Инвентаризация глазами ревизора

    Данные  инвентаризации по каждому виду ценностей  записываются в инвентаризационную опись с указанием количества, веса или объема каждого вида ценностей. Проверяющими тщательно рассматривается каждое отклонение, выясняются причины, в результате которых возникли излишки или недостача. По окончании проверки в натуре полученные данные сверяются с данными бюджетного учета и выводятся расхождения. Полученные сведения используются при дальнейшей проверке правильности расходования бюджетных средств по различным подстатьям бюджетной классификации. 

Основные  нарушения 

    Нарушения, выявляемые контролирующими органами, можно условно классифицировать следующим образом (рис. 5). 

Наиболее  часто встречающиеся нарушения при проведении

инвентаризации  основных средств и материальных запасов 

                          26%                ┌──┐ Искажение бюджетной

                    24%  ┌───┐               │**│ отчетности.

                   ┌───┐ │ххх│ 23%          └──┘

                   │\\\│ │ххх│ ┌───┐         ┌──┐

                   │\\\│ │ххх│ │@@@│         │##│ Арифметические ошибки.

                   │\\\│ │ххх│ │@@@│         └──┘

                   │\\\│ │ххх│ │@@@│         ┌──┐ Нарушение порядка ведения

                   │\\\│ │ххх│ │@@@│         │//│ бюджетного учета.

                   │\\\│ │ххх│ │@@@│         └──┘

                   │\\\│ │ххх│ │@@@│         ┌──┐ Нарушения порядка ведения

  12%         12%  │\\\│ │ххх│ │@@@│         │\\│ документации материально

 ┌───┐       ┌───┐ │\\\│ │ххх│ │@@@│         └──┘ ответственными лицами.

 │***│       │///│ │\\\│ │ххх│ │@@@│         ┌──┐

 │***│   8%  │///│ │\\\│ │ххх│ │@@@│   8%    │хх│ Недостача.

 │***│  ┌───┐ │///│ │\\\│ │ххх│  │@@@│ ┌───┐   └──┘

 │***│  │###│ │///│ │\\\│ │ххх│ │@@@│  │   │   ┌──┐

 │***│  │###│ │///│ │\\\│ │ххх│ │@@@│  │   │   │@@│ Излишки.

 │***│  │###│ │///│ │\\\│ │ххх│ │@@@│  │   │   └──┘

 │***│  │###│ │///│ │\\\│ │ххх│ │@@@│  │   │   ┌──┐

 │***│  │###│ │///│ │\\\│ │ххх│ │@@@│  │   │   │  │ Пересортица.

─┴───┴─┴───┴─┴───┴─┴───┴─┴───┴─┴───┴─┴───┴─  └──┘ 

Рисунок 5 

    Как показывает практика, наиболее часто  встречающиеся нарушения связаны  с фактическим наличием или отсутствием  основных средств и материальных запасов. Часто по результатам инвентаризации комиссия устанавливает излишки, недостачу или пересортицу. В этом случае излишки приходуются, недостача возмещается материально ответственными лицами, которые дают объяснения ревизионным органам.

    Кроме того, нередки арифметические ошибки в инвентаризационных описях, оборотных ведомостях, книгах учета и других документах. Такие нарушения приводят к искажению отчетных данных. Имеют место случаи, когда сотрудники учреждения, руководствуясь данными бюджетного учета и обнаружив излишки, самостоятельно их утилизируют, в то время как эти излишки явились результатом арифметической ошибки. Такие действия приводят к обнаружению в дальнейшем недостач в ходе ревизии.

    В практике ревизора встречаются случаи ненадлежащего оформления документации по ведению аналитического учета. Так, книги учета материальных ценностей не ведутся либо ведутся ненадлежащим образом (не по форме, не прошнурованы, не пронумерованы и т.д.), акты о списании не оформляются, инвентарные карточки на некоторые объекты основных средств отсутствуют. Так, зачастую данные в книги учета вносятся несвоевременно.

    В то же время имеют место нарушения  ведения документации по инвентаризации, а именно: в нарушение Приложения 2 к Приказу Минфина России от 23 сентября 2005 г. N 123н в инвентаризационных описях не отражаются наименование и код объекта учета материалов, а также отсутствуют подписи одного из членов инвентаризационной комиссии; в нарушение п. 2.3 Приказа Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 состав комиссии меняется без внесения изменений в приказ о ее составе, при этом отдельного приказа руководителя учреждения не издается. Кроме того, имеет место формальный характер проведения инвентаризации учреждениями. Так, графы о фактическом наличии основных средств и материальных запасов не заполняются, хотя итоговые параметры проставлены.

    Проверка  точности итоговых величин материальных запасов, соответствие их количества в  регистрах бюджетного учета первичным  документам подтверждается пересчетом данных. Нередко устанавливается  завышение итогов по группе материалов в карточках количественно-суммового учета материальных ценностей в результате повторного включения в документацию материальных ценностей.

    Нередки случаи нарушения порядка ведения  учета основных средств и материальных запасов. Так, в нарушение п. 49 Инструкции N 25н при поступлении мягкого инвентаря учреждения не учитывают затраты на доставку материалов; в нарушение п. 58 Инструкции N 25н передача материалов от одного материально ответственного лица другому отражается в бюджетном учете следующими бухгалтерскими записями:

    Дебет 1 105 04 340

    Кредит 1 105 04 440

    вместо:

    Дебет 1 105 04 340

    Кредит 1 105 04 340.

    Как следствие, возникают искажения  данных Отчета о финансовых результатах  деятельности (ф. 0503121) по строкам 361 "Увеличение стоимости материальных запасов" и 362 "Уменьшение стоимости материальных запасов". 

Исправляем  ошибки 

    На  этом проверку сохранности основных средств и материальных запасов  нельзя считать завершенной. Бухгалтер  должен отразить ее результаты в учете, а материально ответственные лица - исправить замечания контролирующих органов (табл. 1). 

Таблица 1. Основные нарушения и способы  их устранения 

 

    --------------------------------

    <*> Подробнее об учете излишков, выявленных в результате инвентаризации, см. журнал "Бюджетный учет" N 5/2008, с. 18. 

    Отношение главных бухгалтеров бюджетных  учреждений к вопросам оформления документации по инвентаризации должно быть крайне ответственным, ведь проверки ведения учета и сохранности основных средств и материальных запасов, как правило, являются документальными. И от того, насколько грамотно оформлена первичная документация, насколько полно отражены все необходимые параметры в бухгалтерской отчетности и документации материально ответственных лиц и насколько четко организована система контроля в учреждении, зависит исход такой проверки. 

М.Р.Губайдуллина

Специалист

контрольно-ревизионного отдела

Финансово-казначейского  управления

Зеленоградского административного округа

Департамента  финансов г. Москвы

Подписано в  печать

25.09.2008