Инвентаризация глазами ревизора

 

"Бюджетный  учет", 2008, N 10 

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ  ГЛАЗАМИ КОНТРОЛЕРОВ 

    В данной статье мы рассмотрим методику проведения инвентаризации основных средств  и материальных запасов контролирующими  органами субъектов Российской Федерации. 

    Материальные  ценности, находящиеся на ответственном хранении, в хозяйственном ведении, оперативном управлении, в аренде или собственности учреждения, имеют большое значение для любого бюджетного учреждения. Без них невозможно нормальное функционирование учреждения. Их своевременное оприходование, списание, отражение операций по ним в бюджетном учете, а также обеспечение сохранности ценностей представляет интерес для ревизионных органов. Мы остановимся на порядке проведения проверки сохранности материальных ценностей в бюджетных учреждениях контролирующими органами субъектов РФ на примере Финансово-казначейского управления Зеленоградского административного округа Департамента финансов г. Москвы. 

Задачи  проверки 

    Целями  проведения проверки сохранности материальных ценностей контролирующими органами являются:

    - выявление фактического наличия  имущества;

    - сопоставление фактического наличия  имущества с данными бюджетного  учета;

    - проверка полноты отражения в  учете имущества;

    - получение информации для проведения  проверки расходования средств бюджета по различным подстатьям бюджетной классификации.

    Для реализации указанных выше целей  проверка ревизионными службами порядка  ведения учета и сохранности  материальных ценностей преследует задачи, представленные на рисунке 1. 

Задачи  проведения инвентаризации контролирующими органами 

┌────────────────────────┐┌────────────────────────────────┐┌─────────────┐

│  Проверка правильности ││Проверка правильности проведения││ Определение │

│    ведения первичной   ││    инвентаризации и порядка    ││ правильности│

│  учетной  документации  ││отражения ее результатов  в учете││  отнесения  │

└─────────────────────┬──┘└────────────────┬───────────────┘│ материальных│

                     /│\                  /│\               │ ценностей на│

                      └───────────────┐    │    ┌──────────>│ счета учета │

┌────────────────────────┐            │    │    │           └─────────────┘

│Определение  правильности│       ┌────┴────┴────┴───┐       ┌─────────────┐

│ начисления амортизации │<──────┤┌────────────────┐├──────>│ Установление│

└────────────────────────┘       ││ Задачи проверки││       │ сохранности │

                      ┌──────────┤└────────────────┘├─────┐  │ материальных│

                     \│/         └──┬─┬─────────┬───┘     │ │  ценностей  │

┌─────────────────────┴──┐          │ │        \│/        │ └─────────────┘

│    Проверка полноты    │ ┌────────┘ │   ┌─────┴────────┐│  ┌─────────────┐

│   отражения операций   │ │          │   │   Проверка   ││ │   Проверка  │

│         в учете        │ │         \│/  │ правильности ││ │ правильности│

└────────────────────────┘  │┌─────────┴──┐│    ведения   ││ │  отражения  │

                           ││ Определение││  складского  │└>│ операций по │

                           ││правильности││     учета    │ │приобретению,│

┌────────────────────────┐  ││ присвоения ││  материально  │  │ перемещению │

│  Анализ использования  │<┘│ инвентарных││ответственными│  │  и выбытию  │

│ материальных ценностей │  │   номеров  ││    лицами    │  │  ценностей  │

└────────────────────────┘  └────────────┘└──────────────┘  └─────────────┘ 

Рисунок 1 

Этапы проверки 

    Проведение  проверки сохранности основных средств  и материальных запасов контролирующими  органами не ограничивается лишь фактической  проверкой ценностей в натуре и представляет собой целый комплекс процедур, без которых невозможно объективно оценить результаты инвентаризации. Проведение проверки условно можно разделить на следующие этапы (рис. 2). 

