Контроль  и ревизия использования  бюджетных средств  в организациях

СОДЕРЖАНИЕ 

1.1 Проверка обоснованности сметы на содержание бюджетных учреждений

     Известно, что расходы каждого бюджетного учреждения определяются сметой, утверждаемой на год по отдельным статьям вышестоящей  организацией. Несмотря на это, необходимо проверить правильность и обоснованность каждой суммы, предусмотренной сметой. Ревизор, в частности, должен проверить, правильно ли определены показатели по контингентам, штатам, классам на начало планируемого года и в среднегодовом  исчислении, фонды заработной платы, соответствуют ли принятые расходы  по каждой статье сметы установленным  нормативам и положениям, не включены ли в смету расходы на содержание учреждений, которые еще не закончены  строительством, и т. д.

     Ревизиями в ряде случаев вскрываются факты: завышения ассигнований в сметах, что дает возможность получать излишние без учета действительной потребности  суммы, содержания сверхштатных работников за счет вакантных должностей: включения  в платежные ведомости вымышленных  лиц и присвоения выписанной на них  заработной платы; излишних выплат по совместительству за фактически не отработанное время; завышения расходов на отопление  зданий из-за неправильного определения  кубатуры зданий, количества имеющихся  печей и превышения норм снабжения  топливом; бесплатного отпуска топлива  сотрудникам и списания ее стоимости  за счет расходов учреждения.

     Анализируя  правильность составления сметы, следует  также проверить ее исполнение, установить, нет ли случаев расходования средств  без учета фактического выполнения производственных показателей, нет  ли излишеств в расходах, приобретения дорогостоящих и ненужных предметов, расходования средств не по прямому  назначению. Необходимо обратить внимание на своевременность финансирования предусмотренных мероприятий.

     При выявлении фактов неправильного  составления сметы или несвоевременного финансирования следует наряду с  отражением в акте ревизии сообщить об этом вышестоящей организации  и соответствующему финансовому  органу для принятия мер к устранению недостатков и внесения необходимых  исправлений в смету на оставшееся до конца года время. 
Необходимо проверить, соблюдают ли руководители ревизуемых бюджетных учреждений установленный порядок расчетов за товары и услуги. 
При проверке постановки учета в бюджетных учреждениях и организациях следует иметь в виду, что при правильной постановке учета объективно и достоверно отражаются все операции финансово-хозяйственной деятельности каждого учреждения или организации и обеспечивается систематический контроль: за расходованием денежных средств и материальных ценностей в соответствии с их целевым назначением и в меру выполнения мероприятий, предусмотренных планом и утвержденных сметой расходов; за строжайшим соблюдением режима экономии и сохранностью социалистической собственности.

     Синтетический учет в бюджетных учреждениях  должен осуществляться только в книге  журнал-главная ф. № 308. Ведение других регистров не разрешается. Для аналитического учета предусмотрены соответствующие  регистры: книги, карточки и ведомости.

     Для документирования движения материальных ценностей (приход, расход) инструкцией  предусматривается применение унифицированной  накладной (требования) ф. № 434-мех., а  также сохранены действующие  первичные документы (меню-требования, заборные карты и ведомости). 
В случае приобретения малоценных и быстроизнашивающихся предметов независимо от их стоимости за единицу (комплект) они обязательно отражаются в учете .

     Подробные указания даны по учету денежных документов. К ним относятся: оплаченные талоны на бензин и масла, на питание и  т. и., приобретенные путевки в  дома отдыха, санатории, турбазы (полученные безвозмездно учитываются за балансом), извещения на почтовые переводы, почтовые марки и марки госпошлины, облигации  государственных займов хранение), бланки трудовых книжек и др.

     Прием в кассу и выдача из кассы таких  документов должны оформляться кассовыми  ордерами, на которых ставится штамп  “Фондовый” или делается надпись  от руки красным карандашом. В кассовую книгу эти ордера не записываются.

