых документов.

     В цехах, имеющих кладовые, а также  в подотчетных службах и подразделениях (пункты, отделения) материально ответственные  лица (заведующие пунктами и отделениями, мастера) составляют месячные отчеты об остатках и движении материалов в подотчете и представляют их в бухгалтерию. В отчетах содержатся сведения об остатках материалов на начало месяца их поступления, расходе и остатке на конец месяца. В них наряду с фактическим расходом материалов указывают их расход по норме. Нормативный расходы материалов рассчитывают в бухгалтерии, где производят, кроме того, и таксировку отчета. При использовании материальных отчетов отпарит необходимость в составлении других документов на расход материалов. Вместе с тем упрощается учет материалов в подотчете, поскольку в качестве регистров аналитического учета используются отчеты материально ответственных лиц.  

Учет  производственных запасов  в бухгалтерий

     Все первичные документы продвижению материалов со складов и подразделений.

организации поступают в бухгалтерию. Именно на этой стадии учетного процесса работники  бухгалтерии обязаны осуществлять дейснкнный контроль за законностью, целесообразностью  и правильностью документального оформления операций по движению производственных запасов. После проверки первичные документы подвергаются таксировке (умножением количества материалов на цену).

     Учета материалов в бухгалтерии: в бухгалтерии  открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которые записывали на основании первичных документов операции по поступлению и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек складского учета лишь тем, что учет материалов в них ведут не только   в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным карточек составляют сортовые количественно-суммовые о6оротные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах и данными карточек складского учета.

     Более прогрессивным является онераеивно-6ухаитерский, или сальдовый, метод учета материалов. При сальдовом методе бухгалтерия  не дублирует складской сортовой учет ни в отдельных карточках  аналитического учета, ни в оборотных  ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки уюта материалов, ведущиеся на складах.

  Ежедневно или в другие установленные сроки {как правило, не реже одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет правильность записей кладовщика в карточках учета материалов и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник бухгалтерии переносит количественные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек учета материалов в ведомость учета остатков материалов на складе (без оборотов прихода и расхода).

     После проверки и визирования работником бухгалтерии ведомость остатков передают в бухгалтерию, где остатки  материалов таксируют по учетным ценам   и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу.

     При сальдовом методе учета материалов поступившие в бухгалтерию первичные  документы по движению материалов после  их проверки и таксировки раскладываются в контрольной картотеке отдельно по приходу и расходу в разрезе складов и номенклатурных групп материалов. По истечении месяца картотеку используют для составления групповых оборотных ведомостей в суммовом выражении по каждому складу в отдельности. Таких групп в крупных организациях бывает несколько десятков (вместо тысяч наименований материалов). Данные этих ведомостей сверяют со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами записей в регистрах синтетического учета.

     Аналитический учет материалов в бухгалтерии с применением компьютеров можно осуществлять и посредством составления сортовых о6оролвых ведомостей по номенклатурным номерам на основании поступающих первичных документов. Сверка со складским учетом в этом случае осуществляется вручную. При переносе данных из карточек складского учета в компьютер на их основе разрабатывается сортовая о6оротная-сличительная ведомость, в которой сопоставляются исходящий остаток материалов (в количественном и суммовом выражении) по первичным документам, по карточкам складского учета и выявляются отклонения между этими данными.

Изложенные  варианты аналитического учета материалов с применением компьютеров имеют  существенные недостатки, поскольку  при сальдовом методе трудоемкой является разработка групповых и  сальдово-сличительных ведомостей для сверки данных бухгалтерского и складского учета непосредственно с помощью машин. При составлении только сальдовой ведомости сверка с карточками складского учета производится вручную, что значительно затрудняет поиск и обнаружение ошибок.

     В настоящее время разработано  несколько вариантов программ учета  производственных запасов с применением  компьютеров, в которых эти проблемы успешно решены. [18] 

Пример. Предприятие ООО «ИКС» приобретает у ООО «ИГРЕК» материалы двух видов – РУЧКИ  – (А) и СТЕРЖНИ  – (В). Цены поставщиков, соответственно, 100руб. и 10руб. за ед. Поставлено 5 ед. А и 15 ед. В. Транспортировка стоит 15 руб. для партии А и 25 руб. для партии В, услуги посредников для приобретения материала А составили 3 руб., для приемки материала В, был привлечен эксперт по контролю качества, за услуги которого было уплачено 7 руб. В следующем месяце бухгалтерия получает документы на оплату услуг по хранению материала A на сумму б руб. Далее 3 ед. материала A переданы в основное производство и 2 ед. использованы в строительстве, 10 ед. материала В переданы во вспомогательное производство, 2 ед. реализованы на сторону и 3 ед. остались на складе. Мы не будем использовать в бухгалтерских записях счет 79 "Внутрихозяйственные расчеты", поскольку его появление определяется внутренней структурой учета на конкретном предприятии.  

Формирование  учетной стоимости  МПЗ с использованием счетов 15 и 16.

     Данная  схема предполагает использование  нормативных (плановых) цен МПЗ. По дебету счета 15 собираются фактические затраты на приобретение МПЗ, с кредита этого счета МПЗ списываются по нормативным ценам (аналогично счету 40 "Выпуск продукции (работ, услуг)"). TЗP обособляются на счете 16, а затем присоединяются (при отрицательной разнице — сторнируются) к тем затратам или расходам, на которые списана стоимость выбывших МПЗ. 

Д-т  сч. 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей"/А,

К-т  сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"500 руб. (100 руб. - 5 ед.); 

Д-т  сч. 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей "/В,

К-т  сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" 150 руб. (10 руб. 15 ед.); 

Д-т  сч. 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей"/А,

К-т  сч. 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами," 15 руб., 3 руб.; 

Д-т  сч. 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей"/В,

К-т  сч. 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" 25 руб., 7 руб.; 

Д-т  сч. 10 "Материалы"/А,

К-т  сч. 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей "/А 

525 руб. (105 руб. 5 ед.); 

Д-т  сч. 10 "Материалы"/В,

К-т  сч. 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей "/В

180 руб. (12 руб.. 15 ед.); 

Д-т  сч. 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей "/А,

К-т  сч. 16 "Отклонение в стоимости  материальных ценностей"

7 руб. (525 руб. — 518 руб.); 

Д-т  сч. 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей"/В,

К-т  сч. 16 "Отклонение в стоимости  материальных ценностей"

2 руб. (182 руб. — 180 руб.). 

     Отклонения  не списываются раздельно, поскольку  аналитический учет по счету 16 ведется по Группам МПЗ с приблизительно одинаковым уровнем этих отклонений, а в нашем случае уровень отклонений одинаков (7 руб.: 525 руб. =  0,01 руб.; 2 руб.: 180 руб. = 0,01 руб.):