Этапы проведения проверки 

┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Проверка соответствия учетной политики учреждения действующему │

│                        законодательству                        │

└────────────────────────────────┬───────────────────────────────┘

                                \│/

┌────────────────────────────────┴───────────────────────────────┐

│   Проверка наличия и состояния  регистров аналитического учета  │

└────────────────────────────────┬───────────────────────────────┘

                                \│/

┌────────────────────────────────┴───────────────────────────────┐

│                    Проведение инвентаризации                   │

└────────────────────────────────┬───────────────────────────────┘

                                \│/

┌────────────────────────────────┴───────────────────────────────┐

│    Сверка полученных результатов с  данными бюджетного учета    │

└────────────────────────────────────────────────────────────────┘ 

Рисунок 2 

    До  начала проведения инвентаризации ревизор  знакомится с учетной политикой учреждения. Здесь контролирующие органы интересует наличие приказа об учетной политике, отражения норм по бюджетному и налоговому учету в учетной политике учреждения, утверждение рабочего плана счетов и другие вопросы учета в организации. При этом следует обратить особое внимание бухгалтерских служб на необходимость своевременного внесения изменений в учетную политику.

    Далее контролирующими органами исследуются:

    - наличие плана (графика) - схемы  документооборота;

    - оптимальность и целесообразность  выбора в учетной политике организационных, методических и технических аспектов по данному участку учета ценностей на счетах;

    - используемые методы внутреннего  контроля;

    - соблюдение сроков проведения  инвентаризации ценностей и порядок  оформления результатов инвентаризации;

    - правильность оформленных договоров  о материальной ответственности  с заведующими складами, кладовщиками  и другими лицами, которым переданы  под отчет материальные ценности;

    - наличие журналов, доверенностей  и других документов.

    При проверке наличия и состояния регистров аналитического учета ревизором запрашиваются следующие документы:

    - инвентарные карточки;

    - описи инвентарных карточек;

    - инвентарные списки;

    - оборотные ведомости;

    - накопительные ведомости по приходу  и расходу продуктов питания;

    - книги учета материальных ценностей;

    - книги регистрации боя посуды;

    - журналы операций;

    - инвентаризационные описи;

    - акты на списание;

    - раздаточные ведомости;

    - сличительные ведомости.

    В ходе ревизии проверяется правильность составления и оформления документов. Ревизорами проводится сопоставление данных по одному и тому же объекту основных средств, представленных в различных документах. Так, сопоставляются данные инвентарных карточек, оборотных ведомостей, книг учета и журналов операций. Ревизионные службы проверяют, проводится ли инвентаризация материальных ценностей в установленные сроки, когда была проведена последняя инвентаризация, назначены ли должностные лица, ответственные за сохранность этих ценностей, правильно ли эти ценности списываются в расход, обеспечивают ли складские помещения и кладовые сохранность материальных ценностей, а также наличие и правильность составления договоров о материальной ответственности, порядок проведения инвентаризации в учреждении, в том числе проведение обязательной инвентаризации и правильность оформления ее результатов.

    Установление  правильности проведения предыдущей инвентаризации начинается с проверки наличия в  организации приказов на проведение инвентаризации материальных ценностей  и назначения инвентаризационной комиссии. При этом следует помнить, что в состав инвентаризационной комиссии не может быть включено материально ответственное лицо.

    При проверке правильности составления  инвентаризационных описей внимание контролера сосредоточено на наличии подписей всех членов инвентаризационной комиссии (в противном случае результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными); присутствии визы председателя инвентаризационной комиссии на приложенных к реестрам документах; соблюдении требований законодательства по заполнению описей; проверке правильности арифметического подсчета итогов.

    Инвентаризационные  описи должны быть заполнены четко  и ясно, без помарок, на каждой странице описи должны быть указаны прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях. Не допускается оставление в описях незаполненных строк, кроме того, на последней странице незаполненные строки должны быть прочеркнуты. На материалы, находящиеся на ответственном хранении или полученные для переработки, должны быть составлены отдельные описи.

    После этого ревизоры переходят непосредственно  к собственно инвентаризации основных средств и материальных запасов, перед проведением которой необходимо издать приказ о проведении инвентаризации (рис. 3). 

Приказ  о проведении инвентаризации в ходе ревизии 

                                   Приказ 

N __________                                       от _____________ 2008 г. 

В рамках проверки _________________________________________________________

                      (наименование проверки и проверяемого учреждения)

приказываю провести инвентаризацию нефинансовых активов _________ и создать

                                                          (дата)

инвентаризационную  комиссию в следующем составе:

Ф.И.О., должность - председатель комиссии.

Члены комиссии:

______________________

  (Ф.И.О., должность)

______________________