Контроль и ревизия общепита

    Самый распространенный метод фактического контроля – инвентаризация. С ее помощью не только осуществляется контроль за сохранностью собственности организации, но и обеспечивается достоверность фактических данных.

    Инвентаризацию  проводят в общеустановленном порядке, подсчитывая остатки продуктов, полуфабрикатов, готовых изделий  на производстве (кухне). Фактические  остатки сырья и обеденной  продукции на кухне записывают в  инвентаризационную опись: готовую  продукцию – по количеству изделий (блюд) и продажным ценам, определенным калькуляцией; невыработанное сырье (мясо, жиры, картофель и др.) – по весу и продажным ценам, по которым  они поступили из кладовой. Жидкие блюда (супы, кисели, компоты и т.п.) проверяют по массе или по объему при помощи мерной посуды. Вторые блюда  пересчитывают по количеству порций и наименованиям блюд, для проверки выборочно взвешивают порции. При  этом отдельно проверяют массу порций мяса, рыбы и др. основных продуктов, а также массу гарнира и  соуса.

    В момент инвентаризации на кухне (в цехе) могут находиться остатки продукции, не прошедшей полный технологической  обработки (например, фарш, разделанная  рыба). Такая продукция является незавершенным производством. Комиссия взвешивает фактическое количество продуктов в незавершенном производстве и записывает данные для расчета  перевода продукции в необработанном сырье исходя из норм отходов и потерь при кулинарной обработке. При последующем пересчете полуфабрикатов в необработанное сырье учитывается, на какой стадии технологической обработки произведено снятие остатков (очистка, обвалка, варка, жарка, тушение).

    Нормы отходов берутся в зависимости  от степени обработки продуктов  по действующему на предприятии сборнику рецептур блюд и кулинарных изделий  для предприятий общественного  питания.

    Определять  количество сырья в полуфабрикатах рекомендуется путем следующих  расчетов к инвентаризационной описи: фактические остатки необработанного  сырья суммируют с количеством  сырья, полученным в результате пересчета, указывают цены и определяют общую  стоимость.

    В кондитерских цехах, где ведется  суммовой учет сырья и продуктов, пересчитывают остатки полуфабрикатов и готовых изделий, которые включают в акт типовой формы № ИНВ – 14.

    Фактический расход специй и соли за межинвентаризационный период сравнивают с нормативными и выявляют возможные отклонения – экономию или перерасход, используя специальный контрольный расчет и справку установленной формы.

    При инвентаризации на кухне необходимо по документам, приложенным к отчетам, проверить, все ли продукты, которые  значатся в приходных документах, имеются в наличии. Расхождения  в весе и количестве между данными, указанными в приходных документах и в акте инвентаризации, рассматривают  как недостачу или как результат  использования продуктов не по назначению.

    При инвентаризации кулинарной продукции  в буфетах контролируют ее качество и правильность цен, а при снятии остатков вин и винно-водочных изделий  – наличие штампа предприятия  на этикетках бутылок. При установлении запасов товаров с разными  ценами, обнаружении немаркированных  винно-водочных изделий целесообразно  произвести контрольное сличение по этим товарам и стеклопосуде.

    Инвентаризацию  картофеля и овощей, заложенных на хранение, производят путем обмера, заложенные в бурты – по актам  закладки, соленые овощи, а также  сельдь взвешивают в открытых бочках без рассола; массу растительного  масла, повидла, жиров в бочках определяют вместе с тарой, а затем вычитают все тары по трафарету.

    При сомнении в доброкачественности  продукции – направляют ее на лабораторный анализ. Для проб первых блюд берут  две порции: одну из тарелки, поданной посетителю, другую – из котла после  перемешивания. Для анализа вторых блюд берут по 1 порции каждого наименования, отпущенных покупателю. Третьи блюда (1порцию) берут с раздачи. Отобранные пробы  упаковывают, опечатывают и оформляют  актом. Сроки выполнения анализа  на доброкачественность -1-2 часа, а на полноту вложения сырья – 3-4 дня.

    При проверке правильности отпуска продукции  в первую очередь изучают соблюдение правил пользования весоизмерительными приборами. Не допускаются к измерению приборы (весы), которые не имеют клейма или имеют просроченное клеймо, повреждены или используются не по назначению, вызывают сомнение в правильности показаний.

    Проверка  правильности отпуска осуществляется путем контрольной закупки.

    Ревизору  необходимо установить степень оснащения  предприятий оборудованием, инвентарем, посудой, выявить эффективность  их использования.

    В ходе ревизии изучаются состояние  столовых, их охрана, сигнализация, состояние  весоизмерительных приборов, соблюдение сроков проверки и клеймения, правила эксплуатации контрольно-кассовых аппаратов, порядок хранения ключей от них, правильность ведения книги кассиром – операционистом, правильность оформления отпуска продуктов из кладовой, составление калькуляций продажных цен на продукцию кухни, применение цен на сырье и норм расклада, своевременность представления в бухгалтерию товарных отчетов и отчетов о реализации продукции кухни.

    При ревизии буфетов проверяют товарно-денежные отчеты и приложенные к ним  документы (заборные листы, накладные, квитанции), сличают их итоги с  записями по лицевому счету в журнале  формы №К-4, производят встречную  сверку с кладовой и кухней, а  по сдаче выручки – с кассой и расчетным счетом.

    Особенно  важна полнота оприходованной выручки  от реализации блюд через обеденный  зал и продажи абонементов.