     Начисление  заработной платы и пособий по временной нетрудоспособности согласно инструкции производится один раз в  месяц в одном документе и  отражается в учете в последний  день месяца. Выписывать отдельные  ведомости на выплату пособий  по временной нетрудоспособности не разрешается.

     Учет  фактических расходов ведется по подразделениям бюджетной классификации - разделам, главам, параграфам и статьям  в разрезе каждого учреждения, имеющего утвержденную смету.

     Организация бухгалтерского учета, осуществление  контроля за его постановкой и  состоянием отчетности в подведомственных бюджетных учреждениях и организациях возлагаются на главных распорядителей кредитов и главных (старших) бухгалтеров.

     Счетный работник несет полную ответственность  наряду с руководителем бюджетного учреждения за соблюдение финансово-бюджетной  дисциплины, за правильное ведение  бухгалтерского учета, за своевременное  представление бухгалтерской отчетности и достоверность ее данных.

     Основанием  дли отражения записей в учете  служат надлежащее оформленные бухгалтерские  документы: счета организаций и  учреждений, авансовые отчеты подотчетных  лиц, ведомости на выдачу заработной платы рабочим и служащим, требования на отпуск материалов и продуктов  питания и др.

     Бухгалтерские документы должны быть тщательно  проверены как со стороны их полноты  и правильности составления, так  и по существу произведенных операций, т.е. их законности и соответствия расходов утвержденной смете. После проверки документы скрепляются подписью счетного работника и руководителя учреждения.

     Бухгалтерские документы должны составляться своевременно и содержать следующие обязательные реквизиты: название документа (приходный  ордер, расходный ордер, накладная, счет-фактура, ведомость на выплату  заработной платы, акт и др.); название и адрес учреждения, организации  или предприятия, составивших документы: указание сторон, участвовавших в  совершении хозяйственной операции, оформленном данным документом; дату составления документа: содержание хозяйственной операции и ее основание; измерители операции (в количественном и ценностном выражении); подписи  лиц, ответственных за операцию.

     Остальные реквизиты определяются характером документируемых операций. Так, например, при выплатах гражданам за выполненную  работу в составляемых ими счетах указываются: фамилия, имя отчество и адрес лица, выполнившего работу; номер паспорта, кем и когда  паспорт выдан: год, месяц и число  составления счета; подробное перечисление выполненных работ; причитающаяся  по счету сумма (цифрами и прописью); подпись.

     В счете за приобретенные материалы  и инвентарь должна быть расписка материально ответственного лица в  получении этих ценностей, а в  счете за выполненные работы - подтверждения  принятия работ. На счетах, оплаченных через подотчетных лиц, обязательна  расписка получателя с указанием  полученной им суммы наличных денег  прописью и даты их получения.

     Все документы, служащие основанием для  бухгалтерского учета, должны представляться в бухгалтерию в порядке и  в сроки, установленные главным (старшим) бухгалтером учреждения или организации. 
Поступающие в бухгалтерию документы после тщательной проверки принимаются к учету. Все денежные документы (ведомости на выплату заработной платы, авансовые отчеты, счета и т. д.) и приложения к ним независимо от формы оплаты (наличными из кассы, перечислением через банк и др.) после проверки и оплаты гасятся штампом. На штампе кроме надписи “Оплачено” должна быть дата (год, месяц, число) оплаты и подпись. При отсутствии штампа денежные документы погашаются надписью от руки аналогичного содержания.

     Принятые  к учету документы оформляются  бухгалтерскими проводками, которые  могут составляться как на отдельные  первичные документы, так и на группы документов, систематизированных  по признаку однородности операций,

     Записи  в бухгалтерском учете ведутся  путем хронологической и систематической  регистрации операций. Хронологическая  регистрация операций производится в порядке последовательности их оформления мемориальными ордерами, систематическая - с группировкой операций на синтетических и аналитических  счетах в соответствии с утвержденными  планом счетами.

     Записи  в книгах должны быть сделаны не позднее следующего дня после  совершения операции. В тех случаях, когда применяются накопительные  ведомости, записи в книгах делаются один раз в месяц.