    Другие  методы фактического контроля:

• проверка ревизуемых операций в натуре;
• проверка фактов по конечной операции;
• лабораторные анализы;
• экспертная оценка;
• контрольный обмер;
• контрольный запуск сырья и материалов в производство;
• контрольная приемка продукции по количеству и качеству;
• обследование на месте проверяемых операций;
• проверка соблюдения трудовой дисциплины и использования рабочего времени;
• проверка исполнения принятых решений.

    Проверка  кассы и кассовых операций обычно осуществляется по трем направлениям:

• инвентаризация наличия денежных средств;
• проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств, поступающих в кассу;
• исследование правильности списания денег на расход.

    Инвентаризация  кассы проводится немедленно по прибытии аудитора на место проверки в присутствии кассира и главного (старшего) бухгалтера. При наличии нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы предотвратить возможность покрытия недостачи денег в одной кассе за счет денежной наличности других касс. Одновременно кассир составляет отчет о кассовых операциях за последний день, выводит остаток денег по кассовой книге и дает расписку, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту ревизии кассы неоприходованных и несписанных денег не имеется. Отчет визирует главный (старший) бухгалтер предприятия (фирмы). Затем начинается подсчет денег и других ценностей, находящихся в кассе. Сначала это делает кассир, потом аудитор. В период инвентаризации в кассе могут находиться частично оплаченные платежные ведомости на выплату заработной платы, пособий и на другие выплаты. Выплаты по частично оплаченным платежным ведомостям аудитор принимает к зачету, о чем делается отметка в акте. Далее фактическое наличие денежных средств и других ценностей в кассе сопоставляется с данными об их остатках, зафиксированными в бухгалтерском учете. После этого аудитор оформляет результаты инвентаризации актом, который кроме него подписывают еще кассир и главный (старший) бухгалтер.

    При ревизии кассы аудитору необходимо также выяснить:

• имеется ли обязательство кассира о материальной ответственности установленной формы, предусмотренной порядком ведения кассовых операций;
• соответствует ли помещение кассы нормальным условиям работы кассира, обеспечена ли охрана кассы и сохранность денег при доставке из банка;
• не находится ли в кассе на отдельные даты денежная наличность, значительно превышающая установленные лимиты;
• проводятся ли периодические внезапные проверки кассы и имеются ли акты таких проверок.

    В некоторых бухгалтериях последнее  требование часто не выполняется, и  проверки кассы проводятся формально  на отчетные даты, причем кассир знает  о них и заранее готовится.

    Установление  недостачи или излишков денежных средств у кассира на начало аудиторской проверки — не самоцель. Эти данные необходимы и в дальнейшем при проверке полноты оприходования и эти правильности списания денежных средств по кассе.

    Аудитор должен тщательно проверить полноту, своевременность оприходования денег и правильность их списания в расход по кассе. Кассы предприятий и фирм принимают наличные по приходным кассовым ордерам. Эти деньги могут поступать из банков, от работников в оплату каких-либо услуг, могут быть остатками, неиспользованных авансов и др. Особое внимание следует обращать на полноту и своевременность оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка. Некоторые аудиторы допускают ошибку, когда просматривают только корешки чеков.

    Необходимо  проверять также выписки банка (по шифру, соответствующему получению  наличных денег). Если на выписках есть следы подчисток, исправлений, а  также обнаружены расхождения остатков, аудитор должен получить в банке  выписку из текущего или расчетного счета и сверить записи в бухгалтерии  ревизуемой организации с данными  выписки. Нужно тщательно проверять  не только полноту оприходования сумм, полученных из банка, но и другие поступления. Проверяя выдачу наличных денег из кассы предприятия (фирмы), аудитор должен знать, что наличные из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам или другим, надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.). Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером предприятия или лицами, ими уполномоченными.

    Кассовые  операции по списанию денег в расход изучают по документам, приложенным  к кассовым отчетам, по возможности  за весь период, подлежащий проверке. При  аудите используют следующие формы  учетной документации по кассовым операциям: № КО-1 «Приходный кассовый ордер», № КО-2 «Расходный кассовый ордер», № КО-3 и КО-За «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов», № КО-4 «Кассовая книга», № КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денег», документы безордерного оформления приема и выдачи денег, регистры по счету 50 «Касса», главную книгу, балансы на соответствующие даты и др.

    Необходимо  обращать внимание на оформление кассовых документов: имеются ли на каждом документе  расписки получателей, погашаются ли кассовые документы (приходные — штампом  «получено», расходные — «оплачено») с указанием даты, нет ли на них  следов подчисток или исправлений. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Основные нарушения,  выявляемые в ходе  ревизии 

     В процессе ревизии, аудитор проверяет  следующие данные организации и  выявляет нарушения:

     - как оформлены первичные документы,  на основании которых принимаются  на склад товары (счет-фактура,  товарно-транспортная накладная,  грузовые квитанции - если груз  принимается от железной дороги);

     - приложены ли к накладным, если  это необходимо, сертификаты качества  или анализы;

     - правильно ли ведется аналитический  учет товаров в бухгалтерии;

     - имели ли место претензии поставщика  в случае расхождения фактического  наличия с указанным в сопроводительных документах, в случае товаров несоответствующего качества;

     - весовое хозяйство в соответствующих  специализированных предприятиях;

     - правильно ли учитываются товары  в розничной торговле (стоимостное  выражение, кроме товаров, которые  должны учитываться по количеству, цене и сумме);

     - правильно ли списывается естественная  убыль;

     - правильно ли установлены розничные  цены на реализуемые товары;