     Если  в течение отчетного периода  на смету министерства или центрального учреждения автономной республики или  отдела исполкома Совета народных депутатов  было передано финансирование учреждений, организаций и мероприятий, ранее  проходивших по другим сметам или  бюджетам, расходы по этим учреждениям, организациям и мероприятиям должны быть отражены в сводном отчете министерства, центрального учреждения или отдела исполкома по новой подчиненности  с начала года.

     Главные распорядители кредитов рассматривают  бухгалтерские отчеты подведомственных им учреждений и организаций с  точки зрения как правильности их составления, так и использования  средств в соответствии с утвержденной сметой и принимают необходимые  меры по улучшению деятельности учреждении и организаций.

     Сводные отчеты и балансы представляются главными распорядителями кредитов по принадлежности министерству финансов автономной республики, краевому, областному, окружному, городскому и районному  финансовому отделу исполкома Советов  народных депутатов. Сроки представления  сводных отчетов устанавливаются  соответствующими финансовыми органами. Сводные отчеты и балансы подписываются  главным распорядителем кредитов и  главным (старшим) бухгалтером.

     Прежде  чем приступить к проверке правильности планирования. ревизующие должны тщательно  изучить действующие по этому  вопросу инструктивные материалы.

     Основным  плановым документом, определяющим объем, целевое направление и поквартальное  распределение средств, отпускаемых  из бюджета на содержание бюджетных  учреждений, является смета, которая  составляется на основе показателей  плана экономического и социального  развития и действующих нормативов по типовой форме, установленной  Министерством финансов Украины. На лицевой стороне бланка сметы  указываются полное наименование учреждения, бюджет, на котором оно состоит, и  год, на который составлена смета.

     В смету могут включаться только расходы, необходимость которых обусловлена  характером деятельности данного учреждения. Общая сумма расходов на год распределяется в смете по статьям бюджетной  классификации, утвержденной Министерством  финансов Украины, с поквартальной  разбивкой.

     Сумма расходов и ее распределение по статьям  приводятся в смете в сопоставлении  с уточненным планом и исполнением  по отчету за предшествующий период за 6 или 9 месяцев в зависимости от того, когда она составляется.

     Расходы, предусмотренные по смете, должны быть обоснованы необходимыми расчетами  по каждой статье. Расчеты составляются исходя из производственных показателей  и в соответствии с действующим  законодательством в части расходования средств на выплату заработной платы, а также с соблюдением действующих  норм расходов по отдельным видам  затрат.

     В смете приводятся общие сведения о наружной кубатуре строений, внутренней площади зданий, системе отопления, наличии водопровода и канализации, которые используются при планировании объема затрат на хозяйственные расходы  и капитальный ремонт.

     Смета подписывается руководителем учреждения и бухгалтером; утверждается вышестоящей  организацией по учреждениям, в сроки, установленные Правительством Украины .

     Утверждение сметы оформляется специальной  надписью главного распорядителя кредитов на лицевой стороне с указанием  общей суммы расходов, в том  числе фонда заработной платы  работников и даты утверждения сметы. Подпись главного распорядителя  кредитов удостоверяется печатью организации, утвердившей смету.

     Смета составляется в двух или трех экземплярах, один из которых направляется в бюджетное  учреждение, а второй остается в  вышестоящей организации, утвердившей смету. При наличии централизованной бухгалтерии один экземпляр остается в централизованной бухгалтерии. К смете бюджетного учреждения должен быть приложен тарификационный список педагогического, медицинского и другого персонала.

     Изменения в смету может вносить главный  распорядитель кредита, утвердивший  смету, поскольку правом изменения  годовых назначений по сметам отдельных  учреждений пользуется та организация, которая утвердила годовую смету.

     Руководителю  организации предоставлено право  использовать предусмотренные сметами  средства по каждому назначению в  пределах годовых ассигнований независимо от поквартального распределения, за исключением  ассигнований на заработную плату и  капитальные вложения.